Voorcalculatie toevoegen
Je boekt een voorcalculatie als je bijvoorbeeld een offerte wilt versturen naar een verkooprelatie. Je kunt op elk gewenst moment voorcalculaties toevoegen; ook als er al kosten op een project zijn geboekt.
Je kunt met de voorcalculatie twee soorten regels boeken:
- offerteregels voor de verkooprelatie
- voorcalculatieregels voor intern gebruik
Je legt de voorcalculatie op dezelfde manier vast als de nacalculatie. Je boekt regels met dezelfde stamgegevens die je in de nacalculatie gebruikt. Ook maakt de voorcalculatie gebruik van dezelfde tariefstructuur. Ook geldigheidscombinaties worden automatisch toegepast, mits het veld Geldigheidscombinaties is aangevinkt (in Projecten / Beheer / Instellingen / Project, tabblad Projecten, onder het kopje Voorcalculatie).
|
Inhoud |
Voorcalculatie toevoegen en wijzigen
Voorcalculatie toevoegen:
- Ga naar:
- Projecten / Voorcalculatie / Voorcalculatie
- Projecten / Project / Project, eigenschappen project, Acties / Voorcalculatie
- Projecten / Project / Project, eigenschappen project, tabblad Voorcalculatie
- Projecten / Project / Verkooprelatie, eigenschappen verkooprelatie, tabblad Voorcalculatie
- Financieel / Debiteur / Debiteur, eigenschappen debiteur, tabblad Voorcalculatie
- Klik op: Nieuw.
- Dubbelklik op de boekingslay-out.
Als je een offerte wilt invullen waarvan je een pakbon wilt maken selecteer je één boekingslay-out en selecteer je in de instellingen het rapport dat je standaard wilt afdrukken: Offerte (alleen door te belasten regels met verkoopprijzen voor de klant) of werkvoorbereiding (alles voor intern). Je kunt in de eigenschappen van het project de gewenste boekingslay-out koppelen op het tabblad Afdrukken bij het veld Lay-out offerte.
- Vul het offertenummer in als je er niet voor hebt gekozen om het offertenummer te koppelen aan het projectnummer en de projectfase en als je ook niet hebt gekozen voor autonummering.
Als je gekozen hebt voor Nummer offerte gelijk aan nummer project vul je in dit veld het Projectnummer in. Je kunt nu alleen een offerte aanmaken als er nog geen offerte bestaat met hetzelfde nummer.
Als je gekozen hebt voor Offertenr. gelijk aan projectnummer en fase vul je in dit veld het Projectnummer in en in het tweede veld de projectfase. Je kunt alleen een offerte aanmaken als er nog geen offerte bestaat met hetzelfde nummer.
De velden Projectnummer en Projectfase zijn niet verplicht maar als je ze in wilt vullen moet je ze van te voren toevoegen aan de boekingslay-out.
- Vul de velden in de kop van de boekingslay-out.
- Vul bij Peildatum de datum op basis waarvan Profit tarieven moet bepalen.
Je kunt achteraf deze datum wijzigen en een nieuwe peildatum bepalen. Als je dit doet bepaalt Profit de kostprijs- en verkooptarieven in de offerte opnieuw op basis van deze peildatum zal de voorcalculatie/offerte herberekenen.
- Klik op de actie: F5. Selecteren.
Vul de boekingsregel in.
Je kunt tijdens het toevoegen van een offerte/voorcalculatie regels vanuit een bestaande voorcalculatie of offerte uit Ordermanagement overnemen naar deze nieuwe offerte.
- Raadpleeg eventueel offerteregels van het item in andere offertes:
- Selecteer de regel en klik op Eigenschappen item.
- Ga naar het tabblad: Verkoopofferteregels. Je moet dit tabblad (of actieknop) eerst autoriseren.
- Sluit de eigenschappen van het item.
Bij het boeken van een werksoort in de voorcalculatie is Urensoort verplicht. Bij het toevoegen van de voorcalculatieregels vul je de normale urensoort in, zoals ingesteld bij de projectinstellingen. Als je hier geen urensoort hebt ingesteld krijg je een melding dat er geen nacalculatieregel aangemaakt kan worden.
Als het veld Doorbelasten in de boekingslay-out is opgenomen, dan kun je hiermee aangeven of je de regel doorbelast aan de verkooprelatie. Dit veld is automatisch aangevinkt als je dit bij de werksoort hebt vastgelegd. Als je de regel niet wilt doorbelasten, dan vink je dit veld op de regel uit. In een artikelregel kun je zelf bepalen of je de regel wilt doorbelasten. De instelling per werksoort is echter alleen van belang als bij het project is aangegeven dat de regels moeten worden doorbelast. Als je Doorbelasten bij het project uitvinkt op het tabblad Facturering, dan heeft de instelling per werksoort geen invloed meer en worden alle regels die je op het project boekt standaard niet doorbelast.
- Nadat je het laatste veld van de regel hebt ingevuld kun je direct een volgende regel boeken.
Let op:
Je kunt de waarden uit de vorige boekingsregel overnemen naar de (nieuwe) regel waarin de cursor staat. Klik op Nieuw en vervolgens op de actie Overnemen (Clrt+O):
. Als de regel waarop de focus staat al waarden bevat dan worden deze overschreven.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Profit vraagt of je voor deze voorcalculatie een team wilt aanmaken, als je met teams werkt. Klik op: Ja, als je dat wilt. Profit voegt dan het specifieke team toe.
- Klik op: Annuleren.
Bepalen afleveradres
Tijdens het boeken van de voorcalculatie bepaalt Profit het afleveradres als volgt:
- Adres projectlocatie in de eigenschappen van het project, als daar niets is ingevuld, dan:
- Adres verkooprelatie
Je kunt de velden afleverorganisatie en Afleveradres opnemen in de boekingslay-out van de voorcalculatie en zonodig wijzigen bij het invullen van de voorcalculatie. Je kunt eventueel instellen dat de artikelen direct geleverd moeten worden op de projectlocatie door het veld Afleverorganisatie/persoon op te nemen in de kop van de boekingslay-out van de voorcalculatie. Als je dit veld niet opneemt in de boekingslay-out, dan neemt Profit de locatie over uit het project, als je voor het project hebt opgegeven dat deze op locatie geleverd moet worden.
Als je een inkooporder op basis van een voorcalculatie toevoegt, dan verdicht je de voorcalculatieregels van het type Voorcalculatie, af te leveren op projectlocatie per project, per inkooprelatie op één inkooporder. In deze inkooporder neemt Profit de afleverorganisatie en het afleveradres van de voorcalculatie over.
Let op:
In de voorcalculatie kan een afwijkend projectnummer staan. Omdat het adres alleen in de kop van de voorcalculatie zit wordt dit adres, als het is gevuld, voor alle voorcalculatieregels in de inkooporder gezet.
Samenstellingen, serieartikelen en partijartikelen in de voorcalculatie
Samenstellingen
Let op:
Samenstellingen kunnen alleen worden gebruikt als je ook beschikt over Profit Ordermanagement.
Je kunt in de voorcalculatie samenstellingen opnemen. De verwerking van de samenstellingsregels is afhankelijk van het type samenstelling:
- Maakartikel:
Van deze samenstelling wordt voorraad bijgehouden. Als je een maakartikel boekt in de voorcalculatie, wordt één regel opgeslagen met als basic item de gekozen samenstelling.
- Explosie:
Van deze samenstelling wordt geen voorraad bijgehouden. Het is niet mogelijk de onderdelen van de explosie in de voorcalculatie te tonen. De onderdelen van de samenstelling kun je wel opvragen.
Actieknop Samenstelling
Je hebt de mogelijkheid om bij het boeken van de voorcalculatie een samenstelling op te geven. Op dat moment wordt de actieknop Samenstelling actief. Met deze actieknop open je een subboekingaprogramma waarin je de omschrijving van de samenstelling kunt aanpassen. Ook kun je voorraadinformatie van de samenstelling opvragen.
Serie- en partijartikelen
Naast samenstellingen kun je in de voorcalculatie ook gebruik maken van serie- en partijartikelen. Bij het opvoeren van een serie- of partijartikelen kun je ervoor kiezen om een sernienummer of een partij te koppelen. Via de gelijknamige actieknoppen open je een subboekingsprogramma.
Verkoopprijs berekenen op basis van kostprijs en marge in de voorcalculatie
Je kunt in de voorcalculatie de verkoopprijs berekenen op basis van kostprijs en marge.
Dit kun je in Profit op twee manieren berekenen:
- Verkoopprijs berekenen aan de hand van de kostprijs * marge
- Marge berekenen aan de hand van de verkoopprijs / kostprijs
Als je de verkoopprijs en de kostprijs in de voorcalculatie invult dan berekent Profit het % marge. Als je deze marge aanpast in de regel dan genereert Profit een nieuwe verkoopprijs op basis van deze nieuwe marge.
- Hiertoe wijzig je de boekingslay-out die je gebruikt in de functie Voorcalculatie. Voeg de velden Kostprijs, % marge, en het vinkveld het vinkveld Verkoopprijs via marge in de regel van de boekingslay-out toe. Zorg dat deze velden ook in deze volgorde in de boekingslay-out staan: Prijs per eenheid, Kostprijs, % marge.
- Boek een nieuwe voorcalculatie.
- Voeg een regel toe en vul de velden Prijs per eenheid en Kostprijs om het % marge te laten berekenen.