Voorcalculatie/offerte e-mailen en afdrukken

Je kunt voorcalculaties op verschillende manieren e-mailen en afdrukken. Dit kan via de acties Output, Mailen en Afdrukken.

Voorcalculaties kun je daarnaast ook snel als verkoopofferte verstrekken.

Let op:

Afhankelijk van de gekozen lay-out worden bij het e-mailen en afdrukken alleen regels uit de voorcalculatie/offerte afgedrukt waarin Doorbelasten is aangevinkt. Alleen deze regels gelden als offerteregels.

In het standaard geleverde offerte rapport geldt het bovenstaande, je kunt een eigen rapport maken en deze selecteren in de instellingen.

Beschrijving

Als je de voorcalculaties/offertes massaal afdrukt kun je ze tegelijk ook e-mailen én in het dossier van de verkooprelatie en het project opslaan.

Het e-mailen óf afdrukken van een enkele voorcalculatie is ook mogelijk. Dit doe je bijvoorbeeld als een verkooprelatie/debiteur aangeeft dat hij de voorcalculatie niet heeft ontvangen.

Tenslotte bestaat de mogelijkheid om een voorcalculatie snel als verkoopofferte via InSite te verstrekken.

Voorbereiding

• Afdrukken en e-mailen rapporten inrichten

Offerte op Forecast in InSite

Je kunt een verkoopofferte opstellen op basis van een forecast/voorcalculatie en deze beoordelen en verstrekken via een workflow.

Je moet deze functionaliteit eerst inrichten.

Deze functionaliteit is bedoeld voor het snel uitbrengen van een offerte. Deze mogelijkheid bestaat vanuit forecasts en vanuit voorcalculaties. De verkoopofferte die je hiermee aanmaakt is niet geïntegreerd met de verkoopoffertes van Ordermanagement. De voorcalculatie hoeft niet via een forecast te zijn toegevoegd.

Verkoopofferte bij voorcalculatie of forecast maken:

1. Ga naar InSite.
2. Ga naar:
   • Crm / Forecast, open de forecast.
   • Projecten / open de eigenschappen van het project / open de eigenschappen van de voorcalculatie.
3. Klik op de actie: Opstellen offerte.

   Als je al voorcalculaties op de forecast hebt, kun je een voorcalculatie selecteren of een nieuwe aanmaken. Als je nog geen voorcalculatie hebt, kom je direct in het scherm om een nieuwe voorcalculatie aan te maken.

   De bovenste velden zijn van belang voor de workflow.

4. Selecteer bij Contactpersoon de contactpersoon waar de offerte naartoe moet.
5. Selecteer bij Document het document voor het aanmaken van de offerte en vul de bestandsnaam in. Als je geen document kunt selecteren, dan wordt er een rapport gebruikt (dit is bepaald in de boekingslay-out).

   

6. Controleer de voorcalculatieregels, deze vormen de basis van de offerte.
7. Klik op: Voltooien.
8. De offerte gaat naar de klant. Dit kan via OutSite, zodat de klant de offerte digitaal kan ondertekenen. Een andere mogelijk is het mailen van de klant. Dit hangt af van de instellingen in de workflow.

Voorcalculaties/offertes e-mailen, afdrukken en opslaan in dossier

Je kunt in één actie meerdere voorcalculaties afdrukken en/of e-mailen én opslaan in het dossier van de verkooprelatie en het project. Of Profit een voorcalculatie dan afdrukt of mailt, is afhankelijk van de instellingen bij het verkooprelatieprofiel en of de verkooprelatie.

Voorcalculaties afdrukken, e-mailen en opslaan in dossier:

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Voorcalculatie.
2.  Selecteer de regels die je wilt e-mailen/afdrukken.
3. Klik op: Acties/ Output.
4. Vink Alleen nog niet verwerkte voorcalc. verwerken. aan als je alleen de nog niet verwerkte voorcalculatie wilt verstrekken.
5. Selecteer de Printer en Printerlade.
6. Vink Afwijkend verstrekken aan als je alle te verwerken rapporten op dezelfde manier wilt e-mailen en/of afdrukken.
7. Selecteer een Verstrekkingswijze.
8. Selecteer een afwijkend Rapport als je voor alle te verwerken rapporten wilt afwijken van de standaard rapportdefinitie. Als je geen afwijkend rapport selecteert bepaald Profit het type rapport automatisch.
9. Selecteer een afwijkend Berichtsjabloon (e-mailsjabloon) als je voor de begeleidende tekst van alle e-mailberichten wilt afwijken van het standaard berichtsjabloon.
10. Vink Opslaan in dossier aan als je voor iedere e-mail of afdruk een dossieritem wilt toevoegen, met een gekoppeld rapport.
11. Klik op: Volgende.

    Je ziet nu een overzicht van de regels.

12. Klik op: Afdrukvoorbeeld en/of E-mail voorbeeld als je een voorbeeld wilt zien.

    Als je de wachtrij gebruikt heb je deze stap niet en kun je geen afdrukvoorbeeld tonen.

13. Klik op: Voltooien.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Zie ook:

• Vraag afdrukken voorcalculatie instellen

Voorcalculatie per stuk e-mailen

Je kunt één voorcalculatie/offerte e-mailen. Je verstuurt hiermee de geselecteerde voorcalculatie/offerte als PDF-document en deze gaat als bijlage mee in de e-mail.

Je verstuurt de e-mail naar de contactpersoon die is ingesteld voor de offerte in de eigenschappen van de betreffende verkooprelatie.

Let op:

De e-mail wordt verstuurd naar het adres E-mail werk dat is vastgelegd bij het contact voor de offerte. Heeft het contact geen adres E-mail werk of is er helemaal geen contact geselecteerd, dan wordt het adres E-mail werk van de betreffende organisatie/persoon gebruikt. Is er ook geen adres E-mail werk aanwezig bij de organisatie/persoon, dan meldt Profit dat er geen geldig e-mailadres is gevonden.

Voorcalculatie/offerte e-mailen:

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Voorcalculatie.
2. Selecteer de voorcalculatie.
3. Klik op de actie: E-mailen.

   Je ziet een voorbeeld van het e-mailbericht met het e-mailadres.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Voorcalculatie nogmaals e-mailen/afdrukken

Je kunt een voorcalculatie/offerte nog een keer e-mailen. Dit doe je bijvoorbeeld als de verkooprelatie/debiteur aangeeft dat hij de e-mail niet heeft ontvangen.

Voorcalculatie/offerte nogmaals e-mailen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Verkooprelatie.
2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
3. Ga naar het tabblad: Voorcalculatie.
4. Open de eigenschappen van de voorcalculatie/offerte die je nog een keer wilt afdrukken.

   Je ziet het boekingscherm met de voorcalculatieregels.

5. Klik op: Meer acties / Afdrukvoorbeeld.
6. Je opent nu een afdrukvoorbeeld.
7. Klik op: E-mailen.

Voorcalculaties massaal afdrukken

Je kunt voorcalculaties massaal afdrukken.

Voorcalculatie/offerte (massaal) afdrukken:

1. Ga naar: Projecten / Voorcalculatie / Voorcalculatie.
2. Selecteer de voorcalculatie(s).
3. Druk op: Ctrl+S om regels te selecteren.
4. Klik op: Acties / Afdrukken.

   Je ziet nu een afdrukvoorbeeld van de eerste voorcalculatie/offerte.

5. Controleer de afdrukken op het scherm.
6. Klik op: Afdrukken.