Werkbon

Een werkbon is een project (klus) van korte duur, zoals een reparatie. Het gaat dan om kortdurende werkzaamheden waarvan er meerdere op een dag worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld reparaties die onder een servicecontract vallen.

Je kunt werkbonnen via AFAS Pocket beschikbaar stellen aan bijvoorbeeld monteurs, zodat zij klussen kunnen oppakken en afhandelen.

Belangrijk bij de werkbon is de projectstatus. Deze bepaalt wat je wel en niet mag doen met de werkbon.

Het gebruik van werkbonnen moet je eerst activeren en inrichten.

Het is ook mogelijk OHW te gebruiken bij werkbonnen.

Video

Werkbon aanmaken

Je kunt een werkbon handmatig toevoegen via Profit, InSite en AFAS Pocket. Het toevoegen van een werkbon lijkt op het toevoegen van een project, maar je hoeft minder in te vullen dan bij een project. Bepaalde gegevens gelden specifiek voor de werkbon, zoals begin- en eindtijd en de velden Opdrachtsoort, Afspraakwijze en Typering.

Als je een werkbon toevoegt in InSite komt deze in een workflow, als er een workflow gekoppeld is aan het projectprofiel. Een werkbon die je toevoegt in Profit komt niet in een workflow.

Een projectprofiel is verplicht bij een werkbon. Je kunt deze niet naderhand verwijderen (zoals bij een project wel kan).

Voor het importeren van werkbonnen gebruik je Projecten / Beheer / Import project / Werkbon. Voor het toevoegen via een UpdateConnector gebruik je PtProject, waarbij je moet aangeven dat het om het type project Werkbon gaat.

Werkbon toevoegen in Profit:

Hieronder zie je het proces in Profit , een nieuwe werkbon komt niet in een workflow.

1. Ga naar: Projecten / Werkbon / Werkbon.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer bij Profiel het projectprofiel dat bepaalt welke velden kunt vullen.
4. Klik op: Volgende.

   Selecteer de organisatie/persoon voor wie de werkbon wordt aangemaakt en de verkooprelatie waaraan (eventueel) gefactureerd wordt. Vaak worden werkzaamheden op locatie uitgevoerd, selecteer daarom de juiste locatie bij het veld Organisatie/persoon.

5. Klik op: Volgende.
6. Vul de velden.
7. Selecteer het team.
   • Het team bepaalt (mede) de autorisatie in Pocket.
   • Het team bepaalt bij welke medewerker in Pocket de werkbon in beeld komt.
8. Klik op: Volgende.

   Selecteer de status en vul de datum-/tijdvelden in. De statussen worden meegeleverd, je kunt deze niet wijzigen of aanvullen.

   Je hebt niet alleen de begindatum en geplande einddatum, maar ook de begin- en eindtijd. In AFAS Pocket worden deze in een agenda-weergave getoond, zodat de Pocket-gebruiker per dag makkelijk kan zien welke werkbonnen ingepland zijn.

   

9. Klik op: Volgende.
10. Vink Doorbelasten aan of niet. Dit kan ook standaard ingesteld zijn in het projectprofiel.
11. Klik enkele malen op: Volgende.

    

12. Vul de velden Afspraakwijze, Opdracht soort, en Opdracht typering. Deze velden zijn belangrijk voor de werkbon.
    • Opdrachtsoort
      • Inspectie

        Een inspectie van het vastgoedobject vindt plaats:

        - Als het betreffende object wisselt van huurder en voorafgaand aan de onderhoud soort mutatie.

        - Naar aanleiding van een klacht van de bewoner/huurder van een object.

        - Als zelfstandige activiteit die apart gefactureerd wordt.

        In dit verband gaat het om een inspectie afspraak en niet over een begin en/of eindinspectie.

      • Mutatie

        Een mutatie bestaat uit één of meerdere activiteiten die worden uitgevoerd als het betreffende object wisselt van huurder.

      • Reparatie

        Een reparatie bestaat uit één of meerdere activiteiten die worden uitgevoerd naar aanleiding van een melding van de huurder van het object.

    • Afspraakwijze

      Hieruit kan Profit afleiden wat er Financieel met de werkbon moet gebeuren. Werkbon kent de volgende afspraakwijze:

      • Regie

        Deze gebruik je om aan te geven dat tussen leverancier en klant vooraf geen afspraken zijn gemaakt over de te factureren kosten voor een opdracht.

      • Afkoop

        Hiermee geef je aan dat de leverancier de opdracht, met of zonder condities, uitvoert als onderdeel van de verzameling van werkzaamheden waarover klant en leverancier afspraken hebben gemaakt.

      • Eenheidsprijs

        Hiermee geef je aan dat de opdracht wordt uitgevoerd volgens de overeengekomen prijsafspraken.

      • Aanneemsom

        Deze gebruik je als over de kosten van een opdracht vooraf overeenstemming is bereikt en volgens welke de opdracht wordt uitgevoerd.

    • Typering
      • Origineel

        Deze gebruik je als er een nieuwe opdracht voor de eerste keer door de klant wordt ingestuurd

      • Garantie

        Deze gebruik je als de uit te voeren activiteiten onder de garantie afspraken vallen die klant en leverancier vooraf hebben gemaakt.

      • Meerwerk/aanvullen

        Deze gebruik je als er wijzigingen worden gestuurd aan de hand van de huidige opdracht.

    De waarden in deze velden worden meegeleverd, je kunt deze niet wijzigen/aanvullen.

13. Klik op: Voltooien.

Werkbon toevoegen via InSite:

Een werkbon die je toevoegt in InSite komt in een workflow, als er een workflow gekoppeld is aan het projectprofiel.

De velden worden niet apart toegelicht, zie de bovenstaande beschrijving.

Weergaven in Profit

In Projecten / Werkbon / Werkbon heb je weergaven voor alle werkbonnen, lopende werkbonnen en afgesloten werkbonnen. De status bepaalt of een werkbon in de weergave met lopende werkbonnen of afgesloten werkbonnen staat.

• Weergave Lopende werkbonnen

  Alle werkbonnen die een status hebben waarbij het veld Deze projectstatus zet het project op afgemeld niet is aangevinkt. Je kunt dit zelf controleren door de statussen in Projecten / Beheer / Inrichting / Projectstatus na te lopen.

• Weergave Afgesloten werkbonnen

  Alle werkbonnen die een status hebben waarbij het veld Deze projectstatus zet het project op afgemeld wel is aangevinkt.

• Weergave Alle werkbonnen

  Alle werkbonnen, ongeacht de status.

Stel dat een lopende werkbon op Afgemeld wordt gezet. De werkbon gaat dan van de weergave Lopende werkbonnen naar Afgesloten werkbonnen. Je ziet dit pas als je de weergave hebt ververst met F5 of als je de functie Projecten / Werkbon / Werkbon opnieuw hebt opgestart.

Werkbon in Pocket

Je kunt werkbonnen gebruiken en toevoegen in Pocket als je hiervoor geautoriseerd bent.

Werkbonnen gebruiken:

• Je ziet werkbonnen als je teamlid bent van de werkbon.
• Bovendien moet je rechten hebben op basis van de filterautorisatie op projecten.
• Je ziet alleen werkbonnen met een specifieke projectstatus. Als de werkbon een andere status krijgt, kan het dus gebeuren dat de werkbon niet meer getoond wordt.

Werkbonnen aanmaken:

Je maakt een werkbon aan op basis van een projectprofiel, het profiel bepaalt welke velden je kunt/moet vullen. Een werkbon die je aanmaakt via Pocket komt niet in een workflow en kan direct in Pocket gebruikt worden.

Als je niets kunt toevoegen (de 'plusknop' wordt niet getoond), dan zijn er geen projectprofielen beschikbaar.

Bij het gereedmelden van een werkbon kun je een handtekening (laten) zetten via Pocket.