Onderhanden werk afmelden

Je kunt het onderhanden werk per project afmelden waardoor het saldo van het onderhanden werk op nul komt.

Als je gebruik maakt van OHW integratie worden alle kosten en opbrengsten via een journaalpost op de balans geboekt. Op een bepaald moment kun je per project het OHW dat op de balans staat overboeken naar de verlies- en winstrekening. Dit doe je via het afmelden van OHW.

Je kunt kiezen voor:

• Project als geheel afmelden, inclusief alle regels. Hierna kunnen er geen kosten en opbrengsten meer op het project geboekt worden.
• Gedeelten van het project afmelden (bedrag of regel). Hierbij laat je het project openstaan waarna de onderhanden werk waarde op de balans weer wordt opgebouwd. Dit laatste noemen we ook wel 'tussentijds winstnemen'.

  Let op:

  Als een nacalculatieregel is afgemeld kun je deze niet meer aanpassen. Als een opbrengstregel is afgemeld kun je de hele bijbehorende factuur (of financiële boeking) niet meer aanpassen.

Geheel project afmelden

Je kunt het onderhanden werk voor meerdere regels of projecten tegelijk afmelden.

Let op:

Als je met project dimensies werkt moet je per dimensie afmelden. Je voegt de dimensievelden toe aan de boekingslay-out zodat zichtbaar is voor welke dimensie de bedragen op de balans staan. Als je dit niet doet wordt er per project per dimensie een regel getoond in de boekingslay-out.

In de weergave zie je per project de onderhanden kosten en opbrengst. Dit is dus het bedrag dat op de balans staat. Verder wordt het totaal aan kosten en opbrengsten getoond dat al van de balans is gehaald (is afgemeld). Je kunt de weergave OHW afmelden desgewenst aanpassen, bijvoorbeeld om gegevens van de gegevensverzameling Onderhanden werk afmelden (incl. saldo 0) te tonen. Tevens kun je gebruik maken van een filter om slechts een deel van de geboekte regels te laten tonen en kun je het onderdeel standaard met een filter op starten.

Als je bent overgegaan op de vernieuwde OHW-methode 3 (POC) kun je niet op onderstaande manier afmelden. Gebruik de bij die OHW-methode horende manier.

OHW afmelden voor project als geheel:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / OHW afmelden.
2. Selecteer het project.
3. Klik op: Acties / Project afmelden (ook wel zichtbaar als: Huidige selectie projecten afmelden).

   De geselecteerde projecten en alle bijbehorende regels worden gejournaliseerd en de projecten worden gemarkeerd als Afgemeld. Je kunt dan niet meer boeken. De actie werkt op meerdere regels.

4. Klik op: Ja.
5. Selecteer vervolgens eventueel een andere administratie.
6. Vul een waarde in bij Datum boeking. De journaalposten worden aangemaakt met de opgegeven boekingsdatum.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Als je kiest voor het afmelden van projecten, worden deze projecten gemarkeerd. Op het tabblad Status in de stamgegevens van de projecten vind je het veld Afgemeld. Als je projecten weer wilt vrijgeven voor boekingen, kun je dit veld uitvinken.

Klik hier voor de voorbeeldjournaalposten.

Gedeeltelijk afmelden per regel of bedrag

Je kunt een gedeelte van het onderhanden werk afmelden. Dit is alleen mogelijk bij de OHW-methode op basis van Gereed project (OHW-methode 1).

Dit kun je op vier manieren bij Methode afmelding inrichten:

• OHW afmelden per regel (1)

  Per kosten- en opbrengstregel geef je aan welke regel(s) worden afgemeld.

• OHW afmelden op bedrag (2)

  Je geeft aan welke bedrag aan kosten en opbrengsten kan worden afgemeld.

• Kostprijs afmelden per regel, opbrengst afmelden op bedrag (3)
• Kostprijs afmelden op bedrag, opbrengst afmelden per regel (4)

Je moet een keuze maken welke methode van afmelden onderhanden werk (OHW) je wilt gebruiken. Dit moet je al ingericht hebben.

Afhankelijk van welke methode je ingesteld hebt, heb je acties tot je beschikking bij het afmelden. Als zowel de actie OHW per regel afmelden als Huidige selectie OHW afmelden (voor het afmelden van een bedrag) zichtbaar zijn, dan kun je op regel en op bedrag afmelden, dus bij de laatste methodes (3 en 4). Anders is slechts één van de twee te gebruiken.

Let op:

Als je werkt met bedragen afmelden komt het voor dat er geen aansluiting meer is tussen de regels en het bedrag op de balans. Als dit het geval is krijg je hiervan een foutmelding. Je kunt in dit geval regels selecteren waarvan de som lager is dan het openstaande bedrag of het gewenste bedrag afmelden via de functie Huidige selectie OHW afmelden.

Regel(s) OHW afmelden:

Deze actie gebruik je altijd als je afmeldmethode 1 hebt, voor kostprijsregels als je methode 3 hebt, of voor opbrengstregels als je methode 4 hebt ingesteld als afmeldmethode.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / OHW afmelden.
2. Selecteer een of meerdere projecten waarvan je een of meerdere regels wilt afmelden.
3. Klik op: Acties / OHW per regel afmelden.
4. Selecteer een Datum boeking. Dit is de datum die gebruikt wordt voor de journalisering.
5. Klik op: Volgende.

   

6. Selecteer de af te melden regels.

   Bij methode 3 kun je alleen kostenregels selecteren en bij methode 4 kun je alleen opbrengstregels selecteren.

   Bij methode 1 kun je zowel nacalculatie- als opbrengstregels selecteren. Klik dan op Volgende en selecteer opnieuw regels.

7. Klik op: Voltooien.

   De som van de kostprijsbedragen van de geselecteerde nacalculatieregels wordt per project afgemeld. Als deze mutatie wordt gejournaliseerd ontstaat de volgende journaalpost:

   	Kostprijs projecten
   Aan	Onderhanden werk kosten

   Ook de som van de opbrengstbedragen van de geselecteerde opbrengstregels wordt afgemeld. Als deze mutatie wordt gejournaliseerd ontstaat de volgende journaalpost:

   	Onderhanden werk opbrengst
   Aan	Opbrengst projecten

Je kunt de totalen van de geselecteerde regels berekenen met de Totalizer. Er is geen mogelijkheid om in de weergave een teller mee te laten lopen.

Bedrag OHW afmelden met de actie 'Huidige selectie OHW afmelden':

Deze actie gebruik je altijd als je afmeldmethode 2 hebt, voor een opbrengstbedrag afmelden als je methode 3 hebt, of voor kostenbedrag afmelden als je methode 4 hebt ingesteld als afmeldmethode.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / OHW afmelden.
2. Selecteer een of meerdere projecten waarvoor je bedragen wilt afmelden.
3. Klik op: Acties / Huidige selectie OHW afmelden.

   

   Je ziet nu de regel(s) in een boekingslay-out met het bedrag dat afgemeld gaat worden.

4. Wijzig het bedrag. Als je geen afwijkend bedrag invult wordt het hele bedrag afgemeld.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Per project wordt nu een mutatie voor de kosten en/of de opbrengst toegevoegd.

   In de weergave zie je bij het project het afgemelde bedrag aan kosten en/of opbrengsten.

   Aan de bedragen in KP afgemeld en Opbrengst afgemeld zie je dat is afgemeld op opbrengsten en op kostprijs. Bijvoorbeeld omdat bij methode 4 respectievelijk via de regel op opbrengst en via bedrag op kostprijs gedaan.

Projectmutatie bij afmelden OHW

Je beschikt over verschillende gegevensverzamelingen voor het onderhanden werk.

• Projecten en mutaties
• Projectmutaties (incl. autorisatie)
• Projectmutaties (excl. autorisatie)
• Onderhanden werk afmelden (incl. saldo 0)

In deze gegevensverzamelingen beschik je onder andere over de volgende informatie:

• Het totaalbedrag aan afgemeld onderhanden werk
• De OHW boekingen
• De OHW afmeldingen

Nieuwe weergave toevoegen Afmelden OHW:

In dit voorbeeld voeg je een weergave toe met velden uit de gegevensverzameling Onderhanden werk afmelden (incl. saldo 0). Deze weergave kun je ook gebruiken om OHW per regel af te melden van projecten met saldo 0.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / OHW afmelden.
2. Voeg een weergave toe:
   1. Klik op de naam van de huidige weergave en klik dan op Beheer weergaven.

      

   2. Klik op: Nieuw.
3. Baseer de weergave op een gegevensverzameling.
4. Selecteer bijvoorbeeld Onderhanden werk afmelden (incl. saldo 0).
5. Klik op: Volgende.
6. Vul de omschrijving in. Bijvoorbeeld Onderhanden werk per regel afmelden.
7. Klik op: Volgende.
8. Voeg velden toe aan de weergave. Bijvoorbeeld: Administratie, Projectnummer, Kostprijs geboekt, Kostprijs afgemeld, Opbrengst geboekt, Opbrengst afgemeld.
9. Klik op: Voltooien.

Negatieve (rode) regels bij afmelden OHW

Als bij afmelden van het OHW negatieve regels ontstaan worden deze als rode regels getoond.

Deze negatieve regels kunnen op twee manieren ontstaan:

1. Het project is op twee verschillende manieren afgemeld: Eerst is een bedrag afgemeld via de actie Huidige selectie OHW afmelden en hierna is de actie OHW per regel afmelden gebruikt. Doordat deze twee acties beide uitgevoerd zijn ontstaat het volgende, voorbeeld:

   Voorbeeld:

   Als € 1.000 op het project afgemeld kan worden en je meldt een bedrag van € 500 af via de actie Huidige selectie OHW afmelden , dan kun je nog € 500 afmelden. Als je hierna de actie OHW per regel afmelden opstart, is het mogelijk om alle regels nogmaals af te melden. Als je dan € 1.000 afmeldt, terwijl er nog maar € 500 afgemeld kon worden, verschijnt een rode regel met een bedrag van -500 euro. Als je deze regel afmeldt zal het totaal afgemeld op € 1.000 uitkomen en loopt het project weer terug naar 0.

2. Bij negatieve boekingen op projecten.

Het is belangrijk dat je per project kiest voor één manier voor het afmelden van het OHW: je kiest voor afmelden per regel òf op Projectniveau.