Inkoopfactuur inrichten

De functionaliteit Inkoopfacturen draait om het zelf genereren van inkoopfacturen op grond van ontvangsten.

Dit moet je eerst activeren en inrichten.

Hier lees je meer over het gebruik van inkoopfacturering.

Na activering stel je de integratiesoort en de autorisatie in. Daarna stel je de factuurnummers in via de tellers. Vervolgens voeg je eventueel eigen boekingslay-outs en rapporten toe die je wilt gebruiken in het ordertraject.

Is de algemene inrichting klaar, dan stel je de instellingen in in de verschillende boekingslay-outs. Per boekingslay-out geef je op hoe Profit het nummer moet bepalen, of je facturen wilt blokkeren, etc.

Nadat de boekingslay-out instellingen opgegeven zijn, geef je per inkooprelatieprofiel aan of je wilt werken met inkoopfacturering.

Het moge duidelijk zijn dat confrontatie bij deze functionaliteit geen functie heeft.

Inhoud
Activeren functionaliteit Inkoopfacturen

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Inkoopfacturering

Stappen om een activering in te schakelen

Dagboeken voor inkoopfacturen instellen

Inkoopfacturen wil je in Profit Financieel verwerken. Daarvoor stel je het dagboek in waarop je facturen en creditfacturen wilt boeken. Op hoog niveau doe je dit in de integratiesoort. Je kunt hier in een inkooprelatieprofiel van afwijken voor een bepaalde groep inkooprelaties.

Dagboek facturen en creditfacturen voor inkoop instellen in Integratiesoort:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
  2. Open de eigenschappen van de integratiesoort Inkoopfacturen Ordermanagement of voeg deze toe.
  3. Selecteer bij Dagboek het dagboek waarop je de inkoopfacturen wilt boeken.
  4. Selecteer bij Dagboek creditfacturen het dagboek in waarop Profit creditfacturen uit ordermanagement moet boeken.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Afwijkende dagboeken voor facturen en creditfacturen voor inkoop instellen in Inkooprelatieprofiel:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
  2. Open het inkooprelatieprofiel.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Selecteer bij Dagboek een van de instelling in de integratiesoort Inkoopfacturen Ordermanagement afwijkend dagboek waarop je de inkoopfacturen wilt boeken.
  5. Selecteer bij Dagboek creditfacturen een van de instelling in de integratiesoort Inkoopfacturen Ordermanagement afwijkend dagboek voor de creditfacturen.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Inkoopfacturen autoriseren

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4.  Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:

  • Ordermanagement / Inkoopproces / Factuur.
  • Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel
  • Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers
  • Algemeen / Beheer / Boekingslay-out
  • Ordermanagement / Uitvoer / Rapport
  1. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  2. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Ontvangst.
  3. Autoriseer de actie: Aanmaken factuur.
  4. Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopfactuur.
  5. Autoriseer de acties:.
  6. Ga naar: Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie.
  7. Ga naar: Tabbladen.
  8. Autoriseer het tabblad: Inkoopfacturen.
  9. Sluit de Autorisatie tool.
  10. Klik op: Ja bij de melding.

    De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Zie ook

Nummering inkoopfacturen

Als je een integratiedagboek voor de inkoopfacturering toevoegt en deze koppelt aan een teller, bepaal je de factuurnummering.

Je gebruikt een teller voor de nummering van inkoopfacturen. De teller koppel je aan het dagboek.

Zie ook:

  1. Integratiesoort
  2. Teller
Rapporten mbt inkoopfacturen

Je kunt zelf rapporten toevoegen voor het ordertraject. Je maakt eerst een kopie van het standaard meegeleverde rapport. Vervolgens kun je wijzigingen doorvoeren in het gekopieerde rapport.

Zie ook:

  1. Rapporten
Boekingslay-out voor inkoopfacturen aanpassen

In de kop van de boekingslay-out voor het vastleggen van ontvangsten voeg je het veld Genereren inkoopfacturen toe.

Zie ook:

Inkooprelatieprofiel mbt inkoopfacturen inrichten

Je richt het inkooprelatieprofiel in voor het genereren van inkoopfacturen. Profit genereert inkoopfacturen voor de inkooprelaties bij wie dit profiel gekoppeld is.

Inkooprelatieprofiel inrichten voor genereren inkoopfacturen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
  2. Open de eigenschappen van het standaard of eigen inkooprelatieprofiel.
  3. Ga naar het tabblad: Factureren.
  4. Vink Genereren inkoopfacturen aan.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten. 

    Het standaard inkooprelatieprofiel geldt automatisch voor alle inkooprelaties, met uitzondering van inkooprelaties waaraan je een eigen profiel koppelt.

  6. Als je zojuist je eigen inkooprelatieprofiel hebt gewijzigd, koppel je deze bij alle inkooprelaties waarvoor je in inkoopfacturen wilt genereren (als je dit nog niet gedaan heeft).

Zie ook