Vooruitbetaling inrichten

Als je vooruitbetaling door de verkooprelatie als orderverwerkingsmethode wilt gebruiken, moet je dit eerst inrichten.

Vooruitbetaling is een orderverwerkingsmethode waarbij de verkooprelatie eerst de order boekt en deze betaalt waarna je vervolgens de artikelen levert.

Je richt dit in de artikelgroepen in en je stelt de orderverwerkingsmethode in.

Autoriseren voor vooruitbetaling

Als je gebruik maakt van vooruitbetaling, maak je direct een factuur ná het toevoegen van een verkooporder zonder eerst een pakbon te maken. Dit doe je via een actie die je eerst moet autoriseren.

De actie die je moet autoriseren is: Aanmaken factuur.

Actie 'Aanmaken factuur' autoriseren voor vooruitbetaling:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
3. Ga in de folder naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Verkooporder / Acties / Aanmaken factuur.
4. Volg verder de procedure bij Groep autoriseren op acties.

Artikelgroep vooruitbetaling instellen

Voor het journaliseren van nog te leveren artikelen waar al een factuur voor is, stel je in de artikelgroep een grootboekrekening in. Dit doe je bij alle artikelgroepen waar artikelen in voorkomen die je via vooruitbetaling verkoopt of levert.

Tussen het aanmaken van een factuur en het uiteindelijk leveren van een order zit tijd. Om inzichtelijk te maken dat een factuur nog niet verwerkt is terwijl er wel geleverd is en andersom, worden deze mutaties op een tussenrekening geplaatst. Voor geleverde artikelen waar nog een factuur voor onderweg is, (de meest standaard orderverwerkingsmethode) stel je de rekening Rek. geleverde artikelen in. Voor artikelen die nog niet geleverd zijn, maar waar al wel een factuur van is (zoals bij vooruitbetaling), gebruik je de rekening Rek. te leveren artikelen.

Artikelgroep inrichten voor vooruitbetaling :

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Artikelgroep.
2. Open de eigenschappen van de artikelgroep.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer de rekening bij Rekening te leveren artikelen.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Herhaal deze procedure voor alle relevante artikelgroepen.

Boekingslay-out Vooruitbetaling instellen

In de standaard boekingslay-outs is het veld Verwerking order toegevoegd aan de kop van de verkooporder. Als je gebruik maakt van een eigen boekingslay-out voor de verkooporder, en je wilt de orderverwerkingsmethode in de order kunnen wijzigen, dan moet je dit veld aan je eigen boekingslay-out toevoegen.

Zie ook:

• Boekingslay-out kop inrichten

Verwerkingsmethode order instellen

Je kunt in Profit Ordermanagement op drie niveaus instellen dat de orderverwerking volgens vooruitbetaling verloopt.

In de ordermanagement instellingen stel je het standaard ordertraject voor de omgeving in. Bij een verkooprelatie kun je van deze instelling afwijken.

Tenslotte kun je in de specifieke verkooporder nog van de instelling die bij de verkooprelatie staat afwijken.

Orderverwerkingsmethode inrichten voor vooruitbetaling:

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Ordermanagement.
3. Selecteer Factuur, levering na vooruitbetaling bij Verwerking order.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Afwijkende orderverwerkingsmethode 'vooruitbetaling' bij verkooprelatie instellen:

Je kunt per verkooprelatie instellen dat deze altijd pas na vooruitbetaling geleverd moet krijgen. Dit stel je in als je wilt afwijken van de methode die is ingesteld in de ordermanagement instellingen. Op Ordermanagement niveau staat bijvoorbeeld Pakbon, factuur na levering maar het betaalgedrag van deze verkooprelatie lijkt niet zo goed te zijn. Dan kun je bij deze specifieke verkooprelatie 'vooruitbetaling' instellen als orderverwerkingsmethode.

Het is ook mogelijk de instelling in het veld Verwerking order per verkooprelatie te importeren.

1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie.
2. Ga naar het tabblad: Facturering.
3. Selecteer Factuur, levering na vooruitbetaling bij Verwerking order.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

• Verkooporder toevoegen voor vooruitbetaling

  Je kunt in een specifieke verkooporder aangeven dat deze via vooruitbetaling geleverd moet worden. Als je in de ordermanagement instellingen of bij de verkooprelatie al vooruitbetaling hebt ingesteld als orderverwerkingsmethode, dan zal de verkooporder deze instelling automatisch tonen in het veld Verwerking order .

• Verkooporder met vooruitbetaling wijzigen

  Een toegevoegde verkooporder met vooruitbetaling, waar al een factuur van is gegenereerd, kun je nog wijzigen.

• Factuur genereren na verkooporder met vooruitbetaling

  In de verkooporder-weergave kun je de factuur van de verkooporder die vooruitbetaald moet worden, genereren (als je dit in de verkooporder zelf nog niet gedaan hebt).

• Pakbon genereren bij vooruitbetaling

  Na factureren van de order met vooruitbetaling wordt in de eigenschappen van de verkooporder het veld Vooruit gefactureerd aangevinkt. Vervolgens wacht je op de betaling van de verkooprelatie. Via Profit Financieel wordt de betaling van de verkooporder gejournaliseerd, waarna een openstaande post ontstaat. Zodra de betaling binnen is, wordt deze afgeletterd. Afletteren kan via een handmatige boeking, inlezen van een bankafschrift of via de functie 'Afletteren'. Op het moment dat de vooruitbetaling is afgeletterd, wordt de order vrijgegeven voor levering en kun je de pakbon genereren.

• Correctiefactuur genereren

  Je kunt in Profit Ordermanagement correctiefacturen genereren. Dit gebruik je bijvoorbeeld als je een verkooporder met vooruitbetaling hebt, die al gefactureerd en betaald is, maar waar toch nog wijzigingen op geweest zijn. In geval van vooruitbetaling heb je maar één correctiefactuur aan het eind van het proces waarin alle wijzigingen worden opgenomen. Je kunt alleen een correctiefactuur genereren als de order is afgehandeld.

• Voorbeelden journalisering vooruitbetaling

  Bij verkooporders met vooruitbetaling heb je te maken met afwijkende journaalposten.