Verkooprelaties/debiteuren samenvoegen

Je kunt twee verkooprelaties die eigenlijk één en dezelfde verkooprelatie zijn, samenvoegen.

Het kan voorkomen dat door fouten in de conversie of door gebruikersfouten verkooprelaties/debiteuren meerdere keren voorkomen in Profit. Door middel van het samenvoegen worden onderliggende gegevens van de bron, die niet voorkomen bij het doel, overgenomen naar het doel. De bron komt dan te vervallen.

Bij het samenvoegen van de debiteuren worden onderliggende gegevens overgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld dossieritems en financiële mutaties. Stamgegevens van een debiteur worden niet overgenomen. Indien je deze wel wilt meenemen dan kun je deze zelf handmatig overzetten.

De organisatie of de persoon waaraan de debiteur gekoppeld was vóór het samenvoegen, blijft echter gewoon bestaan.

Ook kun je via de samenvoeg-functie debiteur-gegevens die aan een verkeerde persoon zijn gekoppeld, aan de juiste persoon koppelen.

Wat wordt niet overgenomen:

• De veldwaarden van vrije inrichting.
• De stamgegevens van de bron-debiteur of -verkooprelatie.
• Contacten

  Je kunt contacten overnemen door na het samenvoegen van de verkooprelaties ook de bijbehorende organisaties samen te voegen. Handmatig overnemen is natuurlijk ook mogelijk.

  Een andere manier is via export-import. Exporteer de contacten van de bron-verkooprelatie via CRM / Organisatie/persoon / Contactpersoon. Je importeert de contacten bij de doel-verkooprelatie via één van de volgende functies: CRM / Beheer / Import CRM / Verkooprelatie (organisatie), Financieel / Beheer / Import debiteur en crediteur / Verkooprelatie (organisatie) of Ordermanagement / Beheer / Import verkoop / Verkooprelatie (organisatie).

  Let op:

  De actie Debiteuren samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer goed of je de juiste verkooprelaties samenvoegt, voordat je de actie uitvoert.

Samenvoegen twee verkooprelaties/debiteuren

Voeg debiteurgegevens samen om alle gegevens op één plek terug te kunnen vinden.

Voorbeeld:

Stel je hebt debiteur A-goed al enige tijd geleden toegevoegd. Per ongeluk heeft je collega dezelfde debiteur A-fout toegevoegd. De gegevens van debiteur A moeten echter op één plek geregistreerd worden, anders is de administratie niet meer betrouwbaar. Bij het samenvoegen voeg je debiteur A-fout toe aan debiteur A-goed. De gegevens van A-fout komen na het samenvoegen te vervallen, dus debiteur A-fout is dan verdwenen. De dossieritems van A-Fout vind je terug bij A-goed.

Twee debiteuren samenvoegen:

1. Ga naar:
   • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
   • Financieel / Debiteur / Debiteur.
2. Selecteer de verkooprelatie A-fout. Deze debiteur zal verdwijnen.
3. Klik op de actie: Debiteuren samenvoegen.
4. Selecteer bij Toevoegen aan debiteur de verkooprelatie waaraan de samen te voegen verkooprelatie toegevoegd moet worden.
5. Klik op: Voltooien.

Profit voegt de huidige verkooprelatie toe  aan de geselecteerde verkooprelatie.

Let op:

Na het samenvoegen van twee verkooprelaties blijft de organisatie van de verwijderde verkooprelatie gewoon bestaan. Als dit niet de bedoeling is kun je nu ook de organisaties samenvoegen.

Debiteurgegevens van de ene persoon overbrengen naar een andere persoon

Corrigeer debiteurgegevens die gekoppeld zijn aan een bestaande verkeerde  persoon, door een nieuwe debiteur aan te maken, gekoppeld aan de juiste persoon en dan de debiteurgegevens samen te voegen.

Voorbeeld:

Na de conversie naar de nieuwe versie van Profit blijkt een debiteur A aan de verkeerde persoon X gekoppeld te zijn. Aan deze persoon X is ook een IB klant X gekoppeld. Aan debiteur A is ook een project A1 gekoppeld.

Het is niet mogelijk om alleen de koppeling aan een debiteur over te brengen van de ene bestaande naar de andere bestaande persoon. Voeg daarom een nieuwe debiteur toe, koppel die aan de juiste persoon en voeg vervolgens de verkeerde debiteur samen met de correcte debiteur. De bestaande 'verkeerde' persoon blijft bestaan, met de IB gegevens, maar zonder de debiteur-gegevens.

Let op:

Het is verstandig dit uit te voeren in een testomgeving (gebaseerd op de productie-omgeving).

Debiteurgegevens overbrengen:

1. Voeg een nieuwe debiteur toe en koppel deze aan de juiste persoon.
2. Voeg nu de twee debiteuren samen:
3. Ga naar:
   • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
   • Financieel / Debiteur / Debiteur.
4. Selecteer de verkooprelatie A-fout. Deze debiteur zal verdwijnen.
5. Klik op de actie: Debiteuren samenvoegen.
6. Selecteer in het veld Toevoegen aan debiteur het nummer van de nieuwe debiteur.
7. Klik op: Voltooien.

Na het voltooien zijn de debiteuren samengevoegd en zul je zien dat onder de persoon waar geen koppeling moet zijn aan een debiteur, geen koppeling aan de debiteur meer zal staan.

Let op:

Na het samenvoegen van twee verkooprelaties blijft de organisatie van de bronrelatie gewoon bestaan. Ook de dossiers van de onderliggende organisaties worden niet samengevoegd door het samenvoegen van de verkooprelaties. Daarom is het aan te raden ook de onderliggende organisaties samen te voegen.