Aanslagen inrichten: Instellingen op hoofdniveau

Voordat je aanslagen kunt beoordelen en accorderen richt je de functionaliteit in. In de Algemene instellingen selecteer je de omgeving waarin je de aanslagen verwerkt. Verder stel je in de algemene instellingen een afwijkingsmarge in, om te bepalen of de aanslag Conform is.

Je kunt op hoofdniveau de brieven vastleggen die je op verschillende momenten standaard wilt verstrekken. Bij de Algemene instellingen geef je aan of je gebruik wilt maken van het automatisch opslaan in het dossier. Als je de brieven van de aanslagen per e-mail aan de cliënten verstrekt, koppel je in de Algemene instellingen de berichtsjablonen.

Omgeving SBA selecteren

Als vanuit meerdere omgevingen uitgewisseld wordt met de Belastingdienst kun je de verzending van de berichten in één omgeving inrichten. Dit kan alleen voor omgevingen binnen hetzelfde deelnemersnummer.

Per communicatieomgeving kun je één omgeving opgeven waarin je de aanslagen wilt verwerken. Standaard is dit de communicatieomgeving, maar je kunt hiervan afwijken.

Voorbeeld: inrichting communicatieomgeving:

Bij deelnemersnummer A zijn twee communicatieomgevingen ingericht. Communicatieomgeving 1 heeft twee subomgevingen; A en B. Communicatieomgeving 2 heeft één subomgeving; C.

In communicatieomgeving 1 is aangegeven dat de aanslagen verwerkt worden in sub-omgeving A. In communicatieomgeving 2 is niets ingericht. Hier worden de aanslagen verwerkt in de communicatieomgeving zelf.

Aanslag verwerkingsomgeving selecteren:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
3. Selecteer een waarde bij Communicatieomgevingsinstellingen Aanslagen verwerken in omgeving.

   Je kunt alleen een verwerkingsomgeving selecteren als je bent ingelogd in de communicatieomgeving. De omgeving die je instelt bij Aanslagen verwerken in omgeving, is de omgeving waarin álle aanslagen verwerkt worden.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op: 

   Ingelezen aanslagen kun je niet meer omzetten naar een andere omgeving. Op het moment dat de berichten in de communicatieservice staan zijn ze toegekend aan de ingestelde omgeving, ook al zijn ze nog niet verwerkt.

   Als aanslagen in de verkeerde omgeving zijn verwerkt dien je een verzoek in bij de Belastingdienst om de aanslagen van een bepaalde periode opnieuw aan te bieden; je moet dan wel eerst de juiste verwerkingsomgeving instellen!

Afwijkingsmarges instellen

Om te bepalen of de aanslag Conform is, stel je in de algemene fiscale instellingen een afwijkingsmarge in. Deze marge is van belang omdat er op allerlei momenten binnen de belastingaangifte berekeningen en afrondingen plaatsvinden waardoor er verschil zou kunnen ontstaan tussen de vergelijkingsbron (aangifte, fiscale kaart, schatting en aanslag) en de aanslag.

Via het tabblad Aanslag accorderen kun je de afwijkingsmarges voor het controleren van aanslagen in euro's invullen. In de algemene fiscale instellingen geef je een marge op hoofdniveau op. Per cliëntengroep kun je een afwijkende marge instellen. In de cliëntengroep worden standaard de gegevens van de algemene instellingen overgenomen.

Je kunt de marge per aanslagsoort instellen. Het voordeel hiervan is dat bij een voorlopige aanslag uitgegaan kan worden van een hogere marge. Bij de definitieve aanslag kun je een lagere marge hanteren.

Afwijkingsmarges instellen:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Aanslag accorderen.
3. Vul de velden in.

   Je vult de marges in hele euro's in.

4. Vink Aanslagen die conform zijn automatisch accorderen aan als je wilt dat deze aanslagen meteen akkoord worden verklaard en dat automatisch een brief gegenereerd wordt.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op:

   Als je een wijziging doorvoert op de tabbladen Aanslag accorderen, Aanslag rapportage IB of Aanslag rapportage Vpb en je klikt op Opslaan en sluiten, dan krijg je een melding dat de wijzigingen ook doorgevoerd worden voor de cliëntengroepen die wijzigingen overnemen van het hoofdniveau.

Brieven aanslag IB instellen

Je legt op omgevingsniveau per aangiftesoort (aangifte IB of Vpb) de akkoord- én niet-akkoordbrieven vast die je wilt gebruiken voor de uitwisseling van informatie naar de cliënt. In de algemene instellingen stel je de standaard akkoord- en niet-akkoordbrief in. Per cliëntengroep kun je vervolgens een afwijkend rapport vastleggen. Bij de cliëntgroep worden standaard de brieven overgenomen die zijn ingesteld op omgevingsniveau, maar je kunt hiervan afwijken. Je kunt zelf brieven aanmaken of bestaande rapportages wijzigen.

Aanslag rapportage IB:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Aanslag rapportage IB.
3. Selecteer voor de Akkoordbrief, de Niet-akkoordbrief en het Bezwaarschrift de gewenste rapporten voor de voorlopige aanslagen, definitieve aanslagen én de navorderingsaanslagen.

   Als je bij een onderdeel géén document wilt verstrekken, dan kun je het rapport Wissen door op het kruisje te klikken.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Je kunt op het tabblad Aanslag rapportage IB aangeven dat je de aanslag wilt koppelen aan de akkoordbrief. Als je Aanslag koppelen aan akkoordbrief uitvinkt, koppel je de voorbrief los van de aanslag. Als je hiervoor kiest, wordt alleen de voorbrief verstrekt.

Je kunt in de cliëntengroepen afwijken van deze instelling. Verder beschik je over een rapportenset per aanslag. Als je het rapportenset selecteert als brief, verstrek je altijd de voorbrief en de aanslag.

Let op:

Als je een wijziging doorvoert op de tabbladen Aanslag accorderen, Aanslag rapportage IB of Aanslag rapportage Vpb en je klikt op Opslaan en sluiten, dan krijg je een melding dat de wijzigingen ook doorgevoerd worden voor de cliëntengroepen die wijzigingen overnemen van het hoofdniveau.

Brieven aanslag Vpb instellen

Je legt op omgevingsniveau per aangiftesoort (aangifte IB of Vpb) de akkoord- én niet-akkoordbrieven vast die je wilt gebruiken voor de uitwisseling van informatie naar de klant. In de algemene instellingen stel je de standaard akkoord- en niet-akkoordbrief in. Per cliëntengroep kun je vervolgens een afwijkend rapport vastleggen. Bij de cliëntgroep worden standaard de brieven overgenomen die zijn ingesteld op omgevingsniveau, maar je kunt hiervan afwijken. Je kunt zelf brieven aanmaken of bestaande rapportages wijzigen.

Aanslag rapportage Vpb:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Aanslag rapportage Vpb.
3. Selecteer voor de Akkoordbrief, de Niet-akkoordbrief en het Bezwaarschrift de gewenste rapporten voor de voorlopige aanslagen, definitieve aanslagen én de navorderingsaanslagen.

   Als je bij een onderdeel géén document wilt verstrekken, dan kun je het rapport Wissen.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Je kunt op het tabblad Aanslag rapportage Vpb aangeven dat je de aanslag wilt koppelen aan de akkoordbrief. Als je Aanslag koppelen aan akkoordbrief uitvinkt, koppel je de voorbrief los van de aanslag. Als je hiervoor kiest wordt alleen de voorbrief verstrekt.

Je kunt in de cliëntengroepen afwijken van deze instelling. Verder beschik je over een rapportenset per aanslag. Als je het rapportenset selecteert als brief, verstrek je altijd de voorbrief én de aanslag.

Let op:

Als je een wijziging doorvoert op de tabbladen Aanslag accorderen, Aanslag rapportage IB of Aanslag rapportage Vpb en je klikt op Opslaan en sluiten dan krijg je een melding dat de wijzigingen ook doorgevoerd worden voor de cliëntengroepen die wijzigingen overnemen van het hoofdniveau.

Automatisch opslaan in dossier

In de algemene fiscale instellingen geef je aan of je gebruik wilt maken van het automatisch opslaan in het dossier. Dit doe je door het vastleggen van een vrij type dossieritem voor zowel IB als Vpb. Bij het insturen van de rapportage in Profit wordt een workflow gestart. Aan deze workflow (Accorderen aangifte -> aangifte mag verstuurd worden naar de Belastingdienst) moet een type dossieritem gekoppeld zijn, omdat de workflow vaste stappen bevat waaraan een type dossieritem gekoppeld moet zijn.

Je stelt dit in via Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen tabblad Dossier. Hier kun je bij het onderdeel Brieven aanslag automatisch in dossier een dossieritem instellen. Hierbij moet dit type dossieritem (te vinden via CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem) wel aan bepaalde voorwaarden voldoen:

• Op het tabblad Bestemming moeten de bestemmingen Cliënt IB en Cliënt IB + fiscaal jaar minimaal optioneel zijn. Dit geldt ook voor de bestemmingen van Cliënt Vpb.
• Op het tabblad Bestemming moet minimaal de bestemming Fiscaal jaar optioneel zijn.
• Op het tabblad Algemeen moet het veld Bestand koppelen zijn aangevinkt.
• Op het tabblad Portal moet het veld Zichtbaar voor externe gebruiker zijn aangevinkt.

Verstrekken via mail en opslaan in dossier

Als je de brieven per e-mail aan de klant verstrekt moet je de brieven bij de aanslag automatisch opslaan in het dossier. Als je de brief niet automatisch opslaat in het dossier en de brief moet opnieuw verstrekt worden, dan kan dat niet via e-mail. Je kunt de brief wel altijd opnieuw afdrukken door de aanslag te openen en deze daar handmatig af te drukken.

Automatisch opslaan in dossier:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Dossier.
3. Selecteer een Type dossieritem IB (25 - Fiscaal rapport) en Type dossieritem Vpb (25 - Fiscaal rapport).

   Je stelt een vrij type dossieritem in als je het rapport vooringevuld wilt hebben.

   Aan het type dossieritem kun je kenmerkcombinaties koppelen die je gebruikt bij de rapporten.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Berichtsjabloon vastleggen

Als je de brieven van de aanslagen per e-mail aan de cliënten verstrekt, koppel je in de algemene fiscale instellingen op het tabblad Digitaal de berichtsjablonen. Een berichtsjabloon wordt gebruikt om automatisch een e-mailbericht te genereren vanuit Profit. Je legt de standaardtekst van het e-mailbericht in het berichtsjabloon vast. Je beschikt over één berichtsjabloon voor de hele organisatie waarin tags beschikbaar zijn van de cliëntengroep. Voor cliënten IB gaat de (niet-)akkoordbrief altijd naar het privé e-mailadres, voor cliënten Vpb gaat de (niet-)akkoordbrief altijd naar het zakelijke e-mailadres van de contactpersoon.

Let op:

Verstrek je de (niet-)akkoordbrieven via e-mail aan de cliënten? Dan raden we aan om de brieven automatisch op te slaan in het dossier; dit leg je vast op het tabblad Dossier. Als je dit niet doet en de brief moet opnieuw verstrekt worden, dan kan dat niet via e-mail. Je kunt de brief wel altijd opnieuw afdrukken. Dit doe je door de aanslag te openen en de brief daar handmatig af te drukken.

E-mailsjabloon functionaliteit inrichten:

Om goed gebruik te kunnen maken van de e-mail functionaliteit richt je dit als volgt in:

• Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen - tabblad Digitaal en koppel alle berichtsjablonen.
• Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen - tabblad Aanslag rapportage IB en koppel alle brieven.
• Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen - tabblad Aanslag rapportage Vpb en koppel alle brieven.
• Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen - tabblad Beschikking rapportage IB en koppel alle brieven.
• Bij de Cliënt IB moet een privé e-mailadres zijn ingevuld en is op het tabblad Digitaal aangegeven dat berichten gemaild moeten worden naar het privé e-mailadres.
• Bij de Cliënt Vpb moet een contactpersoon zijn vastgelegd op het tabblad Cliënt Vpb. Bij de contactpersoon moet een zakelijk e-mailadres aanwezig zijn. Op het tabblad Digitaal in de eigenschappen van de cliënt Vpb moet zijn aangegeven dat de verstrekkingswijze E-mail zakelijk contactpersoon is.

Als alles goed is ingericht, wordt de brief op basis van het e-mailsjabloon verzonden.

Berichtsjabloon vastleggen:

1. Ga naar: Fiscaal / Beheer / Instellingen / Algemeen.
2. Ga naar het tabblad: Digitaal.
3. Selecteer het Berichtsjabloon voor de akkoordbrieven en niet-akkoordbrieven van IB en Vpb en voor de beschikkingsbrieven.

   Je kunt de standaard berichtsjablonen gebruiken, maar je kunt hiervan ook afwijken door eigen berichtsjablonen te selecteren. Deze moet je wel eerst zelf toevoegen.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Berichtsjablonen (niet-)akkoordbrieven

Je beschikt standaard over een berichtsjabloon voor de akkoordbrief: Standaard sjabloon aanslag akkoordbrief.

Voor de Niet-akkoordbrief beschik je over het sjabloon Standaard sjabloon aanslag niet-akkoordbrief.

In deze berichtsjablonen worden de volgende tags gebruikt:

Inhoud e-mail akkoordbrief:

Een e-mail met een akkoordbrief aan een cliënt heeft als onderwerp Akkoordbrief aanslag {IBOfVpb} {jaar}. Als bijlage wordt het Rapport akkoordbrief aanslag {IBOfVpb} {jaar}.pdf meegestuurd.

Klik hier voor de inhoud van de e-mail van de akkoordbrief van de aanslag.

Inhoud e-mail niet-akkoordbrief:

Een e-mail met een niet-akkoordbrief aan een cliënt heeft als onderwerp Niet-akkoordbrief {jaar}. Als bijlage wordt het Rapport Niet-akkoordbrief aanslag {IBOfVpb} {jaar}.pdf meegestuurd.

Klik hier voor de inhoud van de e-mail van de niet-akkoordbrief van de aanslag.

Berichtsjabloon Beschikking

Voor de beoordeelde beschikking beschik je over de volgende berichtsjablonen:

• Standaard sjabloon beschikkingakkoordbrief 
• Standaard sjabloon beschikking niet-akkoordbrief

In dit berichtsjabloon worden de volgende tags gebruikt:

Inhoud e-mail akkoordbrief beschikking:

Een e-mail met een beschikkingsbrief aan een cliënt heeft als onderwerp Akkoordbrief beschikking {jaar}. Als bijlage wordt het Rapport beschikkingsbrief.pdf meegestuurd.

Klik hier voor de inhoud van de e-mail van de akkoordbrief van de beschikking.

Inhoud e-mail niet-akkoordbrief beschikking:

Een e-mail met een beschikkingsbrief aan een cliënt heeft als onderwerp Niet-akkoordbrief beschikking {jaar}. Als bijlage wordt het Rapport beschikkingsbrief.pdf meegestuurd.

Klik hier voor de inhoud van de e-mail niet-akkoordbrief van de beschikking.