SBA-machtigingen beheren

In de loop van het jaar komen en gaan cliënten. Bijvoorbeeld doordat een cliënt vertrekt naar een andere organisatie of omdat cliënten worden overgenomen door een ander kantoor binnen dezelfde organisatie. Er komen ook nieuwe cliënten bijvoorbeeld van andere organisaties komen. Het komen en gaan van cliënten heeft gevolgen voor de aanslagen en de geregistreerde machtigingen. Ook het overnemen of samenvoegen van kantoren heeft gevolgen voor de aanslagen en SBA-machtigingen. Tot slot heeft het verhuizen van het PKI-certificaat gevolgen voor de machtigingen van je cliënten. Hieronder lees je wat je per situatie moet doen, zodat Profit geen óf juist wel SBA’s ophaalt voor de cliënten.

Hoe je in deze situaties om moet gaan met de machtigingen lees je hier:

• Vertrekkende cliënten

  Voor vertrekkende cliënten moet je de machtiging intrekken. Je moet de cliënt blokkeren zodat Profit geen SBA's meer ophaalt voor de cliënt. Vervolgens trek je de machtigingen in.

  Vertrekkende cliënten:

  1. Ga naar: 
     • Fiscaal / Inkomstenbelasting / Cliënt IB
     • Fiscaal / Vennootschapsbelasting / Cliënt Vpb.
  2. Open de eigenschappen van de cliënt.
  3. Ga naar het tabblad: Cliënt IB of Cliënt Vpb.
  4. Ga naar: Acties / Machtigingen intrekken.
  5. Vink de machtigingen aan.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Klik op: Voltooien.

     Na het intrekken worden geen SBA’s meer ontvangen van de betreffende cliënt en kan de toekomstige intermediair zonder problemen de nieuwe machtigingen aanvragen.

  8. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.

     Het intrekken van de machtiging wordt nu verzonden.

  Meer informatie:

  Cliënt blokkeren voor licentie

• Nieuwe cliënten

  In de loop van het jaar komen en gaan cliënten. Je moet voor de nieuwe cliënten de machtigingen registreren en van de vertrekkende cliënten de machtigingen intrekken.

  Nieuwe cliënten registreren:

  De machtiging van een nieuwe cliënt kan nog actief zijn bij een andere intermediair. Dit kan tot gevolg hebben dat een aantal aanvragen goedgekeurd wordt en een aantal afgekeurd.

  Als de aanvraag wordt afgekeurd:

  1. Verzoek je de vorige intermediair of de belastingplichtige om de machtiging in te trekken.
  2. Vraag je de machtiging opnieuw aan vanuit Profit Fiscaal.

  Meer informatie:

  Machtiging opnieuw aanvragen

  Je kunt voor één cliënt (meerdere) machtigingen aanvragen.

  Machtigingen per cliënt aanvragen:

  1. Ga naar: Fiscaal / Inkomstenbelasting / Cliënt IB.
  2. Open de eigenschappen van de cliënt.
  3. Klik op: Acties / Machtigingen aanvragen.
  4. Selecteer de soort machtiging.

     Je kunt ook meerdere soorten machtigingen selecteren.

     Je krijgt nu de melding dat de berichten voor de machtigingen zullen worden aangemaakt.

  5. Klik op: Ja.

     Je ziet nu een terugkoppelscherm van de aangevraagde machtigingen. In dit scherm zie je het resultaat, de procesactie na het aanvragen en de toestand van de aanvragen. Hierdoor heb je inzicht in de gevolgen van het uitvoeren van stap 5.

  6. Klik op: Voltooien.

     Je herhaalt dit voor alle cliënten.

     Je kunt nu het elektronisch bericht voor de machtigingen maken.

• Overnemen of samenvoegen van een kantoor

  Het overnemen van zelfstandige kantoren of het samenvoegen van twee of meer kantoren heeft gevolgen voor de geregistreerde machtigingen.

  Je kunt geen machtigingen overzetten van het ene certificaat naar het andere, dit kan niet bij AFAS én niet bij de Belastingdienst. Je moet de lopende machtigingen intrekken met het oude certificaat en weer aanvragen met het nieuwe certificaat.

  Machtigingen aanvragen bij het overnemen of samenvoegen van een kantoor:

  1. Trek de lopende machtigingen van het oude certificaat in.

     Je kunt voor cliënten de actieve machtigingen intrekken. Je kunt de machtigingen ook collectief intrekken voor meerdere cliënten.

     Na het beoordelen van een machtiging kun je deze niet direct intrekken. Pas na het aanmaken van een elektronisch bericht en het verzenden van het elektronisch bericht (communicatieservice / Verzenden en ontvangen) kun je de machtigingsaanvraag intrekken.

     Als een machtiging ingetrokken wordt krijgt deze de procesactie 200: Intrekken – Bericht gereed om aan te maken. Als het aanmaken van het elektronische bericht fout gaat krijgt de machtiging de procesactie 201: Intrekken – Fout bij aanmaken bericht. Deze procesactie probeert Profit automatisch te herstellen door het bericht opnieuw aan te maken met de eerstvolgende keer Aanmaken elektronisch bericht.

     Het kan gebeuren dat een cliënt overstapt naar een andere intermediair en dit niet aan jou, de vorige intermediair, meldt. Als de cliënt wel alle lopende machtigingen bij de Belastingdienst/Logius intrekt, staan op een gegeven moment alle machtigingen van deze cliënt in Profit op Ingetrokken, terwijl het datumveld Datum intrekking leeg is. Je kunt hiervoor een signaal instellen.

     Als je Datum intrekking gevuld wilt hebben, omdat de cliënt bijvoorbeeld alle machtigingen heeft ingetrokken, moet je alsnog kiezen voor Machtigingen intrekken. De ingetrokken machtigingen worden niet nog een keer ingetrokken.

     Toestand Reeds ingetrokken of Verlopen

     Is de toestand van een machtiging Reeds ingetrokken of Verlopen? Dan kun je de machtiging niet meer per cliënt intrekken. Je kunt de machtiging nog wel intrekken via Collectief wijzigen. Bij Collectief wijzigen selecteer je alleen de cliënt van wie je de machtiging wilt intrekken. Daarna wordt Datum intrekking gevuld.

  2. Beoordeel de machtigingen voor de cliënten.
  3. Vraag de nieuwe machtigingen aan.
  4. Verzend de nieuwe machtigingen.

     Je verstuurt de aanvragen naar de Belastingdienst / Logius.

     De cliënten krijgen voor iedere machtiging een brief waarin expliciet om toestemming per jaar en per soort gevraagd wordt. Cliënten hoeven alleen actie te ondernemen als ze niet willen dat de intermediair de SBA’s ontvangt.

     Let op:

     Omdat het verzenden van machtigingen gebruik maakt van het bestaande proces Verzenden en ontvangen zal dit proces langer bezig zijn met het verwerken van de machtigingen. Hierdoor kunnen aangiften later verstuurd gaan worden dan verwacht.

     Wij raden je aan om de machtigingen op een rustig moment of gefaseerd, per becon of per cliëntengroep, te verzenden.

     Machtigingen verzenden:

     Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.

     De machtigingen worden nu verzonden. Na het succesvol versturen van een aanvraag van een machtiging volgt een wachtperiode van 26 dagen. In deze periode heeft de machtiging de toestand ‘In behandeling’ en kan de aanvraag goedgekeurd of afgekeurd worden.

     Als het verzenden van het bericht goed gaat krijgt de machtiging, afhankelijk van het proces, de procesactie Bericht verzonden. Dit houdt in dat het bericht succesvol is verstuurd. Vervolgens controleert de communicatieservice wat de interne status van de machtiging is bij Digipoort. Pas als de status van het bericht bij Digipoort Opvoeren machtigingsclaim gelukt of Toevoegen abonnement gelukt heeft gekregen zal de procesactie Proces succesvol voltooid worden.

     Voorbeeld: Samenvoegen van kantoren

     Kantoor A is een zelfstandig regiokantoor en wordt overgenomen door het grote landelijke kantoor B.

     Beide kantoren werken met Profit en hebben actieve machtigingen geregistreerd bij de Belastingdienst.

     Omdat de cliënten van kantoor A overgezet/samengevoegd gaan worden in de omgeving van kantoor B, moeten de machtigingen van de cliënten in omgeving A eerst ingetrokken worden en vervolgens weer aangevraagd worden in omgeving B.

     Nadeel: de cliënt ontvangt per machtiging een brief van het aanvragen van de machtiging door kantoor B.

     Voorbeeld: Twee losse omgevingen

     Kantoor A is een zelfstandig regiokantoor en wordt overgenomen door het grote landelijke kantoor B.

     Beide kantoren werken met Profit en hebben actieve machtigingen geregistreerd bij de Belastingdienst.

     Er wordt voor gekozen om beide omgevingen te behouden. Beide omgevingen moeten dan een eigen communicatieomgeving hebben. Nu blijven de bestaande machtigingen gehandhaafd en worden de SBA’s in de juiste omgeving ontvangen.

     Nadeel: per communicatieomgeving moet er een geldig PKI-certificaat geldig zijn en moeten te zijner tijd de certificaten worden verlengd. Als de organisatie van kantoor A niet meer bestaat, kan dit eventueel problemen geven (bijvoorbeeld omdat het KvK-nummer is opgeheven) en ander nadeel is dat twee keer de kosten van certificaten betaald moet worden.

• Verhuizen PKI-certificaat

  Als je van een ander pakket bent overgestapt naar Profit dan kan het zijn dat je in het externe pakket al machtigingen hebt aangevraagd met een PKI Digipoort certificaat. Je wilt dit certificaat dan in Profit importeren maar niet alle machtigingen opnieuw aanvragen voor de cliënten.

  Let op:

  Voor de cliënten waarvoor je nog geen machtiging hebt in het andere pakket moet je eerst in Profit de machtiging aanvragen. Daarna bel je met Support om de machtigingen te controleren.

  Aanmaken machtigingen voor overstappende klanten:

  Onder consultancymodus heb je de mogelijkheid om massaal machtigingen aan te maken. Hiermee kun je de bestaande machtigingen eenvoudig migreren.

  1. Bel met Support (033 43 43 888) om onder consultancymodus de toestand van de machtigingen te controleren.
  2. Ga naar: 
     • Fiscaal / Inkomstenbelasting / Machtigingen / Aanmaken machtiging.
     • Fiscaal / Vennootschapsbelasting / Machtigingen / Aanmaken machtiging.

     Je start nu de wizard waarmee je massaal machtigingen aanvraagt.

  3. Je maakt nu machtigingsregels aan met de toestand ‘Geen’ en de procesactie ‘500: Toestand controle – Bericht gereed om aan te maken’.

     De volgende keer dat Aanmaken elektronisch bericht en vervolgens Verzenden & Ontvangen gestart wordt, controleert Profit de toestand van alle aangemaakte machtigingen.

Meer informatie:

• Machtigingen intrekken