Cao Migratie

Bij een cao-migratie zet je één combinatie van cao/werkgever en de bijbehorende medewerkers over naar de Profit CAO. Het doel van de cao-migratie is, dat de medewerkers na de migratie correct kunnen worden verloond op basis van de nieuwe cao.

De impact van dit proces hangt samen met de complexiteit van de inrichting:

Is er veel eigen looninrichting in de oude cao?
De eigen looninrichting kan niet worden overgenomen. Beoordeel via de gegevensverzameling 'Medewerker/berekende looncomponenten' welke eigen looninrichting nog in gebruik is. Bekijk vervolgens of de eigen looninrichting inmiddels vertaald kan worden naar Profit looncomponenten in de nieuwe Profit CAO. Het restant bouw je opnieuw in de nieuwe Profit CAO.
De vaste parameters op niveau van werkgever en medewerker moeten worden afgesloten (import op medewerker/salarisparameter) en opnieuw worden geïmporteerd op de nieuwe looncomponenten.
Toekomstige loonmutaties moeten worden verwijderd en opnieuw geïmporteerd.
Controleer welke output gebaseerd is op looninrichting: documenten, weergaven, rapporten, analyses, connectoren en pas waar nodig de filtering aan.
Controleer alle workflows waar gebruik gemaakt wordt van looninrichting (denk aan profielvelden bij indienst, mutaties en Payroll workflows).
Controleer alle urensoorten, werksoorten en kostensoorten waarmee geïntegreerd wordt naar Payroll.

Inhoud

Beschrijving

De basis van de cao-migratie is een import op de contractregels van de medewerkers waarbij de medewerker aan een nieuwe cao wordt gekoppeld. Een cao-migratie is een tijdrovend proces waarbij vooral tijd gestoken moet worden in de voorbereiding, testen en controleren. De consultant kan je helpen bij de migratie.

Let op:

Bespreek de cao-migratie met de consultant voordat je gaat beginnen. Een van de belangrijkste keuzen is die van het moment van de cao-migratie. Bij een migratie tijdens het loonjaar kunnen er kleine verschillen optreden in de loonberekening tussen de oude en nieuwe cao. Je kunt dit voorkomen door de migratie uit te voeren vóór de eerste verloning van het loonjaar. Het kan natuurlijk zijn dat in de specifieke situatie een andere afweging moet worden gemaakt, bespreek dit altijd met de consultant.

Voorbereiding caomigratie

Zonder de onderstaande voorbereidingen kun je de rest van het proces niet uitvoeren.

Geen andere gebruikers actief in Profit Payroll

Tijdens de migratie moet je een groot aantal stamgegevens toevoegen en overzetten. Alhoewel het mogelijk is om deze handelingen uit te voeren als andere gebruikers acties zijn in Profit, is dit niet aan te raden. Het kan gebeuren dat een andere gebruiker de wijzigingen ongedaan maakt of blokkeert ('record-locking'). Als een gebruiker een salarisverwerking opstart terwijl je halverwege bent met het wijzigen van gegevens, zijn de gevolgen niet te overzien.

Backup maken en testomgeving opzetten

Gebruik een testomgeving (gebaseerd op je productie-omgeving) en test hierin de belangrijkste onderdelen van de migratie (zoals het importeren van nieuwe contractregels bij de medewerkers). Als je wijzigingen doorvoert in de testomgeving, kan het nodig zijn deze ook in de productie-omgeving door te voeren. Dit moet je zelf beoordelen.

Doel-cao toevoegen en inrichten

Download de meest recente Basis CAO Update of Profit CAO Update van het Profit Update Center. Nadat je deze hebt geïnstalleerd, kun je de gewenste cao toevoegen in Profit. Daarna moet je de cao inrichten.

Het inrichten van de doel-cao omvat niet alleen de looninrichting, maar ook andere zaken, zoals de standaard werkweek, het standaardrooster, de dienstbetrekkingen en de externe nummering van looncomponenten. Vergelijk de bron-cao met de doel-cao en zorg ervoor, dat alle benodigde gegevens zijn toegevoegd. Het is overigens in veel gevallen niet nodig om de looninrichting uit de bron-cao na te bouwen in de Profit CAO. De Profit CAO's zijn immers al afgestemd op een bepaalde branche. Zie ook de informatie bij de CAO migratietool.

Voor de looninrichting kun je de onderstaande rapporten raadplegen:

Looncomponenten per cao (Profit)
Looncomponenten met grondslagen (Profit)
Berekende looncomponenten vanaf 2006 (Profit)
Dit rapport toont looncomponenten die berekend zijn vanaf de invoering van de VCR-methode. Looncomponenten die door AFAS worden onderhouden, staan niet op het rapport.

Naast de bovenstaande zaken m.b.t. de looninrichting, moet je ook de arbeidsvoorwaarde(n) in de nieuwe cao inrichten.

Loonschalen

Als je loonschalen gebruikt, moet je bij het toevoegen van de cao het juiste Cao-type kiezen. Als de bron-cao hetzelfde Cao-type heeft als de doel-cao, hoef je de loonschalen niet opnieuw toe te voegen in Profit. Voeg de loonschalen (koppeling met functietype) toe in de eigenschappen van de nieuwe cao.

Identificaties op looncomponenten, parameters en grondslagen

Identificaties zijn koppelingen tussen grondslagen, looncomponenten en parameters van de bron- en de doel-cao. Hierdoor kan Profit tijdens de loonberekening waarden (zoals cumulatieven) ophalen die berekend zijn op basis van een voorgaande cao. Dit is met name van belang als je na de eerste verloning van het loonjaar migreert naar een andere cao.

Een groot aantal identificaties wordt meegeleverd met Profit, maar het kan voorkomen dat je nog identificaties moet toevoegen. Hiervoor moet je beschikken over de consultancy code.

Journaalstructuur toevoegen

Nadat je alle looncomponenten hebt aangemaakt, kun je deze toevoegen in de journaalstructuur.

Werkgever

Je moet de doel-cao toevoegen in de eigenschappen van de werkgever. Controleer vervolgens of in de bron-cao bij de werkgever een afwijkende 'Sector risicogroep' of CBS/CAO code was vastgelegd en voeg deze toe bij de doel-cao.

Looninrichting per werkgever

Na het koppelen van de doel-cao kun je afwijkingen van de looninrichting op cao-niveau vastleggen in de eigenschappen van de werkgever. In de Profit CAO kan zijn bepaald dat je bepaalde parameters niet mag wijzigen op werkgevers-niveau. De consultant kan deze instellingen aanpassen (dit is niet mogelijk voor alle parameters).

Je kunt de looncomponenten van de bron-cao beëindigen als er geen medewerkers meer via de bron-cao moeten worden verloond. Dit is niet verplicht, maar het is wel netter om niet-gebruikte looncomponenten te beëindigen. Je ziet de beëindigde looncomponenten niet in de weergave Looncomponenten (wg. huidig + toekomst) op het tabblad Looncomponent in de eigenschappen van de werkgever.

Medewerker

De medewerker moet vanaf de ingangsdatum worden verloond op basis van de nieuwe cao. Voeg per medewerker een contractregel toe met de nieuwe cao en de juiste ingangsdatum.

Ten aanzien van het contract kunnen zich drie situaties voordoen:

Begindatum oude contract ligt voor de ingangsdatum migratie
Gebruik de onderstaande procedure om contractregels toe te voegen via import.
Begindatum oude contract ligt is gelijk aan de ingangsdatum migratie
Vervang in elke contract de bron-cao door de doel-cao. Dit is een handmatige actie.
Begindatum oude contract ligt na de ingangsdatum migratie
Als er toekomstige contracten met de bron-cao zijn, moet je deze eerst verwijderen. Voeg daarna nieuwe contracten toe op basis van de doel-cao.

Contractregels toevoegen via import

Je kunt veel tijd besparen door de import-functionaliteit van Profit te gebruiken. Als je de gewenste medewerkers exporteert en vervolgens weer importeert, kun je automatisch nieuwe contractregels met de juiste ingangsdatum toevoegen.

Contractregels toevoegen via import:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Kies de weergave Medewerker (in dienst).
Exporteer de medewerkers naar een CSV-bestand.
Ga naar: HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Contract.
Bepaal of je een bestaande of nieuwe definitie wilt gebruiken.
Klik op: Volgende.
Selecteer het veld Begindatum contract en geef als Vaste waarde de ingangsdatum van de doel-cao op.
Selecteer het veld Cao en geef als vaste waarde de code van de cao op.
Controleer de andere velden, met name de verplichte velden (met gele achtergrond).
Klik op: Volgende. en voer de rest van de import uit.
Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker en controleer het resultaat. Controleer niet alleen de contractregels, maar ook de nieuwe regels op de tabbladen Salaris, Rooster Functie en Instantie:
- Koppel het standaardrooster van de nieuwe cao aan de medewerker, als dit van toepassing is.
- Controleer de functie van de medewerker.
- Controleer of de medewerker de juiste loonschaal en trede heeft.

Looninrichting per medewerker

Na het koppelen van de doel-cao kun je afwijkingen van de looninrichting op cao-niveau vastleggen in de eigenschappen van de medewerker. In de Profit CAO kan zijn bepaald, dat je bepaalde parameters niet mag wijzigen op medewerkers-niveau. De consultant kan deze instellingen aanpassen (dit is niet mogelijk voor alle parameters).

Je kunt de looncomponenten van de bron-cao beëindigen als de medewerker niet meer via de bron-cao moeten worden verloond. Dit is niet verplicht, maar het is wel netter om niet-gebruikte looncomponenten te beëindigen. Je ziet de beëindigde looncomponenten niet in de weergave Looncomponenten (mdw. huidig + toekomst) op het tabblad Looncomponent in de eigenschappen van de medewerker.

Afwijkende bankrekeningnummers per looncomponent

Controleer of looncomponenten uit de bron-cao gekoppeld zijn aan bankrekeningnummers (bijvoorbeeld voor het storten van het spaarloon op een aparte rekening).

Voeg nieuwe koppelingen toe voor de van toepassing zijnde looncomponenten. Oude koppelingen mogen niet worden verwijderd. Je kunt nieuwe koppelingen toevoegen in de eigenschappen van de medewerkers op het tabblad Betaling.

Gegevens met opbouw vorig jaar

Bij bepaalde gegevens worden cumulatieven opgebouwd vanuit het vorige loonjaar, zoals bij vakantietoeslag en levensloop. Het correct overnemen van deze cumulatieven kan extra werk met zich meebrengen.

Loonmutaties

Je moet toekomstige loonmutaties van gemigreerde medewerkers verwijderen en opnieuw invoeren. Toekomstige loonmutaties zijn loonmutaties met een mutatiedatum na de ingangsdatum van de migratie.

Identificaties op looncomponenten, parameters en grondslagen

Profit gebruikt identificaties voor het overnemen van (cumulatieve) waarden van looncomponenten, parameters en grondslagen uit een andere cao. Identificaties zijn met name van belang als een werkgever is gemigreerd naar een andere cao.

Identificaties in cao toevoegen

Je kunt identificaties toevoegen voor looncomponenten, parameters en grondslagen. Bij bijvoorbeeld een looncomponentidentificatie kun je per cao één looncomponent koppelen. Op die manier rijg je de corresponderende looncomponenten van verschillende cao's als het ware aan elkaar. Voor het vastleggen van identificaties heb je de consultcode nodig.

Je kunt één looncomponent, parameter of grondslag per Profit CAO koppelen aan een identificatie.

Profit CAO's worden standaard al uitgeleverd met een aantal identificaties die gekoppeld zijn aan grondslagen, parameters en looncomponenten. Je hoeft dus niet alle identificaties zelf vast te leggen.

Let op:

Gebruik identificaties alleen als deze noodzakelijk zijn voor een correcte loonberekening. Als je een cao-migratie uitvoert tijdens het loonjaar zal je meer identificaties nodig hebben dan bij een cao-migratie die aan het begin van het jaar plaatsvindt (voordat periode 1 verloond wordt). Door het aantal identificaties tot een minimum te beperken, verbeter je de performance van de loonberekening in Profit.

Let op:

Het vastleggen van identificaties is alleen zinvol bij regelingen met een identieke looninrichting. Als de looninrichting van de betrokken cao's afwijkt, kunnen identificaties fouten in de loonberekening veroorzaken. Deze situatie kan bijvoorbeeld voorkomen als er sprake is van een andere rekenregel, een andere methode vakantietoeslag of een andere pensioenregeling. Om problemen te voorkomen, kun je medewerkers die je wilt overzetten op een andere cao uit dienst melden. Meld de medewerkers daarna weer in dienst met de nieuwe cao.

Identificatie vastleggen:

Activeer de consultcode.
Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
Open de eigenschappen van de cao waarvan je looncomponenten, parameters of grondslagen aan identificaties wilt koppelen.
Ga naar het tabblad: Identificatie.
Klik op: Nieuw.
Voer een omschrijving in.
Selecteer het type identificatie. Voor de Cao Migratie selecteer je een item dat geschikt is ...voor overname door andere cao.
Klik op: Voltooien.

Identificatie koppelen aan looncomponent, parameter of grondslag

Je kunt één looncomponent, parameter of grondslag per Profit CAO koppelen aan een identificatie.

Zo koppel je een looncomponent, parameter of grondslag aan de identificatie:

Open de gewenste identificatie.
Ga naar het tabblad: Identificatie link.
Klik op: Nieuw.
Selecteer looncomponent, parameter of grondslag van de geopende cao die je aan de identificatie wilt koppelen.
Je kunt maar één looncomponent, parameter of grondslag per Profit CAO koppelen aan een identificatie.
Leg op deze manier per cao in de eigenschappen van de cao de gewenste identificaties vast.

Beheren

Werk je met de uitzend-, detacherings- of payrollingbranche? Dan kun je van specifieke functies gebruikmaken die alleen voor jouw branche gelden.

Voordelen:

Geen onderhoud meer aan de verschillende cao's: Profit levert de cao's uit en onderhoudt deze voor jou!
Je marge is direct duidelijk in Profit - geen tijd gaat meer verloren door wachten op berekeningen elders. Bij het toevoegen van de prijsafspraak kun je zelfs direct zien wat een afwijking van de standaard met je prijs en je marge doet.
Klanten, kandidaten en jouw organisatie van plaatsing tot verloning en facturatie in één geïntegreerd systeem.

Voor deze functionaliteit moet je eerst de activering(en) voor flex aanzetten in overleg met je consultant. Vervolgens komen in HRM, de salarisverwerking en in Profit Projecten o.a. de velden bij werkgever en medewerker, de signalen en workflows beschikbaar.

Voor de detacheringsbranche en voor uitzendorganisaties wordt de Flex-functionaliteit in Profit op een verschillende manier ingericht en gebruikt. Grofweg gaat het bij detachering om maandverloning en bij uitzendorganisaties om dag/weekverloning op basis van 'uurtje-factuurtje'. Lees hier meer over de verschillen, de inrichting en het gebruik bij detachering:

Verschillen tussen Uitzenden of Detachering

De beschrijvingen op deze pagina richten zich verder op de uitzendorganisaties.

Proces Flex

Het proces in de flex-branche ziet er doorgaans als volgt uit:

In Profit is een kandidaat een medewerker. Deze krijgt een arbeidscontract met jullie als uitzendbureau.

Het uitzendbureau zorgt ervoor dat de medewerker geplaatst wordt bij een klant van het uitzendbureau.

De klant heet in Profit een debiteur of verkooprelatie.

De debiteur geeft het uitzendbureau de opdracht om een medewerker te zoeken. De afspraken hierover tussen de debiteur en het uitzendbureau leg je vast in een klantovereenkomst.

In de klantovereenkomst staan bijvoorbeeld de functies en prijsafpraken die je met deze klant hebt.

Zodra de juiste kandidaat gevonden is leg je de plaatsing van de medewerker vast. De flex-medewerker boekt zijn uren en kosten op de plaatsing. Dit noemen we een declaratie. Dit is dus eigenlijk het urenbriefje.

Uiteindelijk leidt de declaratie tot een loonstrook voor de medewerker en de factuur voor de debiteur.

Voorbereiding

Instroom

Bij het Indienstnemen van een Flex-medewerker vul je specifieke velden afhankelijk van de fase. Zoals de fase bij indiensttreding en arbeidsverleden. Dit verloopt verder volgens de onboarden-workflow. Voor het uitvragen van aanvullende gegevens kun je in Profit draaiboeken gebruiken.

In een Plaatsing bepaal je bij welke klant en in welke functie de flex medewerker gaat werken.

Bij het toevoegen en wijzigen van een plaatsing laat je Profit een plaatsings- en/of opdrachtbevestiging genereren.

Beschrijving

Je klant voeg je eerst toe als verkooprelatie/debiteur.

Vervolgens sluit je een klantovereenkomst met je klant.

Bij hen vraag je de inlenersbeloning uit met alle onderdelen per cao waar flex-medewerkers recht op hebben.

Met je klant maak je vervolgens prijsafspraken. Daarin kun je spelen met de marges.

Subproces 3: Van Uren boeken tot Betaling

1. DECLARATIE BOEKEN	2. DECLARATIE GOEDKEUREN	3. KANDIDATEN VERLONEN
De kandidaat boekt uren. Vervolgens klikt hij op de actie Indienen declaratie. Dan is het urenbriefje een declaratie geworden. Lees meer	Uren kunnen via de workflow door de verkooprelatie, via OutSite goedgekeurd worden. Lees meer	Vanuit de Declaratiecockpit verwerk en betaal je de declaraties van de kandidaten. Lees meer
4. FACTUREN VERSTUREN	5. JOURNALISEREN	6. DECLARATIE OF PLAATSING CORRIGEREN
De facturen verzamel je op de manier die jij wilt en verstrek je aan je verkooprelatie. Lees meer	De declaraties en facturen journaliseer je. Lees meer	Het kan nodig zijn om declaraties aan te passen. Het hangt af van de status van de declaratie, hoe en wat je kunt wijzigen. Lees meer