UPN-generatie bij onboarden en uitdienst

Met UPN-generatie laat je Profit tijdens het onboarden automatisch een User Principal Name (UPN) genereren voor een nieuwe medewerker. De UPN is de unieke inlognaam waarmee een medewerker zich aanmeldt bij Microsoft Entra ID.

Profit legt de gegenereerde UPN vast bij de gebruiker. Is het zakelijke e-mailadres van de medewerker leeg, dan vult Profit dit met dezelfde UPN.

Je kunt de medewerker de UPN laten ontvangen via een berichtsjabloon. Zo kan de medewerker op de eerste werkdag inloggen, zodra de benodigde toegang is geactiveerd. Gaat de medewerker uit dienst, dan kan Profit de UPN weer leegmaken. Dit is afhankelijk van de instelling voor applicatietoegang na uitdienst.

Zie ook: Gebruikersbeheer bij In- en uitdienst.

Inhoud

  • Stap 1: UPN-generatie inrichten
  • Stap 2: Vinkveld UPN genereren zichtbaar maken
  • Stap 3: Berichtsjabloon inrichten en koppelen
  • Stap 4: Speciale actie UPN genereren koppelen
  • Gebruiken

Stap 1: UPN-generatie inrichten

Leg eerst de instellingen voor UPN-generatie vast in de eigenschappen van de omgeving. Hiermee bepaal je hoe Profit de UPN opbouwt en hoe Profit omgaat met UPN's die al bestaan.

Je kunt UPN-generatie gebruiken met of zonder actieve Entra ID-koppeling. Bij een actieve koppeling controleert Profit of de UPN al bestaat in Profit en Entra ID. Zonder actieve koppeling controleert Profit alleen in Profit.

Wil je de UPN-generatie gebruiken met Entra ID, dan moet je eerst de Entra ID-koppeling inrichten.

Lees in Gebruikersgroepen synchroniseren met Entra ID hoe je de koppeling met Microsoft Entra ID inricht.

UPN-generatie inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Identiteitsbeheer.
  3. Selecteer bij Opbouw UPN hoe Profit de UPN moet opbouwen.

    Je kunt de UPN bijvoorbeeld laten samenstellen op basis van de roepnaam en achternaam, de voorletters en achternaam of het medewerkernummer. Hierbij gebruikt Profit de achternaam volgens het ingestelde naamgebruik van de medewerker.

    Standaard staat dit veld op Geen. Profit genereert dan geen UPN en de velden Domein en Conflictstrategie zijn niet beschikbaar.

  4. Selecteer of vul het Domein in.
    • Staat Synchroniseren met op Entra ID, dan selecteer je een domein uit de beschikbare domeinen van de Entra ID-koppeling.
    • Staat Synchroniseren met op Geen, dan vul je zelf een geldig domein in.

    De instelling Synchroniseren met vind je op hetzelfde tabblad, in de veldengroep Entra ID gebruikersgroep synchronisatie.

  5. Selecteer de Conflictstrategie.

    Hiermee bepaal je hoe Profit een unieke UPN maakt als de UPN al bestaat. Je kunt kiezen uit:

    • Volgnummer: Profit voegt het eerste vrije volgnummer toe aan de UPN, vóór het @-teken. Bijvoorbeeld: jan.jansen1@organisatie.nl.
    • Medewerkercode: Profit voegt de medewerkercode toe aan de UPN, vóór het @-teken. Bijvoorbeeld: jan.jansen12345@organisatie.nl.

    Standaard staat dit veld op Volgnummer.

  6. Selecteer het Medewerkerbericht UPN.

    De instelling Medewerkerbericht UPN bepaalt welk bericht Profit gebruikt om de medewerker te informeren over de nieuwe UPN. Het koppelen van een berichtsjabloon is optioneel. Zonder gekoppeld berichtsjabloon kan Profit wel een UPN genereren, maar ontvangt de medewerker hierover geen bericht.

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Na het wijzigen van de instellingen moet je de omgeving opnieuw openen.

Let op:

Wijzig je de instelling Synchroniseren met, dan maakt Profit het veld Domein leeg. Selecteer of vul het domein daarna opnieuw in.

Controleren op bestaande UPN's

Profit controleert automatisch of de gegenereerde UPN al bestaat. Bij een actieve Entra ID-koppeling controleert Profit dit eerst in Profit en daarna in Entra ID. Zonder actieve koppeling controleert Profit alleen in Profit.

Bestaat de UPN al, dan maakt Profit automatisch een alternatieve UPN op basis van de ingestelde conflictstrategie. Dit geldt ook voor UPN's van geblokkeerde of niet-actieve gebruikers.

Profit controleert de alternatieve UPN opnieuw. Als Profit geen unieke UPN kan bepalen, ontstaat er geen nieuwe UPN.

Stap 2: Vinkveld UPN genereren zichtbaar maken

Maak het veld UPN genereren zichtbaar in de context Medewerker. Met dit veld bepaal je per medewerker of Profit een UPN genereert. Je kunt ook de voorkeurswaarde Ja instellen, zodat het veld tijdens het onboarden standaard is aangevinkt.

Vinkveld UPN genereren zichtbaar maken:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Open de eigenschappen van het profiel Onboarden.
  3. Ga naar het tabblad: Context.
  4. Klik op: Onderhouden achter de context Medewerker.
  5. Maak het veld UPN genereren zichtbaar en wijzigbaar.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Berichtsjabloon inrichten en koppelen

Richt een berichtsjabloon van het type Medewerkerbericht UPN in, zodat nieuwe medewerkers hun UPN ontvangen.

Standaard wordt het berichtsjabloon Medewerkerbericht UPN meegeleverd. Je kunt dit sjabloon gebruiken of een eigen berichtsjabloon van hetzelfde type inrichten.

Zie ook: Berichtsjabloon toevoegen

Berichtsjabloon koppelen

Koppel het berichtsjabloon in de eigenschappen van de omgeving. Profit verstuurt het bericht dan vóór de indiensttreding.

Berichtsjabloon koppelen:

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Gebruikersgroep.
  3. Selecteer het berichtsjabloon bij Medewerkerbericht UPN.

    De keuzelijst toont alleen sjablonen van het type Medewerkerbericht UPN. Laat het veld leeg als Profit geen bericht moet versturen.

  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Versturen van het UPN-bericht

Het bericht met de UPN wordt automatisch verstuurd via de taak Medewerkervelden bijwerken in dienst. Dit gebeurt vóór de indiensttreding van de medewerker.

Profit verstuurt het bericht naar het privé-e-mailadres van de medewerker. Is er geen privé-e-mailadres bekend, dan gebruikt Profit het zakelijke e-mailadres.

De medewerker ontvangt het bericht eenmalig. Het bericht wordt alleen verstuurd als er een UPN is gegenereerd en een berichtsjabloon is gekoppeld. Zonder gekoppeld berichtsjabloon wordt er geen bericht verstuurd.

Stap 4: Speciale actie UPN genereren koppelen

Je koppelt de speciale actie UPN genereren aan de stap in de onboardenworkflow waarop de UPN moet ontstaan. Profit genereert de UPN dan automatisch zodra de workflow deze stap bereikt.

AFAS adviseert om dit na ondertekening van de arbeidsovereenkomst te doen, omdat je er dan redelijkerwijs van uit kunt gaan dat de medewerker daadwerkelijk in dienst komt. Dit is geen verplichte plek.

Let op:

De medewerker moet al een gebruiker hebben voordat Profit de speciale actie UPN genereren uitvoert. Als er nog geen gebruiker bestaat, verschijnt een foutmelding en wordt de workflowstap niet afgerond.

Speciale actie UPN genereren koppelen:

  1. Ga naar: Algemeen / Workflowmanagement / Workflows.
  2. Open de eigenschappen van de onboardenworkflow
  3. Selecteer de workflowstap waarop Profit de UPN moet genereren.
  4. Klik tweemaal op de speciale actie UPN genereren om de speciale actie toe te voegen.
  5. Sla de workflow op of publiceer de workflow.

Gebruiken

De UPN ontstaat tijdens het onboarden van de medewerker. De instuurder doorloopt het onboardenproces zoals gebruikelijk. Profit genereert de UPN zodra de onboarden workflow de stap met de speciale actie UPN genereren bereikt.

Let op:

Staat Opbouw UPN op Geen of staat het veld UPN genereren op Nee, dan genereert Profit geen UPN. De onboarden workflow gaat zonder melding verder en het zakelijke e-mailadres blijft ongewijzigd.

Bij het genereren van de UPN wordt rekening gehouden met bestaande gegevens van de medewerker:

  • Bestaande UPN: Heeft de medewerker al een UPN, dan blijft deze ongewijzigd. Ook als de speciale actie UPN genereren opnieuw wordt uitgevoerd, genereert Profit geen nieuwe UPN.
  • Zakelijk e-mailadres: Is het zakelijke e-mailadres leeg, dan vult Profit dit met de gegenereerde UPN. Staat er al wel een zakelijk e-mailadres, dan blijft dat ongewijzigd, ook als het afwijkt van de UPN.
  • Onboarden workflow: Als Profit het zakelijke e-mailadres vult met de gegenereerde UPN, wordt dit ook bijgewerkt in de lopende onboarden workflow. Hierdoor is het nieuwe zakelijke e-mailadres direct beschikbaar in de volgende workflowstappen.

UPN reserveren in Entra ID

Bij een actieve Entra ID-koppeling controleert Profit of de gegenereerde UPN al bestaat in Profit en Entra ID.

Is de UPN uniek, dan reserveert Profit deze tijdens het onboarden door een geblokkeerde gebruiker in Entra ID aan te maken. Hiermee voorkomt Profit dat de UPN tussentijds aan een andere gebruiker wordt toegekend.

Profit legt ook het Object ID van de aangemaakte Entra ID-gebruiker vast bij de gebruiker in Profit. Hiermee kan Profit de gebruiker bij volgende synchronisaties en wijzigingen herkennen.

De Entra ID-gebruiker is op het moment van reserveren nog geblokkeerd. De benodigde toegang moet daarom worden geactiveerd voordat de medewerker kan inloggen.

Meer informatie over het onboarden

In de volgende artikelen lees je meer over het gebruik van UPN-generatie tijdens het onboarden:

  • Onboarden afronden: Lees hoe je het veld UPN genereren invult bij het onboarden van een medewerker.
  • Onboarden (workflowbeschrijving): Lees hoe de speciale actie UPN genereren werkt binnen de onboardenworkflow.

UPN bij uitdienst

Als een medewerker uit dienst gaat, kan Profit de UPN bij de gebruiker leegmaken. Dit gebeurt via de taak Medewerkervelden bijwerken uit dienst.

Of Profit de UPN leegmaakt, is afhankelijk van de instelling Applicatietoegang na uitdienst.

  • Applicatietoegang intrekken behalve OutSite: Profit maakt de UPN leeg.
  • Applicatietoegang intrekken: Profit maakt de UPN leeg.
  • Alle applicatietoegang intrekken en dossiertoegang na uitdienst: Profit maakt de UPN leeg.
  • Geen applicatietoegang intrekken: De UPN blijft behouden.

Zie ook: Gebruikersbeheer bij In- en uitdienst.