Contractverlenging toevoegen in Financieel
Een contractverlenging bestaat uit een nieuwe regel op een bestaand contract. Deze kun je toevoegen in Profit of in InSite. In InSite kun je dan bovendien werken met een signaal en workflows voor bijvoorbeeld het beoordelen van de contractverlenging.
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 3. |
|
Inhoud |
Contractverlenging toevoegen in Financieel
Op een contract kan je meerdere contractregels vastleggen. Het is ook mogelijk om een contract zonder regels vast te leggen. Je kunt in Profit ook contractregels voor de eerste begindatum vastleggen (contracthistorie). De begin-en einddatum van een contractregels zijn aaneengesloten. Als er al een bestaande contractregel is, vult Profit bij het toevoegen van een nieuwe contractregel heel veel velden automatisch in.
Contractregel handmatig toevoegen in Financieel:
- Ga naar: Financieel / Contractbeheer / Contract.
- Open de eigenschappen van het contract.
- Ga naar het tabblad: Contractregels.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer op basis van Factuurwaarde bij Contractwaarde o.b.v.
Deze methode is vanaf Profit 3 beschikbaar en de keuze voor als je met verplichtingen werkt. Heb je nog geen Profit 3 volg dan deze beschrijving (o.b.v. Contractwaarde).
Met deze methode kun je het factuurbedrag en de factuurcyclus van de leverancier opgeven, maar ook het pro rata bedrag voor de eerste maand en voor de laatste maand in het geval van een willekeurige begin- of einddatum. De totale contractwaarde wordt hierbij dan berekend als de som van alle verplichtingen. Op deze manier kun je de uit een contractregel gegenereerde verplichtingen afstemmen met de door een leverancier in rekening gebrachte termijnen. Hierdoor zal ook het matchen van je inkoopfacturen met verplichtingen beter verlopen.
Je kunt ook Contractwaarde bij Contractwaarde o.b.v. selecteren, maar de nieuwe methode Factuurwaarde is nauwkeuriger.
- Vul een begindatum in het huidige jaar en een einddatum in het volgende jaar in, anders kan Profit de verplichtingen niet goed genereren.
Als er al een bestaande contractregel is, wordt de begindatum automatisch gevuld met [Einddatum bestaande contractregel +1] en de einddatum met [Begindatum + Looptijd verlenging]. Je kunt de einddatum aanpassen, Profit past dan automatisch de looptijd aan.
- Vink het veld Genereren verplichting aan als je automatisch verplichtingen wilt laten genereren.
Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen aangemaakt.
Bij het aanmaken van verplichtingen geldt het volgende:
- De waarde van het contract wordt verdeeld volgens de gekozen methode Contractwaarde o.b.v. Factuurwaarde.
- De periode van de verplichting is voor elk jaar hetzelfde. Deze wordt bepaald door de periode van de begindatum.
- Bestaat er voor het contract reeds een verplichting in hetzelfde jaar en periode dan wordt voor dit jaar en periode geen nieuwe verplichting aangemaakt. Voor eventuele volgende jaren is dit wel het geval.
- Het te verdelen bedrag over de te genereren verplichtingen is gelijk aan het verschil tussen het bedrag van het contract en de som van de reeds aanwezige verplichtingen.
- Profit vult de grootboekrekening in als een voorkeur grootboekrekening is ingesteld bij de inkooprelatie/crediteur en de crediteur is ingevuld bij het contract.
- Selecteer de reservering als je een reservering voor het contract hebt gemaakt.
Vink Reservering volledig afboeken aan als je een reservering voor het contract hebt gemaakt en helemaal afgeboekt kan worden.
Wanneer je de inkoopfactuur van de leverancier inboekt, matcht Profit deze automatisch met de gegenereerde verplichtingen. Bij een match op basis van leverancier, bedrag en contractnummer wordt de inkoopfactuur automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen gemaakt.
Let op:
Als je de verplichtingen genereert vanuit een contract, dan kun je de bedragen van de verplichtingen niet meer wijzigen als er al op gerealiseerd is. Met een gekozen methode geef je het dus helemaal over aan Profit en kun je het contract niet meer wijzigen.
Klik
hier voor een voorbeeld voor het verwerken van pro rata bedragen bij de start en eind van het contract en de gevolgen voor het genereren van verplichtingen.Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de gekozen factuurcyclus van de leverancier.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer de grootboekrekening.
- Vink Blokkeren voor betaling aan als de inkoopfactuur moet worden geaccordeerd voor betaling. Bij het boeken van de inkoopfactuur die matcht met de verplichting, wordt dan Blokkeren voor betaling automatisch aangevinkt en is de beoordelaar verplicht.
- Vul een waarde bij Btw-terugvordering indien dit van toepassing is.
- Als bij de instellingen van de grootboekrekening is ingesteld dat je de inkoopfactuur wilt verbijzonderen of op een project wilt boeken, vul je de velden onder Verbijzondering en Project.
- Klik op: Volgende.
Je ziet in dit scherm de te genereren verplichtingen.
- Klik op: Voltooien.
Contractregel toevoegen in het verleden:
In Financieel kun je contractregels in het verleden toevoegen zodat je de volledige historie kunt zien. Als je meerdere historische contractregels wilt vastleggen begin je met de meest recente en eindig je met de oudste contractregel.
- Je doorloopt dezelfde stappen als in de bovenstaande procedure.
- Vul een begindatum in het verleden in.
De einddatum wordt automatisch ingevuld op basis van de [begindatum van het laatste contract -1].
- Vul de overige velden in.
Als je een grootboekrekening selecteert die verbijzonderd wordt dan kun je in de regel ook de kostenplaats/kostendrager invullen.
- Klik op: Voltooien.
Contractverlenging vastleggen in InSite
Je kunt een contract op verschillende manieren verlengen in InSite.
- Je kunt het contract verlengen als je een signaal krijgt waarmee de workflow Contractverlenging signaal Financieel wordt gestart.
- Je kunt handmatig de actie Verlengen starten in de eigenschappen van het contract.
- En je kunt handmatig het contract verlengen door het toevoegen van een contractregel in InSite.
Als je zelf de contractverlenging start, dus zonder signaal, gebruik je de workflow Contract financieel.
Dit moet eerst ingericht zijn.
Contractverlenging vastleggen in InSite:
- Open de site.
- Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Ga naar: Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel.
- Open het contract.
- Klik op de actie: Verlengen.
De meeste velden op de pagina Aanmaken contractverlening financieel zijn al ingevuld op basis van het vorige contract.
De begindatum wordt automatisch bepaald op basis van Einddatum vorig contract + 1.
De einddatum wordt automatisch bepaald op basis van Begindatum + Looptijd verlenging. Je kunt de einddatum aanpassen.
- Pas eventueel velden aan.
- Klik op: Aanmaken.
Profit voegt nu een nieuwe contractregel toe.
Contractregel financieel handmatig toevoegen in InSite:
- Open de site.
- Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Ga naar: Contractbeheer.
- Open de eigenschappen van een contract.
- Ga naar het tabblad: Contractregels.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer op basis van Factuurwaarde bij Contractwaarde o.b.v.
Deze methode is vanaf Profit 3 beschikbaar en de keuze voor als je met verplichtingen werkt. Heb je nog geen Profit 3 volg dan deze beschrijving (o.b.v. Contractwaarde).
Met deze methode kun je het factuurbedrag en de factuurcyclus van de leverancier opgeven, maar ook het pro rata bedrag voor de eerste maand en voor de laatste maand in het geval van een willekeurige begin- of einddatum. De totale contractwaarde wordt hierbij dan berekend als de som van alle verplichtingen. Op deze manier kun je de uit een contractregel gegenereerde verplichtingen afstemmen met de door een leverancier in rekening gebrachte termijnen. Hierdoor zal ook het matchen van je inkoopfacturen met verplichtingen beter verlopen.
Je kunt ook Contractwaarde bij Contractwaarde o.b.v. selecteren, maar de nieuwe methode Factuurwaarde is nauwkeuriger.
- Vul de begindatum van de contractregel in.
- Profit stelt de einddatum voor op basis van looptijdverlenging van het contract, deze kun je aanpassen.
Je moet dit veld invullen als je de workflow Contractverlenging signaal (Financieel) gebruikt, anders werkt het signaal van de workflow voor contractverlenging niet.
- Selecteer de factuurcyclus bij Cyclus facturering leverancier.
Je kunt alleen kiezen uit maand of 4-weken, afhankelijk van de financiële periodetabel die bij jou aanwezig is. Als de benodigde periode (maand of 4-weken) niet aanwezig is, dan kun je deze periodetabel toevoegen.
- Vul het factuurbedrag per periode in bij Factuurwaarde periode.
- Vul eventueel een pro rata bedrag in voor de eerste periode bij Pro rata periode start en/of voor de laatste periode bij Pro rata periode eind in geval van een williekeurige begin- of einddatum die niet op de eerste c.q. laatste van de maand valt en het periode bedrag hierdoor afwijkt.
Profit berekent de Contractwaarde op basis van de periode bij Contractwaarde per.
- Profit berekent de Totale contractwaarde als de som van alle verplichtingen (op basis van de ingevulde factuurwaarde en de eventuele pro rata bedragen per periode).
In weergaven en overzichten tonen we de Jaarwaarde huidig contract en Totale contractwaarde huidig contract.
- Voeg eventueel een bijlage toe.
- Vink het veld Genereren verplichting aan als je automatisch verplichtingen wilt laten genereren.
Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen aangemaakt.
Bij het aanmaken van verplichtingen geldt het volgende:
- De waarde van het contract wordt verdeeld volgens de gekozen methode Contractwaarde o.b.v. Factuurwaarde.
- De periode van de verplichting is voor elk jaar hetzelfde. Deze wordt bepaald door de periode van de begindatum.
- Bestaat er voor het contract reeds een verplichting in hetzelfde jaar en periode dan wordt voor dit jaar en periode geen nieuwe verplichting aangemaakt. Voor eventuele volgende jaren is dit wel het geval.
- Het te verdelen bedrag over de te genereren verplichtingen is gelijk aan het verschil tussen het bedrag van het contract en de som van de reeds aanwezige verplichtingen.
- Profit vult de grootboekrekening in als een voorkeur grootboekrekening is ingesteld bij de inkooprelatie/crediteur en de crediteur is ingevuld bij het contract.
- Selecteer de reservering als je een reservering voor het contract hebt gemaakt.
Vink Reservering volledig afboeken aan als je een reservering voor het contract hebt gemaakt en helemaal afgeboekt kan worden.
Wanneer je de inkoopfactuur van de leverancier inboekt, matcht Profit deze automatisch met de gegenereerde verplichtingen. Bij een match op basis van leverancier, bedrag en contractnummer wordt de inkoopfactuur automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. Bij een contractverlenging via de workflow worden voor de nieuwe contractperiode ook automatisch nieuwe verplichtingen gemaakt.
Let op:
Als je de verplichtingen genereert vanuit een contract, dan kun je de bedragen van de verplichtingen niet meer wijzigen als er al op gerealiseerd is. Met een gekozen methode geef je het dus helemaal over aan Profit en kun je het contract niet meer wijzigen.
Klik
hier voor een voorbeeld voor het verwerken van pro rata bedragen bij de start en eind van het contract en de gevolgen voor het genereren van verplichtingen.Als je gebruik maakt van een gebroken boekjaar, dan worden de verplichtingen uit een contract aangemaakt op basis van de gekozen factuurcyclus van de leverancier.
- Selecteer de reservering als je een Reservering voor het contract hebt gemaakt.
- Selecteer de grootboekrekening.
- Klik op: Aanmaken.
Workflow Contract Financieel
Je kunt de actie Verlengen starten in de eigenschappen van het contract en je kunt het contract verlengen door het toevoegen van een contractregel in InSite. Als je zelf de contractverlenging start, dus zonder signaal, gebruik je de workflow Contract financieel. Deze workflow wordt alleen gestart vanuit InSite.
De volgende acties zorgen allemaal voor een mutatie in de workflow Contract financieel:
- Nieuwe contract + contractregel toevoegen
- Nieuwe contractregel toevoegen, dit is een verlenging van het contract
- Verlenging via de actie in de eigenschappen van het contract
- Aanpassing (contract of regel)
- Opzeggen
Bij het verlengen en opzeggen van een contract verstuur je automatisch een e-mailbericht met een document (verlengingsbrief of opzegbrief) in de bijlage. Dit is in de standaard meegeleverde workflow opgenomen als taak in de workflow. Je genereert het document automatisch en hierbij kun je een bericht sturen naar de contactpersoon van het contract. Gebruik je een eigen workflow voor contractverlenging dan kun je dit op deze manier inrichten. Je kunt ook een brief sturen buiten de workflow.
Let op:
Bij nieuwe contracten wordt het contract pas definitief aangemaakt, zodra de workflow is goedgekeurd. Dit betekent dat condities niet gebaseerd kunnen worden op gegevens uit de gegevensverzameling Contract. Je kunt voor condities gebruik maken van de gegevensverzamelingen Mutatietabel contract of Mutatietabel contractregel. Deze gegevensverzamelingen werken echter niet als het veld Contractverantwoordelijke hierin is opgenomen. Haal dit veld dus uit deze gegevensverzamelingen, als je de condities wil baseren op deze velden.
Workflow Contract Financieel gebruiken in InSite:
- Open de site.
- Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
- Klik op: OK.
- Ga naar: Contracten Financieel of Mijn contracten Financieel.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.
- Open het contract.
- Klik op de actie: Verlengen.
- Vul de velden in.
- Klik op: Aanmaken.
De workflow staat nu ter beoordeling bij de Verantwoordelijke (en de Huidige vervanger verantwoordelijke). Deze kan het dossieritem aanpassen. Als de instuurder ook de verantwoordelijk is wordt de stap Beoordelen automatisch afgehandeld. Verder kan de verantwoordelijk de aanvraag Goedkeuren, Afkeuren of Meer informatie aanvragen.
De tweede taak Beoordelen is bestemd voor Controlling (Profit), deze kan het dossieritem niet aanpassen. De vervolgtaken zijn afhankelijk van de actie die de workflow heeft gestart.
Je kunt ook meerdere verantwoordelijken een contract laten beoordelen als je ook de Contracteigenaar en Contractbeheerder in een contract vastlegt en in de inrichting van de workflow als bestemming hebt vastgelegd.
Zie ook: Contract Financieel
Contractverlenging beoordelen in InSite
Je moet een aanvraag van een contractverlenging beoordelen in InSite. Op de pagina Contractbeheer beschik je over het overzicht Te beoordelen contractverlengingen. Als de workflow Contract financieel wordt gestart worden de nieuwe gegevens eerst in een mutatietabel toegevoegd. Als de aanvraag is goedgekeurd worden de wijzigingen definitief op het contract toegevoegd. Dit overzicht toont alleen de volgende mutaties:
- Verlengingen handmatig vanuit contract gestart. Deze volgt dus de workflow Contract Financieel.
- Verlengingen/ opzeggingen via het standaard meegeleverde signaal die via de workflow contractverlengingen financieel lopen. Dit is een apart type dossieritem wat al bestond.
Let op!
Nieuwe contracten zie je standaard dus alleen in Mijn/ Alle taken. Hiervoor is geen standaard overzicht aanwezig.
Contractverlenging beoordelen in InSite:
- Open de site.
- Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Ga naar Contractbeheer.
- Klik op: Te beoordelen verlengingen.
- Open de taak.
- Je kunt nu één van deze acties uitvoeren.
