E-mail versturen vanuit workflow (taak of actie)

Je kunt aan een taak of een actie een berichtsjabloon koppelen. Als het dossieritem in de taak of de actie komt wordt automatisch het gekoppelde bericht verzonden aan de persoon die je hebt geselecteerd.

Profit kan automatisch notificaties (push-berichten) naar Pocket-gebruikers sturen op basis van workflows. De inrichting van workflows wijzigt niet: je geeft bij de taak of actie aan dat je een bericht wilt versturen. Dit kan een e-mailbericht of een Pocket-notificatie zijn. In de eigenschappen van het berichtsjabloon geef je aan, of je een Pocket-notificatie of een e-mailbericht wilt versturen. In het berichtsjabloon leg je de tekst van de notificatie vast.

Inhoud

Beschrijving

Er zijn drie momenten waarop een bericht kan worden verstuurd:

  • Als de workflow in een bepaalde Taak komt. Op dat moment wordt een standaard mail gestuurd aan alle gebruikers van die taak.
  • Bij het klikken op een actie. Op dat moment wordt de mail van het geselecteerde berichtsjabloon verstuurd aan de ingestelde gebruiker(s).
  • Bij het starten van een workflow.

Hoe bepalen we het e-mailadres van de ontvanger

Als het bericht in de vorm van een e-mail wordt verstuurd, wordt het e-mailadres van de ontvanger als volgt bepaald:

  • Eerst wordt gekeken of bij de gebruiker een e-mailadres is vastgelegd.
  • Als dat niet het geval is, wordt gekeken of het veld E-mail werk bij de persoon is gevuld.
  • Als dat niet het geval is, wordt gekeken of er een privé e-mailadres is vastgelegd bij de medewerker. Als ook dit niet het geval is, wordt er geen e-mailbericht verstuurd.

Berichtsjabloon koppelen aan workflowtaak of -actie

Houd rekening met de volgende punten:

  • Voor InSite kun je alleen berichtsjablonen koppelen aan Taken. Je kunt na de laatste actie dan wel een afhandeltaak toevoegen zodat je een bericht kunt sturen.
  • Als je Bericht verzenden bij starten actie aanvinkt bij een actie dan kijkt Profit naar de bestemming van de taak in de voorgaande actie. De bestemming die in die taak is ingesteld ontvangt het bericht.
  • Bij een Ter info-taak kan je instellen dat de workflow na het verzenden van het bericht direct wordt afgehandeld.

    Meer informatie: Ter info mail versturen zonder taak

E-mailbericht bij taak of actie inrichten:

  1. Open de workflow.

    Let op:

    Het type dossieritem van de workflow moet geactiveerd zijn als type pagina voor InSite. Dit geldt ook als je InSite niet gebruikt. Zo niet, dan worden er geen er (push)berichten verzonden.

  2. Klik op de taak of actie waarbij het bericht verzonden moet worden.
  3. Open het kader Bericht.
  4. Vink het veld Bericht verzenden bij starten actie of Bericht verzenden als dossieritem in deze taak komt aan.
  5. Selecteer de geadresseerde.
  6. Vink Tonen in takenlijst aan, anders ziet de gebruiker de workflow niet en kan er ook geen e-mail verstuurd worden. Je vindt dit veld bij Taak bestemd voor. Open het scherm met de bestemmingen en vink het veld bij de juiste bestemming aan.
  7. Selecteer de berichtsjabloon.

Bericht sturen bij begin workflow:

  1. Selecteer de start van de workflow.
  2. Vink Verzenden bij starten workflow aan en leg de instellingen vast.

  3. Selecteer de geadresseerde.

E-mail met laatste reactie in workflow

Bij het versturen van een bericht kun je de laatste reactie meesturen. Om dit te bereiken moet je het veld met de laatste reactie koppelen in het berichtsjabloon. Daarna koppel je het berichtsjabloon aan de actie waarin de reactie wordt toegevoegd.

Berichtsjabloon aanpassen:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  2. Gebruik een berichtsjabloon van het type Workflowactie.
  3. Ga naar het tabblad: Gegevensverzamelingen.
  4. Open de gegevensverzameling Workflowtaak (voeg deze gegevensverzameling toe als deze niet beschikbaar is).
  5. Voeg het veld Reactie toe.

    Let op:

    Voor de communicatie met portalgebruikers (externe partijen) gebruik je de rubriek Laatste externe reactie, om te voorkomen dat er per ongeluk een interne reactie verstuurd wordt.

  6. Ga naar het tabblad E-mail.
  7. Open de gewenste taal en bewerk het bericht. Voeg het reactieveld toe.

Workflow aanpassen:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de workflow.
  5. Selecteer de taak waarbij je het bericht wilt versturen.
  6. Stel het invullen van een reactie verplicht.
  7. Koppel het berichtsjabloon. Het is uiteraard belangrijk om de juiste bestemming te gebruiken (bijvoorbeeld Instuurder (portalgebruiker). Zie ook de toelichting eerder in dit onderwerp.

Als Instuurder van de workflow e-mail ontvangen in InSite

Je kunt als Instuurder van een workflow een e-mail (of bericht) ontvangen in InSite. Dit is bijvoorbeeld handig als een gebruiker een medewerkermutatie instuurt.

Je regelt dit met een taak en een conditionele actie.

E-mail naar instuurder in workflow:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Maak het berichtsjabloon Instuurder aan.
  4. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  5. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
  6. Ga naar het tabblad: Workflows.
  7. Open de eigenschappen van de workflow (of voeg een nieuwe toe).
  8. Voeg, aan het begin van de workflow, een extra taak toe.
  9. Wijzig de omschrijving in bijvoorbeeld Infomail instuurder.
  10. Selecteer de bestemming Instuurder.
  11. Vink onder Bericht Verzenden als dossieritem in deze taak komt aan.
  12. Selecteer bij Aan Gebruikers van taak (Profit-gebruikers)
  13. Selecteer bij berichtsjabloon Instuurder.
  14. Seleecteer nu de automatisch toegevoegde actie Afhandelen.
  15. Wijzig eventueel de omschrijving.
  16. Selecteer onder Vervolg bij Naar vervolgtaak als de waarde Conditioneel.
  17. Selecteer bij Conditie de waarde Altijd.
  18. Maak de workflow verder aan.
  19. Publiceer de worklow.

    Als een medewerker nu een mutatie instuurt krijgt hij altijd een e-mail. De taak gaat automatisch door naar de volgende taak van de workflow.

Direct naar

  1. Workflow bouwen