Je kunt aan een taak of een actie een berichtsjabloon koppelen. Als het dossieritem in de taak of de actie komt wordt automatisch het gekoppelde bericht verzonden aan de persoon die je hebt geselecteerd.
Profit kan automatisch notificaties (push-berichten) naar Pocket-gebruikers sturen op basis van workflows. De inrichting van workflows wijzigt niet: je geeft bij de taak of actie aan dat je een bericht wilt versturen. Dit kan een e-mailbericht of een Pocket-notificatie zijn. In de eigenschappen van het berichtsjabloon geef je aan, of je een Pocket-notificatie of een e-mailbericht wilt versturen. In het berichtsjabloon leg je de tekst van de notificatie vast.
Er zijn drie momenten waarop een bericht kan worden verstuurd:
Als de workflow in een bepaalde Taak komt. Op dat moment wordt een standaard mail gestuurd aan alle gebruikers van die taak.
Bij het klikken op een actie. Op dat moment wordt de mail van het geselecteerde berichtsjabloon verstuurd aan de ingestelde gebruiker(s).
Bij het starten van een workflow.
Hoe bepalen we het e-mailadres van de ontvanger
Als het bericht in de vorm van een e-mail wordt verstuurd, wordt het e-mailadres van de ontvanger als volgt bepaald:
Eerst wordt gekeken of bij de gebruiker een e-mailadres is vastgelegd.
Als dat niet het geval is, wordt gekeken of het veld E-mail werk bij de persoon is gevuld.
Als dat niet het geval is, wordt gekeken of er een privé e-mailadres is vastgelegd bij de medewerker. Als ook dit niet het geval is, wordt er geen e-mailbericht verstuurd.
Berichtsjabloon koppelen aan workflowtaak of -actie
Houd rekening met de volgende punten:
Voor InSite kun je alleen berichtsjablonen koppelen aan Taken. Je kunt na de laatste actie dan wel een afhandeltaak toevoegen zodat je een bericht kunt sturen.
Als je Bericht verzenden bij starten actie aanvinkt bij een actie dan kijkt Profit naar de bestemming van de taak in de voorgaande actie. De bestemming die in die taak is ingesteld ontvangt het bericht.
Bij een Ter info-taak kan je instellen dat de workflow na het verzenden van het bericht direct wordt afgehandeld.
Vanaf Profit 4 geldt het volgende. Als je een e-mailbericht wilt versturen aan OutSite-gebruikers, dan moet het type dossieritem geschikt zijn voor OutSite. In de eigenschappen van het type dossieritem, tabblad In- en OutSite, moet het veld Zichtbaar onder het kopje OutSite aangevinkt zijn.
E-mailbericht bij taak of actie inrichten:
Open de workflow.
Let op:
Het type dossieritem van de workflow moet geactiveerd zijn als type pagina voor InSite. Dit geldt ook als je InSite niet gebruikt. Zo niet, dan worden er geen er (push)berichten verzonden.
Klik op de taak of actie waarbij het bericht verzonden moet worden.
Open het kader Bericht.
Vink het veld Bericht verzenden bij starten actie of Bericht verzenden als dossieritem in deze taak komt aan.
Als de bestemming een organisatie is ontvangen alle contactpersonen een e-mail.
Als de bestemming een contactpersoon is ontvangt de betreffende persoon een e-mail. Als de bestemming een Afleveradres of een Afdeling bij organisatie is, dan wordt er een e-mailbericht verstuurd.
Let op:
Gebruik deze instelling ook als je bij de geadresseerde geen zakelijk e-mailadres hebt vastgelegd. Het e-mailbericht gaat dan naar het privé e-mailadres dat in Profit is vastgelegd. Je gebruikt dit bijvoorbeeld als een anonieme bezoeker een formulier heeft ingevuld in OutSite.
Alle portalgebruikers v/d organisatie
Portalgebruikers zijn personen die alleen toegang hebben tot gegevens in Profit via een Portal en niet via andere applicaties.
Als bestemming een organisatie is ontvangen alle contactpersonen die portalgebruiker zijn een e-mail.
Als bestemming een persoon is ontvangt de betreffende persoon die een portalgebruiker is de e-mail.
Voorbeeld: bij het insturen van een dossieritem selecteer je een organisatie. Bij deze organisatie heb je 5 contactpersonen staan, 3 van deze contactpersonen zijn portalgebruikers (zij kunnen inloggen op OutSite of de klantportal). Deze 3 contactpersonen krijgen dan een mail.
Instuurder (portalgebruiker)
Als de instuurder een portalgebruiker is, ontvangt de instuurder de e-mail.
Je kunt deze geadresseerde alleen gebruiken als er gebruik wordt gemaakt van de OutSite portal niet InSite.
De oude geadresseerde Contactpersoon v/h dossieritem is in P15 hernoemd naar Contactpersoon v/h dossieritem (portal-gebruikers). Als je de geadresseerde Contactpersoon v/h dossieritem in P14 had geselecteerd, is deze automatisch omgezet naar Contactpersoon v/h dossieritem (portal-gebruikers).
Contactpersoon v/h dossieritem (t/m P14)
Contactpersoon v/h dossieritem
Er wordt een e-mail gestuurd naar de contactpersoon van het dossieritem. Deze contactpersoon hoeft geen (portal-)gebruiker te zijn om een mail te krijgen (maar dat mag wel):
Als het dossieritem is ingestuurd op een organisatie zonder contactpersoon dan wordt geen e-mail gestuurd.
Als het dossieritem is ingestuurd op een organisatie met contactpersoon dan wordt een e-mail gestuurd naar deze contactpersoon.
Als het dossieritem is ingestuurd op een persoon dan wordt er een mail gestuurd naar deze persoon.
Er wordt een mail gestuurd naar de contactpersoon van het dossieritem. Deze contactpersoon moet een (portal-)gebruiker te zijn om een mail te krijgen.
Als het dossieritem is ingestuurd op een organisatie zonder contactpersoon dan wordt er geen e-mail gestuurd.
Als het dossieritem is ingestuurd op een organisatie met contactpersoon dan wordt er een e-mail gestuurd naar deze contactpersoon.
Als het dossieritem is ingestuurd op een persoon dan wordt er een e-mail gestuurd naar deze persoon.
Gebruikers van taak (portalgebruikers)
Als deze geadresseerde is gekozen bij een actie, dan wordt het bericht verzonden aan de gebruikers van de voorgaande taak, niet aan de gebruikers van de taak die volgt op de actie.
Voorbeeld: bij het insturen van een dossieritem selecteer je een organisatie. Bij deze organisatie heb je 5 contactpersonen staan, 3 van deze contactpersonen zijn portalgebruikers (zij kunnen inloggen op OutSite of de klantportal). Van deze 3 portalgebruikers heeft er maar één rechten op de taak (die hoort bij een groep die je geselecteerd hebt bij Bestemd voor). Alleen deze contactpersoon krijgt een e-mail.
Let op:
Een gebruiker kan geregistreeerd zijn als zowel InSite- als OutSite-gebruiker. De URL in de mail zal in dat geval verwijzen naar InSite als voorkeursportal.
Wat is de oplossing? Met de instelling gebruikers van taak (portalgebruikers) kan je forceren dat de URL in het berichtsjabloon verwijst naar de OutSite-pagina in plaats van de InSite-pagina.
Gebruikers van taak (Profit-gebruikers)
Als deze geadresseerde is gekozen bij een actie, dan wordt het bericht verzonden aan de gebruikers van de voorgaande taak, niet aan de gebruikers van de taak die volgt op de actie.
Iedere Profit-gebruiker die de taak kan afhandelen ontvangt een e-mail.
Eerst wordt gekeken of bij de gebruiker een e-mailadres is vastgelegd.
Als dat niet het geval is, wordt gekeken of het veld E-mail werk bij de persoon is gevuld.
Als dat niet het geval is, wordt gekeken of er een privé e-mailadres is vastgelegd bij de medewerker. Als ook dit niet het geval is, wordt er geen e-mailbericht verstuurd.
Dit geldt ook voor gebruikers die wel toegang hebben tot InSite, maar niet tot Profit.
Vink Tonen in takenlijst aan, anders ziet de gebruiker de workflow niet en kan er ook geen e-mail verstuurd worden. Je vindt dit veld bij Taak bestemd voor. Open het scherm met de bestemmingen en vink het veld bij de juiste bestemming aan.
Selecteer de berichtsjabloon.
Bericht sturen bij begin workflow:
Selecteer de start van de workflow.
Vink Verzenden bij starten workflow aan en leg de instellingen vast.
Als de bestemming een organisatie is ontvangen alle contactpersonen een e-mail.
Als de bestemming een contactpersoon is ontvangt de betreffende persoon een e-mail. Als de bestemming een Afleveradres of een Afdeling bij organisatie is, dan wordt er een e-mailbericht verstuurd.
Let op:
Gebruik deze instelling ook als je bij de geadresseerde geen zakelijk e-mailadres hebt vastgelegd. Het e-mailbericht gaat dan naar het privé e-mailadres dat in Profit is vastgelegd. Je gebruikt dit bijvoorbeeld als een anonieme bezoeker een formulier heeft ingevuld in OutSite.
Alle portalgebruikers v/d organisatie
Portalgebruikers zijn personen die alleen toegang hebben tot gegevens in Profit via een Portal en niet via andere applicaties.
Als bestemming een organisatie is ontvangen alle contactpersonen die portalgebruiker zijn een e-mail.
Als bestemming een persoon is ontvangt de betreffende persoon die een portalgebruiker is de e-mail.
Voorbeeld: bij het insturen van een dossieritem selecteer je een organisatie. Bij deze organisatie heb je 5 contactpersonen staan, 3 van deze contactpersonen zijn portalgebruikers (zij kunnen inloggen op OutSite of de klantportal). Deze 3 contactpersonen krijgen dan een mail.
Instuurder (portalgebruiker)
Als de instuurder een portalgebruiker is, ontvangt de instuurder de e-mail.
Je kunt deze geadresseerde alleen gebruiken als er gebruik wordt gemaakt van de OutSite portal niet InSite.
De oude geadresseerde Contactpersoon v/h dossieritem is in P15 hernoemd naar Contactpersoon v/h dossieritem (portal-gebruikers). Als je de geadresseerde Contactpersoon v/h dossieritem in P14 had geselecteerd, is deze automatisch omgezet naar Contactpersoon v/h dossieritem (portal-gebruikers).
Contactpersoon v/h dossieritem (t/m P14)
Contactpersoon v/h dossieritem
Er wordt een e-mail gestuurd naar de contactpersoon van het dossieritem. Deze contactpersoon hoeft geen (portal-)gebruiker te zijn om een mail te krijgen (maar dat mag wel):
Als het dossieritem is ingestuurd op een organisatie zonder contactpersoon dan wordt geen e-mail gestuurd.
Als het dossieritem is ingestuurd op een organisatie met contactpersoon dan wordt een e-mail gestuurd naar deze contactpersoon.
Als het dossieritem is ingestuurd op een persoon dan wordt er een mail gestuurd naar deze persoon.
Er wordt een mail gestuurd naar de contactpersoon van het dossieritem. Deze contactpersoon moet een (portal-)gebruiker te zijn om een mail te krijgen.
Als het dossieritem is ingestuurd op een organisatie zonder contactpersoon dan wordt er geen e-mail gestuurd.
Als het dossieritem is ingestuurd op een organisatie met contactpersoon dan wordt er een e-mail gestuurd naar deze contactpersoon.
Als het dossieritem is ingestuurd op een persoon dan wordt er een e-mail gestuurd naar deze persoon.
Gebruikers van taak (portalgebruikers)
Als deze geadresseerde is gekozen bij een actie, dan wordt het bericht verzonden aan de gebruikers van de voorgaande taak, niet aan de gebruikers van de taak die volgt op de actie.
Voorbeeld: bij het insturen van een dossieritem selecteer je een organisatie. Bij deze organisatie heb je 5 contactpersonen staan, 3 van deze contactpersonen zijn portalgebruikers (zij kunnen inloggen op OutSite of de klantportal). Van deze 3 portalgebruikers heeft er maar één rechten op de taak (die hoort bij een groep die je geselecteerd hebt bij Bestemd voor). Alleen deze contactpersoon krijgt een e-mail.
Let op:
Een gebruiker kan geregistreeerd zijn als zowel InSite- als OutSite-gebruiker. De URL in de mail zal in dat geval verwijzen naar InSite als voorkeursportal.
Wat is de oplossing? Met de instelling gebruikers van taak (portalgebruikers) kan je forceren dat de URL in het berichtsjabloon verwijst naar de OutSite-pagina in plaats van de InSite-pagina.
Gebruikers van taak (Profit-gebruikers)
Als deze geadresseerde is gekozen bij een actie, dan wordt het bericht verzonden aan de gebruikers van de voorgaande taak, niet aan de gebruikers van de taak die volgt op de actie.
Iedere Profit-gebruiker die de taak kan afhandelen ontvangt een e-mail.
Eerst wordt gekeken of bij de gebruiker een e-mailadres is vastgelegd.
Als dat niet het geval is, wordt gekeken of het veld E-mail werk bij de persoon is gevuld.
Als dat niet het geval is, wordt gekeken of er een privé e-mailadres is vastgelegd bij de medewerker. Als ook dit niet het geval is, wordt er geen e-mailbericht verstuurd.
Dit geldt ook voor gebruikers die wel toegang hebben tot InSite, maar niet tot Profit.
E-mail met laatste reactie in workflow
Bij het versturen van een bericht kun je de laatste reactie meesturen. Om dit te bereiken moet je het veld met de laatste reactie koppelen in het berichtsjabloon. Daarna koppel je het berichtsjabloon aan de actie waarin de reactie wordt toegevoegd.
Berichtsjabloon aanpassen:
Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
Gebruik een berichtsjabloon van het type Workflowactie.
Ga naar het tabblad: Gegevensverzamelingen.
Open de gegevensverzameling Workflowtaak (voeg deze gegevensverzameling toe als deze niet beschikbaar is).
Voeg het veld Reactie toe.
Let op:
Voor de communicatie met portalgebruikers (externe partijen) gebruik je de rubriek Laatste externe reactie, om te voorkomen dat er per ongeluk een interne reactie verstuurd wordt.
Ga naar het tabblad E-mail.
Open de gewenste taal en bewerk het bericht. Voeg het reactieveld toe.
Workflow aanpassen:
Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
Open de eigenschappen van het type dossieritem.
Ga naar het tabblad: Workflows.
Open de workflow.
Selecteer de taak waarbij je het bericht wilt versturen.
Stel het invullen van een reactie verplicht.
Koppel het berichtsjabloon. Het is uiteraard belangrijk om de juiste bestemming te gebruiken (bijvoorbeeld Instuurder (portalgebruiker). Zie ook de toelichting eerder in dit onderwerp.
Als Instuurder van de workflow e-mail ontvangen in InSite
Je kunt als Instuurder van een workflow een e-mail (of bericht) ontvangen in InSite. Dit is bijvoorbeeld handig als een gebruiker een medewerkermutatie instuurt.
Je regelt dit met een taak en een conditionele actie.
E-mail naar instuurder in workflow:
Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
Selecteer de geadresseerde.
