Workflow inrichten voor procuratieschema

Het procuratieschema werkt in de workflows voor inkoopaanvragen, inkoopoffertes, inkooporders, memoriaalboekingen en inkoopfacturen.

Hieronder zie je de uitwerking voor het instellen van de workflow voor inkoopfacturen.

Je kunt, als je de workflows met het procuratieschema hebt ingesteld, ook de voortgang van de workflow in weergaven tonen.

Workflow procuratieschema inrichten

Hieronder zie je globaal hoe je een workflow voor inkoopfacturen instelt.

Van de meeste workflows is een beschrijving van de speciale acties, condities en rollen beschikbaar. Raadpleeg voor de procuratie workflows de beschrijvingen van inkoopaanvraag, inkoopofferte, inkooporder en inkoopfactuur.

Voor inkoopfacturen gebruik je het meegeleverde type dossieritem Inkoopfactuur (Profit). Je beoordeelt inkoopfacturen via de workflows van dit type dossieritem. De inkoopfactuur komt alleen in een workflow terecht als deze een bijlage heeft (bijvoorbeeld de .pdf van de inkoopfactuur).

Type dossieritem inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem: Inkoopfactuur (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.

   De workflow Inkoopfactuur met procuratie obv groepen (Profit) kun je direct gebruiken voor het beoordelen van inkoopfacturen op basis van het procuratieschema. Als je de workflow wilt aanpassen, moet je een nieuwe workflow maken die gebaseerd is op deze workflow. Lees in de beschrijving meer over de speciale acties, condities en rollen.

   Voor de medewerkers uit de organisatie die inkoopfacturen goed moeten keuren is er een workflow beschikbaar. Deze kun je gebruiken met en zonder procuratieschema en met procuratieschema ook op basis van groepen. Onderstaande schematische weergave van de workflow is met het procuratieschema waarin ook groepen zijn ingesteld. Als een beoordelaar niet gevuld is, wordt de taak van het goedkeuren automatisch afgehandeld. Daarom zitten er naast de beoordelaars 1 tot en 5 en de groepen ook de beoordelaar en de projectleider in het schema. Als laatste stap is de budgethouder aan de beurt om de factuur goed te keuren. Nadat de factuur is goedgekeurd komt deze pas in aanmerking voor de betaling.

   Let op:

   De workflowmanager kan geen taken goedkeuren in workflows waarin de actie Goedkeuren inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur via procuratieschema wordt gebruikt. Deze actie functioneert op grond van de Status procuratie. Als de workflowtaakmanager goedkeurt, wordt de procuratiestatus niet bijgewerkt en blijft de taak staan bij de procuratiehouder-gebruiker waar deze al stond. Je kunt eventueel in je eigen workflow de taak via een normale actie laten afhandelen, maar daarmee omzeil je de Status procuratie.

   Deze workflow is beschikbaar in type dossieritem: Inkoopfactuur (Profit) (-5)

   Schema van de workflow

   Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

   

   Inrichting

   Aan de standaard workflow is de statustabel Status inkoopfactuur gekoppeld. De workflowtaakmanager van de omgeving wordt als standaard gekozen. Er vinden geen controles plaats. Er wordt geen waarde toegekend aan een veld en er wordt geen bericht gestuurd bij het starten van de flow of het bereiken van een taak.

   Speciale acties

   • Accorderen
   • Inboeken inkoopfactuur
   • Goedkeuren inkoopfactuur via procuratieschema

     Deze actie slaat in het dossier op welke gebruikers de inkoopfactuur hebben goedgekeurd. Vervolgens bepaalt Profit opnieuw de procuratiestatus van de inkoopfactuur.

     Deze actie moet je combineren met de conditie Procuratie afgerond (Profit).

     

     Let op:

     Deze actie zorgt ervoor dat alles binnen het procuratieschema wordt verwerkt. Het is hierbij dus niet mogelijk dat de workflowmanager een taak doorzet. Je kunt eventueel de taak met een normale actie af laten handelen.

   • Opnieuw insturen inkoopfactuur

     Met deze actie kan de gebruiker de inkoopfactuur opnieuw insturen in de workflow.

     Daarbij maakt Profit de tabel met statussen van de bovenstaande workflow-actie leeg. Deze actie voeg je toe, bijvoorbeeld aan het eind van de workflow.

     Let op:

     De actie Overdragen mag niet toegevoegd worden aan de workflowtaak Ter beoordeling beoordelaar. Dit werkt namelijk niet in combinatie met de speciale actie voor het goedkeuren via procuratieschema. Dit komt doordat de gebruiker waaraan wordt overgedragen potentieel geen onderdeel is van het procuratieschema.

   Workflowrollen

   Er zijn twee specifieke workflowrollen voor het procuratieschema met groepen, naaste de normale 1e t/m 10e beoordelaars en vervangers:

   • Beoordelaar procuratie incl. groepen

     De gebruikers in deze rol worden als volgt bepaald:

     • Alle gebruikers die lid zijn van de groepen van de procuratiestatus, van de procuratieregels van de inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur.
     • Uitgezonderd de procuratieregels waarvan de grens groter is dan het factuurbedrag
     • Uitgezonderd de gebruikers die al in het procuratieschema aan de beurt zijn geweest voor beoordelen en dus in de logging voorkomen! Dit geldt dus niet voor de gebruikers die eerder in de workflow de factuur al beoordeeld hebben.

     Op moment van ophalen van de gebruikers, wordt eerst de status van de factuur/order opnieuw bepaald.

     Een groep mag overigens niet leeg zijn. Als een procuratiegroep geen gebruikers bevat zal de status niet naar de volgende stap gaan.

   • Beoordelaars en vervangers procuratie incl. groepen

     Als bovenstaande maar dan inclusief vervangers.

   Condities

   Binnen de standaard workflow worden alle beoordelingsstappen conditioneel afgehandeld als de betreffende beoordelaar niet is gevonden. Aan het begin van de workflow wordt automatisch gecontroleerd of er beoordelaars aanwezig zijn.

   • Procuratie afgerond (Profit)

     Deze conditie registreert dat de status van de procuratie afgerond is en dat de workflow naar de volgende stap kan. Deze conditie kun je niet zelf instellen en moet gebruikt worden in combinatie met de actie:

     Goedkeuren inkoopfactuur via procuratieschema.

   • Bevat minstens één beoordelaar

     Aan deze conditie wordt voldaan als er een beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is.

   • Bevat niet minstens één beoordelaar

     Als er geen beoordelaar, interne projectleider, beoordelaar uit procuratieschema of budgethouder is om goed te keuren.

   • Geen beoordelaar

     Als er geen beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

   • Geen projectleiders

     Als er geen projectleider is, wordt de taak automatisch afgehandeld

   • Geen 1e tot en met 5e beoordelaar

     Als er geen 1e tot en met de 5e beoordelaar is, wordt de taak automatisch afgehandeld

   • Geen budgethouders

     Als er geen budgethouder is, wordt de taak automatisch afgehandeld

     Lees meer: Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow

   Waarom welke stappen?

   Je krijgt goedkeuring voor de bestelling in plaats van gedoe over geleverde regels op de factuur. De goedkeuring wordt gedaan voor meerdere beoordelaars. Voor het bestellen bij de leverancier heb je geen inkoper nodig, want de bestelling wordt direct gedaan vanuit de workflow door de instuurder. Bij het afkeuren van de aanvraag komt de status van de aanvraag op afgekeurd te staan. De aanvraag komt bij de instuurder uit die de aanvraag kan aanvullen en opnieuw insturen of volledig laten vervallen.

   Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

   Nee.

   Lees meer

   Beoordelaars via procuratieschema inrichten

   In de workflow worden inkoopfacturen eerst beoordeeld door beoordelaars, zoals verantwoordelijke, beoordelaars verplichtingen en projectleiders, mits deze bekend zijn. Zijn deze niet bekend? Dan worden deze stappen in de standaard workflow overgeslagen.

   Daarna volgt beoordeling op basis van het procuratieschema. Als het factuurbedrag onder de eerste grenswaarde valt, wordt de inkoopfactuur alleen beoordeeld door de eerste beoordelaar. Als het factuurbedrag onder de tweede grenswaarde valt, wordt de inkoopfactuur beoordeeld door zowel de eerste beoordelaar als door de tweede beoordelaar. Dit geldt ook voor de overige grensbedragen en bijbehorende beoordelaars.

   Voorbeeld:

   - Beoordelaar 1 - Grens 1: t/m 100 euro

   - Beoordelaar 2 - Grens 2: t/m 1.000 euro

   - Beoordelaar 3 - Grens 3: t/m 10.000 euro

   - Beoordelaar 4 - Grens 4: t/m 100.000 euro

   - Beoordelaar 5 bedragen hoger dan 100.000 euro.

   Een factuur van 500 euro zal eerst beoordeeld worden door beoordelaar 1 en dan door beoordelaar 2. Een factuur van 500.000 euro zal achtereenvolgens beoordeeld worden door beoordelaar 1, 2, 3, 4 en 5.

Let op:

Wanneer een factuur wordt afgekeurd, gaat de factuur na het wijzigen opnieuw door het procuratieschema ter beoordeling. Zo kan er niets gewijzigd worden, zonder dat er een beoordelaar wordt overgeslagen.

Tot slot worden inkoopfacturen in de workflows met procuratieschema door de budgethouders beoordeeld.

Let op:

De workflowmanager kan geen taken goedkeuren in workflows waarin de actie Goedkeuren inkoopaanvraag/-offerte/-order/-factuur via procuratieschema wordt gebruikt. Deze actie functioneert op grond van de Status procuratie. Als de workflowtaakmanager goedkeurt, wordt de procuratiestatus niet bijgewerkt en blijft de taak staan bij de procuratiehouder-gebruiker waar deze al stond. Je kunt eventueel in je eigen workflow de taak via een normale actie laten afhandelen, maar daarmee omzeil je de Status procuratie.

1. Publiceer de workflow als je deze hebt aangepast.

Weergaven wijzigen voor voortgang workflow

Profit houdt bij waar de taak zich bevindt in de workflow. Dus bijvoorbeeld bij de eerste of de vijfde of de 10e beoordelaar. Als je dit wilt zien, moet je de velden hiervoor toevoegen in de weergaven.

• Veld Procuratiestatus

  Dit veld is beschikbaar bij inkoopaanvragen, inkooporders, inkoopoffertes en inkoopfacturen als je de procuratieschema-workflow hebt ingericht.

  Pas als de taak zich in de procuratiestap bevindt, vult het veld in de weergave zich met de status. En als de workflow door de stap heen is, bijv. door naar beoordeling door budgethouders, dan krijgt het veld de status Procuratie afgerond.

  Dit veld wordt niet bijgewerkt in het geval de actie Goedkeuren inkoopfactuur via procuratieschema in de workflow staat maar een taak daarbij is afgehandeld door een rol/gebruiker die niet in het procuratieschema staat.

  Voeg dit veld bijvoorbeeld toe in de weergave Openstaande posten crediteuren of in het InSite overzicht Mijn inkoopfacturen.

• Namen van de beoordelaars en groepen tonen

  De naam verschijnt alleen als de beoordelaar/groep van toepassing is bij de inkoopfactuur-/aanvraag-/offerte-/order.

  Bijvoorbeeld in de weergave Procuratieschemaregels per inkoopfactuur.

• Overigens kun je in het dossier in tabblad Workflowhistorie ook de voortgang (deels) raadplegen.

Zie ook:

• Weergave aanpassen Profit
• Overzicht/weergave InSite aanpassen