Controles toevoegen aan een actie

Je kunt bij een workflow controles toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld controleren dat een veld gevuld moet zijn (verplicht) maar je kunt ook inhoudelijke controles toevoegen op basis van condities. Je kunt aan (deze) velden ook een waarde toekennen. Hierdoor kun je velden beïnvloeden die je tijdens de workflow vult.

Voorbeeld:

Een medewerker die een binnendienst functie heeft mag nooit kilometers declareren. Als hij toch een kilometerdeclaratie instuurt krijgt hij meteen de melding:

Voor medewerkers met een binnendienst functie is het niet toegestaan om kilometers te declareren. Als je naar een klant moet kan je één van de beschikbare auto's uit het wagenpark gebruiken.

Controles toevoegen aan een actie:

Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
Open de eigenschappen van het type dossieritem.
Ga naar het tabblad: Workflows.
Open de eigenschappen van de workflow.
Klik op: de eerste actie van de workflow.
Open het kader Controles.
Klik op: Nieuw.
Selecteer het type controle:
- Veld moet gevuld zijn: hierbij maak je een veld verplicht
- Melding bij voldaan aan conditie: als voldaan is aan een conditie, verschijnt een blokkerende melding.
- Melding bij niet voldaan aan conditie: als niet voldaan is aan conditie, verschijnt een blokkerende melding.
Afhankelijk van het type controle volg je nu een van onderstaande procedures.
Selecteer het veld dat je in wilt vullen.
Selecteer de conditie.
Voeg eventueel nog meer velden toe.
Klik op: Concept publiceren.

Inhoud

Controle Veld moet gevuld zijn

Het is alleen mogelijk om een controle op een verplicht veld toe te voegen als er één of meer gegevensverzamelingen zijn gekoppeld aan de workflow.

Meer informatie:

Gegevensverzameling bij workflow

Je kunt meerdere gegevensverzamelingen koppelen aan een workflow. De velden in de gegevensverzameling kun je vervolgens op meerdere plekken in de workflow gebruiken, zoals bij condities en verplichte velden. Je kunt alleen gegevensverzamelingen toevoegen die direct verband hebben met het dossieritem, bijvoorbeeld de gegevensverzamelingen van de bestemmingen.

Als jij bijvoorbeeld de gegevensverzameling Actuele gegevens Medewerker en Mutatie Medewerker/declaratie koppelt aan de workflow dan loopt de workflow ook nog goed als een medewerker wijzigt van functie.

Let op:

Het kan zijn dat je een conditie maakt die gebaseerd is op de gegevensverzameling van ‘Inkooprelatie’. Als je het dossieritem vervolgens instuurt met als bestemming ‘Werkgever’, is de waarde van de betreffende conditie altijd ‘FALSE’ (omdat de gegevensverzameling altijd een leeg resultaat/geen records zal opleveren).

Gegevensverzameling koppelen aan workflow:

Open Profit.
Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
Open de eigenschappen van het type dossieritem.
Ga naar het tabblad: Workflows.
Open de eigenschappen van de workflow.
Selecteer de eerste actie van de workflow.
Open het kader Workflowbeheer.
Je ziet nu een weergave met alle vrijgegeven gegevensverzamelingen. Als je al een gegevensverzameling hebt gekoppeld is deze niet meer zichtbaar in de lijst.

Op de gegevensverzamelingen is geen autorisatie toegepast.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de gegevensverzameling die je wilt toevoegen.
Je kunt niet alle beschikbare koppelingen volgen. Zo kun je bijvoorbeeld niet via een medewerker naar een persoon gaan en daar dan velden ophalen. Je moet de velden van de persoon dan in de eigen gegevensverzameling opvragen.

Als je een Aanleiding hebt (een ander type dossieritem dat deze workflow start) kun je de vrije velden van de aanleiding van een dossier ophalen en gebruiken in condities.
Voeg de gewenste velden toe aan de gegevensverzameling.
Je kunt niet filteren in de gegevensverzameling. Het dossieritem bepaalt het filter op basis van de bestemming. Je kunt ook geen voorbeeld opvragen.
Klik op: Voltooien.
Je kunt de velden uit de gegevensverzameling nu gebruiken in de andere functionaliteiten binnen de workflow. Ook als je de workflow nog niet publiceert.

Je kunt meteen nog een gegevensverzameling koppelen.

Wijzigen gegevensverzameling in workflow:

Een wijziging in de gegevensverzameling is definitief nadat je de wizard voltooit. Ook als je de workflow nog niet publiceert.

Open Profit.
Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
Open de eigenschappen van het type dossieritem.
Ga naar het tabblad: Workflows.
Open de eigenschappen van de workflow.
Selecteer de eerste actie van de workflow.
Open het kader Workflowbeheer.
Open de eigenschappen van de gegevensverzameling.
Voer de gewenste wijzigingen door.
Als je een veld verwijderd uit de gegevensverzameling wordt gecontroleerd of het veld gebruikt wordt in een gepubliceerde workflow. Als dit zo is krijg je een melding.

Als je een veld verwijderd uit een nieuwe workflow en dat veld wordt ook gebruikt in een conditie, kun je de wizard van de gegevensverzameling gewoon voltooien. Als je vervolgens de workflow publiceert krijg je een melding dat het publiceren niet mogelijk is omdat een conditie gebruik maakt van een veld dat niet meer voorkomt in de gegevensverzameling.
Klik op: Voltooien.

Verwijderen gegevensverzameling uit workflow:

Als je een gegevensverzameling verwijdert wordt gecontroleerd of de velden uit de gegevensverzameling gebruikt worden bij een andere functionaliteit, bijvoorbeeld als verplicht veld.

Open Profit.
Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
Open de eigenschappen van het type dossieritem.
Ga naar het tabblad: Workflows.
Open de eigenschappen van de workflow.
Selecteer de eerste actie van de workflow.
Open het kader Workflowbeheer.
Selecteer de gegevensverzameling die je wilt verwijderen.
Klik op: Verwijderen.
Als velden uit de gegevensverzameling worden gebruikt krijg je een melding dat het verwijderen niet mogelijk is. Je ziet meteen in welke onderdelen van de workflow gebruik wordt gemaakt van de velden.

Veld moet gevuld zijn:

Selecteer bij Type controle de optie Veld moet gevuld zijn.
Selecteer de gegevensverzameling.
Als je één gegevensverzameling hebt gekoppeld aan de workflow kun je direct het veld selecteren.
Selecteer het veld dat je in wilt vullen.
Selecteer de conditie.
Voeg eventueel nog meer controles toe.
Klik op: Concept publiceren.

Controle Melding bij voldaan aan conditie

Je kunt het insturen van een dossieritem blokkeren als voldaan wordt aan een conditie.

Voorbeeld:

Je hebt een type dossieritem waarmee medewerkers zich kunnen inschrijven voor verschillende activiteiten:

Maandelijkse tafelvoetbalcompetitie
Twee maandelijkse workshop Fotografie
Éenmalig inschrijven voor een voetbalwedstrijd. De inschrijving verloopt op de laatste dag van de maand.
Omdat het type dossieritems voor verschillende evenementen wordt gebruikt, blijft het mogelijk om het type dossieritem in te sturen voor een evenement.

In de workflow is een melding toegevoegd dat als de inschrijfdatum is verlopen = Ja een melding verschijnt. Hiervoor is eerst een conditie toegevoegd dat de inschrijfdatum kleiner of gelijk is aan de laatste dag van de maand.

Als een medewerker na het verlopen van de inschrijfdatum kiest voor de voetbalwedstrijd krijgt hij de melding:

Je probeert je in te schrijven voor de voetbalwedstrijd. Helaas voor jou is de inschrijftermijn verlopen. Je had je moeten inschrijven voor het einde van de vorige maand. Je kunt je nog wel inschrijven voor de maandelijkse tafelvoetbalcompetitie of de workshop Fotografie.

Melding bij voldaan aan conditie toevoegen:

Selecteer bij Type controle de waarde Melding bij voldaan aan conditie.
Seleteer het veld waarop je wilt controleren.
Selecteer de conditie.
Als de conditie waarop je een melding wilt geven niet bestaat moet je deze eerst toevoegen.
Vul de meldingtekst in. Je kunt alleen 'platte tekst' invullen.
Maak een duidelijke tekst zodat de gebruiker weet waarom het insturen wordt geblokkeerd. Voeg, als het kan, een oplossing toe waardoor de gebruiker wel een dossieritem in kan sturen.

Controle Melding bij niet voldaan aan conditie

Je kunt het insturen van een dossieritem blokkeren als niet voldaan wordt aan een conditie.

Voorbeeld:

Een Salesmanager bij je bedrijf mag alleen zaken lunches declareren en geen zakelijke kilometers of bedrijfskleding omdat dit al is geregeld in zijn salaris.

Als de Salesmanager bij het insturen van een declaratie toch kiest voor kilometervergoeding krijgt hij de volgende melding:

Beste medewerker, jij mag geen kilometers declareren: jij rijdt in een auto van de zaak, je hebt een tankpas van de zaak en ontvangt voldoende salaris. Als je toch kilometers wilt declaren moet je eerst solliciteren op een andere functie binnen ons bedrijf. Neem hiervoor contact op met P&O.

Controle Melding bij niet voldaan aan conditie toevoegen:

Selecteer bij Type controle de optie Melding bij niet voldaan aan conditie.
Selecteer het veld waarop je wilt controleren.
Selecteer de conditie.
Als de conditie waarop je een melding wilt geven niet bestaat moet je deze eerst toevoegen.
Vul de meldingtekst in. Je kunt alleen 'platte tekst' invullen.
Maak een duidelijke tekst zodat de gebruiker weet waarom het insturen wordt geblokkeerd. Voeg, als het kan, een oplossing toe waardoor de gebruiker wel een dossieritem in kan sturen.

Direct naar

Workflow bouwen