Loonstroken en jaaropgaven verstrekking inrichten

Profit kan loonstroken en jaaropgaven afdrukken, per e-mail verzenden en/of toevoegen aan het dossier van de medewerker of werkgever.

Inhoud
Beschrijving

Het inrichten van de verstrekkingswijze van de loonstroken en jaaropgaven ziet er als volgt uit:

Pay_Loonstroken en jaaropgaven emailen en archiveren

Uit dienst

Als de medewerker uit dienst treedt en je wilt loonstroken en jaaropgaven blijven verzenden per e-mail, dan vul je dat bij het uit dienst melden van medewerker in.

Push-berichten in AFAS Pocket

Uit dienst en AFAS Pocket

Als een medewerker uit dienst gaat, heeft deze geen toegang meer tot Pocket. Loonstroken en jaaropgaven zullen echter naar Pocket verstuurd worden als je dit hebt ingesteld, maar deze zijn niet meer toegankelijk voor de medewerker.

Je voorkomt dit probleem door bij een medewerker die uit dienst gaat de Pocket-token te verwijderen.

Geblokkeerde gebruikers ontvangen geen berichten uit Pocket.

Instellingen per werkgever

Je bepaalt per werkgever de gewenste lay-outs voor loonstroken en jaaropgaven. Je bepaalt bovendien of Profit de instellingen per medewerker volgt of dat Profit de loonstroken en jaaropgaven toevoegt aan het dossier van de medewerker. Je kunt ook bepalen dat je de loonstroken afdrukt, maar deze oude instelling behandelen wij niet.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 2.

Krijgen de medewerkers hun loonstrook via InSite, dan richt je dit onder de werkgever in.

Een medewerker die uit dienst is, heeft geen toegang tot InSite. In dit geval zorg je dat je ook de instellingen van de medewerker volgt en bepaal je voor de medewerker die uit dienst is dat deze de loonstrook per e-mail ontvangt.

Instellingen ten aanzien van loonstroken en jaaropgaven vastleggen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Loonstrook/jaaropgave.
  4. Selecteer Loonstrook (Profit) bij Loonstrook.
  5. Selecteer de instellingen voor het verstrekken van de loonstrook.
    1. Selecteer het rapport Loonstrook (Profit) bij Loonstrook. Deze geldt voor alle medewerkers.
    2. Bepaal of je een loonstrook per dienstverband of arbeidsverhouding van de medewerker wilt genereren. Je kunt dit alleen selecteren als de functionaliteit Meerdere dienstverbanden is geactiveerd.
    3. Bepaal of je de loonstrook in het dossier van de medewerker en/of werkgever wilt opslaan bij Loonstrook in dossier.
    4. Selecteer de wijze van verstrekken van de loonstrook bij Verstrekking loonstrook.

      Als je de loonstrook wilt e-mailen of wilt communiceren via een push-notificatie in AFAS Pocket, dan selecteer je Volgens instellingen van de medewerker.

    5. Je kunt de loonstroken uitgesteld verstrekken. Selecteer Automatisch uitgesteld in wachtrij volgens instelling bij Verstrekkingsmoment.

      Vervolgens geef je in het salarisverwerkingsplan aan hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaldatum de loonstroken verstrekt moeten worden:

      Als de betaaldatum in het salarisverwerkingsplan NIET is gevuld, dan gebruiken we: de betaaldatum die in het betaalbestand staat + het aantal Dagen na betaaldatum.

      Als de betaaldatum in het salarisverwerkingsplan WEL is gevuld, dan gebruiken we: de betaaldatum van het salarisverwerkingsplan + het aantal Dagen na betaaldatum.

    Let op:

    Wanneer je uitgesteld verstrekken van loonstroken hebt ingericht hoef je na het accorderen van de periode NIET meer op de actieknop Loonstrook te drukken. Voor het automatisch uitgesteld verstrekken is het van belang dat het veld Betaalbestanden direct na accorderen genereren is aangevinkt op het tabblad Betaling in de eigenschappen van de werkgever.

    Let op:

    Het is bij declaratieverloning niet mogelijk om een aantal dagen na betaaldatum in te richten. Alleen een aantal dagen na accorderen is mogelijk. In de Flex-branche is het namelijk mogelijk dat je dagelijks betaalbestanden hebt, en je wil niet dagelijks loonstroken genereren en verzenden.

    1. Selecteer de taal van de loonstrook.
    2. Selecteer een berichtsjabloon als je de loonstroken verzendt via e-mail.
  6. Selecteer de instellingen voor het verstrekken van de jaaropgave.
    1. Selecteer het rapport van de jaaropgave bij Jaaropgave. Deze geldt voor alle medewerkers.

      Wij adviseren om gebruik te maken van de standaard meegeleverde rapporten voor de jaaropgave.

      Als je toch een kopie maakt van een rapport voor de jaaropgave, dan werken wij deze niet bij met de jaarlijkse (wettelijke) wijzigingen. Dit betekent dat je jaarlijks de jaaropgaven moet kopiëren om de rapporten up-to-date te houden of zelf in de kopieën de jaarlijkse (wettelijke) wijzigingen moet bijhouden.

    2. Bepaal of je de jaaropgave in het dossier van de medewerker en/of werkgever wilt opslaan bij Jaaropgave in dossier.
    3. Selecteer de wijze van verstrekken van de jaaropgave bij Verstrekking jaaropgave.

      Als je de loonstrook wilt e-mailen, selecteer je Volgens instellingen van de medewerker.

    4. Selecteer een berichtsjabloon als je de loonstroken verzendt via e-mail.
    5. Vink Jaaropgave zonder bedragen niet weergeven aan als je wilt dat medewerkers die in dienst zijn, maar waarvoor geen uren verwerkt zijn, uitgesloten worden van het verstrekken van een jaaropgave.
  7. Vul het e-mailadres in bij E-mailadres afzender.

    Dit adres gebruikt Profit als afzender van de e-mail aan de medewerkers.

Let op:

Als je de e-mailserver van AFAS Online gebruikt, moet het domein van het afwijkende e-mailadres opgenomen zijn in het SPF-record. Vraag dit na bij je eigen systeembeheerder.

Instellingen per medewerker

Als je de loonstroken wilt e-mailen naar de medewerker of als push-notificatie wilt communiceren in AFAS Pocket, dan richt je dit in per medewerker. Hierbij geef je aan of de medewerker de loonstrook wil ontvangen op het privé of zakelijk e-mailadres of als bericht voor AFAS Pocket.

Een medewerker die uit dienst is, wil uiteraard een loonstrook of jaaropgave ontvangen op het privé e-mailadres. Bij het uit dienst melden van de medewerker kun je dit direct aangeven.

Krijgen de medewerkers hun loonstrook via InSite, dan richt je dit onder de werkgever in. Je hoeft hiervoor geen aanpassing te doen onder de medewerkers. Een medewerker die uit dienst is, heeft geen toegang tot InSite. In dit geval zorg je dat je ook de instellingen van de medewerker volgt en bepaal je voor de medewerker die uit dienst is dat deze de loonstrook per e-mail ontvangt.

Het e-mailadres van de medewerker leg je vast op het tabblad Contact/Overige. Als je de loonstroken en jaaropgaven verzendt naar het zakelijke e-mailadres, dan stuurt Profit deze alleen naar het zakelijk e-mailadres als de medewerker een lopend dienstverband heeft.

Om de verstrekking massaal voor alle medewerkers in te richten, maak je gebruik van de import functionaliteit via HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Medewerker.

Instellingen verstrekking vastleggen:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Digitaal.
  4. Selecteer de verstrekkingswijze aan de medewerker van de loonstrook en de jaaropgave.

    Als je Bericht selecteert bij Verstrekking loonstrook en Verstrekking jaaropgave, ontvangt de medewerker de loonstroken en jaaropgaven per e-mail.

    Als je een notificatie wilt tonen in AFAS Pocket, moet je dit aangeven in de inrichting van het berichtsjabloon dat voor de loonstrook of jaaropgave gebruikt wordt.

    Als je In dossier van medewerker bij Loonstrook in dossier hebt gekozen in de eigenschappen van de werkgever, dan selecteer je hier Niet versturen. Hierdoor worden de loonstrook en jaaropgave alleen in het dossier van de medewerker gezet.

  5. Als je de loonstrook en/of jaaropgave per e-mail verstrekt, selecteer je de e-mail instellingen:
    1. Selecteer het soort e-mailadres bij E-mail voor digitale documenten.

      Bij Zakelijk e-mailadres gebruikt Profit het e-mailadres uit het veld E-mail werk op het tabblad Contact/Overige.

    2. Vink E-mailbijlagen beveiligen aan, als je de elektronische documenten wilt beveiligen met een wachtwoord.

      Hierdoor kan de medewerker de pdf-bestanden, die Profit verzendt, alleen met een wachtwoord openen.

    3. Vul een wachtwoord in en bevestig deze.
  6. Selecteer de taal van de loonstrook.

  7. Klik op: Opslaan en sluiten.
Zie ook