Teams inrichten
Via teams kun je met teamleden online samenwerken rond een of meer projecten via InSite en OutSite. Elk team kan bestaan uit zowel interne medewerkers als contacten van externe organisaties.
Je kunt een team samenstellen voor één specifiek project of je gebruikt ook algemene teams die voor meerdere projecten gelden.
AFAS levert standaard drie teamrollen mee. Hieraan kun je teamrollen toevoegen die je volledig vrij kunt inrichten. Ook de meegeleverde teamrollen kun je beperkt instellen. Daarnaast kun je een workflow inrichten en zo workflowtaken toewijzen aan teamleden op basis van hun teamrol binnen het team.
Je bent niet verplicht teams te gebruiken.
Voor de inrichting stel je de autorisatie in. Ook kun je de boekingslay-out van Voorcalculatie wijzigen zodat je een specifieke team kunt toevoegen aan de hand van de voorcalculatie.
Teams autoriseren
Autoriseer de menu's, acties en tabbladen voor Team en Teamrol.
Functionaliteit Teams autoriseren:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Selecteer de juiste gebruiker (of groep).
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Autoriseer de volgende functies:
- Projecten / Team / Team
- Projecten / Team / Teamrol
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Zoek op: Team.
- Autoriseer de acties en tabbladen bij:
- Project / Team / Team / Acties
- Project / Project / Project / Acties / Onderhoud projectteam
- Selecteer de acties (één voor één) en selecteer de optie Onderhouden.
- Ga naar: Project / Team / Teamrol / Tabbladen.
- Selecteer de optie Onderhouden.
- Sluit de Autorisatie tool.
- Klik op Ja bij de melding..
De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.
Teamrol en projectgroep inrichten voor deelnemen en afmelden als teamlid
Als je de site(s) en eventueel de workflow hebt ingericht voor het deelnemen en afmelden als teamlid, moet je ook de teamrol(len) en de projectgroep(en) inrichten:
Teamrol instellen voor InSite en OutSite
Projectgroep instellen voor teamrollen
Sites inrichten voor deelnemen en afmelden als teamlid
Sites inrichten voor deelnemen/afmelden als teamlid:
Voeg deze pagina's toe aan InSite:
- Project (tonen) - Dit is een bestaand sjabloon.
Via deze pagina worden deze acties gestart:
- Team verlaten
- Deelnemen aan team
De actie Deelnemen wordt alleen getoond als:
- het vinkje ‘Deelnemen aan team’ in de projectgroep van het project is ingesteld én
- de ingelogde gebruiker nog niet in het team van het project zit. De nog niet deelnemende gebruiker opent de eigenschappen van het project via het tabblad Alle projecten.
- Aanmaken teamlid, Aanpassen teamlid
- Deelnemen aan team per project
- Team verlaten per project
- Als je de workflow gebruikt: Beoordelen teamlid, Aanpassen beoordelen teamlid, Teamleden te beoordelen per team (overzicht)
Voeg deze pagina's toe aan OutSite en InSite voor het beheren van de teamleden en de workflow:
- Team (tonen), Teamleden (overzicht), Teamlid (tonen)
- Aanmaken teamlid per project, Aanpassen teamlid per project
- Beoordelen teamlid, Teamleden te beoordelen per team (overzicht)
Zie ook:
Deelnemen teamlid via workflow beoordelen inrichten
Als je wilt inrichten dat een medewerker/contact zichzelf aanmeldt als teamlid via de actie deelnemen aan team, en dat dit dan via de workflow beoordeeld wordt, moet je onderstaande inrichten. Dit is niet verplicht.
De inrichting bestaat uit twee stappen:
- Workflow inrichten
- Workflow koppelen aan profiel.
Workflow inrichten
Als iemand zich aanmeldt als teamlid, kan dit beoordeeld worden via de workflow. Dit is niet verplicht. (Daarom is ook geen standaard workflow gekoppeld in het aanmaken-profiel.)
Je vindt de workflow in het type dossieritem: Teamlid project (Profit) (-129). Deze is bedoeld voor het beoordelen van een wijzing in het team.
De meegeleverde workflow Beoordelen teamlid ziet er zo uit:
Deze kun je naar eigen inzichten wijzigen.
Stel de profielen in
Je hebt twee InSite-profielen voor het aanmaken en beoordelen van teamleden tot je beschikking. Je kunt zelf geen nieuwe profielen gebaseerd op deze profieltypen toevoegen.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
- Filter op teamlid, je ziet dan de beide profielen.
- In het Aanmaken teamlid-profiel koppel je de workflow en stel je eventueel de velden in de context in. Hier is standaard niets ingesteld, ook al bestaat de workflow. De reden is dat het beoordelen via de workflow niet verplicht is.
- In het Beoordelen teamlid-profiel stel je in of bij het beoordelen volgens de workflow aanpassen mogelijk is. Stel eventueel ook voorkeurswaarden e.d. in de context in.
Workflowtaken toewijzen aan een teamrol
Je kunt in een workflow een teamrol als bestemming gebruiken. Je selecteert deze dan bij de taak. Hiermee kun je een workflow voor projecten maken en workflowtaken toewijzen aan teamleden op basis van hun teamrol binnen het team.
Dit kun je inrichten voor InSite en/of OutSite. Taken bestemd voor interne teamleden (medewerkers) zijn dan af te handelen via InSite en taken bestemd voor externe teamleden (contacten) zijn dan af te handelen in OutSite.
AFAS levert standaard drie teamrollen mee die je als taakbestemming voor een workflow kunt selecteren: Externe projectleider, Interne projectleider en Teamlid. Je kunt de bestemmingen uitbreiden door zelf teamrollen toe te voegen. Als je een teamrol toevoegt dan kun je deze rol als taakbestemming voor een workflow selecteren, mits de teamrol niet geblokkeerd is.
Voorbeeld:
Een team bestaat uit Jan, Piet en Klaas.
Jan = Programmeur
Piet = Ontwerper
Klaas = Programmeur
Als taakbestemming in de workflow selecteer je dan voor 'Programmeur', waarmee Jan en Klaas de taak krijgen.
Workflowtaken toewijzen aan een teamrol:
- Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
- Open de eigenschappen van het type dossieritem.
- Ga naar het tabblad: Workflows.
- Open de eigenschappen van de workflow of voeg een nieuwe workflow toe.
Je opent hiermee de Workflow Editor.
- Klik op de taak.
Aan de rechterkant van het scherm zie je nu de eigenschappen van de taak.
- Klik op:
bij Taak bestemd voor. - Scroll naar de taakbestemmingen onder Project. Hier vind je de teamrol die je nieuw hebt aangemaakt.
- Selecteer de teamrol(len) voor wie deze workflowtaak bestemd is en verplaats deze naar het kader Bestemd voor.
Standaard levert AFAS de rollen Externe projectleider, Projectleider en Teamlid mee. Je kunt de bestemmingen uitbreiden door teamrollen toe te voegen.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Klik op: Concept publiceren.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Als je een nieuw dossieritem instuurt op een project met het type dossieritem van deze workflow dan verschijnt het dossieritem als taak in de takenlijst van degene die de teamrol heeft bij het betreffende project.
Boekingslay-out voorcalculatie voor teams instellen
Je past de boekingslay-out voor het vastleggen van de voorcalculatie aan, als je van de medewerkers in de voorcalculatie een team wilt kunnen maken of bijwerken als je de voorcalculatie wijzigt.
Boekingslay-out Voorcalculatie voor teams instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out die je gebruikt voor het boeken van de voorcalculatie.
Klik op Nieuw en selecteer de boekingslay-out voor voorcalculatie die je wilt gebruiken als sjabloon voor de nieuwe boekingslay-out, als je nog niet een boekingslay-out hebt gemaakt voor de voorcalculatie.
Voor teams toevoegen via voorcalculaties in InSite gebruik je een kopie van Voorcalculatie InSite (Profit).
- Ga naar het tabblad: Regel.
- Voeg het veld Medewerker toe aan de boekingsregel, als deze er nog niet staat.
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Selecteer Vraag stellen of Altijd (aanmaken of bijwerken) bij Team toevoegen als je wilt dat Profit eerst de vraag stelt of je van de medewerkers in de voorcalculatie een team wilt maken, dan wel als je wilt dat Profit dit altijd doet zonder het eerst te vragen.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Zie ook
Boekingslay-out Teams inrichten voor kopgegevens specifieke teams
Je past de boekingslay-out voor teams aan als je wilt instellen dat Profit bij nieuwe specifieke teams de teamnaam en omschrijving automatisch invult met het projectnummer als teamnaam en de omschrijving van het bijbehorende project als omschrijving. Deze instelling is handig als je veel met specifieke projectteams werkt.
Let op:
Deze instelling op de boekingslay-out is alleen voor een specifiek team. Een naam voor een generiek team moet je nog steeds handmatig invullen, ook als de instelling is aangevinkt aan.
Boekingslay-out Voorcalculatie voor teams instellen:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
- Open de eigenschappen van de boekingslay-out Teams die je gebruikt of voeg een nieuwe boekingslay-out toe die je baseert op de standaard boekingslay-out Team (Profit).
- Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
- Vink Kopgegevens specifieke teams overnemen van project aan als je wilt instellen dat Profit bij nieuwe specifieke teams de teamnaam en omschrijving automatisch invult met het projectnummer en omschrijving van het bijbehorende project.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Zie ook