Projectfase toevoegen

Je kunt een project opdelen in fasen. Een fase geeft aan in welk stadium een project zich bevindt. Deze fasering kun je vervolgens toepassen in de voor- en de nacalculatie waardoor je inzicht krijgt in de gebudgetteerde kosten en de werkelijke kosten per projectfase.

Voorbeeld: 

Je kunt het verloop van een project opdelen in de volgende fasen:

• Onderzoeksfase
• Ontwerpfase
• Uitvoerende fase

In het schematisch overzicht van doorbelasten zie je hoe Profit het wel of niet doorbelasten bepaalt aan de hand van de projectfase.

Je kunt bij de projectfasen gebruik maken van vrije velden en vrije tabbladen. Bij het toevoegen van een nieuwe projectfase kun je deze velden direct invullen.

Als je de projectfases opnieuw wilt gebruiken, voeg je ze toe in het projectprofiel. Als je ze slechts voor één project wilt gebruiken, voeg je ze in de eigenschappen van het project toe. Overigens kun je fases van andere projecten ook overnemen mocht later blijken dat je in andere projecten dezelfde wilt gebruiken.

Als je termijnfacturering gebruikt (waarbij nacalculatie niet doorbelast wordt), kun je een projecfase toevoegen om meerwerk op te boeken. In de projectfase zet je Doorbelasten nacalculatie aan waardoor de nacalculatie op de projectfase weer wél doorbelast kan worden.

Projectfase toevoegen (zonder hoofd- en subfase)

Projectfase toevoegen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Open de eigenschappen van het project.
3. Ga naar het tabblad: Factuurtermijn en voeg eerst de factuurtermijnen toe als je gebruikmaakt van termijnfacturering voor de aanneemsom, maar meerwerk wilt doorbelasten via de nacalculatie.
4. Ga naar het tabblad: Fase.
5. Klik op: Nieuw.

   

   Als je met OHW werkt, zie je onderin je scherm o.a. de methode die geldt.

6. Vul de velden Projectfase en Omschrijving in.
7. Vul eventueel een waarde in bij  Datum gereed planning en Werkelijke datum gereed.

   Je kunt geen uren/kosten op deze projectfase boeken op de datum vóór de Begindatum en na de Werkelijke datum gereed.

8. Selecteer bij Doorbelasten of en hoe doorbelast moet worden. Hiermee kun je afwijken van de instelling (voor de termijnfacturering) op het project.

   Bij termijnfacturering wordt normaal helemaal geen nacalculatie doorbelast. Je hebt immers een vaste aanneemsom die je in termijnen factureert.

   Je hebt de opties:

   • Conform project: Bij termijnfacturen zal deze fase niet doorbelast worden. Je kunt het doorbelaste eventueel wel handmatig zetten in een projectboeking.
   • Nacalculatie doorbelasten. Hierbij wordt nacalculatie, naast de termijnfacturen, apart doorbelast. Namelijk zodra automatisch factureren wordt uitgevoerd. De facturering van de termijnen met daarnaast deze doorbelaste nacalculatie op het project, zie je terug in de Projectkaart.

     In een projectboeking werkt dit door maar je kunt het doorbelasten ook uitzetten.

   • Nacalculatie niet doorbelasten. Hierbij wordt nacalculatie niet doorbelast en komt dit voor eigen rekening.

     In een projectboeking werkt dit door, maar is niet te wijzigen.

   Als je gebruikmaakt van Onderhanden werk met de methode op basis van Voortgangspercentage (POC, methode 3) dan krijg je journaalposten volgens OHW-methode Nog te factureren (NTF, methode 2) op projectfases die doorbelasten op 1 of 2 (nacalculatie wel én niet doorbelasten) hebben staan.

9. Selecteer eventueel een Termijn om de projectfase aan te koppelen.

   Let op: 

   Het koppelen van Termijnen aan een Projectfase is bijvoorbeeld bedoeld om het mogelijk te maken om de aanvullende informatie uit de projectfase op de factuur af te drukken. Ook kun je met het afmelden van de fase een signaal afgeven dat de gekoppelde termijn gefactureerd mag worden. Je kunt het veld Termijn uit de projectfase altijd leeg maken of wijzigen. Ook kun je in de projectfase het veld Gereed weer uitvinken zonder dat dit gevolgen heeft voor de gekoppelde termijn.

   Als je gebruik maakt van OHW dan is de beschikbaarheid van het veld Factuurtermijn afhankelijk van de instelling op het veld Doorbelasten in de eigenschappen van de Projectfase bij OHW-methodes 3, 6 en 7. Bij andere OHW-methodes mocht het veld niet ingevuld worden, en kan het nu juist wel ingevuld worden.

10. Selecteer eventueel bij Methode onderhanden werk een methode.
11. Klik op: Voltooien. 

    Je hebt nu één fase toegevoegd. Op deze manier voeg je alle fasen toe die een project kan doorlopen.

12. Als je een termijn hebt geselecteerd en je hebt het veld Gereed aangevinkt dan verschijnt de vraag of je de gekoppelde termijn wilt gereedmelden. Klik op Ja, als je dat wilt. Profit vult dan het Datum gereed.
13. Voeg ook de volgende fasen op dezelfde manier toe.
14. Koppel de niet door te belasten fases aan de termijnfacturen.
15. De meerwerk-fase, waarvan je de nacalculatie wel wilt doorbelasten, koppel je niet aan een factuurtermijn. De door te belasten nacalculatie wordt direct gefactureerd via het automatisch factureren.

Met de actie Verwijderen op het tabblad Fase bij het project kun je bestaande projectfasen verwijderen, mits er nog geen voor- of nacalculatiemutaties met de betreffende fase zijn aangemaakt.

Hoofd- en subfases toevoegen

Je kunt in een project hoofd- en subfases toevoegen. Zo kun je meerdere niveaus hanteren afhankelijk van de complexiteit en grootte van het project. Het maximale aantal niveaus is vijf.

Dit is een alternatief voor het gebruik van hoofd- en subprojecten. Het voordeel van hoofd- en subfases is dat je minder gegevens hoeft in te richten en je ze dus sneller kunt toevoegen en makkelijker kunt onderhouden.

Let op:

Zodra je op een hoofdfase subfases toevoegt kun je alleen nog op de subfases boeken.

Hoofd- en subprojectfases toevoegen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Open de eigenschappen van het project.
3. Ga naar het tabblad: Fase.
4. Klik op: Nieuw.

   

   Je vult de velden al naar gelang je een hoofd- of subfase aan het toevoegen bent.

   Het niveau van de fases wordt toebedeeld door Profit zodra je een hoofdfase koppelt.

5. Vul de velden Projectfase en Omschrijving in. Gebruik een duidelijke nummering en naam per fase waaruit je de niveaus bijvoorbeeld al kunt afleiden.
6. Selecteer bij Hoofdfase de hoofdfase als je nu een subfase aan het toevoegen bent. De hoofdfase moet je eerst aanmaken. Daarin laat je dit veld leeg.
7. Selecteer eventueel bij Verantwoordelijke de medewerker die verantwoordelijk is.
8. Vul de overige velden.
9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Uren boeken

Vervolgens kunnen uren geboekt worden op de subfases. Daarbij moet het veld Projectfase toegevoegd zijn aan de boekingslay-out.

Bijvoorbeeld via Nacalculatie per regel.

Je kunt alleen boeken op (sub)fases die zelf geen subfases hebben.

Fase gereedmelden

Daarna meld je de fases gereed.

Let op:

Als je een hoofdfase gereedmeldt, meld je automatisch ook de subfases gereed.