Fusion de personnes
Attention:
Cette fonctionnalité n'est pas destinée à consolider des entreprises (à la suite d'un rachat ou d'une fusion) ou à gérer des personnes de contact qui ont quitté leur entreprise. En fait, il s'agit plutôt ici de fusionner des personnes qui ont toujours existé en tant qu'entités uniques, mais qui, à la suite d'une erreur d'encodage ou de conversion, apparaissent plusieurs fois dans Profit.
Une fois la fusion terminée, l'historique de la source est perdu.
Il peut arriver qu'une personne soit présente plusieurs fois dans Profit à la suite d'une erreur de conversion ou d'une mauvaise manipulation d'un utilisateur. La fusion permet d'ajouter à une cible toutes les données d'une source qui n'y figurent pas encore. La source est alors supprimée et la personne n'apparaît plus qu'une seule fois.
Exemple :
Prenons un exemple. Il y a quelque temps, vous avez créé la personne A dans Profit. Plus tard, un de vos collègues a ajouté cette même personne sous un autre nom (personne B) et a défini pour elle un nouveau compte bancaire, par exemple. Pour maintenir l'intégrité de vos données, vous devez placer toutes les informations sur cette personne au même endroit. Pour la fusion, la personne A est la cible et la personne B, la source. Après la fusion, la source est supprimée. La personne B n'existe plus, mais vous pouvez retrouver son numéro de compte bancaire dans la personne A.
Description
La fusion de deux personnes est soumise aux conditions ci-après.
- Les personnes doivent avoir le même sexe ou ce dernier doit être Inconnu dans la cible.
- Si la cible est un employé, il la date de naissance n'est pas modifiable.
- Les personnes ne doivent pas avoir de type commun ; par exemple, le type Client IB ou Employé.
- Elles ne peuvent pas non plus avoir un numéro d'identification national (BSN) différent.
Ainsi, les données suivantes ne sont pas ajoutées dans la cible :
- Champs : Profit n'ajoute un champ dans la cible que si ce champ n'y contient encore aucune valeur.
Pour les groupes de champs (Nom, par exemple), Profit n'ajoute les informations de la source dans la cible que si tous les champs du groupe y sont vides ou si leurs valeurs sont identiques dans la source et la cible. - Un type de source n'est ajouté que s'il n'existe pas dans la cible. Si le type existe des deux côtés, la fusion est annulée. Vous pouvez alors envisager de commencer par fusionner les types suivants (si le système le permet) : relations de vente/clients ou relations d'achat/fournisseurs.
- Les changements d'adresse de la source sont ajoutés dans la cible si ces combinaisons d'adresse et de date d'entrée en vigueur n'y figurent pas encore.
- Si le type de télécommunication n'existe pas dans la source, mais bien dans la cible, Profit y insère alors les données de communication de la source.
- Une personne peut être une personne de contact auprès de plusieurs organisations (dans l'affichage CRM/Organisations/personnes/Contacts). Si, dans la source, la personne est une personne de contact d'une organisation, Profit ne la transfère que si la combinaison de cette personne de contact et de cette organisation n'existe pas encore dans la cible. Profit ne transfère jamais le champ Unité organisationnelle.
- Toutes les pièces de dossier sont transférées de la source vers la cible.
- Profit ajoute également les liens dans la cible si ceux-ci ne s'y trouvent pas encore.
Fusion de personnes
Si des données (le nom ou le numéro de téléphone, par exemple) sont présentes à la fois dans la source et dans la cible, Profit donne la priorité aux valeurs de la cible lors de la fusion. Toutes les données et associations de la source qui n’existent pas encore dans la cible y sont transférées.
Fusionner :
- Allez vers : CRM / Organisat./personne / Fusionner.
- Cliquez sur : Nouveau.
- Sélectionnez la source .
- Sélectionnez la cible.
- Choisissez un mode de fusion :
- D : Fusion directe : utilisez cette option lorsque vous souhaitez fusionner une seule source avec une seule cible.
- L : Liste de fusion : cette option permet de fusionner un ensemble de données. Vous pouvez exécuter cette action en mode différé ; le soir, par exemple. Si vous sélectionnez cette option, choisissez les lignes que vous souhaitez fusionner quand vous procéderez réellement à la fusion et cliquez sur l'action Fusionner. Les organisations et les personnes sont alors fusionnées.
- Cliquez sur : Terminer.
Si vous avez choisi le mode de fusion direct, la source et la cible sont maintenant fusionnées. Si des erreurs sont constatées, un message vous en informe. Corrigez les erreurs et relancez la fusion.
Si vous avez opté pour la liste de fusion, vous constatez qu'une nouvelle ligne présentant la source et la cible apparaît dans l'affichage.
- Cliquez sur : Nouveau.
Vous pouvez maintenant ajouter d'autres lignes.
- Sélectionnez ces lignes.
- Cliquez sur l'action : Fusionner.
Un message s'affiche. Si vous avez sélectionné de nombreuses lignes, la fusion peut prendre un certain temps.
- Cliquez sur : OK.
Les données sont fusionnées.
Voir aussi