Vérification et approbation d'un inventaire

Après avoir compté le stock de l'entrepôt/emplacement, saisissez dans Profit les quantités ou différences trouvées. La saisie d'une ligne d'inventaire s'appelle la vérification. Vous pouvez ensuite approuver les lignes vérifiées.

Lors de la vérification d'une ligne d'inventaire, vous saisissez la date et l'heure de l'inventaire et la quantité ou différence trouvée. Profit vérifie alors si des mouvements de stock ont encore eu lieu entre l'heure de création de l'inventaire et l'heure d'inventaire proprement dite. Profit détermine ensuite s'il y a une différence de stock.

Lors de l'approbation, si une différence de stock est constatée, elle fait l'objet d'une saisie de mouvement. L'écriture comptable correspondante est transférée, avec la différence de stock, dans le journal concerné de Profit Comptabilité.

Vous pouvez faire exécuter la vérification et l'approbation des lignes d'inventaire par des utilisateurs différents (séparation des fonctions). Vous pouvez aussi faire réaliser ces tâches par un seul utilisateur, mais il doit alors être autorisé pour l'action Approuver lignes dans le lay-out de saisie.

Pour les articles standard, vous pouvez modifier, vérifier et approuver les quantités sur les lignes de l'écran principal. Pour les articles de lot et/ou de série, vous ne pouvez modifier les quantités que sur les lignes détaillées, pas sur la ligne principale. Vous vérifiez les articles de lot et/ou de série sur la ligne principale en sélectionnant le champ Vérifié, mais vous pouvez aussi procéder en sélectionnant la ligne principale concernée et en cliquant ensuite sur l'action Lignes détail. Vous pouvez approuver les lignes vérifiées en cliquant sur Approuver lignes tout en bas de l'écran principal.

Si vous avez paramétré une Heure différente d'inventaire, la différence réelle est calculée sur la base des mouvements au moment de l'ouverture de l'inventaire. Vous ne pouvez approuver l'inventaire qu'une fois que l'heure d'inventaire différente saisie est écoulée.

Vérifier un inventaire :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Stock / Inventaire.
2. Ouvrez les propriétés de l'inventaire.

   

   Le lay-out de saisie de l'inventaire s'affiche.

3. Sélectionnez l'utilisateur qui a inventorié la ligne au bas du lay-out de saisie, dans le champ Inventarisé par.
4. Saisissez la date d'inventaire de la ligne au bas du lay-out de saisie, dans le champ Date.
5. Indiquez l'heure d'inventaire de la ligne dans le champ Heure, au bas du lay-out de saisie.

   Attention: 

   Si vous vous NE complétez PAS les champs Inventarisé par, Date et Heure au bas du layout de saisie, c'est par défaut la valeur des champs Inv. par défaut par, Date standard et Temps standard de l'en-tête du lay-out de saisie qui y est copiée.

   Ces champs de l'en-tête du lay-out de saisie reçoivent pour contenu l'utilisateur qui a ajouté l'inventaire ainsi que la date et l'heure d'ajout de l'inventaire.

6. Dans Quantité trouvée, saisissez ligne par ligne la quantité trouvée dans le stock. C'est la quantité réelle en stock, constatée pendant l'inventaire. Si vous n'avez enregistré que les différences, vous pouvez saisir les différences réelles dans Différence trouvée.

   S'il s'agit d'un numéro de série, d'un numéro de lot ou d'un article avec des dimensions d'article, modifiez la quantité dans le sous-écran.

   1. Cliquez sur le numéro de série, le numéro de lot ou les dimensions d'article de l'article.
   2. Complétez les champs en pied de page.
   3. Cliquez sur l'action : Lignes détail.

      

   4. Modifiez la quantité en Quantité trouvée.
   5. Cliquez sur : Terminer.

   

   Profit utilise les champs Nombre réel et Différence réelle de cet affichage pour traiter les amortissements temporaires et les autres mouvements de stock. Il faut donc que ces quantités soient celles au moment de l'approbation. Si vous avez par exemple vendu des articles pendant l'inventaire, cette quantité est moins élevée que la quantité attendue. Lors de l'approbation, Profit voit quand le run a été fait et approuvé, et prend ensuite tous les mouvements intermédiaires.

7. Sélectionnez Vérifié derrière la ligne pour indiquer que la ligne a fait l'objet d'un inventaire. Dans le cas où, pour les articles composés, il vous est demandé si vous voulez aussi que les lignes sous-jacentes prennent le statut Vérifié, cliquez sur Oui.
8. Répétez l'opération pour toutes les lignes.
9. Cliquez sur : Terminer. 

Vous pouvez sauvegarder les modifications entre-temps en cliquant sur Sauvegarder. Vous sauvegardez alors les modifications sans fermer le lay-out de saisie.

Approuver un inventaire :

Après avoir saisi les quantités/différences et vérifié les lignes, vous approuvez ces dernières. Vous indiquez ainsi que les lignes vérifiées sont approuvées et que Profit doit enregistrer les éventuels mouvements pour les différences de stock.

Approuver un inventaire :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Stock / Inventaire.
2. Sélectionnez l'inventaire en question.
3. Cliquez sur : Propriétés.
4. Cliquez sur l'action : Approuver lignes au bas du lay-out de saisie.
5. Confirmez ("Oui") que vous souhaitez traiter les lignes vérifiées dans le stock. Ensuite, vous ne pourrez plus modifier les quantités sur les lignes d'inventaire.

   

   Toutes les lignes dans leur ensemble reçoivent maintenant le statut Approuvé.

6. Cliquez sur : Terminer. 

Vous constatez que la ligne d'inventaire dans son ensemble a également reçu le statut Approuvé.