Inventaire

Il est possible de gérer le stock d'articles tant dans Profit Gescom que dans Profit Projets.

Si vous gérez un stock, il est indispensable de procéder régulièrement à un inventaire, par exemple une fois par an. Vérifiez ensuite si ce qui est enregistré dans Profit comme stock correspond à la réalité. Si vous utilisez la fonction Inventaire pour ce faire, Profit traite directement les éventuelles différences de stock.

Description

Lors de l'inventaire, le stock dans Profit est comparé avec le stock réel que vous avez inventorié. Profit traite ensuite automatiquement l'éventuelle différence de stock et la journalise vers Profit Comptabilité.

Pendant l'inventaire et le comptage du stock, vous pouvez simplement continuer à travailler dans Profit.

Voici la représentation schématique du processus d'inventaire :

D'abord, vous ajoutez un inventaire, dans lequel vous filtrez les articles que vous voulez inventorier. Vous imprimez ensuite la liste de l'inventaire et la remplissez avec les quantités d'articles réellement présentes.

La saisie des quantités trouvées se déroule en deux parties : la vérification et l'approbation. Lors de la "vérification", vous saisissez les quantités trouvées et Profit vérifie s'il y a des différences de stock. Lors de l'"approbation", vous confirmez que les quantités trouvées et les différences sont réellement correctes, afin que Profit génère des mouvements pour les éventuelles différences de stock et que vous puissiez, d'une simple pression sur le bouton, transférer les écritures comptables des différences de stock vers Profit Comptabilité.

Vous ne pouvez pas inventorier tous les articles, mais uniquement les articles dont le stock est géré et dont l'inventaire est autorisé dans le groupe d'articles liés.

Attention: 

Un article dont le stock est nul (0) n'apparaît pas dans l'inventaire. Vous pouvez cependant encore les ajouter plus tard à l'inventaire.

Un article apparaissant encore dans un run d'inventaire qui n'est pas encore complètement approuvé ne sera pas visible dans un nouvel inventaire.

Dans les propriétés du groupe d'articles, le champ Inventorier doit être sélectionné.

Vous pouvez ajouter des champs libres dans l'inventaire et sur les lignes d'inventaire. Vous ajoutez ces champs libres par le biais du Management Tool.

Vous pouvez définir vous-même la date à laquelle les écritures comptables d'inventaire sont saisies. Vous pouvez ainsi lancer, par exemple, l'inventaire début janvier, mais l'enregistrer au niveau de la fin décembre de l'exercice précédent. Dans l'en-tête de l'Inventaire, vous disposez du champ Date de saisie différente pour ce faire. Ce champ peut être rempli librement, mais la date doit se situer au maximum trois mois dans le passé ou le futur.

Pendant l'inventaire, vous pouvez simplement continuer à travailler dans Profit. En effet, pour toute action dans un inventaire, la date et l'heure de l'action sont définies. En inventoriant sur la base d'une date et d'une heure, Profit peut tenir compte des mouvements de stock intermédiaires des articles inventoriés.

Exemple : Inventorier tout en continuant à travailler dans Profit

Vous établissez un inventaire le 26/05/2008 à 10 h 52, notamment pour l'article Server behuizing (1006). Vous avez en stock 19 unités de cet article. Un bon de livraison est ensuite ajouté à 11 h 00 mentionnant 3 pièces de l'article Server behuizing. Si vous inventoriez l'article à 11 h 10, la quantité prévue selon l'inventaire est de 19 pièces. Comme 3 pièces ont été livrées, après ajout de l'inventaire, vous compterez 16 pièces (en partant du principe qu'il n'y a pas d'autres différences de stock). Vous indiquez ces 16 pièces dans l'inventaire.

Au moment où vous vérifiez la ligne dans Profit, vous saisissez d'abord la date et l'heure (11 h 10) de l'inventaire, complétez ensuite la quantité trouvée (16 pièces) et vérifiez la ligne. Profit vérifie si, entre l'heure de création de l'inventaire (10 h 52) et l'heure de vérification de la ligne (11 h 10), des mouvements de stock ont encore eu lieu pour l'article concerné. Profit trouve maintenant les 3 pièces livrées entre ces deux heures. La quantité réelle est directement adaptée dans l'inventaire (la quantité réelle devient 16 pièces au lieu de 19). Dans Profit, le stock correspond donc au stock réel ; aucune écriture comptable n'a donc eu lieu pour des différences de stock.

Un inventaire peut afficher les statuts suivants :

• Nouveau

  Lors de l'ajout d'un nouvel inventaire, celui-ci a automatiquement le statut Nouveau. La date et l'heure de création de l'inventaire sont aussi sauvegardées. Aucune ligne d'inventaire n'est encore vérifiée ou approuvée. Il est maintenant encore possible d'adapter le tri de l'inventaire.

• Vérifié partiellement pas accordé

  Des lignes d'inventaire ont été vérifiées, mais aucune ligne n'a été approuvée. Il n'est désormais plus possible d'adapter le tri de l'inventaire.

• Accordé partiellement

  Des lignes d'inventaire ont été vérifiées et une ou plusieurs ont déjà été approuvées.

• Approuvé

  Toutes les lignes d'inventaire ont été vérifiées et approuvées. L'inventaire est maintenant clôturé.

Préparation

• Configurer l'inventaire

  Si vous voulez inventorier votre stock dans Profit, vous devez le paramétrer dans le groupe d'articles. Vous disposez aussi de quelques paramètres facultatifs que vous pouvez configurer.

Vidéo

Méthode

• Ajout d'un inventaire

  Vous inventoriez (en partie) un entrepôt pour vérifier si le stock réel correspond au stock dans Profit. Lors de l'ajout d'un inventaire, vous pouvez filtrer sur la base des emplacements, des groupes d'articles et des articles pour ainsi ajouter dans un inventaire les seuls articles que vous voulez réellement inventorier.

• Consultation d'un inventaire

  Dans les propriétés d'un inventaire, vous pouvez consulter les lignes d'inventaire.

• Adapter le tri d'un inventaire

  Vous pouvez modifier le tri d'un inventaire. Ce n'est possible que dans les inventaires de statut Nouveau.

• Impression d'une liste d'inventaire

  Après avoir ajouté un inventaire, vous imprimez la liste d'inventaire. Sur cette liste, vous pouvez noter les quantités ou différences trouvées dans l'entrepôt (ou l'emplacement). Vous pouvez ensuite saisir dans Profit les quantités figurant sur cette liste.

• Compléter l'inventaire

  Avec la liste d'inventaire imprimée, vous vous rendez dans l'entrepôt ou vers l'emplacement. Vous notez les quantités ou différences trouvées sur la liste d'inventaire.

• Inventaire via le lecteur de code-barres

  Vous pouvez inventorier avec un scanner de codes-barres au lieu de remplir manuellement une liste imprimée.

• Vérification et approbation d'un inventaire

  Après avoir compté le stock de l'entrepôt/emplacement, saisissez dans Profit les quantités ou différences trouvées. La saisie d'une ligne d'inventaire s'appelle la vérification. Vous pouvez ensuite approuver les lignes vérifiées.

• Journaliser l'inventaire

  Vous journalisez les mouvements pour les différences de stock tout de la même façon que vous journalisez les autres mouvements de stock et factures dans Profit Comptabilité.

• Exemples de journalisation d'intégration

  Pour les mouvements de stock des articles et articles composés, vous pouvez créer des écritures comptables depuis Profit Gescom et Profit Projets.