Standaard verkooprelatieprofiel instellen

In een verkooprelatieprofiel geef je instellingen op voor het journaliseren van facturen. Ook koppel je de rapporten voor onder andere het ordertraject en de facturen. Accountancy Lite levert een standaard verkooprelatieprofiel mee. In dit standaard verkooprelatieprofiel zijn de rapporten en de facturen al gekoppeld aan de meegeleverde Accountancy Lite-rapporten. Dit profiel geldt automatisch voor alle verkooprelaties.

Ook kun je in het verkooprelatieprofiel instellen hoe je wilt dat er verzameld wordt. Daarvoor heb je verschillende mogelijkheden. Bij Ordermanagement kun je orders verzamelen op een pakbon en verschillende verkoopfacturen van één verkooprelatie verzamelen op één factuur (binnen verkoop).

Voor de andere modules kun je ook facturen van één verkooprelatie verzamelen over de modules heen (de Verzamelfactuur). Daarbij zie je zowel de te factureren abonnement-, cursus als projectregels op dezelfde factuur.

De administratie en de dagboeken voor factuur en creditnota's hoef je niet te selecteren. Als je bij deze velden niets invult, valt Accountancy Lite terug op de integratiesoort voor de integratie met Profit Financieel.

Tenslotte koppel je in het verkooprelatieprofiel de e-mailberichtsjablonen per onderdeel van het ordertraject.

Standaard verkooprelatieprofiel instellen/controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het standaard verkooprelatieprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer eventueel bij het veld Administratie een afwijkende administratie waarin Accountancy Lite de journaalposten moet boeken.
5. De dagboeken zijn meestal al ingesteld in de Integratiesoort. Selecteer eventueel afwijkende dagboeken voor de journaalposten voor de facturen in Profit Financieel.

   Als je bij deze velden niets invult, gebruikt Accountancy Lite de instellingen bij integratiesoort. Het dagboek geldt voor alle verkooprelaties, je kunt niet afwijken per integratiesoort.

6. Vink Inkoop per verkooporder aan als je verkooporders direct wilt omzetten naar inkooporders via het bestelvoorstel. Na toevoegen van de inkooporder zijn alle regels uit de verkooporder gekoppeld aan de inkooporderregels.
7. Vink Orders verzamelen op pakbon aan als je orders die je levert aan een verkooprelatie wilt verzamelen op één pakbon.
8. Ga naar het tabblad: Factureren.

   

9. Bij Aantal exemplaren afdrukken kun je instellen hoeveel verkoopfacturen er moeten worden afgedrukt. Standaard wordt een factuur één keer afgedrukt.
10. Stel de instellingen voor het verzamelen van projectfacturen in.
11. Ga naar het tabblad Verzamelfactuur als je de factuurregels over de modules Projecten, Abonnementen en cursussen wilt combineren.

    Lees hier meer over Verzamelfactuur inrichten in het verkooprelatieprofiel en gebruiken.

12. Ga naar het tabblad Verzamelfactuur per onderdeel als je niet van de gecombineerde verzamelfactuur gebruikmaakt, maar dit per module wilt inrichten.

    

    Zie ook:

    • Verzamelen van projectfacturen instellen.
    • Verzamelen abonnementsfacturen instellen
    • Verzamelen voor cursusfacturen instellen
13. Voor Ordermanagement richt je dit sowieso apart in.

    De verzamelinstellingen voor Ordermanagement moet je altijd instellen, in ieder geval in het standaard verkooprelatieprofiel. Dit is omdat de verkoopfacturen uit Ordermanagement alleen apart, dus vooralsnog niet gecombineerd met facturen uit andere modules, aangemaakt kunnen worden.

    1. Selecteer bij Verzamelmethode orderman. een van de manieren waarop Profit de facturen moet verzamelen (binnen ordermanagement).
    2. Selecteer bij Verzamelperiode orderman. over welke periode Profit de facturen moet verzamelen tot één factuur.

       Je kunt er bij het automatisch factureren voor zorgen dat pakbonnen gecombineerd worden op een factuur. Je krijgt dan een verzamelfactuur (binnen de module ordermanagement).

       Let op:

       Bij handmatig factureren worden facturen nooit verzameld.

       Je richt dit in in het verkooprelatieprofiel via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.

       Op het tabblad Verzamelen per onderdeel kun je voor het verzamelen bij Verzamelmethode orderman. kiezen uit een aantal manieren voor het verzamelen van de pakbonnen, namelijk:

       • Per verkooprelatie

         Profit verzamelt alle pakbonnen van een verkooprelatie die voldoen aan de voorwaarden op één factuur zonder rekening te houden met de pakbondatum of periode.

       • Factuur op basis van verkooporder

         Profit verzamelt de pakbonnen per verkooporder. Bij deelleveringen heb je meerdere pakbonnen, die Profit bij deze optie samen factureert. De factuur komt dan ook pas als alle pakbonnen klaar zijn.

         

       • Factuur per opdrachtnummer/referentie verkooprelatie
       • Niet verzamelen

       Wat de verzamelperiode betreft kun je bij Verzamelperiode orderman. kiezen uit:

       • Standaard

         Als je Verzamelen op factuur aan hebt staan, verzamelt Profit alles wat nog niet gefactureerd is.

       • Dagfactuur 

         Profit verzamelt de pakbonnen van een verkooprelatie per dag op één factuur op basis van de pakbondatum. Een verkooprelatie stuurt bijvoorbeeld 3 verkooporders in op één dag en wil dat alle orders van die dag op één factuur komen.

       • Weekfactuur

         Profit verzamelt de pakbonnen t/m de afgeronde, afgelopen week op basis van de pakbondatum.

         Let op: 

         Profit verzamelt de pakbonnen voor de lopende week dus niet, deze worden pas in de volgende week meegenomen. De week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Factureer je op woensdag dan worden de pakbonnen van maandag, dinsdag en woensdag van de lopende week, niet meegenomen.

         Voorbeeld: 'Verzamelen per week'

         

         Je hebt voor een verkooprelatie pakbonnen aangemaakt. Deze factureert Profit de week erop.

       • Dagfactuur hele week

         Profit verzamelt de pakbonnen per dag op één factuur tot en met de afgeronde, afgelopen week op basis van de pakbondatum.

         Let op: 

         Pakbonnen voor de lopende week factureert Profit niet, deze worden pas in de volgende week meegenomen. De week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Factureer je op woensdag dan factureert Profit de pakbonnen van maandag, dinsdag en woensdag van de lopende week niet.

         Voorbeeld: 'Verzamelen dagfactuur hele week'

         

         Je hebt voor een verkooprelatie op verschillende dagen pakbonnen aangemaakt. Op woensdag 28 juli ga je factureren. Profit maakt facturen per dag. De pakbonnen van maandag 27 juli factureert Profit nog niet.

       Let op:

       De opties bij Verzamelperiode en de opties bij Verzamelmethode staan los van elkaar.

       Vink Verzamelen op factuur aan als Profit de ordermanagement-onderdelen verkooporder, pakbon en factuur moet verzamelen op een factuur - vooralsnog alleen binnen Ordermanagement.

       Verzamelen per project kun je aanvinken als Verzamelen op factuur aan staat. Dit is alleen relevant als je werkt met de integratie van Projecten met Ordermanagement.

       Voorwaarden voor verzamelen op één factuur

       Profit verzamelt niet alle pakbonnen/facturen automatisch op ordermanagement of projectfacturen. Ze worden alleen verzameld als ze identiek zijn op alle belangrijke punten.

       De te verzamelen pakbonnen/facturen moeten identiek zijn voor wat betreft:

       • Verzamelfactuur (bij allemaal aan- of uitgevinkt),
       • Administratie
       • Factureren aan
       • verkooprelatie
       • Creditorder (bij allemaal aan- of uitgevinkt)
       • valuta
       • valutakoers
       • btw-plicht
       • dezelfde instelling bij het veld Inclusief btw;
       • betaalvoorwaarde
       • code centraal factureren (is altijd hetzelfde als je dat niet gebruikt)
       • kortingsschaal
       • % factuurkorting
       • % betalingskorting
       • % kredietbeperking
       • dagboek factuur
       • incasseren (bij allemaal aan- of uitgevinkt)
       • bij gebruik van een G-rekening moet het percentage G-rekening overal gelijk zijn;
       • % loonsom
       • of het bij alle wel, of alle niet om retouren gaat
       • dezelfde instelling bij Factureren aan

       Als het veld Verzamelfactuur in de kop van de (verkooporder- en) pakbon staat, moet dit aan staan.

       Niet verzameld worden (alleen bij bakkerijen):

       • centrale facturen
       • facturen met combinatiekorting
       • EDI-orders.

         Let op: 

         Als je gebruik maakt van EDI-facturering is het niet mogelijk om meerdere pakbonnen op één factuur te verzamelen. De pakbonnen leiden dan altijd één op één tot een factuur. Er wordt in dat geval geen rekening gehouden met de instelling voor het verzamelen van facturen in het verkooprelatieprofiel. Als je hebt aangegeven dat de pakbonnen verzameld moeten worden op één factuur en de oorspronkelijke order is binnengekomen via EDI, worden alleen de pakbonnen die van dezelfde EDI-order afkomstig zijn verzameld op dezelfde factuur.

    3. Vink Verzamelen op factuur aan als Profit de ordermanagement-onderdelen verkooporder, pakbon en factuur moet verzamelen op een factuur - vooralsnog alleen binnen Ordermanagement.
    4. Verzamelen per project kun je aanvinken als Verzamelen op factuur aan staat. Dit is alleen relevant als je werkt met de integratie van Projecten met Ordermanagement.

    Selecteer bij Verstrekking bijlage of en hoe je wilt dat Profit de bijlage van de verkooporder en pakbon bij de factuur verstrekt.

14. Ga naar het tabblad: Rapport.

    Je ziet dat voor alle formulieren in het ordertraject een rapport is gekoppeld.

    Let op:

    Je kunt alleen het standaard meegeleverde rapport selecteren, of kopieën hiervan. Je kunt geen rapport selecteren dat is toegevoegd op basis van een gegevensverzameling, omdat dan het Type rapport (bijvoorbeeld verkooporder, pakbon, verkoopfactuur) niet bekend is.

15. Selecteer eventueel een ander rapport.
16. Ga naar het tabblad: Rapport factuur.
17. Controleer de gekoppelde rapporten voor de facturen.
18. Selecteer bij Verzamelfactuur een rapportlay-out als je in dit verkooprelatieprofiel de gecombineerde verzamelfactuur inricht.

    Je kunt ook de standaard meegeleverde rapportlay-out van facturen naar eigen wens aanpassen en vervolgens hier in het verkooprelatieprofiel koppelen.

19. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon.
20. Koppel e-mailberichtsjablonen per onderdeel van het ordertraject. Een e-mailsjabloon bevat een standaardtekst voor e-mailberichten die je verstuurt met de acties E-mailen en bij Output. Het te verzenden document uit het ordertraject wordt als bijlage (pdf) bij het e-mailbericht gevoegd.
21. Klik op: OK.