Vrij veld met vrije tabel

Je gebruikt vrije tabellen als je regelmatig hetzelfde gegeven vast moet leggen in een vrij veld.

Vrije tabel toevoegen

Als je gebruik wilt maken van vrije tabellen bij het vastleggen van vrije gegevens, begin je met het definiëren van deze tabellen.

Zo voeg je een vrije tabel toe:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vink Onderhouden in zoekvenster aan, als je nieuwe waarden wilt toevoegen tijdens het zoeken op de waarden uit de tabel.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul per taal een code en een omschrijving in. Je kunt ook een kleur opgeven, deze wordt alleen gebruikt in workflows (voor de workflowstatus).

   

Waarden vastleggen in de vrije tabel

Je voegt waarden en omschrijvingen toe aan een bestaande vrije tabel.

Waarden in de vrije tabel vastleggen:

1. Open de vrije tabel.
2. De andere stappen zijn hetzelfde als bij een nieuwe vrije tabel, zie hierboven.

Vrij veld toevoegen met koppeling naar tabel

Je kunt een vrij veld koppelen aan een bestaande tabel of aan een vrije tabel.

Je gaat in ons voorbeeld nu een nieuw vrij veld Contractduur toevoegen in de functie Organisatie/persoon en dit veld koppel je aan de vrije tabel Contract.

Vrije tabel koppelen aan een vrij veld:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep waaraan je een vrij veld wilt toevoegen. In ons voorbeeld de functiegroep Organisatie/persoon.
3. Accountancy Lite meldt dat andere gebruikers de geselecteerde tabel niet mogen gebruiken.
4. Bevestig de melding. Er mogen geen andere gebruikers in de omgeving werken als je deze inrichting aanpast.

   Nu verschijnt de Management tool met in het scherm links de bestanden die bij de functiegroep horen en rechts de aanwezige tabbladen en velden in het bestand. Achter de bestanden zie je het veld Vrije velden mogelijk. Slechts bij bestanden met waarbij Vrije velden mogelijkis aangevinkt, kun je velden toevoegen.

5. Selecteer het bestand waaraan je het vrije veld wilt toevoegen, bijvoorbeeld het bestand Organisatie/persoon. In het rechtergedeelte van het scherm worden de beschikbare velden van het geselecteerde onderdeel getoond.

   Vrije velden voor een (algemeen) vrij bestand voeg je toe via de functiegroep Vrije bestanden.

   Vrije velden voor een vrij contactbestand voeg je toe via functiegroep Organisatie/persoon.

6. Ga naar het tabblad: Velden.
7. Klik op: Nieuw.

   

8. Selecteer bovenin bij Veldtype Tabelkoppeling.
9. Vul bij het Label en de Kolomtekst een naam in, bijvoorbeeld Contractduur.
10. Selecteer bij Tabelkoppeling de tabel, in ons voorbeeld Contract.

Vrij tabblad toevoegen en nieuw vrij veld daarop plaatsen

Je voegt het vrije tabblad toe waarop je het vrije veld wilt plaatsen.

Vrij tabblad toevoegen:

In dit voorbeeld voeg je het veld Contractduur toe aan een nieuw tabblad Overeenkomst. Dit tabblad mag alleen zichtbaar zijn bij organisaties.

1. Klik rechts op het tabblad Tabbladen. Klik in ons voorbeeld, omdat het de functie voor zowel organisaties als personen is, bij wijze van uitzondering op Tabbladen: Organisatie.
2. Klik op: Nieuw. Vervolgens start de wizard voor het aanmaken van een vrij tabblad.
3. Bij Naam tabblad: vul je de naam van het vrije tabblad in. In ons voorbeeld Overeenkomst.
4. Selecteer bij Beschikbare velden: het zojuist aangemaakte veld met de koppeling naar de tabel, namelijk Contractduur.
5. Verplaats het veld naar Velden op tabblad met de pijl.
6. Klik op: OK.  Je komt nu automatisch in de Autorisatie tool. Een nieuw tabblad is in eerste instantie niet geautoriseerd, dus voor niemand toegankelijk.

   

7. Autoriseer het tabblad. In ons voorbeeld selecteer je Onderhouden.
8. Stel eventueel het vrije veld in qua veldinstellingen (zichtbaar/onzichtbaar, voorkeurswaarde, verplicht).