Type dossieritem toevoegen

De dossieritems, die je in de dossiers gaat vastleggen, kunnen worden onderscheiden naar type. Het type dossieritem is de basis voor de inrichting van de workflow.

Je kunt een onbeperkt aantal dossieritemtypes toevoegen.

Type dossieritem aanmaken:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Geef een duidelijke omschrijving van het nieuwe type dossieritem.
4. Vink bij Dossier de opties die je bij dossieritems van dit type wilt gebruiken:
   • Dossieritems nummeren: Vink dit veld eventueel als je de dossieritems van dit type van een volgnummer wilt voorzien. Het veld Laatst gebruikte nummer wordt nu actief. Vul in dit veld het laatst gebruikte nummer in. Profit zal de stukken vanaf hier verder nummeren. Als je een nieuw type aanmaakt, zal het laatst gebruikte nummer waarschijnlijk 0 zijn. Het eerste dossieritem van dit type krijgt dan nummer 1.
   • Verantwoordelijke: Vink dit veld aan als je bij het insturen van een dossieritem een gebruiker wilt selecteren om die als verantwoordelijke aan het dossieritem te koppelen.  Hierdoor is het mogelijk om op een later moment een selectie te maken en alle dossieritems van een verantwoordelijke in een lijst of analyse te presenteren. Indien je een medewerker wilt selecteren die geen gebruiker is, kun je in het selectiescherm de weergave Medewerker selecteren.
   • Vink eventueel bij Verantwoordelijke de velden Instuurder als voorkeur bij verantwoordelijke en Verantwoordelijke is verplicht aan. Deze velden zijn alleen van toepassing op dit dossieritemtype. (De veldinstelling Verplicht is hier niet altijd bruikbaar omdat dit dan bij ALLE dossieritemtypes wordt ingesteld, terwijl je het mogelijk alleen nodig hebt voor dossieritemtypes voor een workflow).
   • Vink eventueel de velden Begindatum en/of Einddatum aan als je deze bij het dossierstuk wilt opgeven.
   • Aanleiding: Vink dit veld aan als je bij het dossieritem een al eerder ingestuurd item wilt kunnen selecteren als aanleiding.
   • Soort actie: Vink dit veld aan als je bij het toevoegen van dit dossieritem aan het dossier, aan wilt geven welke actie op de Organisatie, de Persoon, de Medewerker, enz. zal moeten worden uitgevoerd of al is uitgevoerd.
   • Vink eventueel de velden Prioriteit en/of Bron aan als je deze bij het dossieritem wilt selecteren.
   • Afdrukrapport: Kies hier een rapport dat gebruikt wordt voor het afdrukken van dossieritems van dit type.
5. Bij het kopje Inhoud kun je eventueel het volgende instellen:
   • Tekst: Vink dit veld aan als je bij het insturen van het dossieritem een begeleidende tekst (memo) wilt invoeren. Dit is niet van toepassing als je later kiest voor Genereren brief.
   • Bestand koppelen: Vink dit veld aan als je bij het insturen van een dossieritem een bestand aan het item koppelen, zoals een gescand document, een plaatje of een foto van allerlei  bestandsformaten.
   • Keuze verstrekkingswijze: Vink dit veld aan als je bij het insturen van een dossieritem een document wilt samenvoegen. Je bepaalt bij het insturen van het dossieritem welke documentlay-out wordt gebruikt. Het samengevoegde document wordt opgeslagen in het dossier. Dit geldt ook voor e-mail.

   Let op: 

   Het is niet mogelijk om Keuze verstrekkingswijze en Bestand koppelen beide te activeren. Je kunt dus slechts één van beide mogelijkheden gebruiken bij een bepaald type dossieritem.

   Eén van de voorwaarden om een samengevoegd document op te kunnen nemen in het dossier is dat het veld Keuze verstrekkingswijze aangevinkt is.

   • Bijlage openen bij eigenschappen dossieritem: Vink dit veld aan als je wilt dat als men de eigenschappen van een dossieritem in Profit opent, direct de bijbehorende bijlage wordt geopend. Als de gebruiker bewerk-rechten  op de bijlage heeft, dan kan hij direct bewerken.
   • Beschikbaar voor invulformulieren (alleen als je beschikt over OutSite). Vink dit veld aan als je invulformulieren wilt koppelen aan het type dossieritem.

   Let op: 

   Als je dit veld aanvinkt mogen er geen bestemmingen zijn met de waarde Verplicht of Eén van deze verplicht.

6. Bij het kopje Afhandeling kun je eventueel het volgende instellen:
   • Afgehandeld: Vink dit veld aan als je wilt kunnen aangeven dat een dossieritem is afgehandeld.
   • Datum afgehandeld: Vink dit veld aan als je de datum van afhandeling wilt vastleggen. Dit kan alleen als je hebt aangegeven dat je de dossieritems wilt laten afhandelen.
7. Klik op: Volgende.
8. Geef eventueel aan of bij dossieritems van dit type met Kenmerken wordt gewerkt. Wil je alleen een eenvoudig dossieritem insturen, bijvoorbeeld een notitie, dan hoef je geen gebruik te maken van kenmerken en laat vink je Kenmerken gebruiken niet aan. Wil je wel gebruik maken van kenmerken, dan vink je het veld aan.

   Je kunt de volgende instellingen voor kenmerken aangeven:

   • Alleen bestaande combinaties toegestaan: Vink dit veld aan als alleen bestaande Kenmerkcombinaties zijn toegestaan. Als je dit veld niet aanvinkt kunnen de combinaties vrij gekozen worden.
   • Items zonder kenmerken toegestaan: Vink dit veld aan als ook dossieritems zonder kenmerk zijn toegestaan. Als ieder dossieritem verplicht een kenmerk moet krijgen, vink je dit veld niet aan.

   Let op: 

   Als je het gebruik van kenmerken bij het insturen bij een dossieritem wilt verplichten, vink je Dossieritems zonder kenmerken toegestaan dus niet aan. Alleen als je het insturen van een dossieritem met of zonder een kenmerk vrijlaat, vink je het veld aan.

9. Klik op: Voltooien. 
10. Nadat je het type dossieritem hebt toegevoegd, moet je de bestemmingen aangeven waarvoor het type dossieritem gebruikt kan worden.

Bestemming type dossieritem vastleggen

De bestemming van een dossieritem bepaalt in welk dossier je het item kunt raadplegen. Je kunt meerdere bestemmingen selecteren. Als je bijvoorbeeld als bestemming Medewerker en Cursus kiest, dan kun je het ingestuurde dossieritem vanuit het dossier bij de medewerker en de cursus openen.

In het type dossieritem bepaal je aan welke bestemmingen een dossieritem kan worden toegevoegd.

Dossieritems worden, als ze zijn toegevoegd aan bijvoorbeeld organisatie XX, overal getoond waar organisatie XX zichtbaar is, dus ook bij de verkooprelatiegegevens, e.d.

Standaard hebben alle bestemmingen in het type dossieritem Niet toegestaan als instelling. Dit wil zeggen dat je dossieritems van dit type niet kunt toevoegen aan het dossier van de betreffende bestemming. Je bepaalt zelf de instelling per bestemming.

Voorbeeld: Notitie

Je hebt bij type dossieritem Notitie ingesteld dat je dit bij alle normale bestemmingen kunt insturen, of dit nu een organisatie of een medewerker is. Bij insturen moet in ieder geval één van deze bestemmingen geselecteerd worden.

In dit geval stel je alle mogelijke bestemmingen in als Een van deze verplicht maken. Zodra je een dossieritem van dit type toevoegt, selecteer je eenvoudig welk van de mogelijke bestemmingen je wilt toevoegen. Als je geen enkele bestemming kiest, volgt een melding dat je nog een bestemming moet kiezen.

Als je een dossieritem toevoegt door eerst de bestemming te selecteren, bijvoorbeeld organisatie XX, dan is Organisatie/persoon al aangevinkt en niet wijzigbaar.

Bestemming(en) instellen voor dossieritemtype:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Bestemming. Hier vind je de standaard bestemmingen, gebaseerd op organisaties en personen.
4. Selecteer een bestemming, bijvoorbeeld Organisatie/persoon.

   Je kunt meerdere bestemmingen selecteren, door multiselect zichtbaar te maken.

5. Klik op de actie:
   • Optioneel

     Dit betekent dat je bij het insturen kunt kiezen of het dossieritem in het dossier moet worden geregistreerd.

   • Verplicht

     Als je een bestemming verplicht maakt, kan het in het dossieritem niet uitgevinkt worden.

   • Eén van deze verplicht

     Wanneer dit is ingesteld bij meerdere bestemmingen kan het dossieritem niet opgeslagen worden tot één van deze bestemmingen is geselecteerd.

   • Niet toegestaan

     Het dossieritem mag niet worden toegevoegd aan een dossier met deze bestemming.

6. Ga naar het tabblad: Bestemming Extra.

   Hier vind je afwijkende bestemmingen als campagne, cursusevenement, item en project, voor zover deze voor je van toepassing zijn.

   Met bestemming Dossieritem kun je een dossier aanleggen bij een specifiek dossieritem, een subdossier.

7. Klik op: OK. 

In het dossieritem dat je instuurt, zie je de mogelijke bestemmingen terug onder het kopje Tonen in dossier.

Zie ook:

• Bestemmingen voor InSite en OutSite

Autorisatie

Een nieuw type dossieritem moet altijd worden geautoriseerd.

• Kijk of gebruikers in Profit toegang hebben tot functies, weergaven en tabbladen.
• Kijk of gebruikers in InSite en OutSite rechten hebben op de juiste pagina's, als het type dossieritem voor InSite of OutSite geactiveerd is.
• Er is vrijwel altijd filterautorisatie van toepassing, zie hieronder.

Bij dossier gebruik je (vrijwel altijd) filterautorisatie op type dossieritem. Hiermee bepaal je dat de leden van een gebruikersgroep toegang hebben tot dossieritems van een bepaald type dossieritem. Omdat je eerder een nieuw type dossieritem hebt toegevoegd, moet je dit type autoriseren. Zo niet, dan kunnen gebruikers geen dossieritems, gebaseerd op dit type, toevoegen via InSite.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar: Extra / Onderhoud gegevensfilters (of klik op ).

   

   In het linkerdeel van het venster zie je de tabellen waarop autorisatie met gegevensfilters mogelijk is. Bij de tabellen waarbij filterautorisatie actief is, wordt het filtersymbool rood getoond. Voor de autorisatie zijn twee tabellen relevant:

   • CRM - Dossieritem vastleggen: type dossieritem
   • CRM - Dossieritems
3. Leg de benodigde filters vast.

   

4. Activeer per gebruikersgroep de juiste filters. Hieronder een voorbeeld van de autorisatie op type dossieritem voor de applicatiebeheerders:

   

5. Onder CRM / Dossier / Dossieritems activeer je de filters voor gebruikers die workflowitems gaan insturen of gebruiken.

Type dossieritem blokkeren

Je kunt een type dossieritem blokkeren. Een geblokkeerd type dossieritem kan niet meer ingestuurd worden in Profit Windows, InSite en/of OutSite.

In Profit Windows is een geblokkeerd type dossieritem niet meer beschikbaar. In InSite of OutSite kan de menukeuze om een dossieritem nog beschikbaar zijn na het blokkeren. De Sitebeheerder kan de menukeuze verwijderen van de site.

Type dossieritem blokkeren:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vink Geblokkeerd aan.
5. Klik op: OK.

Vrije velden bij type dossieritem

Je kunt een type dossieritem uitbreiden met vrije velden, zodat je bedrijfsspecifieke gegevens aan dossieritems kunt toevoegen. Je plaatst vrije velden altijd op eigen tabbladen.

Vrije inrichting is alleen mogelijk bij typen die je zelf toevoegt, niet bij meegeleverde typen dossieritems. Je herkent meegeleverde typen dossieritems aan een negatieve code (bijvoorbeeld -5) en de toevoeging (Profit) in de naam.

Vrije velden activeren bij type dossieritem:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Instellingen.
4. Klik op de knop Activeren bij Vrije velden gebruiken.

   Let op:

   Deze actie kan niet worden teruggedraaid. Als je vrije velden activeert, kun je deze niet meer deactiveren.

   Door het activeren kan het nodig zijn onderdelen van het type dossieritem opnieuw te autoriseren. Het is aan te raden het activeren en de consequenties voor de autorisatie eerst te testen in een Testomgeving.

5. Klik op: OK. 

Vrije velden toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Dossier.
3. Selecteer het type dossieritem waarbij je de vrije inrichting hebt ingeschakeld.

   

4. Voeg de vrije velden toe.

Zie ook:

• Vrije inrichting
• Vrije inrichting type dossieritem voor InSite

Type dossieritem met vrije inrichting verwijderen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Dossier.
3. Open het type dossieritem met vrije velden.
4. Verwijder de vrije tabbladen en de vrije velden.
5. Sluit de Management tool.
6. Open de omgeving opnieuw.
7. Verwijder de dossieritems van het type dossieritem.
8. Verwijder alle koppelingen met het type dossieritem. Een type dossieritem kan bijvoorbeeld nog gekoppeld zijn aan een workflow of een signaal, deze koppelingen moet je verwijderen.
9. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
10. Verwijder het type dossieritem.