Crediteur

In SB is iedere crediteur een organisatie of persoon. Wanneer je een nieuwe crediteur toevoegt, voeg je direct de algemene gegevens van de organisatie of persoon toe. Wanneer deze crediteur op een bepaald moment ook klant wordt, dan hoef je deze algemene gegevens niet opnieuw in te vullen.

Let op

Wanneer je éénmalig een dienst of artikel inkoopt bij een organisatie of persoon, dan hoef je geen crediteur toe te voegen. In dat geval is het efficiënter om gebruik te maken van een Diverse crediteur.

Organisatie toevoegen

Voeg organisaties als crediteur toe als je bij bedrijven inkoopt (Business to Business).

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe crediteur (organisatie) toevoegen.

   Let op:

   Bij het toevoegen van een organisatie waarschuwt SB als een overeenkomstige organisatie bestaat in deze administratie.

   SB controleert tijdens het opslaan of in deze administratie al een organisatie bestaat met dezelfde gegevens. Deze controle vindt plaats op basis van de volgende veldwaarden:

   • Naam.
   • KVK-nummer.
   • Btw-identificatienummer.
   • Adres.
   • Bankrekening.
   • E-mailadres.
   • Website.

   Als de waarde van een van deze velden overeenkomt met de waarde van een bestaande organisatie, dan verschijnt een waarschuwing.

   

   • Klik op Toon om de bestaande organisaties te tonen.
   • Weet je zeker dat je deze organisatie toch wilt toevoegen? Klik dan op het kruisje om de waarschuwing te verwijderen.

2. Vul de Naam van de Organisatie in.

   De ingevulde naam wordt opgezocht in de administratie en bij de Kamer van Koophandel. Hier kan alleen worden gezocht met hele woorden.

   

   1. Selecteer de gewenste bedrijfsnaam uit de lijst.

      De bij de KVK geregistreerde gegevens worden alvast ingevuld.

      Als een organisatie niet bij de KVK is geregistreerd, bijvoorbeeld bij buitenlandse organisaties, vul de gegevens dan handmatig in.

3. Vul een KVK-nummer in.

   Dit nummer wordt gebruikt om te bepalen of btw moet worden toegepast voor voor transacties binnen de EU.

   Dit nummer wordt ook gebruikt om te bepalen of een document in de Scanbox een verkoopfactuur is. Wanneer op een document het KVK-nummer van een administratie voorkomt gaan wij ervan uit dat een document een verkoopfactuur is en geen inkoopfactuur.

4. Vul een Btw-identificatienummer in.

   Vanaf 1 januari 2020 moeten ondernemers het btw-id op facturen en hun website vermelden om zich te identificeren als btw-plichtige ondernemer.

   Het btw-identificatienummer wordt voor organisaties binnen NL en binnen de EU gecontroleerd volgens de VIES-controle.

5. Als deze controle goed gaat krijgt het veld Btw-identificatienummer VIES-controle de waarde Gecontroleerd.

   Als deze controle niet goed gaat krijgt het veld Btw-identificatienummer VIES-controle de waarde Ongeldig btw-identificatienummer.

6. Vul eventueel een Extern nummer in.

   Dit nummer wordt gebruikt om bij het importeren van gegevens het debiteurnummer van een persoon of organisatie in een andere applicatie te koppelen aan deze persoon of organisatie in SB.

   Let op

   Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit voor Externe nummers niet geactiveerd.

7. Voeg een of meerdere adressen toe.
   1. Klik op Adres toevoegen.
   2. Selecteer een Land.
   3. Vul voor Nederland bij Zoeken een postcode, huisnummer en eventuele toevoeging in.

      Is het adres in een ander land of weet je de postcode niet? Vul dan de straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging in.

      Het adres wordt automatisch opgezocht en uitgesplitst over de verschillende velden van het adres.

      

      Komt de straatnaam in meerdere woonplaatsen voor? Selecteer dan de juiste woonplaats.

      

   4. Klik op Handmatig invullen om de adresvelden zelf in te vullen of de uitsplitsing te controleren.

      

   5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
   6. Herhaal deze procedure om meerdere adressen toe te voegen.
8. Voeg een of meerdere bankrekeningen toe.
   1. Klik op Bankrekening toevoegen.

      

      of, als je er al eentje had toegevoegd:

      

   2. Vul een Rekeningnummer in.

      Is dit een IBAN? Dan wordt automatisch de Bank, de BIC en het land van deze bank ingevuld.

      Wil je een bankrekening toevoegen voor een land die geen IBAN ondersteunt, of een spaarrekening zonder IBAN, zoals bij ING Oranje spaarrekeningen en Knab spaarrekeningen?

      Vul dan het rekeningnummer, de Bank en het Land handmatig in.

      

      Let op:

      Het is niet mogelijk om twee bankrekeningen met hetzelfde nummer toe te voegen, bijvoorbeeld omdat een spaarrekening hetzelfde IBAN heeft als een betaalrekening. In dat geval is een spaarrekening een volgnummer van het IBAN van de betaalrekening. Kies in dit geval bij Type voor Betaal- en spaarrekening.

9. Vul een E-mailadres in.
10. Selecteer eventueel een Handelsnaam.

    Doe dit als je verkoopfacturen voor deze klant wilt verzenden namens deze handelsnaam.

    Let op:

    Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit voor Handelsnamen niet geactiveerd.

11. Selecteer eventueel een Sbi-activiteit.

    Doe dit als je de omzet van deze klant op een specifieke bedrijfssector wilt boeken.

    Let op:

    Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit voor Sbi-codes niet geactiveerd.

12. Vul een Telefoonnummer in.
13. Vul een Website in.
14. Selecteer een Grootboekrekening omzet.

    Op deze grootboekrekening wordt de omzet voor deze klant geboekt als je verkoopfacturen maakt met een andere applicatie en deze in SB boekt of importeert als verkoopjournaalposten.

    Let op:

    Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit Verkoopjournaalposten niet geactiveerd.

15. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

    

    Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

    Let op

    Als je een Crediteur (Organisatie) toevoegt, dan worden de organisatiegegevens (naam, adres, bankrekening, e-mailadres, website, enzovoorts) beschikbaar gesteld voor alle administraties. Zo kan dezelfde organisatie in administratie A crediteur zijn en in administratie B klant.