Verkoopjournaalpost

Het komt voor dat je verkoopfacturen met een ander softwarepakket maakt, maar bijvoorbeeld in een webshop. Deze verkoopfacturen wil je niet opnieuw toevoegen in SB. Ook kan het zijn dat je gedurende een boekjaar met SB start en je openstaande verkoopfacturen, die je met je vorige pakket hebt gemaakt, wilt inboeken om deze verder af te kunnen handelen. Maak in dat geval gebruik van de Verkoopjournaalpost. Dit is een verkoopfactuur waarbij je in de regels geen verkoopproducten, maar grootboekrekeningen boekt. Hierbij wordt geen pdf-factuur gegenereerd en daarom is het dus niet mogelijk om deze via e-mail te verzenden naar een klant.

Let op

Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken moet je deze eerst activeren en instellen.

Inhoud

Toevoegen via de Mailbox/Scanbox

Dit is de voorkeur werkwijze van AFAS.

  1. Stuur een verkoopfactuur naar de Mailbox en keur deze goed voor verwerking in de Scanbox, of

    Voeg handmatig een verkoopfactuur toe in de Scanbox.

  2. Controleer of onderin de knop Verkoopjournaalpost boeken zichtbaar is.

    Staat hier Inkoopfactuur boeken?

    • Klik op Meer...
    • Klik op de actie Omzetten naar Verkoopjournaalpost.
  3. Controleer de herkende waarden en pas deze eventueel aan.
  4. Klik op Verkoopjournaalpost boeken, als dit een eenvoudige verkoopfactuur betreft.

    Hiermee heb je een verkoopfactuur gescand en geboekt als verkoopjournaalpost.

  5. Klik op Geavanceerd boeken als dit een complexere verkoopfactuur betreft, bijvoorbeeld met meerdere regels, transitorisch geboekte omzet, of van de verkoop van een vast actief.
  6. Lees verder bij Handmatig toevoegen.

Algemene gegevens

Als je de Scanbox niet wilt of kunt gebruiken, voeg dan een verkoopjournaalpost handmatig toe.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe verkoopjournaalpost toevoegen.
  2. Vul een Datum in.

    SB stelt standaard de datum van vandaag voor.

    Gebruik de handige datumfuncties om de gewenste datum in te vullen.

  3. Vul een Factuurnummer in.

    Gebruik hier het ordernummer uit een webshop, of het factuurnummer uit een factuurpakket van derden.

  4. Selecteer een Klant.

    Je kunt hiervandaan ook zoeken in alle klanten of een nieuwe klant toevoegen.

    Vul een herkenbare Omschrijving in.

  5. Vul eventueel een Referentie klant in.

    Sommige klanten vragen om een referentienummer om deze in hun administratie te kunnen herkennen.

  6. Selecteer eventueel een Bijlage.

    Het is mogelijk om meerdere bijlagen te selecteren, of een of meerdere bestanden op het bijlageveld te slepen vanuit een verkenner.

    Selecteer per regel de gewenste Grootboekrekening.

  7. Vul eventueel een Extra omschrijving in.

    Je kunt hier bijvoorbeeld de productomschrijvingen uit jouw webshop of externe facturatiepakket overnemen.

  8. Vul per regel een Bedrag exclusief btw in.
  9. Selecteer per regel het juiste Btw-tarief.
  10. Open de aanvullende velden van de gewenste regel (Ctrl+p) voor meer opties.

Regelgegevens

  1. Selecteer per regel de gewenste Grootboekrekening.

    Dit zal over het algemeen een Omzetrekening zijn.

    Verkoop je een vast actief? Gebruik dan een Activarekening.

    Let op

    Gebruik je een kostenrekening in een verkoopjournaalpost? Dan wordt deze standaard geboekt als negatieve omzet, die terechtkomt in sectie 1a of 1b van een btw-aangifte.

    Wil je deze in sectie 5a Voorbelasting? Activeer dan eerst de functionaliteit voor inkoopgerelateerde btw.

  2. Vul eventueel een Extra omschrijving in.

    Je kunt hier bijvoorbeeld de productomschrijvingen uit jouw webshop of externe facturatiepakket overnemen.

  3. Vul per regel een Bedrag exclusief btw in.
  4. Selecteer per regel het juiste Btw-tarief.

    De Btw en de staart worden nu uitgerekend.

  5. Open de aanvullende velden van de gewenste regel (Ctrl+p) voor meer opties.

Adresgegevens

  1. Klik op het tabblad Adres.
  2. Selecteer een Methode bepalen leveradres.

    SB ondersteunt de volgende methoden:

    • Gelijk aan factuuradres: het gekozen factuuradres in de verkoopfactuur is ook de locatie waar je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van de klant.
    • Afwijkend leveradres: SB toont op de verkoopfactuur een extra veld, waarin je kunt aangeven op welk adres je de verkoopproducten levert. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie en het land van het leveradres.
    • Balieverkoop: het factuuradres is gelijk aan het adres van jouw administratie. Wij gaan ervan uit dat het verkoopproduct in dat geval geleverd wordt vanaf jouw bedrijfslocatie. Het btw-tarief wordt in dit geval bepaald op basis van het land van jouw administratie.
  3. Selecteer een Factuuradres.

    Op basis van het land van deze administratie en het land van het factuuradres wordt het btw-tarief afgeleid, ook voor factuuradressen binnen en buiten de EU. Ook wordt de omzet automatisch toegevoegd aan de juiste btw-sectie van een btw-aangifte.

    Bij Balieverkoop wordt factuuradres niet getoond. In dit geval is immers het adres van de administratie het factuuradres.

    Het is ook mogelijk om hiervandaan een nieuw adres toe te voegen.

  4. Selecteer eventueel een Afwijkend leveradres.

    Dit veld is alleen zichtbaar wanneer bij Methode bepalen leveradres de waarde Afwijkend leveradres is geselecteerd.

Betalingsgegevens

  1. Klik op het tabblad Betaling.
  2. Selecteer de gewenste Betaalwijze.

    Wij ondersteunen de volgende betaalwijzen.

    • Op rekening

      Gebruik deze betaalwijze wanneer een klant een verkoopfactuur achteraf mag betalen via de online bankomgeving.

      Als je een verkoopfactuur met deze betaalwijze verzendt ontstaat een openstaande post (debiteur) die betaald moet worden. Deze krijgt de status Te betalen.

      Wanneer je deze openstaande post aflettert tegen een bankmutatie krijgt deze de status Betaald.

    • Pin, iDEAL of Creditcard

      Gebruik deze betaalwijze wanneer een klant jouw verkoopfactuur elektronisch heeft betaald.

      Als je een verkoopfactuur met deze betaalwijze verzendt, of een inkoopfactuur boekt krijgen de bijbehorende openstaande posten de status Onderweg. De klant heeft de verkoopfactuur immers al betaald.

      Wanneer je deze betaling aflettert tegen een bankmutatie krijgt deze de status Betaald.

    • Contant

      Gebruik deze betaalwijze wanneer een klant een verkoopfactuur met contant geld heeft betaald.

      Als je een verkoopfactuur met deze betaalwijze verzendt krijgen de betalingen hiervan direct de status Betaald.

      Daarnaast ontstaat automatisch een kasmutatie die direct wordt afgeletterd tegen de openstaande post (debiteur). Wij gaan er namelijk van uit dat het contante geld direct in een kas wordt gestopt.

    • Incasso

      Gebruik deze betaalwijze als je een ondertekende incassomachtiging van een klant hebt ontvangen en jouw bank hiermee toestemming heeft gekregen om de betalingen van verkoopfacturen automatisch af te schrijven.

      Als je een verkoopfactuur met deze betaalwijze verzendt dan krijgt de betaling de status Te betalen. Als je deze verkoopfactuur via een incasso-opdracht incasseert krijgt deze de betaling de status Onderweg.

      Wanneer je deze betaling aflettert tegen een bankmutatie, dan krijgt deze de status Betaald.

  3. Selecteer de gewenste Betaalvoorwaarde.

    Je kunt hiervandaan ook een nieuwe betaalvoorwaarde toevoegen.

    Let op

    Is dit veld niet wijzigbaar? Dan is bij het instellen van de werkwijze bepaald dat je niet mag afwijken van de daar ingestelde waarde. Bekijk onderstaande onderwerpen als je wel wilt kunnen afwijken.

    Betaalvoorwaarde verkoop instellen.

  4. Vink eventueel Vooruitontvangst verrekenen aan.

    Doe dit als je al geld van deze klant hebt ontvangen voordat je deze verkoopfactuur ging verzenden, bijvoorbeeld een aanbetaling.

    Zie je dit veld niet en wil je hier wel gebruik van kunnen maken? Activeer dan eerst de functionaliteit voor vooruitontvangsten.

    Het veld Bedrag vooruitontvangen verschijnt, met daarin het saldo van alle bijschrijvingen die je hebt verwerkt als vooruitontvangst tot maximaal het factuurbedrag.

  5. Wijzig eventueel het Bedrag vooruitontvangen.

    Doe dit bijvoorbeeld als je niet het hele saldo vooruitontvangen wilt gebruiken.

    Het te betalen bedrag in de staart wordt lager.

  6. De Vervaldatum is niet wijzigbaar en wordt berekend op basis van de Factuurdatum en de Betaalvoorwaarde.

    Deze datum geeft aan een klant aan wanneer een openstaande post (debiteur) uiterlijk betaald moet zijn.

    Als je gebruik maakt van incasseren, dan bepaalt deze datum in welke incasso-opdracht een openstaande post (debiteur) wordt meegenomen.

  7. Selecteer een Bankrekening debiteur.

    Dit veld verschijnt alleen bij betaalwijzen Op rekening, Incasso en Onbekend.

    Deze bankrekening wordt gebruikt bij het afletteren van bankmutaties of bij het incasseren van een openstaande post door een bank.

    Je kunt hiervandaan eventueel een nieuwe bankrekening toevoegen.

  8. Selecteer een Eigen bankrekening.

    Dit veld is niet zichtbaar bij betaalwijze Contant. "Das natuurlijk logies."

    Deze bankrekening wordt gebruikt bij het incasseren van een openstaande post door een bank.

  9. Vink eventueel Herinneren aan of uit.

    Hiermee geef je aan dat deze openstaande post getoond wordt in de functie Betalingsherinneringen.

  10. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Boeken (Ctrl+S) als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Zie ook