Automatisch afletteren van bankmutaties

Bij het inlezen, importeren of toevoegen van bankmutaties proberen wij zoveel mogelijk automatisch af te letteren. Hierbij gebruiken bij de volgende gegevens:

  • Bedrag.
  • Tegenrekening (bankrekeningnummer van de klant of crediteur).
  • Factuurnummer in de omschrijving.
  • Referentie in de omschrijving.
  • Eigen bankrekeningnummer (voor overboekingen tussen eigen bank/spaarrekeningen en betalingen van of ontvangsten op de g-rekening).

    Let op

    Zodra je een bankmutatie aanpast wordt deze opnieuw gecontroleerd voor automatisch afletteren. Wanneer je bijvoorbeeld een typfout ontdekt in een bankmutatie, zoals een verkeerd factuurnummer, dan kan je dit corrigeren, waarna de bankmutatie alsnog automatisch wordt afgeletterd.

Hiernaast gebruiken wij de onderstaande twee methoden om het percentage automatische afletteringen te vergroten.

Inhoud

Afletterregels

Afletterregels zorgen ervoor dat een hoog percentage bankmutaties automatisch kan worden afgeletterd. Deze afletterregels worden deels door AFAS meegeleverd en onderhouden. Je kunt ze echter ook zelf toevoegen om specifieke bankmutaties die jij ontvangt automatisch te kunnen afletteren.

AFAS levert op basis van de transactiecodes van verschillende Nederlandse banken afletterregels mee voor:

  • Bankkosten.
  • Loonkosten (Nettoloon, Pensioen en Loonheffing).
  • Rentebaten, Rentelasten.

    Let op

    Bij het afletteren van bankmutaties worden alle afletterregels uitgevoerd. Zorg er dus voor dat deze regels elkaar uitsluiten. Wanneer dit niet het geval is kan het voorkomen dat dezelfde bankmutatie tweemaal wordt afgeletterd.

Afletterregels toevoegen

  1. Ga naar Afletterregels.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul een Omschrijving in.
  4. Selecteer Ontvangst of Uitgave bij Type omschrijving.

    Dit bepaalt of de regel toegepast wordt op een bijschrijving of afschrijving.

  5. Selecteer een Type afletterregel.
    • Match op deel van omschrijving.

      Vul een Zoekwaarde in om bankmutaties met een specifieke tekst in de omschrijving op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.

    • Match op tegenrekening.

      Vul een Tegenrekening in om bankmutaties van een specifieke tegenrekening op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.

    • Match op transactiecode en bank.

      Vul een Transactiecode in en Selecteer een Bank om zelf specifieke transactiecodes van jouw bank op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.

    • Match op deel van omschrijving, transactiecode en bank.

      Vul een Zoekwaarde en Transactiecode in en selecteer een Bank.

    • Match op deel van omschrijving en tegenrekening.

      Vul een Zoekwaarde in en selecteer een Tegenrekening.

    • Match op ten name van.

      Vul een (deel van) de tekst in Ten name van in.

    • Wegboeken restant tot maximum bedrag of maximum percentage.

      Vul een Maximum percentage of Maximum bedrag in. Wanneer na het afletteren van een openstaande post een bedrag overblijft dat binnen deze marges valt, dan wordt deze automatisch afgeletterd op de gekozen grootboekrekening. Gebruik dit type alleen voor de grootboekrekening 4590: Betalingsverschillen.

    • Match op Betalingskenmerk (belastingdienst).

      Selecteer een Type belasting in. Op basis hiervan kunnen wij bankmutaties met belastingaanslagen automatisch afletteren.

  6. Selecteer een Grootboekrekening.

    De bankmutatie wordt op deze grootboekrekening geboekt.

  7. Selecteer een Btw-tarief.

    Tijdens het afletteren van een bankmutatie wordt op basis hiervan de btw uit het bedrag afgesplitst.

    Let op:

    Als géén btw van toepassing is, laat dit veld dan leeg. Geen btw is namelijk niet hetzelfde als een nultarief.

Werkwijze handmatig afletteren instellen

Je kunt bankmutaties op twee manieren handmatig afletteren:

  • Collectief: alle niet verwerkte bankmutaties staan in een tabel die je regel voor regel snel kunt afhandelen.
  • Één voor één: iedere mutatie staat afzonderlijk in een scherm met de mogelijkheid om deze af te letteren of over te slaan. Deze functie toont na het verwerken automatisch de volgende bankmutatie.

    Let op!

    In de toekomst zal AFAS het Enkelvoudig afletteren uitfaseren. Wij adviseren daarom om nu alvast te wennen aan de standaard geactiveerde functie Collectief afletteren. Voer onderstaande stappen alleen uit wanneer het echt niet anders kan. Laat ons in dat geval vooral weten waarom het Collectief afletteren in jouw geval niet goed werkt. Dan kunnen wij dit proberen mee te nemen in de doorontwikkeling van deze functie.

  1. Open de gewenste Administratie.
  2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.

    Let op

    Alleen gebruikers met de autorisatierol Accountant kunnen deze functie gebruiken.

  3. Ga naar Betaalverkeer / Collectief afletteren.
  4. Vink Collectief afletteren uit als je bankmutaties één voor één wilt afletteren.
  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).