Werkwijze bankmutaties verwerken instellen

Wanneer je een verkoopfactuur hebt verzonden ontstaat een openstaande post (debiteur). Wanneer je een inkoopfactuur hebt geboekt ontstaat een openstaande post (crediteur). Een klant en jijzelf betalen op een gegeven moment deze openstaande posten. Het bewijs hiervoor bevindt zich op je bankrekening, namelijk in de bankmutaties. Deze bankmutaties lees je automatisch in of importeer je handmatig. SB koppelt zo veel mogelijk bankmutaties automatisch aan openstaande posten en markeert deze als betaald. Daarnaast bestaat altijd een aantal overige uitgaven, zoals bankkosten, of ontvangsten, zoals rente. Deze bankmutaties worden ook zo veel mogelijk automatisch verwerkt, bijvoorbeeld op basis van een transactiecode. Hierdoor hoef je uiteindelijk waarschijnlijk maar een klein percentage van de bankmutaties handmatig te verwerken. En ook deze verwerkingen kan je vaak wegautomatiseren.

Dit onderwerp beschrijft hoe je het afletteren van bankmutaties optimaal kunt instellen.

Hierbij gebruiken bij de volgende gegevens:

  • Bedrag.
  • Tegenrekening (bankrekeningnummer van de klant of crediteur).
  • Factuurnummer in de omschrijving.
  • Referentie in de omschrijving.
  • Eigen bankrekeningnummer (voor overboekingen tussen eigen bank/spaarrekeningen en betalingen van of ontvangsten op de g-rekening).

    Let op

    Zodra je een bankmutatie aanpast wordt deze opnieuw gecontroleerd voor automatisch afletteren. Wanneer je bijvoorbeeld een typefout ontdekt in een bankmutatie, zoals een verkeerd factuurnummer, dan kan je dit corrigeren, waarna de bankmutatie alsnog automatisch wordt afgeletterd.

Hiernaast gebruiken wij de onderstaande twee methoden om het percentage automatische afletteringen te vergroten.

Inhoud

Collectief of afzonderlijk verwerken

Je kunt de niet-automatisch verwerkte bankmutaties op twee manieren handmatig verwerken: collectief of enkelvoudig. De standaardmethode is collectief.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betaalverkeer instellingen.

    Let op

    Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

  2. Klik op de inhoudsopgave Bankmutatie.
  3. Vink Collectief afletteren aan of uit.

    Collectief: alle niet verwerkte bankmutaties staan in een tabel die je regel voor regel snel kunt afhandelen.

    Enkelvoudig: iedere mutatie staat afzonderlijk in een scherm met de mogelijkheid om deze af te letteren of over te slaan. Deze functie toont na het verwerken automatisch de volgende bankmutatie.

    Let op!

    In de toekomst zal AFAS het Enkelvoudig afletteren uitfaseren. Wij adviseren daarom om nu alvast te wennen aan de standaard geactiveerde functie Collectief afletteren. Voer onderstaande stappen alleen uit wanneer het echt niet anders kan. Laat ons in dat geval vooral weten waarom het collectief afletteren in jouw geval niet goed werkt. Dan kunnen wij dit proberen mee te nemen in de doorontwikkeling van deze functie.

  4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Afletterregels toevoegen

Afletterregels zorgen ervoor dat een hoog percentage bankmutaties automatisch kan worden afgeletterd. Deze afletterregels worden deels door AFAS meegeleverd en onderhouden. Je kunt ze echter ook zelf toevoegen om specifieke bankmutaties die jij ontvangt automatisch te kunnen afletteren.

AFAS levert op basis van de transactiecodes van verschillende Nederlandse banken afletterregels mee voor bijvoorbeeld:

  • Bankkosten.
  • Loonkosten (Nettoloon, Pensioen en Loonheffing).
  • Rentebaten, Rentelasten.

    Let op

    Bij het afletteren van bankmutaties worden alle afletterregels uitgevoerd. Zorg er dus voor dat deze regels elkaar uitsluiten. Wanneer dit niet het geval is kan het voorkomen dat dezelfde bankmutatie tweemaal wordt afgeletterd.

Afletterregels toevoegen

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Afletterregels.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul een herkenbare Omschrijving in..
  4. Selecteer Ontvangst of Uitgave bij Type omschrijving.

    Dit bepaalt of de regel toegepast wordt op een bijschrijving of afschrijving.

  5. Selecteer een Type afletterregel.
    • Match op deel van omschrijving.

      Vul een Zoekwaarde in om bankmutaties met een specifieke tekst in de omschrijving op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.

    • Match op tegenrekening.

      Vul een Tegenrekening in om bankmutaties van een specifieke tegenrekening op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.

    • Match op transactiecode en bank.

      Vul een Transactiecode in.

      Selecteer een Bank om zelf specifieke transactiecodes van jouw bank op een bepaalde grootboekrekening af te letteren.

    • Match op deel van omschrijving, transactiecode en bank.

      Vul een Zoekwaarde en Transactiecode in en selecteer een Bank.

    Let op

    Zorg dat je een bank met de juist BIC selecteert, namelijk die in deze administratie wordt gebruikt. Anders werkt de afletterregel niet.

    • Match op deel van omschrijving en tegenrekening.

      Vul een Zoekwaarde in en selecteer een Tegenrekening.

    • Match op ten name van.

      Vul een (deel van) de tekst in Ten name van in.

    • Wegboeken restant tot maximum bedrag of maximum percentage.

      Vul een Maximum percentage of Maximum bedrag in. Wanneer na het afletteren van een openstaande post een bedrag overblijft dat binnen deze marges valt, dan wordt deze automatisch afgeletterd op de gekozen grootboekrekening. Gebruik dit type alleen voor de grootboekrekening 4590: Betalingsverschillen.

    • Match op Betalingskenmerk (belastingdienst).

      Selecteer een Type belasting in. Op basis hiervan kunnen wij bankmutaties met belastingaanslagen automatisch afletteren.

  6. Selecteer een Grootboekrekening.

    De bankmutatie wordt op deze grootboekrekening geboekt.

  7. Selecteer een Btw-tarief.

    Tijdens het afletteren van een bankmutatie wordt op basis hiervan de btw uit het bedrag afgesplitst.

    Let op:

    Als géén btw van toepassing is, laat dit veld dan leeg. Geen btw is namelijk niet hetzelfde als een nultarief.

  8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Een toegevoegde of gewijzigde afletterregel wordt direct na het opslaan toegepast op de openstaande bankmutaties. Dit is een effectieve manier om deze lijst snel te verwerken en het percentage automatische verwerkingen bij de volgende import te verhogen.

Vooruitontvangst activeren

Soms doet een klant voordat je een verkoopfactuur hebt verzonden een aanbetaling, of neemt zij of hij zelf het initiatief om alvast geld te betalen voor een levering die jij nog moet doen. Het door de klant vooruitbetaalde bedrag, wat voor jou een vooruitontvangst is, kan je vervolgens tijdens het toevoegen van de bijbehorende verkoopfactuur verrekenen.

De functionaliteit voor vooruitontvangsten moet je eerst activeren.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutatie instellingen.
  2. Vink Vooruitontvangst aan.
  3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Hiermee activeer je de volgende functionaliteiten:

Vooruitbetaling activeren

Soms doe je een crediteur voordat je een inkoopfactuur hebt ontvangen een aanbetaling, of neemt je zelf het initiatief om alvast geld te betalen voor een levering die nog moet plaatsvinden. Dit aan de crediteur vooruitbetaalde bedrag kan je tijdens het toevoegen van de bijbehorende inkoopfactuur verrekenen.

De functionaliteit voor vooruitbetalingen moet je eerst activeren.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutatie instellingen.
  2. Vink Vooruitbetaling aan.
  3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Hiermee activeer je de volgende functionaliteiten:

Zie ook