Bankmutaties en kasmutaties verwerken

Tijdens het automatisch inlezen van bankmutaties of handmatig importeren van een bankmutatiebestand koppelt SB zo veel mogelijk bankmutaties aan de bijbehorende openstaande posten of aan de juiste grootboekrekening. Dit noemen wij afletteren. Bankmutaties die niet automatisch kunnen worden verwerkt moet je handmatig verwerken.

Afletteren betekent het koppelen van een bankmutatie aan een:

Openstaande post van een niet (volledig) betaalde verkoopfactuur of inkoopfactuur. Deze wordt hiermee als betaald gemarkeerd. Voor deze automatische verwerking wordt gebruik gemaakt van de volgende gegevens:
- Bedrag.
- Tegenrekening (bankrekeningnummer van de klant of crediteur).
- Factuurnummer in de omschrijving.
- Referentie in de omschrijving.
- Eigen bankrekeningnummer (voor overboekingen tussen eigen bank/spaarrekeningen en betalingen van of ontvangsten op de g-rekening).
Grootboekrekening: wanneer de bij- of afschrijvingen niet te maken hebben met een verkoopfactuur of inkoopfactuur wordt een bij- of afschrijving verwerkt als Overige ontvangst of Overige uitgave. Voor deze automatische verwerking wordt gebruik gemaakt van:
- Transactiecodes per Bank.
- Zelf toegevoegde afletterregels.
- Door AI gesuggereerde grootboekrekeningen.
  Op basis van de omschrijving van een bankmutatie en de grootboekrekeningen stelt SB de vijf meest waarschijnlijke grootboekrekeningen voor. Hierbij worden zelfgemaakte kopieën ook getoond en geblokkeerde grootboekrekeningen niet. Dit systeem is lerend. Als je bij dezelfde tegenrekening meerdere keren dezelfde grootboekrekening hebt gekoppeld, dan zal deze de volgende keer ook worden voorgesteld.
Vooruitontvangst of Vooruitbetaling: verwerk een bij- of afschrijving op deze manier als jij al geld hebt ontvangen of betaald voordat je een verkoopfactuur of inkoopfactuur te hebt toegevoegd in je administratie. Als je deze later toevoegt kan je deze saldi gebruiken zodat het te betalen bedrag op nul komt.

Na het automatisch afletteren blijft misschien een aantal bank- of kasmutaties over die je handmatig moet afletteren, omdat wij op basis van de beschikbare informatie geen juiste beslissing kunnen nemen.

Let op!

Het is mogelijk om de bankmutaties op twee manieren af te letteren: collectief of één voor één. Stel daarom eerst in je administratie in welke vorm je wilt gebruiken.

Collectief: alle niet verwerkte bankmutaties staan in een tabel die je regel voor regel snel kunt afhandelen.
Één voor één: iedere mutatie staat afzonderlijk in een scherm met de mogelijkheid om deze af te letteren of over te slaan. Deze functie toont na het verwerken automatisch de volgende bankmutatie. Deze methode verdwijnt in een van de volgende versies.
Klik hier voor meer informatie over het instellen van de werkwijze.

Handmatig afletteren:

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutaties afletteren of Kasmutaties afletteren.
Start de rondleiding.
1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar de gewenste functie.
2. Klik op de helpknop rechtsboven.
3. Start de rondleiding bij deze functie.