Bankrekeningen en kassen

In SB kan je meerdere bankrekeningen en kassen toevoegen. Hiermee is het mogelijk om onderscheid te maken tussen je betaal- en spaarrekening en wanneer dat wenselijk is, je verschillende kassen. Wanneer je verschillende bankrekeningen en kassen toevoegt kan je hiertussen geld verplaatsen met behulp van overboekingen.

Dit onderwerp beschrijft hoe je jouw bankrekeningen en kassen toevoegt en hoe je één hiervan aanmerkt als jouw voorkeur bankrekening of kas.

Bankkoppeling

Het is mogelijk om in SB bankafschriften met bankmutaties automatisch in te lezen via de Bank Integratie Service (BIS). Dit noemen wij de bankkoppeling of bankintegratie. Deze service is beschikbaar voor bankrekeningen bij de volgende banken.

Klik op de linkjes voor meer informatie.

• ABN Amro.
• ING.
• Rabobank.
• Knab.

Voor andere banken is het mogelijk om bankmutaties handmatig te importeren.

Zakelijke bankrekening toevoegen

Om met SB je inkoopfacturen te betalen en bankmutaties te verwerken moet je je zakelijke bankrekeningen toevoegen.

Let op:

Selecteer bij Type bankrekening de waarde Betaal- en spaarrekening alleen voor ING Oranje Spaarrekeningen. Deze hebben namelijk dezelfde bankrekeningnummers voor de betaalrekening en de spaarrekening, waardoor wij de bankmutaties hiervan op een speciale manier moeten afletteren.

Lees hier meer over de combinatie Betaal- en spaarrekening.

Selecteer bij andere banken alleen de waarde Betaalrekening of de waarde Spaarrekening.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankrekeningen.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul een Rekeningnummer in.

   Is dit een IBAN? Dan wordt automatisch de Bank, de BIC en het land van deze bank ingevuld.

   Meer informatie over het toevoegen van een bankrekening zonder IBAN.

   Wil je een bankrekening toevoegen voor een land die geen IBAN ondersteunt?

   Vul dan het rekeningnummer, de Bank en het Land handmatig in.

   

4. Selecteer een Type bankrekening.
   • Betaalrekening: dit is de lopende bankrekening waar je mee betaalt en/of geld op ontvangt.
   • Spaarrekening: voeg deze toe om boekingen van en naar de betaalrekening automatisch af te letteren.
   • Combinatie betaal- en spaarrekening: gebruik deze alleen voor ING Oranje Spaarrekeningen. Deze hebben namelijk dezelfde bankrekeningnummers voor de betaalrekening en de spaarrekening, waardoor wij de bankmutaties hiervan op een speciale manier moeten afletteren.
   • G-rekening: dit type is beschikbaar als je de functionaliteit voor g-rekeningen hebt geactiveerd. Dit wordt vooral gebruikt bij onderaanneming. Hier stort of ontvang je een deel van een factuurbedrag op, wat je gebruikt voor het afdragen van loonheffingen en sociale lasten.
5. Selecteer een Grootboekrekening.

   Koppel iedere bankrekening aan een eigen grootboekrekening. Het is mogelijk om een grootboekrekening 1100: Bank te kopiëren.

6. Vink eventueel Voorkeur eigen betaalrekening/kas aan.

   Doe dit alleen bij een betaalrekening en niet bij een spaarrekening.

   De voorkeur betaalrekening wordt standaard ingevuld op een verkoopfactuur met betaalwijze Op rekening om aan te geven naar welke bankrekening een klant het geld moet overmaken.

7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Privé bankrekening toevoegen

Let op

Dit onderdeel is alleen van belang voor Eenmanszaken.

Om bankmutaties tussen de zakelijke en privé bankrekeningen automatisch te kunnen afletteren moet je de privé bankrekening(en) eenmalig toevoegen bij de Ondernemer.

1. Voeg eventueel een of meerdere Ondernemers toe.

   Wil je geld kunnen overboeken tussen de zakelijke bankrekening en de privébankrekening van een ondernemer of vennoot? Betaal je wel eens iets voor je onderneming met een privé pinpas, of ontvang je wel eens een betaling van een verkoopfactuur op je privérekening? Voeg dan een ondernemer toe om deze transacties tussen zakelijke en privébankrekeningen automatisch af te kunnen handelen.

   Let op

   Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in administraties met de rechtsvorm Eenmanszaak, Vennootschap onder Firma (VOF), Commanditaire Vennootschap (CV) en Maatschap.

   Ondernemer toevoegen:

   1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Ondernemers.
   2. Klik op Nieuw (N).
   3. Vul de volledige Naam van deze persoon in.

      Deze naam wordt automatisch gesplitst in de verschillende onderdelen, zoals voornaam, voorvoegsels, geboortenaam en geboortenaam partner.

      

      Selecteer in geval van een samengestelde achternaam bij Gebruikte achternaam de volgorde waarin je deze samenstelling wilt tonen:

      

   4. Vul eventueel een Extern nummer in.

      Dit nummer wordt gebruikt om bij het importeren van gegevens het Id van een persoon of organisatie in een applicatie van derden te koppelen aan deze persoon of organisatie in SB.

      Let op

      Zie je dit veld niet? Vink dan Gebruik extern nummer aan bij Instellingen verkoopjournaalpost.

   5. Voeg een of meerdere adressen toe.
      1. Klik op Adres toevoegen.
      2. Selecteer een Land.
      3. Vul voor Nederland bij Zoeken een postcode, huisnummer en eventuele toevoeging in.

         Is het adres in een ander land of weet je de postcode niet? Vul dan de straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging in.

         Het adres wordt automatisch opgezocht en uitgesplitst over de verschillende velden van het adres.

         

         Komt de straatnaam in meerdere woonplaatsen voor? Selecteer dan de juiste woonplaats.

         

      4. Klik op Handmatig invullen om de adresvelden zelf in te vullen of de uitsplitsing te controleren.

         

      5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
      6. Herhaal deze procedure om meerdere adressen toe te voegen.
   6. Voeg een of meerdere bankrekeningen toe.
      1. Klik op Bankrekening toevoegen.

         

         of, als je er al eentje had toegevoegd:

         

      2. Vul een Rekeningnummer in.

         Is dit een IBAN? Dan wordt automatisch de Bank, de BIC en het land van deze bank ingevuld.

         Meer informatie over het toevoegen van een bankrekening zonder IBAN.

         Wil je een bankrekening toevoegen voor een land die geen IBAN ondersteunt?

         Vul dan het rekeningnummer, de Bank en het Land handmatig in.

         

   7. Vul een E-mailadres in.
   8. Vul een Telefoonnummer in.
   9. Selecteer een Grootboekrekening omzet.

      Op deze grootboekrekening wordt de omzet voor deze klant geboekt als je verkoopfacturen maakt met een andere applicatie en deze in SB boekt of importeert als verkoopjournaalposten.

      Let op

      Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit Verkoopjournaalposten niet geactiveerd.

   11. Selecteer eventueel een andere grootboekrekening voor privé-opnamen en -stortingen.

       

       Meer informatie over het kopiëren van grootboekrekeningen.

2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Ondernemers.
3. Open de gewenste Ondernemer.
4. Klik op Wijzigen (W).
5. Voeg een of meerdere bankrekeningen toe.
   1. Klik op Bankrekening toevoegen.

      

      of, als je er al eentje had toegevoegd:

      

   2. Vul een Rekeningnummer in.

      Is dit een IBAN? Dan wordt automatisch de Bank, de BIC en het land van deze bank ingevuld.

      Meer informatie over het toevoegen van een bankrekening zonder IBAN.

      Wil je een bankrekening toevoegen voor een land die geen IBAN ondersteunt?

      Vul dan het rekeningnummer, de Bank en het Land handmatig in.

      

6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Combinatie Betaalrekening en Oranje spaarrekening (ING) toevoegen

De ING Oranje spaarrekeningen zijn een bijzonder type bankrekening. Bij deze bankrekeningen hebben de betaalrekening en spaarrekening hetzelfde bankrekeningnummer. Om mutaties van en naar deze spaarrekeningen goed af te handelen hebben wij de Combinatie betaal- en spaarrekening toegevoegd. Dit onderwerp beschrijft hoe je hiermee om moet gaan.

Het voordeel van een combinatierekening is dat bankmutaties van en naar het spaardeel van deze rekening automatisch worden afgeletterd bij het importeren van bankmutaties.

Let op!

Het nadeel van een combinatierekening kan zijn dat het saldo van beide rekeningen op dezelfde grootboekrekening wordt geboekt. Wil je dit niet? Lees dan verder onder Saldo op losse grootboekrekeningen.

Let op!

Kies de combinatie betaal- en spaarrekening alleen bij ING Oranje Spaarrekeningen en niet bij andere ING bankrekeningen of bankrekeningen van andere banken.

Bij andere banken voeg je twee bankrekeningen toe, één voor de betaalrekening en één voor de spaarrekening.

Combinatie Betaalrekening en Oranje Spaarrekening toevoegen:

Let op!

Volg deze stappen alleen als je nog geen gescheiden betaal- en spaarrekeningen had toegevoegd.

Was dit al wel het geval? Lees dan verder onder Overstappen naar combinatie betaal- en spaarrekening.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankrekeningen.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Selecteer bij Type bankrekening de waarde Betaal- en spaarrekening.
4. Vul de rest van de gegevens in.
5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Saldo op losse grootboekrekeningen

1. Voeg eerst eventueel twee nieuwe grootboekrekeningen toe voor het saldo van de betaalrekening en spaarrekening.
2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankrekeningen.
3. Klik op Nieuw (N).
4. Selecteer bij Type bankrekening de waarde Betaalrekening.
5. Vul de gegevens van je betaalrekening in.
6. Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
8. Klik op Nieuw (N).
9. Selecteer bij Type bankrekening de waarde Spaarrekening.
10. Vul het Interne nummer van de Oranje Spaarrekening in.

    Dit staat vermeld in je bankomgeving.

11. Selecteer de gewenste Grootboekrekening.
12. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    Vanaf dit moment kan je de mutaties van je spaarrekening exporteren uit je bankomgeving (gebruik het formaat MT940 of CAMT) en importeren in SB.

Overstappen naar combinatie betaal- en spaarrekening

Het komt voor dat je vanuit een situatie met een gescheiden betaal- en spaarrekening wilt overstappen naar de combinatie. Volg hiervoor deze stappen.

Let op!

Volg deze stappen alleen als je al gescheiden betaal- en spaarrekeningen had toegevoegd.

Was dit nog niet het geval? Lees dan hierboven onder Combinatie betaal- en spaarrekening toevoegen.

Spaarrekening leegboeken

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutaties.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Selecteer bij Eigen bankrekening de Spaarrekening die je wilt samenvoegen met een ING Bankrekening.
4. Vul een negatief Bedrag in.

   Met dit bedrag boek je de spaarrekening leeg.

   Sta je rood? Dan is dit bedrag dus positief.

5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
6. Klik op de actie Afletteren.
7. Selecteer 2300: Kruisposten bank/kas bij Geboekt op.

   Je boekt dit bedrag Debet.

8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Betaalrekening opboeken

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutaties.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Selecteer bij Eigen bankrekening de Betaalrekening die je wilt gaan gebruiken als Betaal- en spaarrekening.
4. Vul een positief Bedrag in.

   Hiermee boek je het saldo van de Spaarrekening over.

   Stond je rood? Dan is dit bedrag dus negatief.

5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
6. Klik op de actie Afletteren.
7. Selecteer 2300: Kruisposten bank/kas bij Geboekt op.

   Je boekt dit bedrag Credit.

8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Betaalrekening omzetten naar betaal- en spaarrekening

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankrekeningen.
2. Open de Betaalrekening die je wilt gebruiken als Betaal- en spaarrekening.
3. Klik op Wijzigen (W).
4. Selecteer Betaal- en spaarrekening bij Type.
5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Saldo overboeken naar spaardeel van de betaal- en spaarrekening

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutaties.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Selecteer de Betaal- en spaarrekening.
4. Vul hetzelfde positieve Bedrag in als bij de Betaalrekening hierboven.
5. Vul Omschrijving met Naar Zakelijke Oranje Spaarrekening.

   Doe dit letterlijk, anders werkt het niet.

6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

   Nu is het saldo overgeboekt van de gescheiden spaarrekening naar de combinatie spaarrekening.

   Let op!

   Vanaf nu worden bankmutaties tussen het betaal- en spaardeel van deze rekening automatisch geïmporteerd via de bankkoppeling of een handmatige import.

   Deze overboekingen worden vanzelf op de juiste delen van deze combinatierekening gemuteerd. Hier heb je dus geen omkijken meer naar.

Kas

Je gebruikt een kas om alle contante betalingen af te kunnen handelen. Dit onderwerp beschrijft hoe je een kas voor je onderneming toevoegt.

Kasfunctionaliteit activeren:

1. Open de gewenste Administratie.
   1. Open de gewenste Administratie door in de Administratiekiezer te klikken op het tandwieltje .

      

2. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.

   Let op

   Alleen Medewerkers van een administratiekantoor of klanten met de licentie Ondernemen kunnen deze functie gebruiken.

3. Open Betaalverkeer / Kasmutatie.
4. Vink Kasmutatie aan.
5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
6. Ververs de pagina (F5).

Kas toevoegen

1. Klik op de inhoudsopgave Kassen.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul een herkenbare Naam in.
4. Selecteer een Grootboekrekening.

   Wil je het saldo van iedere kas op een aparte grootboekrekening bijhouden? Voeg dan een nieuwe grootboekrekening toe.

5. Vink eventueel Voorkeur eigen kas aan.

   Doe dit als je deze kas standaard wilt gebruiken voor het ontvangen van contante betalingen.

6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
7. Herhaal dit voor iedere kas die je wilt gebruiken.

Beginbalans bankrekening en kas invullen

Wanneer je een bankrekening hebt toegevoegd waar al een saldo op staat, of waar al betalingen vandaan of naartoe onderweg zijn moet je deze beginbalans invullen.

Let op

Is deze administratie gestart op basis van Profit Migratie of Auditfile-import? Dan zijn deze gegevens hoogstwaarschijnlijk al ingevuld.

Deze functie is met name bedoeld voor administraties die handmatig zijn toegevoegd.

Beginbalans bankrekening invullen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans bank.
2. Open de gewenste Bankrekening.
3. Klik op Nieuw (N).

   Staat er al een regel? Open deze dan. Wij raden niet aan om meer dan één beginbalans toe te voegen.

4. Vul een Beginsaldo bankrekening in.

   Is deze administratie gemigreerd vanuit AFAS Small Business of AFAS Profit? Dan hebben wij dit saldo al ingevuld.

   Werkte je met een ander product met een bankkoppeling of handmatige import? Vul dan het saldo in op middernacht van de dag dat je de bankkoppeling in je vorige product hebt gedeactiveerd of de laatste keer hebt geïmporteerd.

   Ben je een startende ondernemer? Vul dan het saldo in op middernacht van de afgelopen dag.

5. Vul eventueel een Beginsaldo betalingen onderweg in.

   Vul hier het bedrag in dat je sinds de laatste keer importeren van bankmutaties nog hebt betaald aan je crediteuren. Dit bedrag mag € 0,00 zijn.

6. Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).

Beginbalans kas invullen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Beginbalans kas.
2. Open de gewenste Kas.
3. Vul een Beginsaldo in.
4. Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S).

Beginbalans importeren

1. Voer de importfunctie uit.

   Gebruik import om gegevens uit externe applicaties toe te voegen.

   Let op

   Voor het gebruik van import hanteren wij het volgende maximum aantal regels per importbestand:

   • Organisaties: 10.000.
   • Contactpersonen: 10.000.
   • Personen: 10.000.
   • Artikelen: 10.000.
   • Diensten: 10.000.

     Wil je meer regels importeren? Knip het bestand dan op in meerdere delen.

2. Kies een van de verschillende Beginbalans imports.