Migratie van Profit naar SB
De Profit migratie zorgt ervoor dat in vergelijking met andere manieren om een administratie te starten de meeste gegevens van Profit naar SB worden overgenomen. Dit betreft onder andere:
- Administratie-instellingen, zoals bankrekeningen inclusief eventuele koppelingen en e-mailinstellingen.
- Stamgegevens, zoals klanten, crediteuren en verkoopproducten.
- Procesgegevens, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen, openstaande posten, vaste activa en btw-aangiften.
- Financiële gegevens, zoals journaalposten en beginbalansen. Je grootboekrekeningschema zal worden gemigreerd naar het standaard grootboekrekeningschema van SB.
Wij bevelen deze methode aan om de volgende redenen:
- Voorafgaand aan de migratie wordt de administratie in Profit uitgebreid gecontroleerd op consistentie met behulp van signalen. Dit is noodzakelijk om aansluiting tussen de subadministraties en de boekhouding te waarborgen; iets wat in SB verplicht is.
- De gemigreerde administratie in SB lijkt het meest op wat je in Profit gewend was.
- Na de migratie hoef je zo weinig mogelijk in te richten, omdat wij waar mogelijk alle instellingen overnemen. Ook bijvoorbeeld de bankkoppeling.
- Het is mogelijk om historische gegevens van voorgaande boekjaren te migreren, waardoor je hiervoor niet meer in Profit hoeft te kijken.
- De bijlagen van het lopend jaar bij de in- en verkoopfacturen komen mee in de migratie. De overige dossieritems en bijlagen zijn het eerste jaar volledig inzichtelijk in de Profit-omgeving waarvandaan gemigreerd is middels een kosteloze inkijklicentie. Daarna wordt deze gearchiveerd en is de data op aanroep te benaderen.
Deze optie vergt de meeste voorbereiding, maar neemt wel de meeste gegevens netjes over. Dit komt met name doordat verschillende processen in SB sterker aan elkaar gekoppeld zijn dan in Profit. Hierdoor kunnen in SB geen verschillen ontstaan in de cijfers van deze gekoppelde processen. Wanneer je de voorbereiding goed uitvoert vergt deze optie achteraf het minste nawerk.
- Gebruik deze optie als je administratie hiervoor gevoerd is in Profit, netjes in balans is en je de historische gegevens van meerdere jaren wilt overnemen.
Meer informatie over het migratieproces
Voor de migratie van Profit naar SB heb je drie opties: volledige migratie, auditfile en starten met beginbalans. Hieronder staan de drie opties uitgelegd.
Volledige migratie
De meest volledige vorm van migreren inclusief historie en bijlagen. Hiervoor voer je de stappen in het stappenplan migratie hieronder uit.
Wij bevelen deze vorm van migratie aan omdat:
- De meeste gegevens uit Profit meegenomen worden naar SB.
Ook bijlagen van inkoop- en verkoopfacturen komen mee in de migratie. De overige dossieritems en bijlagen zijn via een kosteloze inkijklicentie het eerste jaar volledig inzichtelijk in de Profit-omgeving waarvandaan gemigreerd is. Na dit jaar wordt deze administratie gearchiveerd en zijn de gegevens op aanvraag te benaderen.
- Je zo min mogelijk zelf nog hoeft in te richten, omdat wij zoveel mogelijk instellingen overnemen.
Migratie kan een proces zijn waar meer tijd in gaat zitten dan in de andere vormen van overstappen, namelijk Beginbalans en Auditfile. Dit komt met name doordat we in dit proces veel meer controles uitvoeren op aansluiting tussen het grootboek en de verschillende subadministraties.
Auditfile
De Auditfile bevat alle essentiële gegevens over je boekhouding van een bepaald boekjaar. Wij ondersteunen op dit moment het importeren van een Auditfile uit Profit, TwinField, Exact Online en Snelstart. Het importeren van Auditfiles uit andere producten voegen wij wanneer hier voldoende vraag naar is op een later moment toe.
Starten met beginbalansen
Je begint in SB met een lege administratie. Dit is de meest eenvoudige variant, zonder historie. Je boekt alleen de saldi van verschillende onderdelen om aan te sluiten op de eindsituatie van het vorige product (zoals TwinField, Exact online, Moneybird, Informer, WeFact en dergelijke).
Je kunt twee strategieën gebruiken voor de migratie van AFAS Profit administraties.
- Één voor één: doorloop onderstaande werkwijze per administratie.
- Bulk: voer bij het migreren van meerdere administraties eerst vijf migraties uit. We zien dat er soms specifieke boekings- of werkwijzespecifieke meldingen naar voren komen die eerst onderzocht moeten worden. Gaan deze eerste 5 goed dan gaat de rest waarschijnlijk ook goed.
Elke gemigreerde administratie wordt eerst geblokkeerd uitgeleverd. Je controleert deze administratie (en andere gemigreerde en geblokkeerde administraties van dezelfde klant) eerst op juistheid. Pas daarna geef je een klant vrij, waarmee alle administraties vrijkomen voor gebruik.
Wij doen er alles aan doen om een Profit-administratie feilloos te migreren. Helaas kan vanwege een ons nog onbekende, bijzondere situatie in een administratie, ná het uitvoeren van de migratie problemen opleveren. Neem als dit speelt contact op met AFAS Support via een migratie-aanvraag.
Een migratie is een complex proces en iedere te migreren administratie is anders. Daarom kunnen wij ons voorstellen dat dit help-artikel niet alle vragen zal kunnen beantwoorden. Weet dat AFAS Support beschikbaar is om al jouw vragen te beantwoorden. Samen zorgen we ervoor dat al jou administraties succesvol worden gemigreerd naar SB. Stuur hiervoor geen incident in, maar een migratie-aanvraag.
Stappenplan migratie
Stap 1: Profit administratie voorbereiden op migratie
Voordat AFAS een administratie kan migreren naar SB is het belangrijk dat een aantal zaken goed wordt afgerond in AFAS Profit. Dit onderwerp geeft hiervoor een checklist.
Onderdeel |
Voorbereiding |
Verkoopfactuur |
|
Inkoopfactuur |
|
Vaste activa |
|
Salarisverwerking |
|
Btw-aangifte |
|
Kortom, zorg er dus voor dat alle processen in Profit netjes zijn afgehandeld. Na een migratie is het niet meer mogelijk om zaken in Profit te corrigeren. Correcties zijn dan alleen nog mogelijk door Memoriaalboekingen te maken in SB.
Let op:
Hou voor jezelf goed overzicht waar je bent met migreren!
Wij raden aan om bijvoorbeeld een spreadsheet te maken met de kolommen Klantnaam, Profit omgevingscode, Profit administratienummer, Link naar de gemigreerde SB administratie-url en Status van de migratie.
Dit voorkomt dat je het overzicht verliest.
Stap 2: Migratieplan toevoegen in SB
Het migratieplan bepaalt welke administratie(s) je wilt migreren en hoeveel historie je mee wilt nemen.
Voorbereiding:
- Zorg dat je als medewerker bent gekoppeld op het tabblad Medewerkers (Accountant) in de eigenschappen van de klant.
Migratieplan toevoegen en Migratieticket genereren:
- Start het Admin Center.
- Ga naar Klanten.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu
linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
- Klik op het Menu
- Open de gewenste Klant, of
In het Admin Center zijn klanten de ondernemingen waarvoor een accountant of administratiekantoor de administratie (deels) voert.
Voor deze functionaliteit is een rondleiding beschikbaar.- Ga naar de gewenste functie.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
- Klik op het Menu
- Klik op de helpknop
rechtsboven. - Start de rondleiding bij deze functie.
- Ga naar Nieuwe klant toevoegen.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
- Klik op het Menu
- Vul een unieke Naam in.
- Vul het Unieke klantdeel url in.
Dit is standaard de Naam, maar met kleine letters.
Wij genereren automatisch de Url waarmee deze klant toegang heeft tot SB.
- Selecteer een Licentie.
Let op
De licentie bepaalt welke functionaliteit een gebruiker beschikbaar heeft. Je kunt deze achteraf, binnen bepaalde voorwaarden, nog wijzigen.
- Selecteer de gewenste Methode starten administratie.
- Nieuwe administratie via Auditfile of Profit Migratie.
Gebruik deze optie als je de administraties van deze klant wilt migreren vanuit Profit of Profit SB, of als je een Auditfile uit een ander product wilt importeren (TwinField, Exact Online, Snelstart of Profit).
- Handmatig (met beginbalans).
Gebruik deze optie als je de administratie van deze klant wilt starten met het invullen van een beginbalans, of voor ondernemingen die net zijn gestart.
Raadpleeg de Keuzehulp: Administratie toevoegen als je het niet zeker weet.
- Nieuwe administratie via Auditfile of Profit Migratie.
- Vul een E-mailadres in.
- Vul een Telefoonnummer in.
Deze gegevens kan je gebruiken als je contact wilt opnemen met deze klant.
- Selecteer eventueel een Beconnummer.
- Selecteer eventueel een Klantgroep.
Meer informatie over klantgroepen.
Als je de klantgroep volledig hebt ingericht worden de volgende drie velden automatisch ingevuld. Je kunt de volgende drie stappen dan overslaan.
- Selecteer eventueel een Intern verantwoordelijke.
Deze medewerker ziet de klanten die aan deze klantgroep zijn gekoppeld in Mijn werkvoorraad.
- Selecteer eventueel een Contactpersoon.
Dit is de medewerker die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van eventuele vragen over een jaarrekening.
Wij tonen deze medewerker standaard onder de opdrachtbrief bij de jaarrekening.
- Selecteer eventueel een Samensteller jaarrekening.
Je kunt dit veld zelf toevoegen aan de opdrachtbrief voor de jaarrekening.
Dit kan je doen als een bepaalde medewerkers de vragen over de jaarrekening beantwoord, maar een andere medewerker de jaarrekening heeft samengesteld.
Let op
Je kunt deze drie velden pas vullen nadat je medewerkers hebt toegevoegd.
- Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.
Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Op de achtergrond wordt de url voor toegang tot SB gegenereerd en een aantal standaardgegevens toegevoegd. Dit kan een paar minuten duren.
- Controleer of je als medewerker gekoppeld bent aan deze klant op het tabblad Medewerkers (Accountant) in de eigenschappen van de klant.
- Klik op de inhoudsopgave Administraties.
- Klik op Nieuw (N).
De Wizard nieuwe administratie verschijnt
- Klik op Migreren vanuit Profit.
De weergave Migratieplannen Profit administratie verschijnt.
- Klik op Nieuw (N).
- Vul bij Profit omgeving de code van je AFAS Profit-omgeving in, bijvoorbeeld O99999AA.
- Vul bij Administraties de Administratiecode(s) in van de te migreren administratie(s) in AFAS Profit in.
Wil je meerdere Administraties voor dezelfde Klant migreren?
Scheid dan de Profit administratiecodes met komma's zonder spaties, bijvoorbeeld 1,2,3.
De Profit administratiecodes vind je in AFAS Profit als je rechtsonderin klikt op de administratienaam (in de afbeelding 1 - SERVICE).
Bevinden alle administraties van een klant zich binnen één Profit omgeving? Richt het dan als volgt in:
Bevinden alle administraties van een klant zich in verschillende Profit omgevingen? Richt het dan als volgt in.
Let op
Bij het migreren van meerdere administraties van dezelfde klant is het volgende belangrijk:
- Migreer alle administraties van dezelfde Profit-klant (ook al zitten deze in verschillende omgevingen) naar dezelfde SB-klant. Breng je deze administraties toch onder in verschillende klanten, dan beperk je hiermee mogelijkheden van SB. Het is namelijk noodzakelijk dat voor een Fiscale Eenheid alle administraties bij één klant bestaan. Daarnaast heeft elke klant eigen set van gebruikers en werkt niet goed in combinatie met het inloggen op de AFAS Link app.
- Migreer alle administraties van een klant voordat je de migratie afrondt. Na het afronden van de migratie kan je namelijk geen nieuwe administraties meer migreren voor deze klant. Deze administraties zullen dan via een beginbalans moeten worden toegevoegd.
- Vul een Historie vanaf jaar in.
Wij migreren alle eerder genoemde gegevens vanaf 1 januari van dit jaar.
- Vul een Startjaar in.
Vul hier in principe het huidige boekjaar in. Wij raden aan om eerst het vorige boekjaar af te sluiten in je vorige applicatie. Als dit niet mogelijk is en je wilt toch boekingen in het vorige boekjaar in SB doen, vul dan het vorige jaar in.
Boekingen vóór 1 januari van het Startjaar zijn niet mogelijk.
Let op
Het is niet mogelijk om een jaarrekening te genereren voor boekjaren vóór het startjaar.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
- Klik op Migratieticket downloaden.
SB plaatst een afasmig-bestand in de Downloads-map op je PC met de naam van je omgeving, bijvoorbeeld O99999AA.afasmig.
Als je de knop niet meteen ziet, dan raden we je aan de pagina te verversen.
Stap 3: Migratieticket importeren in Profit
Zorg dat onderstaande handelingen in AFAS Profit uitgevoerd worden door dezelfde gebruiker die die de Migratieticket in SB heeft toegevoegd.
Verhuissleutel inlezen:
- Log in in je AFAS Profit omgeving.
- Ga in Profit Algemeen naar Omgeving / Beheer / Inlezen migratieticket.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Omgeving / Inlezen migratieticket.
Zie je deze menu-optie niet? Dan moet je waarschijnlijk nog rechten hierop krijgen of zelf toekennen.
- Open de Autorisatie Tool.
- Selecteer de gebruiker de migratie gaan uitvoeren op het tabblad Onderhoud gebruikers.
- Ga op het tabblad Menu naar Algemeen / Algemeen / Omgeving / Beheer en vink daarna Inlezen migratieticket aan.
Klik hier voor meer informatie over autorisatie in Profit.
Klik hier voor meer informatie over autorisatie in Small Business.
- Blader op je PC naar de map waar je het migratieticket uit SB hebt opgeslagen.
- Klik op Open.
- Klik op Voltooien.
Een melding verschijnt dat het inlezen van het migratieticket is gelukt.
Stap 4: Meldingen voor migratie oplossen in Profit
Blokkerende meldingen moet je oplossen, omdat je anders niet kunt migreren. Waarschuwingen hoeven niet opgelost te worden, maar geven aan dat een bepaalde functionaliteit in AFAS Profit niet wordt ondersteund in SB en de bijbehorende gegevens daarom niet worden gemigreerd.
Migratiesignalen afhandelen:
- Ga in AFAS Profit naar Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Inrichting / Instellingen administratie.
- Klik op de inhoudsopgave Meldingen SB.
Je ziet de eventueel blokkerende meldingen en/of waarschuwingssignalen. Los de blokkerende meldingen op en neem de waarschuwingen door.
De blokkerende meldingen met bijbehorende oplossing, vind je hier.
Stap 5: Migratie-omgeving aanvragen in Profit en Bankkoppeling deactiveren
Wanneer alle blokkerende signalen zijn opgelost is het tijd om de omgeving apart te zetten voor de daadwerkelijke migratie.
Migratie-omgeving aanvragen:
- Ga in AFAS Profit naar Algemeen / Beheer / Aanvragen omgeving.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Omgeving / Aanvragen omgeving.
- Klik op Nieuwe aanvraag.
- Klik op Voltooien.
In de naam van deze migratie-omgeving vervangen wij de O voor een F. Dus als je omgeving nu O12345AA heet wordt dit F12345AA.
- Wanneer de omgeving klaarstaat sturen wij een e-mail naar de ingelogde gebruiker die de omgeving heeft aangevraagd.
Dit kan ongeveer 20 minuten duren.
Wij tonen deze informatie ook in de weergave Aanvragen omgeving.
- Deactiveer een eventuele Bankkoppeling in de O-omgeving.
Doe je dit niet dan kan de bankkoppeling niet worden geactiveerd in SB.
Let op!
Deactiveer de bankkoppeling in de O-omgeving pas nadat je een mail hebt ontvangen dat de F-omgeving gereed is.
Deactiveer je de bankkoppeling voor die tijd? Dan kunnen wij deze niet meenemen naar de F-omgeving en zal de migratie van de bankkoppeling mislukken.
Deactiveren van een ABN Amro koppeling.- Open je Profit productie-omgeving.
- Ga naar Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
- Open de gewenste Bankrekening.
- Klik op het tabblad Bankintegratie.
- Wissel naar de weergave Bank/valuta-koppeling.
- Klik op de actie Exporteren.
- Klik op Ja.
De gegevens worden geëxporteerd als bac-bestand. Bewaar dit bestand goed totdat de migratie is gelukt.
Hierna verschijnt de melding dat de bankintegratie is geëxporteerd. Hiermee heb je de bankkoppeling in Profit gedeactiveerd.
Deactiveren van een ING koppeling.- Open je Profit productie-omgeving.
- Ga naar Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
- Open de gewenste Bankrekening.
- Klik op het tabblad Bankintegratie.
- Wissel naar de weergave Bank/valuta-koppeling.
- Klik op de actie Exporteren.
- Klik op Ja.
De gegevens worden geëxporteerd als bac-bestand. Bewaar dit bestand goed totdat de migratie is gelukt.
Hierna verschijnt de melding dat de bankintegratie is geëxporteerd. Hiermee heb je de bankkoppeling in Profit gedeactiveerd.
Deactiveren van een Rabo Boekhoudkoppeling.- Open je Profit productie-omgeving.
- Ga naar Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
- Open het profiel Rabo boekhoudkoppeling (API-koppeling).
- Klik op het tabblad Bankrekeningen.
- Open de gewenste Bankrekening.
- Vink het veld Geblokkeerd aan.
- Klik op OK.
Hiermee heb je de bankkoppeling in Profit gedeactiveerd.
Stap 6: Grootboekrekeningen Profit koppelen aan SB
Voor de migratie van AFAS Profit naar SB koppel je de grootboekrekeningen in Profit aan de grootboekrekeningen in SB. Je voert onderstaande stappen uit in de migratie-omgeving (niet in de productie-omgeving van Profit).
Klik hier voor meer informatie.
Let op
Migreer je meerdere administraties in één migratieplan dan moet je per administratie deze stappen uitvoeren.
Grootboekrekeningen koppelen:
- Open de klaargezette Migratie-omgeving.
Je ziet voor deze omgeving een nieuwe tegel in AFAS Online.
- Ga in AFAS Profit naar Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Grootboek / Grootboekrekening.
- Klik op de actie Starten migratie SB.
- Selecteer de juiste Rechtsvorm voor de te migreren Administratie.
- Klik op Voltooien.
- Open de omgeving opnieuw om de wijzigingen door te voeren.
- Ga naar Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Grootboek / Grootboekrekening.
Wij hebben twee nieuwe weergaven toegevoegd om de grootboekrekeningen van AFAS Profit aan die van SB te koppelen.
- Klik op een van de nieuwe weergaven.
Op basis van de rechtsvorm, het type grootboekrekening en de omschrijving koppelen wij zoveel mogelijk AFAS Profit grootboekrekeningen aan het grootboekrekeningschema van SB.
- Selecteer eventueel een andere grootboekrekening wanneer ons voorstel niet naar wens is.
- Dubbelklik op de grootboekrekening die je wilt aanpassen.
- Ga naar het tabblad Algemeen.
- Selecteer een andere grootboekrekening bij Rekeningnummer in SB.
- Klik op OK.
Let op
Selecteer de juiste soort rekening. Je kunt meerdere grootboekrekeningen aan dezelfde SB-grootboekrekening koppelen, zoals 8000: Omzet hierboven. Deze worden later automatisch gesplitst naar unieke grootboekrekeningen.
- Klik op Voltooien migratie SB wanneer alle Grootboekrekeningen juist gekoppeld zijn.
Hiermee is de AFAS Profit kant van de migratie afgerond.
Let op!
Voer na deze stap GEEN WIJZIGINGEN meer uit in de administratie, anders bestaat de kans dat de migratie niet goed gaat. Als na deze stappen of tijdens de migratie toch wijzigingen worden aangebracht, waardoor fouten ontstaan die door AFAS moeten worden uitgezocht en opgelost, is het mogelijk dat dit als herstelwerkzaamheid in rekening wordt gebracht.
Is het écht nodig om nog iets te wijzigen?
- Voer in AFAS Profit eerst de actie Herberekenen cum. Financieel uit.
- Voer dan vóórdat je de migratie echt start stap 4 t/m 11 opnieuw uit. De koppeling van grootboekrekeningen blijft bewaard.
Na alle voorbereidingen is het nu tijd om de daadwerkelijke migratie van een of meerdere administraties uit te voeren.
- Open het Admin Center.
- Ga naar Klanten.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
- Klik op het Menu
- Open de Klant die je wilt migreren.
- Klik op de actie Openen.
- Zie je de Administratiewizard? Klik op Profit migratie.
Zie je deze niet? Ga dan door met stap 6.
- Ga naar Migratieplannen Profit.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
- Klik op het Menu
- Open het gewenste Migratieplan.
- Klik op Migratie starten.
Zie je deze actie niet? Dan heb je de actie
Voltooien migratie in Profit niet juist uitgevoerd.Voor de migratie van AFAS Profit naar SB koppel je de grootboekrekeningen in Profit aan de grootboekrekeningen in SB. Je voert onderstaande stappen uit in de migratie-omgeving (niet in de productie-omgeving van Profit).
Klik hier voor meer informatie.
Let op
Migreer je meerdere administraties in één migratieplan dan moet je per administratie deze stappen uitvoeren.
Grootboekrekeningen koppelen:
- Open de klaargezette Migratie-omgeving.
Je ziet voor deze omgeving een nieuwe tegel in AFAS Online.
- Ga in AFAS Profit naar Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Grootboek / Grootboekrekening.
- Klik op de actie Starten migratie SB.
- Selecteer de juiste Rechtsvorm voor de te migreren Administratie.
- Klik op Voltooien.
- Open de omgeving opnieuw om de wijzigingen door te voeren.
- Ga naar Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Ga in AFAS Profit Small Business naar Grootboek / Grootboekrekening.
Wij hebben twee nieuwe weergaven toegevoegd om de grootboekrekeningen van AFAS Profit aan die van SB te koppelen.
- Klik op een van de nieuwe weergaven.
Op basis van de rechtsvorm, het type grootboekrekening en de omschrijving koppelen wij zoveel mogelijk AFAS Profit grootboekrekeningen aan het grootboekrekeningschema van SB.
- Selecteer eventueel een andere grootboekrekening wanneer ons voorstel niet naar wens is.
- Dubbelklik op de grootboekrekening die je wilt aanpassen.
- Ga naar het tabblad Algemeen.
- Selecteer een andere grootboekrekening bij Rekeningnummer in SB.
- Klik op OK.
Let op
Selecteer de juiste soort rekening. Je kunt meerdere grootboekrekeningen aan dezelfde SB-grootboekrekening koppelen, zoals 8000: Omzet hierboven. Deze worden later automatisch gesplitst naar unieke grootboekrekeningen.
- Klik op Voltooien migratie SB wanneer alle Grootboekrekeningen juist gekoppeld zijn.
Hiermee is de AFAS Profit kant van de migratie afgerond.
Let op!
Voer na deze stap GEEN WIJZIGINGEN meer uit in de administratie, anders bestaat de kans dat de migratie niet goed gaat. Als na deze stappen of tijdens de migratie toch wijzigingen worden aangebracht, waardoor fouten ontstaan die door AFAS moeten worden uitgezocht en opgelost, is het mogelijk dat dit als herstelwerkzaamheid in rekening wordt gebracht.
Is het écht nodig om nog iets te wijzigen?
- Voer in AFAS Profit eerst de actie Herberekenen cum. Financieel uit.
- Voer dan vóórdat je de migratie echt start stap 4 t/m 11 opnieuw uit. De koppeling van grootboekrekeningen blijft bewaard.
SB toont een wizard. Pas hier niets aan.
- Open de klaargezette Migratie-omgeving.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
- Wij voegen voor alle administraties in het migratieplan een SB-administratie aan deze klant toe.
- Vervolgens zetten wij zo veel mogelijk gegevens uit Profit over naar deze administraties.
- Dit kan afhankelijk van de grootte van de omgeving 30 minuten tot een paar uur duren.
- Je kunt de status van een migratie volgen door een administratie te openen vanuit de weergave.
Let op
Vergeet niet na de migratie
alle administraties zorgvuldig te controleren voordat je een klant vrijgeeft voor gebruik.Na de migratie raden wij aan om iedere administratie van een klant zeer zorgvuldig te controleren voordat je een klant vrijgeeft.
Let op
Met het Vrijgeven van een Klant geef je expliciet aan dat je alle Administraties goed hebt gecontroleerd en dat je hier geen onoverkomelijke problemen in hebt gevonden.
Ook betekent dit dat je alle administraties van deze klant hebt gemigreerd en niet later nog een administratie wilt migreren.
Mocht je achteraf meer administraties aan deze klant willen toevoegen? Dan kan dit niet meer via de Profit Migratie. Dit moet dan via het toevoegen van een beginbalans.
Klopt iets niet? Geef dan de omgeving NIET vrij, maar stuur een migratie aanvraag in.
- Open het Admin Center.
- Ga naar Klanten.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
- Klik op het Menu
- Open de te controleren Klant.
Als de migratie verkeerd is gegaan, dan tonen wij hier een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:".
Stuur in dat geval een migratie-aanvraag in met deze link.
Ga niet verder met het stappenplan maar wacht op een reactie van Support.
Controles die AFAS doet:
AFAS heeft een aantal technische controles uitgevoerd. Als deze goed zijn gegaan zie je hier niks van terug: geen nieuws, goed nieuws. Mochten fouten zijn gevonden, dan tonen wij in de eigenschappen van de betreffende Klant een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:" De doorlooptijd van een migratie kan langer duren als technische fouten naar voren komen in de migratie.
Controles die je zelf moet doen:
Wij proberen alle gegevens uit Profit zo goed mogelijk over te zetten. Toch is het belangrijk om na migratie alle administraties goed te controleren. Het kan altijd voorkomen dat in een administratie een situatie voorkomt die wij nog niet kennen en daarom niet juist migreren.
- Kloppen de kolommenbalansen van de meegenomen jaren?
- Kloppen de klanten/crediteuren?
- Kloppen de artikelen/verkoopproducten?
- Kloppen de openstaande posten debiteuren
- Kloppen de openstaande posten crediteuren
- Kloppen de btw-aangiften?
- Kloppen de vaste activa
- Klopt het banksaldo met het saldo in Profit + alle niet-verwerkte afschriften
Klant vrijgeven voor gebruik
Als alles klopt kun je de klant vrijgeven.
- Open de vrij te geven Klant.
- Klik op de Meer-knop
rechtsboven. - Klik op de actie Vrijgeven.
Na de migratie raden wij aan om iedere administratie van een klant zeer zorgvuldig te controleren voordat je een klant vrijgeeft.
Let op
Met het Vrijgeven van een Klant geef je expliciet aan dat je alle Administraties goed hebt gecontroleerd en dat je hier geen onoverkomelijke problemen in hebt gevonden.
Ook betekent dit dat je alle administraties van deze klant hebt gemigreerd en niet later nog een administratie wilt migreren.
Mocht je achteraf meer administraties aan deze klant willen toevoegen? Dan kan dit niet meer via de Profit Migratie. Dit moet dan via het toevoegen van een beginbalans.
Klopt iets niet? Geef dan de omgeving NIET vrij, maar stuur een migratie aanvraag in.
- Open het Admin Center.
- Ga naar Klanten.
In dit onderdeel leggen wij uit hoe je in SB kunt navigeren tussen functies en gegevens.
Functies starten met de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie).:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4). of druk Ctrl+Spatie (Mac: Cmd+Spatie).
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). verschijnt in beeld.
- Typ de eerste letters van de functie die je zoekt.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). stelt een aantal zoekresultaten voor.
- Klik op de gewenste functie, of druk op Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
De Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie). onthoudt de laatst gebruikte functies, zodat je deze de volgende keer direct kunt starten.
Door te klikken op het kruisje verwijder je een recent gebruikte functie weer uit de Zoekhulp (PC: Ctrl + Spatie, Mac: Cmd + Spatie)..
Functies starten met het Favorietenmenu:
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
Het Favorietenmenu verschijnt in beeld.
- Klik op de categorie waar de functie bij hoort, of druk op Pijl naar Rechts om een categorie te openen.
- Klik op de gewenste functie, of druk Pijl Omlaag en Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
Functies starten met het volledige menu :
Gebruik het volledige menu wanneer de gezochte functie niet in het Favorietenmenu staat.
- Klik op het Menu linksboven (M of F4).
- Klik op Toon alles.
- Klik op de gewenste functie onder de bijbehorende categorie, of type de eerste letters van de gewenste functie in het Zoekveld
- Klik op de gewenste functie, of navigeer met de Pijltjestoetsen en druk Enter.
- SB start de geselecteerde functie.
- Klik op het Menu
- Open de te controleren Klant.
Als de migratie verkeerd is gegaan, dan tonen wij hier een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:".
Stuur in dat geval een migratie-aanvraag in met deze link.
Ga niet verder met het stappenplan maar wacht op een reactie van Support.
Controles die AFAS doet:
AFAS heeft een aantal technische controles uitgevoerd. Als deze goed zijn gegaan zie je hier niks van terug: geen nieuws, goed nieuws. Mochten fouten zijn gevonden, dan tonen wij in de eigenschappen van de betreffende Klant een blokkerende melding: "Er zijn fouten opgetreden bij de migratie, neem contact op met Support via een migratievraag:" De doorlooptijd van een migratie kan langer duren als technische fouten naar voren komen in de migratie.
Controles die je zelf moet doen:
Wij proberen alle gegevens uit Profit zo goed mogelijk over te zetten. Toch is het belangrijk om na migratie alle administraties goed te controleren. Het kan altijd voorkomen dat in een administratie een situatie voorkomt die wij nog niet kennen en daarom niet juist migreren.
- Kloppen de kolommenbalansen van de meegenomen jaren?
- Kloppen de klanten/crediteuren?
- Kloppen de artikelen/verkoopproducten?
- Kloppen de openstaande posten debiteuren
- Kloppen de openstaande posten crediteuren
- Kloppen de btw-aangiften?
- Kloppen de vaste activa
- Klopt het banksaldo met het saldo in Profit + alle niet-verwerkte afschriften
Klant vrijgeven voor gebruik
Als alles klopt kun je de klant vrijgeven.
- Open de vrij te geven Klant.
- Klik op de Meer-knop rechtsboven.
- Klik op de actie Vrijgeven.
Status van jouw vragen raadplegen
Alle vragen over de migratie van jouw administratie(s) vind je hier: AFAS Klantportal