Admin Center inrichten

Voordat je het Admin Center kunt gebruiken vul je eerst de gegevens van jouw accountants- of administratiekantoor in en voeg je de medewerkers toe die de administraties beheren. Medewerkers kan je eventueel verdelen over kantoren. Voeg daarna eventueel klantgroepen en beconnummers toe. Deze kan je gebruiken bij het toevoegen van administraties.

Tenslotte richt je een aantal zaken in die te maken hebben met e-mailen, btw-aangiften, loonjournaalposten en jaarrekeningen.

Activeringen

In het Admin Center is het mogelijk om bepaalde functies en velden te (de)activeren. Wij ondersteunen hierbij twee doelgroepen:

• Accountantskantoren.
• Sportlink.

  Let op:

  Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor gebruikers met de autorisatierol AFAS Beheerder.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Admin Center Activeringen.
2. Klik op Wijzigen (W).
3. Vink Accountantskantoor of Sportlink aan.
4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Gegevens accountantskantoor invullen

Vul de gegevens van jouw accountants- of administratiekantoor in.

Let op:

Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor medewerkers van Sportlink.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Accountantskantoor.
2. Vul je bedrijfsgegevens in.

   Deze gegevens worden gebruikt op de volgende plekken:

   • E-mails die vanuit een administratiekantoor worden verstuurd, bijvoorbeeld om gebruikers uit te nodigen voor SB of AFAS Link.
   • Rapporten die vanuit een administratiekantoor in een administratie worden gemaakt. Op dit moment zijn dit de Jaarrekening en Publicatiestukken.
3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Kantoor toevoegen (optioneel)

Voeg optioneel Kantoren toe om je medewerkers in te delen, bijvoorbeeld per vestiging of regio.

Let op:

Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor medewerkers van Sportlink.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuw kantoor toevoegen.
2. Vul een herkenbare Naam in.
3. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Medewerker toevoegen

Je voegt in het Admin Center jouw eigen medewerkers toe die verantwoordelijk zijn voor de administratie met SB.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe medewerker toevoegen.
2. Vul de volledige Naam van deze persoon in.

   Een volledig ingevulde naam wordt automatisch gesplitst in de verschillende onderdelen, zoals voornaam, voorvoegsels, geboortenaam en geboortenaam partner.

   Let op:

   Gebruik tussen de eigen achternaam en die van de partner een streepje, zoals hieronder. Anders werkt het uitsplitsen niet goed.

   

   Selecteer in geval van een samengestelde achternaam bij Gebruikte achternaam de volgorde waarin je deze samenstelling wilt tonen:

   

3. Selecteer eventueel een Kantoor.

   Dit kan nadat je kantoren hebt toegevoegd.

   Dit veld is niet beschikbaar voor medewerkers van Sportlink.

4. Vul een E-mailadres in.

   Dit is het e-mailadres waarmee deze medewerker inlogt op AFAS Online.

5. Vul eventueel een Upn in.

   Doe dit alleen als deze medewerker inlogt op een andere identity provider dan AFAS Online.

6. Vink eventueel Beheerder aan.

   Niet-beheerders medewerkers hebben toegang tot de werkvoorraad. Zij mogen daarnaast administraties toevoegen aan een bestaande klant en deze na controle van een Migratie of import van een Auditfile vrijgeven voor gebruik.

   Beheerders mogen nieuwe klanten en gebruikers bij klanten toevoegen. Daarnaast mogen zij bij alle functies in de groepen Inrichting, Communicatie en Beheer in het het Startmenu (F4), Toon alles.

7. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Beconnummer toevoegen (optioneel)

Voeg optioneel jouw Beconnummer(s) toe, zodat je deze later kunt kunt koppelen bij je klanten. Wij vullen dit beconnummer en de contactpersoon vervolgens automatisch in bij alle aangiften van deze klanten.

Let op:

Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor medewerkers van Sportlink.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuw beconnummer toevoegen.
2. Vul een Nummer in.
3. Vul een Contactpersoon in.
4. Vul een Telefoonnummer in.

   Bij eventuele vragen over een aangifte van een bepaalde klant wordt contact opgenomen met deze contactpersoon.

5. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

   

   Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Klantgroep toevoegen (optioneel)

Voeg optioneel Klantgroepen toe om je klanten naar eigen inzicht in te delen, bijvoorbeeld per branche.

Wij raden aan om voordat je een klantgroep toevoegt eerst jouw medewerkers toe te voegen.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe klantgroep toevoegen.
2. Vul een herkenbare Naam in.
3. Selecteer eventueel een Intern verantwoordelijke.

   Deze medewerker ziet de klanten die aan deze klantgroep zijn gekoppeld in Mijn werkvoorraad.

4. Selecteer eventueel een Contactpersoon.

   Dit is de medewerker die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van eventuele vragen over een jaarrekening.

   Wij tonen deze medewerker standaard onder de opdrachtbrief bij de jaarrekening.

   

5. Selecteer eventueel een Samensteller jaarrekening.

   Je kunt dit veld zelf toevoegen aan de opdrachtbrief voor de jaarrekening.

   Dit kan je doen als een bepaalde medewerkers de vragen over de jaarrekening beantwoord, maar een andere medewerker de jaarrekening heeft samengesteld.

   Let op:

   Je kunt deze drie velden pas vullen nadat je medewerkers hebt toegevoegd.

Medewerker aan Klantgroep koppelen

Na het toevoegen van een klantgroep is het mogelijk om medewerkers hieraan te koppelen.

Een medewerker die aan een klantgroep is gekoppeld ziet de administraties van alle klanten binnen deze klantgroep in de Werkvoorraad. Deze medewerker ziet deze administraties niet in Mijn werkvoorraad.

Een medewerker die intern verantwoordelijke is ziet deze administraties in Mijn werkvoorraad.

1. Voeg eerst jouw medewerkers toe.
2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klantgroepen.
3. Open de gewenste Klantgroep.
4. Klik op de inhoudsopgave Medewerkers (Accountant).
5. Selecteer de gewenste Medewerkers.
6. Klik op Koppel medewerker(s).

   

E-mailinstellingen

Vanuit het Admin Center worden uitnodigingen voor SB aan gebruikers bij klanten verstuurd met een 2Gether of Ondernemen licentie. Bij een Boekhouden licentie geldt dit ook voor AFAS Link uitnodigingen.

Stel hiervoor eenmalig de e-mail instellingen in.

SB kan e-mailberichten genereren en verzenden. Dit gebeurt bij Offertes, Verkoopfacturen, Betalingsherinneringen en Incassomachtigingen. Deze e-mails worden niet verzonden vanuit het e-mailprogramma op je eigen PC, bijvoorbeeld Outlook, maar direct vanuit vanuit SB via een een e-mailserver van AFAS, een andere aanbieder zoals Microsoft of Google, of vanuit jouw eigen domein. Dit onderwerp beschrijft hoe je SB kunt instellen voor het verzenden van deze e-mails.

Let op:

Alleen gebruikers met de autorisatierol Applicatiebeheerder kunnen deze functie gebruiken.

Voor het verzenden van e-mails vanuit SB ondersteunen wij de volgende aanbieders (providers):

• AFAS. Voor het verzenden vanuit een standaard AFAS e-mailadres via de AFAS Online e-mailserver.

  Dit is verreweg de meest eenvoudige manier, zonder ingewikkelde instellingen. Deze methode staat hieronder verder uitgelegd.

• AFAS. Voor het verzenden vanuit een eigen domein (dus niet de hieronder genoemde domeinen) via de AFAS Online e-mailserver.

  Klik hier voor meer informatie.

• Google Personal. Voor @gmail e-mailadressen.

  Klik hier voor meer informatie.

• Google Workspace. Voor Google Business accounts.

  Klik hier voor meer informatie.

• Microsoft voor alle @outlook.com, @live.com, @live.nl, @hotmail.com e-mailadressen.

  Klik hier voor meer informatie.

• Azure (Exchange Entra ID).

  Klik hier voor meer informatie.

• Apple. Voor @icloud.com e-mailadressen.

  Klik hier voor meer informatie.

• Overige aanbieders. Voor het verzenden vanuit een eigen domein via de e-mailserver van jouw eigen provider.

Klik hier voor meer informatie.

Werkwijze verzenden aangiften instellen

Vanuit de verschillende administraties worden btw-aangiften en opgaven ICP verstuurd. Richt eenmalig in hoe je deze aangiften wilt verzenden.

Let op

Dit hoef je alleen te doen wanneer je de aangiften vanuit alle administraties wilt laten goedkeuren in de Accountancyportal van AFAS Profit.

Wanneer je de aangiften direct vanuit de administraties verzendt, laat deze waarde dan staan op Rechtstreeks naar instantie. Deze methode maakt gebruik van Digipoort.

1. Richt de Accountancyportal in.
2. Genereer een token.

   Deze token zorgt ervoor dat AFAS Profit en SB veilig met elkaar kunnen communiceren.

3. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Communicatie-instellingen overheid.
4. Klik op Wijzigen (W).
5. Selecteer Via accountancyportal.
6. Vul het Token in dat je in AFAS Profit hebt gegenereerd.
7. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Loonjournaalpost uit Profit integreren

Maak je gebruik van Profit Payroll voor de salarisverwerking? Richt dan eenmalig de koppeling met SB in voor het importeren van loonjournaalposten.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar App Center in het Admin Center (dus niet het App Center binnen een Klant)..
2. Open AFAS Profit.
3. Klik op Activeren.
4. Klik op het icoontje in de melding.

   Hiermee kopieer je het token naar het klembord.

   

   Let op

   Bewaar dit token op een veilige plek. Je moet dit token namelijk bij iedere werkgever in AFAS Profit invullen. Wanneer je het token ververst, zal je dit bij iedere werkgever moeten vervangen.

   In de toekomst zullen wij dit makkelijker maken door het token naar de HRM instellingen te verplaatsen.

5. Klik op Sluiten..

Integratie loonjournaalpost instellen in Profit:

1. Open Profit.
2. Ga naar Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
3. Klik op de inhoudsopgave Activering.
4. Selecteer SB integratie.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.
6. Verwerk de gewijzigde instellingen en open de omgeving opnieuw.

   Deze stap voegt de functionaliteit voor de SB-integratie toe.

7. Ga naar Algemeen / Communicatie service / Communicatieprofiel.
8. Open het communicatieprofiel Communicatie met AFAS SB.
9. Vink Geblokkeerd uit.

   

10. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Ga naar HRM / Organisatie / Werkgever.
12. Open de Werkgever, waarvan je de loonjournaalpost wilt integreren met SB.
13. Klik op het tabblad Journalisering.
14. Selecteer SB integratie(13) bij Exportdefinitie.
15. Klik op: Opslaan en sluiten.
16. Open opnieuw de Werkgever.
17. Klik op het tabblad Integratie.
18. Vul SB Omgeving met de naam van de klantomgeving.

    Dit is het eerste deel van de SB-url, dus zonder "afasfocus.nl".

    Vul SB token met de token, die je in SB hebt gegenereerd (en veilig bewaard ;-) ).

19. Selecteer de juiste klant bij Klant.
20. Selecteer de juiste Administratie.

    

21. Klik op OK.

    De eerstvolgende Loonjournaalpost wordt op de achtergrond automatisch geïmporteerd in de opgegeven Klant en Administratie in SB.

    Let op:

    Het grootboekrekeningschema en de journaalstructuur in Profit Payroll moeten aansluiten op het grootboekrekeningschema in SB. Is dit niet het geval, dan is het niet mogelijk om een periode uit het salarisverwerkingsplan te accorderen. Ook tonen wij een foutmelding bij Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.

• Klik hier voor meer informatie.

Huisstijl jaarrekening instellen

Het is mogelijk om alle jaarrekeningen voor jouw klanten in dezelfde huisstijl op te maken. Een huisstijl voor een jaarrekening bevat:

• Het bedrijfslogo van jouw accountants- of administratiekantoor.
• Een kleurenpalet van drie kleuren.
• Een lettertype.

Wijzigingen in de huisstijl zijn is zichtbaar vanaf de eerstvolgende jaarrekening die je in een klantadministratie toevoegt.

Let op:

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in het Admin Center.

Let op

• De huisstijl in het Admin Center is specifiek bedoeld voor de Jaarrekening en KVK-stukken. Verwar dit niet met de huisstijl binnen een Administratie. Die huisstijl is bedoeld voor de rapporten die een klant verzendt naar haar klanten, bijvoorbeeld Offertes en Verkoopfacturen.
• Klanten die SB direct bij AFAS hebben aangeschaft en niet onder een Admin Center vallen stellen de huisstijl in hun eigen administratie in.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Huisstijl.
2. Klik op Selecteer een afbeelding linksboven.

   Meer informatie over afbeeldingen.

   Afbeeldingen die je toevoegt aan AFAS SB moeten voldoen aan een aantal voorwaarden.

   Bestandsformaat:

   • SVG: Beste keuze (schaalbaar, altijd scherp).
   • PNG: Goed, ondersteunt transparantie.
   • WebP: Goed, modern en efficiënt.
   • JPG: Alleen gebruiken als PNG/SVG niet kan, ondersteunt geen transparantie.

   Grootte:

   • Minimaal: 256 × 256 px.
   • Aanbevolen: 512 × 512 px.
   • Maximaal: 1024 × 1024 px.

   Groter aanleveren mag, zo lang het logo goed gecentreerd blijft. SB schaalt automatisch terug naar 128×128 px voor tegels in het App Center. Op eigenschappenschermen van bijvoorbeeld Klanten en Crediteuren naar 36x36 px.. In een ‘kaartjesweergave’ schalen we terug tot 24x24 px.

   Achtergrond:

   Gebruik bij voorkeur:

   • Transparante achtergrond.
   • Egale achtergrondkleur.

   Vermijd:

   • Drukke achtergronden.
   • Foto’s.
   • Schaduwen die tot aan de rand lopen.

   Centreren:

   • Logo moet perfect gecentreerd staan (horizontaal én verticaal).
   • Geen optische uitlijning naar links/rechts.
   • Geen extra witruimte aan één kant.
   • 10-20% Witruimte rondom, omdat het logo cirkelvormig wordt afgebeeld.

   

3. Selecteer de gewenste kleuren.

   Deze kleuren worden automatisch bepaald op basis van het gekozen logo.

   

   Pas deze kleuren eventueel aan met het kleurenpalet.

   

4. Selecteer het gewenste Lettertype.

   Je ziet direct het resultaat in het afdrukvoorbeeld.

5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Standaardteksten voor e-mails

Om het uitnodigen van gebruikers efficiënt te laten verlopen leveren wij een aantal standaardteksten mee. Deze teksten kan je eventueel naar wens aanpassen.

Let op:

Het aanpassen van standaardteksten voor uitnodigingen kan alleen in het Admin Center.

In een administratie wordt de laatst gebruikte tekst voor een uitnodiging hergebruikt voor de volgende uitnodiging.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Instellingen.
2. Klik op de inhoudsopgave Uitnodiging templates.
3. Pas de gewenste teksten aan.
   • Gebruiker uitnodiging: deze teksten worden gebruikt als een gebruiker wordt uitgenodigd vanuit het Admin Center.
   • Uitnodiging gebruiker door ondernemer: deze teksten worden gebruikt als een gebruiker wordt uitgenodigd vanuit een administratie.
   • Uitnodiging koppeling Link-App: deze teksten worden gebruikt als een gebruiker wordt uitgenodigd.
   • Email met code voor koppeling Link-App: deze teksten worden gebruikt voor het verzenden van de activatiecode voor AFAS Link tijdens het activatieproces.

   Bepaal de gewenste opmaak en voeg eventueel velden toe.

   Let op:

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege regel toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).