Incasseren

Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw verkoopfacturen, dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Incasseren. Incasseren maakt het mogelijk om, nadat een klant hier toestemming voor heeft gegeven, het openstaande bedrag van de bankrekening van de klant over te schrijven naar de bankrekening van jouw onderneming. De klant hoeft hier zelf geen actie voor te ondernemen. Om incasso-opdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

Let op

Stel voordat je deze functionaliteit gebruikt de werkwijze in die jouw onderneming het meest gebruikt. Dit maakt het proces veel efficiënter, omdat je bij het gebruik van deze functionaliteit niet meer na hoeft te denken over zaken die altijd of meestal van toepassing zijn. Ook verlaagt dit de kans op fouten.

Werkwijze incasseren instellen.

Incassomachtiging

Voordat je openstaande posten mag incasseren bij een debiteur moet deze debiteur jou hiertoe gemachtigd hebben. Voor het verkrijgen van deze incassomachtiging bestaan standaard formulieren. Het is ook mogelijk om dit formulier vanuit SB te verzenden.

Reeds ondertekende incassomachtiging toevoegen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Nieuwe incassomachtiging toevoegen.
2. Selecteer een Eigen bankrekening.

   Je kunt hiervandaan zoeken in alle eigen bankrekeningen of een nieuwe toevoegen.

   

3. Selecteer een Klant.

   Je kunt hiervandaan ook zoeken in alle klanten of een nieuwe klant toevoegen.

   

4. Vink eventueel Afwijkend machtigingskenmerk toepassen aan.

   Gebruik dit kenmerk om bijvoorbeeld bestaande incassomachtigingen uit een ander pakket toe te voegen, omdat het daar gegenereerde kenmerk anders is dan de autonummering van SB, of als het wenselijk is om iets specifieks in het kenmerk op te nemen.

5. Selecteer het Type incassomachtiging.

   Je kunt kiezen voor Eenmalig of Doorlopend incasseren.

6. Vink E-mailen aan klant aan of uit.

   Hiermee kan je deze incassomachtiging via e-mail verzenden aan een klant.

7. Als je al een ondertekende incassomachtiging in bezit hebt, vul dan de Datum ondertekening in. Wanneer je het machtigingsformulier vanuit SB wilt verzenden, laat dit veld dan leeg en vul het pas in, wanneer het formulier ondertekend retour is gekomen.

   Als je de incassomachtiging vanuit SB wilt verzenden, laat Datum ondertekening dan leeg. Sla de incassomachtiging op en klik op Verzenden. Wanneer het ondertekende formulier retour is gekomen, vul dan de datum alsnog in.

   Alleen openstaande posten (debiteur) met een vervaldatum na de Datum ondertekening worden automatisch ingepland in de juiste incasso-opdracht. Zo lang dit veld leeg is, wordt niet geïncasseerd.

8. Vink eventueel Geldigheidsperiode toepassen aan.

   Gebruik dit wanneer de klant de incassomachtiging voor een bepaalde periode heeft afgegeven.

9. Selecteer het ondertekende machtigingsformulier in Bijlage.
10. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen. De status wordt Te verzenden.

    Klik op Opslaan en Verzenden om op te slaan en zonder verdere controle direct te verzenden. De status wordt Verzonden.

    

    Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen. De status wordt Te verzenden.

Incasso-opdracht plannen

Nadat je van een klant een incassomachtiging hebt vastgelegd en bij een verkoopfactuur of verkoopjournaalpost de betaalwijze incasseren hebt geselecteerd is het mogelijk om incasso-opdrachten in te plannen.

Incasso-opdrachten inplannen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Incasseren.

   Een weergave met ingeplande incasso-opdrachten verschijnt.

   
   

   De incasso-opdrachten worden ingepland op basis van de ingestelde werkwijze.
   SB plant de openstaande posten (debiteur) op de juiste incasso-opdracht in op basis van de incassodatum.

   De incassodatum wordt bepaald op basis van de vervaldatum en de waarde van het veld Aantal dagen voor vervaldatum meenemen in incasso-opdracht die ingesteld staat bij de administratie.

2. Selecteer eventueel een aantal openstaande posten (debiteur) binnen een incasso-opdracht en sleep ze naar een andere om ze handmatig in te plannen.
   • Sleep ze naar Eerstvolgende opdracht om ze met de eerstkomende gelegenheid mee te nemen.
   • Sleep ze naar Volgende opdrachten wanneer je ze met een latere incasso-opdracht mee wilt nemen.
   • Sleep ze naar Ad-hoc opdracht wanneer je ze vandaag wilt incasseren en niet wilt wachten tot de eerstvolgende incasso-opdracht verstuurd wordt.
   • Sleep ze naar Geparkeerd wanneer je ze tot nader orde uit wilt stellen en nog niet opnieuw in wilt plannen.

   
   

3. Klik op Incasseren.

   SB genereert een incasso-opdrachtbestand en plaatst deze in de Downloads-map.

4. Upload het incasso-opdrachtbestand in je bankomgeving.

   In een toekomstige versie van SB zullen we het mogelijk maken om incasso-opdrachten via de bankkoppeling te verzenden.