Betaalvoorwaarde verkoop instellen

Met een betaalvoorwaarde laat je jouw klant weten binnen hoeveel dagen een verkoopfactuur betaald moet worden. Deze termijn bepaalt samen met de factuurdatum de vervaldatum. Deze vervaldatum wordt vervolgens gebruikt om vervallen facturen te tonen in de overzichten van debiteurenbewaking, bij betalingsherinneringen en om openstaande posten (debiteur) in te plannen op de juiste incasso-opdracht.

Het is mogelijk om voor alle klanten dezelfde betaalvoorwaarde te gebruiken, maar je kunt ook per type klant of verkoopfactuur een andere betaalvoorwaarde instellen. Als je dit éénmalig goed instelt bespaar je tijd en voorkom je fouten bij het toevoegen van verkoopfacturen en inkoopfacturen.

AFAS levert een aantal veelgebruikte betaalvoorwaarden mee, maar je kunt hier je eigen betaalvoorwaarden aan toevoegen.

Betaalvoorwaarde toevoegen

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betaalvoorwaarden.
2. Klik op Nieuw (N).
3. Vul een herkenbare Omschrijving in.
4. Vul een Betaaltermijn in.

   Dit is het aantal dagen waarbinnen een klant jouw verkoopfactuur moet betalen, of waarbinnen jij een inkoopfactuur moet betalen aan een crediteur.

5. De factuurdatum plus de betaaltermijn bepaalt de vervaldatum. Deze vervaldatum wordt vervolgens gebruikt om te bepalen wanneer een verkoopfactuur wordt geïncasseerd bij een klant, of wanneer de betaling van een inkoopfactuur wordt afgeschreven via een betaalopdracht.

Algemene betaalvoorwaarde verkoop instellen

Stel bij de administratie in welke betaalvoorwaarde je meestal wilt gebruiken voor je verkoopfacturen. Bij het toevoegen van een verkoopfactuur kan je hier nog van afwijken.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoop instellingen.
2. Selecteer de gewenste Betaalvoorwaarde.

   Je kunt hiervandaan ook een nieuwe betaalvoorwaarde toevoegen.

   

3. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

4. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Bij het toevoegen van de eerstvolgende verkoopfactuur wordt de hier ingestelde betaalvoorwaarde standaard ingevuld. Als je onder de instelling Afwijken toestaan hebt geselecteerd kan je hier op dat moment nog een andere waarde invullen.

Afwijkende betaalvoorwaarde verkoop bij klant instellen

Wil je voor de verkoopfacturen van bepaalde klanten een afwijkende betaalvoorwaarde gebruiken? Stel dit dan bij deze klanten in.

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.
4. Selecteer de gewenste Betaalvoorwaarde.

   Je kunt hiervandaan ook een nieuwe betaalvoorwaarde toevoegen.

   

5. Bepaal of je van deze ingestelde waarde wilt kunnen afwijken of dat je deze altijd wilt toepassen.

   Na het instellen is het belangrijk om te bepalen of je wilt kunnen afwijken van de ingestelde waarde. Wanneer afwijken niet gewenst is noemen wij dat Altijd toepassen. Wanneer afwijken gewenst is noemen wij dit Afwijken toestaan.

   Voorbeeld

   Het is mogelijk om voor verkoopfacturen te bepalen of deze al dan niet ge-e-maild moeten worden aan klanten. Wanneer dit voor alle klanten geldt, dan is het niet nodig om te kunnen afwijken en wordt de waarde altijd toegepast. Wanneer een bepaalde klant geen verkoopfactuur via e-mail wil ontvangen, dan is het noodzakelijk om afwijken toe te staan.

   Afwijken toestaan bepalen

   1. Selecteer een waarde bij Afwijken toestaan.

      

      • Altijd toepassen.

        De ingestelde waarde wordt overal gebruikt. Het is niet mogelijk om af te wijken.

      • Afwijken bij ... toestaan.

        De ingestelde waarde wordt als standaard gebruikt. Het is wel mogelijk om af te wijken. Wij geven in de tekst aan waar je kunt afwijken.

   2. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

      Voorbeeld

   • Stel dat bij een administratie voor Openstaande posten (debiteur) onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen de betaalwijze Op rekening toegepast.

   • Stel dat bij een administratie onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Op rekening toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke klant een andere betaalwijze te selecteren.

   • Stel dat bij een klant onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor alle betalingen van verkoopfacturen van deze klant de betaalwijze Incasso toegepast.

   • Stel dat onderstaande werkwijze staat ingesteld:

     

     dan wordt voor de betalingen van verkoopfacturen standaard de betaalwijze Incasso toegepast. Het is echter mogelijk om bij een specifieke verkoopfactuur een andere betaalwijze te selecteren:

     

   Let op

   Wanneer bij een bepaald veld niet mogelijk is om een afwijkende waarde in te vullen, zoals in dit voorbeeld:

   

   dan is bij het bepalen van de werkwijze aangegeven dat deze waarde altijd moet worden toegepast en dus niet van de ingestelde waarde afgeweken mag worden.

6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Bij het toevoegen van de eerstvolgende verkoopfactuur voor deze klant wordt de hier ingestelde betaalvoorwaarde standaard ingevuld. Als je onder de instelling Afwijken toestaan hebt geselecteerd kan je hier op dat moment nog een andere waarde invullen.