Betalingsherinneringen

Het komt helaas voor dat een debiteur een factuur niet voor de vervaldatum betaalt. In dat geval kan je gebruik maken van betalingsherinneringen of aanmaningen. Deze herinneringen worden via e-mail verstuurd aan de desbetreffende debiteuren. Deze kunnen vervolgens handmatig, of via een Mollie betaallink de openstaande facturen alsnog betalen.

Let op

Stel voordat je deze functionaliteit gebruikt de werkwijze in die jouw onderneming het meest gebruikt. Dit maakt het proces veel efficiënter, omdat je bij het gebruik van deze functionaliteit niet meer na hoeft te denken over zaken die altijd of meestal van toepassing zijn. Ook verlaagt dit de kans op fouten.

Werkwijze betalingsherinneringen instellen.

Betalingsherinneringen komen in drie stappen:

1. Eerste betalingsherinnering.
2. Tweede betalingsherinnering.
3. Aanmaning.

Als je een eerste herinnering hebt verzonden, en deze wordt alsnog niet betaald, dan kun je een tweede betalingsherinnering verzenden. Je maakt de tweede betalingsherinnering op dezelfde manier als de eerste. SB herkent automatisch bij het aanmaken van de tweede dat het om de tweede betalingsherinnering gaat.

Na de tweede herinnering volgt de aanmaning. De aanmaning is de laatste stap en wordt telkens opnieuw verzonden.

Als je meerdere handelsnamen gebruikt, dan worden de gegevens en huisstijl meegenomen met de betalingsherinneringen. Dit werkt alleen voor verkoopfacturen en niet voor verkoopjournaalposten.

Betalingsherinneringen klaarzetten

Je zet een betalingsherinnering klaar op basis van openstaande posten. Dat kan vanaf verschillende plekken.

Openstaande saldi debiteuren

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Openstaande saldi debiteuren.
2. Open de gewenste Debiteur.

Openstaande posten (debiteur)

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Openstaande posten (debiteur).

Verkoopfactuur

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfacturen.
2. Open de gewenste Verkoopfactuur.
3. Klik op de inhoudsopgave Openstaande posten.

Klanten

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
2. Open de gewenste Klant.
3. Klik op de inhoudsopgave Openstaande posten.

Betalingsherinneringen klaarzetten

Let op

Wij hebben er bewust voor gekozen om niet met termijnen voor een bepaalde betalingsherinnering te werken. Hiermee heeft iedereen de vrijheid om op het gewenste moment een herinnering te verzenden op het moment. Als een eerste is verzonden de volgende keer een tweede worden klaargezet.

1. Selecteer de gewenste Openstaande posten.
2. Klik op Betalingsherinnering klaarzetten.

   

   De betalingsherinneringen worden gegroepeerd per debiteur klaargezet.

3. Vink eventueel bepaalde debiteuren nog uit.
4. Klik op Opslaan (Ctrl+S). als je voor het verzenden de teksten per betalingsherinnering nog wilt kunnen aanpassen. Lees dan hieronder verder Betalingsherinnering verzenden.

   Klik op Opslaan en verzenden als je de betalingsherinneringen direct wilt verzenden. Dan ben je direct klaar.

   

   

Betalingsherinneringen verzenden

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betalingsherinneringen.
2. Open de gewenste Betalingsherinnering als je de tekst nog wilt aanpassen.

   Let op

   Kopieer je tekst met leestekens vanuit Microsoft Word? Let dan op dat je geen zogenaamde 'gekrulde aanhalingstekens' gebruikt. Deze worden in een rapport namelijk niet afgedrukt. Vervang deze in het tekstveld door 'rechte aanhalingstekens' door de aanhalingstekens te selecteren en opnieuw toe te voegen.

   1. Selecteer een Opmaak om toe te passen op een hele alinea, bijvoorbeeld een kop.

      

   2. Selecteer een opmaak om toe te passen op geselecteerde tekst, bijvoorbeeld vet, schuingedrukt, onderstreept, of doorgestreept.

      

   3. Selecteer een opmaak om toe te passen op een alinea, bijvoorbeeld opsommingstekens, een lijn, of voeg een lege alinea toe.

      

   4. Voeg een hyperlink toe aan geselecteerde tekst.

      

   5. Verleuk je tekst met emoji's.

      

   6. Selecteer een veld bij Velden om een variabele waarde te gebruiken, zoals een datum of nummer. Deze velden worden op het moment dat een rapport wordt gemaakt ingevuld.

      

   7. Vergroot eventueel het tekstveld voor meer overzicht.

      

3. Selecteer de gewenste Betalingsherinneringen.
4. Klik op Verzenden.

   De betalingsherinneringen worden per e-mail naar de betreffende debiteuren verzonden.

   

   Als je gebruik maakt van de Mollie-koppeling, dan plaatsten wij achter iedere regel van de tabel een knop, waarmee deze openstaande post direct betaald kan worden.

   De onbetaalde verkoopfactuur of verkoopfacturen worden als bijlage aan de e-mail toegevoegd.

   Let op

   Als je tussen het moment van verzenden van een verkoopfactuur en een betalingsherinnering een ander bankrekeningnummer hebt gekregen worden de facturen met het vorige bankrekeningnummer verzonden. Wij raden aan om in dat geval de tekst van de betalingsherinnering tijdelijk aan te passen, zodat duidelijk wordt dat de betaling naar een ander bankrekeningnummer moet.

Zie ook

• Werkwijze betalingsherinneringen instellen.
• Betaalwijze verkoop instellen.
• Verkoopfactuur toevoegen.
• Verkoopjournaalpost toevoegen.
• Debiteurenbewaking.
• Incasseren.