Inkoopfactuur betalen

Wanneer je meer grip wilt krijgen op de betaling van jouw openstaande posten (crediteur), dan is het mogelijk om gebruik te maken van de functie Betalen. Met deze functie is het mogelijk om met behulp van betaalopdrachten jouw bank opdracht te geven om het openstaande bedrag van jouw bankrekening over te schrijven naar de bankrekening van een leverancier. Om betaalopdrachten te kunnen gebruiken moet dit wel ondersteund worden door jouw bank en onderdeel uitmaken van jouw contract.

Nadat je jouw inkoopfacturen en btw-aangiften hebt verwerkt in de administratie ontstaat een zogenaamde 'Openstaande post (crediteur)'. Op een gegeven moment nadert de vervaldatum en is het tijd om deze betalingen te voldoen. Voor veel ondernemers is dit waarschijnlijk een noodzakelijk kwaad, maar hé, de schoorsteen van jouw leveranciers moet ook roken! In dit onderwerp beschrijven we hoe je de 'Openstaande post (crediteur)' efficiënt kunt verwerken. Dit kan je op twee manieren voldoen:

  • Geautomatiseerd via een betaalopdrachtbestand (SEPA-bestand).
  • Handmatig via je bankomgeving.

Let op

Stel voordat je deze functionaliteit gebruikt de werkwijze in die jouw onderneming het meest gebruikt. Dit maakt het proces veel efficiënter, omdat je bij het gebruik van deze functionaliteit niet meer na hoeft te denken over zaken die altijd of meestal van toepassing zijn. Ook verlaagt dit de kans op fouten.

Werkwijze betalen instellen.

Inhoud

Video

Betaalafspraken

Het vastleggen van een betaalafspraak geeft de mogelijkheid om het te betalen bedrag in verschillende betaaltermijnen te verdelen. Dit geldt zowel voor inkoop- als verkoopfacturen. Je bepaalt met betaalafspraken per factuur in hoeveel termijnen, wanneer en hoeveel je per keer betaalt.

Betaalafspraak toevoegen bij een factuur:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Verkoopfacturen of Inkoopfacturen.
  2. Open de factuur waarvoor je een betaalafspraak wilt maken.
  3. Klik op Betaling.
  4. Klik op Meer en dan op Betaalafspraken.
  5. Wijzig eventueel de datum of de percentage. Als je het bedrag of de percentage wijzigt, dan kun je voor het overige gedeelte een nieuwe afspraakregel toevoegen.

  6. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

SB voegt een nieuwe Openstaande post (crediteur) toe voor de deelbetaling en verlaagt het bedrag van de oorspronkelijke Openstaande post (crediteur).

Je kunt beide Openstaande posten (crediteur) nu betalen en na het inlezen van bankmutaties afzonderlijk afletteren tegen de bijbehorende bankmutaties.

Handmatig

Wanneer je een Betaalopdracht niet in je bankomgeving kunt of wilt importeren, dan kan je de betalingen handmatig uitvoeren. Dit onderwerp beschrijft hoe je in dat geval te werk gaat.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Openstaande posten (crediteur).

    of

    Open de gewenste Inkoopfactuur.

    en

    Klik op de inhoudsopgave Betaling.

  2. Open in een tweede browsertab je bankomgeving.
  3. Neem de gegevens van een Openstaande post (crediteur) uit SB over naar je bankomgeving.

    Dit kan een deelbetaling zijn.

  4. Wissel terug naar de browsertab met SB.
  5. Herhaal dit voor iedere Openstaande post (crediteur).

    Wanneer je de volgende keer je bankmutaties importeert, dan kan je de afschrijvingen afletteren tegen deze betalingen onderweg.

Plannen

Wanneer vanuit Inkoopfacturen of Btw-aangiften Openstaande posten (crediteur) zijn ontstaan dan is het mogelijk om deze in te plannen op Betaalopdrachten.

Betaalopdrachten plannen

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betalen.

    Een weergave met ingeplande betaalopdrachten verschijnt.


    De betaalopdrachten worden ingepland op basis van de ingestelde werkwijze.
    SB plant de openstaande posten (crediteur) op de juiste betaalopdracht in op basis van de betaaldatum.

    De betaaldatum wordt bepaald op basis van de vervaldatum en de waarde van het veld Aantal dagen voor vervaldatum meenemen in betaalopdracht die ingesteld staat bij de administratie.

  2. Selecteer eventueel een aantal openstaande posten (crediteur) binnen een betaalopdracht en sleep ze naar een andere om ze handmatig in te plannen.
    • Sleep ze naar Eerstvolgende opdracht om ze met de eerstkomende gelegenheid mee te nemen.
    • Sleep ze naar Volgende opdrachten wanneer je ze met een latere betaalopdracht mee wilt nemen.
    • Sleep ze naar Ad-hoc opdracht wanneer je ze vandaag wilt betalen en niet wilt wachten tot de eerstvolgende betaalopdracht verstuurd wordt.
    • Sleep ze naar Geparkeerd wanneer je ze tot nader orde uit wilt stellen en nog niet opnieuw in wilt plannen.

    Let op

    Wanneer bij een bepaalde Crediteur is aangegeven dat de betalingen verdicht moeten worden, dan wordt dit aangegeven in de kolom Verdicht betalen.

    Deze Openstaande posten (crediteur) worden in het betaalopdrachtbestand bij elkaar opgeteld en als één betaling door de bank verwerkt.

Betalen

Wanneer je de Openstaande posten (crediteur) hebt ingepland op de gewenste Betaalopdrachten dan kan je deze gaan betalen.

Betaalopdracht maken

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betalen.
  2. Selecteer de betaalopdracht Eerstvolgende opdracht of Ad-hoc opdracht.
  3. Klik op Betalen.

    SB genereert een betaalopdrachtbestand en plaatst deze in de Downloads-map van je PC.

    Let op

    Maak je gebruik van de Rabobank koppeling? Dan kan je een betaalopdracht direct uploaden naar je bankomgeving. Dit werkt vanaf SB versie 4.0 en is op aanvraag beschikbaar.

    Maak je gebruik van de ABN AMRO koppeling? Ook dan jan je een betaalopdracht direct uploaden. Dit werkt vanaf versie 5.0.

  4. Upload het betaalopdrachtbestand in je bankomgeving.

    Let op:

    Na het uploaden van een betaalopdrachtbestand bij jouw bank krijg je na de verwerking hiervan één bankmutatie terug voor het volledige betaalde bedrag. Op basis van een zogenaamd EndToEndId kunnen wij dit ene bedrag automatisch afletteren tegen alle openstaande posten uit een betaalopdracht.

    Wij doen dit op deze manier, omdat dit de goedkoopste werkwijze is qua aantal banktransacties.

Afhandelen

Wanneer je bank de te betalen bedragen uit een betaalopdracht heeft afgeschreven van je bankrekening, dan ontvang jij hiervan een Bankmutatie. Wanneer je deze bankmutatie inleest, dan worden alle Openstaande posten (crediteur) afgeletterd die bij deze betaalopdracht horen. Daarna kan je de betaalopdracht afhandelen.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Betaalopdrachten.
  2. Open de gewenste Betaalopdracht.
  3. Klik op Afhandelen.

    Je handelt een betaalopdracht alleen af om je lijstje met betaalopdrachten onderweg leeg te maken. Het afhandelen heeft voor de rest geen gevolgen.

Zie ook

Checklist betaalopdrachten.

Werkwijze betalen instellen.

Betaalwijze inkoop instellen.

Inkoopfactuur toevoegen.

Crediteurenbewaking.