Mailbox: Facturen voorbereiden voor de Scanbox

In de Mailbox bereid je de pdf- en jpg-bestanden van jouw inkoopfacturen voor op de Scanbox. De Scanbox boekt deze inkoopfacturen in jouw administratie.

Let op

De Mailbox ondersteunt de volgende bestandsformaten:

  • PDF
  • JPG
  • PNG

Inhoud

Mailbox e-mailadres

Je vindt het e-mailadres van jouw Mailbox op de volgende manier.

  1. Ga naar Mailbox instellingen.
  2. Bekijk het E-mailadres mailbox.

    Voorbeeld: mijnbedrijf-i5mi52@mailto.afasfocus.nl

    • Het eerste gedeelte van dit e-mailadres is de naam van jouw omgeving. Dit is het eerste gedeelte van de webpagina waar SB in draait.
    • Het tweede gedeelte is een willekeurige code van zes tekens.
    • Het gedeelte na de "@" verwijst naar de e-mailserver van de Mailbox.

E-mails verzenden naar de Mailbox

Let op

Een factuur in de bijlage van een e-mail moet een pdf-bestand of een jpg-bestand zijn. Alleen bestanden van dit type zijn te herkennen door de Scanbox.

Je kunt e-mails met de facturen op twee manieren versturen naar je Mailbox.

  1. Stuur de e-mails met de facturen door vanuit de Inbox van jouw onderneming naar jouw Mailbox.

    Dit kan je handmatig één voor één doen, maar je kunt dit ook automatiseren.

    • Voeg in jouw e-mailprogramma een regel toe, die facturen automatisch doorstuurt.

      Dit kan bijvoorbeeld op basis van het e-mailadres van de afzender (bijvoorbeeld noreply@kpn.nl) en een bepaalde tekst in het onderwerp (bijvoorbeeld Uw factuur van kpn).

      Raadleeg de documentatie van jouw e-mailprogramma voor meer informatie.

  2. Vraag jouw Leverancier om de e-mails met de facturen direct naar jouw Mailbox te sturen, of stel het e-mailadres van jouw Mailbox zelf in op de portals van jouw Leveranciers.

    Dit is iets minder handig, omdat dit niet bij iedere Leverancier mogelijk is. Bovendien moet je dit opnieuw per Leverancier doen wanneer het e-mailadres van jouw Mailbox wijzigt.

E-mails ontvangen en verwerken

  1. Ga naar Mailbox.

    Start de rondleiding.