thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Vordering overhevelen naar debiteur

De situatie bestaat dat je een kandidaat (medewerker) uitdienst meldt, terwijl er nog een restant te vorderen bestaat. Het te veel betaalde loon wil je buiten de salarisadministratie terugvorderen door de kandidaat als op debiteur toe te voegen met het restant te vorderen als openstaande post.

Overhevelen of financieel afboeken

Voorafgaand aan het overhevelen van de vordering moet je een financiële keuze maken:

  • De openstaande vordering financieel afboeken (niet verhalen op medewerker).
  • De medewerker als debiteur aanmaken en de openstaande vordering op een openstaande post zetten.
  • Een combinatie van bovenstaande twee opties, waarbij je een gedeelte financieel afboekt.

Een openstaande post bij een debiteur kun je altijd op een later tijdstip afboeken. De keuze ‘financieel afboeken’ is bedoeld voor situaties dat de vordering niet verhaalbaar is of geacht wordt dat de administratieve kosten hoger zullen zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

  • De openstaande vordering valt onder een grensbedrag.
  • De medewerker is verhuisd naar het buitenland.
  • De medewerker is komen te overlijden.
  • De medewerker heeft lopende loonbeslagen

Proces

Inhoud

Overzicht openstaande vorderingen medewerker

Er zijn twee weergaven voor meer inzicht over de vorderingen bij alle medewerkers. Hiermee zie je niet alleen de medewerkers met een openstaand saldo, maar alle medewerkers die een vordering hebben gehad.

Voordat je dit overzicht en de acties hierbinnen kunt gebruiken moet je geautoriseerd zijn.

Lees hier meer over de autorisatie hiervan.

Let op:

Dit overzicht is alleen beschikbaar in het onderdeel Declaratieverloning van de Flex activering. Deze activering is alleen onder consultcode beschikbaar. Neem hierover contact op met een AFAS consultant.

Overzicht vorderingen raadplegen:

  1. Ga naar: HRM / Payroll / Overzicht / Medewerker vorderingen.
  2. Open de weergave: Alle vorderingen voor een overzicht van alle vorderingen per medewerker (niet verdicht).

    Hierin zie je per medewerker alle vorderingen (niet verdicht) en geeft je meer inzicht over de vorderingen bij alle medewerkers. Zo kun je gemakkelijk achterhalen welke medewerker een openstaand voorschot heeft of welke medewerkers vorderingen hebben die ‘binnenkort’ komen te vervallen. Op deze weergave is uiteraard medewerker autorisatie van toepassing.

    Via deze weergave kun je de eigenschappen van de betreffende vordering openen.

  3. Open de weergave Totaal per medewerker voor een verdicht overzicht saldo vorderingen.

    Hierin zie je de medewerkers waarbij Totaal te vorderen gelijk is aan 0. Oftewel, medewerkers die ooit een vordering hebben gehad zullen zichtbaar zijn.

    Via deze weergave kun je de eigenschappen van de vordering, inhouding of voorschot openen.

  4. Je ziet alle openstaande vorderingen van medewerkers.
    • Saldo reserveringen

      Dit is de som van alle saldo’s van reserveringen van de medewerker.

    • Saldo openstaand

      Dit is de som van ‘restant te vorderen’ van alle saldo’s van medewerker/vordering (Flex)

    • Saldo vervallen

      Dit is de som van ‘Vervallen’ van alle saldo’s van medewerker/vordering (Flex)

    • Totaal te vorderen

      Dit is de som van ‘restant te vorderen’ + de som van ‘Vervallen’ van alle saldo’s van medewerker/vordering (Flex)

  5. Overhevelen is mogelijk als:
    • Totaal te vorderen is ongelijk aan 0
    • Saldo reserveringen is gelijk aan 0
    • Medewerker heeft datum uitdienst
    • De uitdienst datum valt in een loontijdvak waarvan het hoofdsalarisverwerkingsplan is geaccordeerd
    • Medewerker heeft geen declaraties waarbij Status verloning kleiner is dan Betaald én ongelijk aan Niet verlonen.
  6. Klik op de actie: Overhevelen naar debiteur.
    1. Vul het bedrag dat je eventueel wil financieel afboeken van het totaal te vorderen bedrag.
    2. Vul een toelichting.
    3. Klik op: Voltooien.

      Als aan de persoon nog geen debiteur is gekoppeld, dan wordt een debiteur aangemaakt.

      Op het tabblad Koppelingen in de eigenschappen van de persoon zie je de koppelingen.

      De debiteur wordt aangemaakt op basis van het ingerichte verkooprelatieprofiel op het tabblad Journalisering vordering in de eigenschappen van de werkgever.

      Profit genereert een openstaande post. Hieronder zie je de gegevens van de openstaande post.

  7. Klik op de actie: Financieel afboeken.

    Profit genereert een financiële mutatie. Hieronder zie je de gegevens van de openstaande post.

Openstaande post

Als bepaald is dat dat het restant te vorderen van de betreffende medewerker overgeheveld moet naar de debiteur, genereert Profit een financiële mutatie op basis van de volgende gegevens:

  • Administratie

    Je selecteert de administratie op het tabblad Integratie in de eigenschappen werkgever.

  • Dagboek

    Je selecteert het verkoopdagboek op het tabblad Journalisering vordering in de eigenschappen werkgever.

  • Tekst voor journaalpost

    Je vult de tekst voor journaalpost op het tabblad Journalisering vordering in de eigenschappen werkgever.

  • Rekening

    De rekening wordt bepaald aan de hand van het debiteurnummer van de medewerker.

  • Tegenrekening

    Je selecteert de tegenrekening op het tabblad Journalisering vordering in de eigenschappen werkgever.

  • Factuurnummer

    Deze wordt bepaald aan de hand van de teller laatste factuur die is gekoppeld aan het verkoopdagboek die is geselecteerd op het tabblad Journalisering vordering in de eigenschappen werkgever.

  • Boekstuknummer

    Het boekstuknummer krijgt hetzelfde nummer als het factuurnummer.

  • Vervaldatum

    De vervaldatum wordt bepaald aan de hand van het veld Betaalvoorwaarde van eigenschappen debiteur.

Geen factuur

Na het aanmaken van de openstaande post, genereert Profit hiervoor geen factuur. Om de debiteur te informeren maak je gebruik van Financieel / Debiteur / Rekeningoverzicht. Na het maken van een selectie genereer je een rapport om debiteur te informeren over de actuele openstaande posten.

Journaalpost

Voorbeeld van de journaalposten:

Nadat een medewerker uitdienst is gemeld, wil je een vordering gedeeltelijk, bijvoorbeeld 70,- van de 90,-, overhevelen naar de debiteur. Via het overhevelen wordt 70,- als openstaande post opgeboekt:

Openstaande post aanmaken

Debet

Credit

Debiteur

70,-

 

Tussenrekening vorderingen

 

70,-

Het verschil van 20,- wordt via het overhevelen van de tussenrekening afgeboekt:

Afboeken tussenrekening vordering

Debet

Credit

Oninbare vorderingen

20,-

 

Tussenrekening vorderingen

 

20,-

Op dit moment bestaat er geen saldi meer op de tussenrekening en staat er een openstaande post open van 70,-.

Bij het inlezen van de bankafschriften blijkt dat de medewerker 40,- van de 70,- terug heeft betaald. Via het afletteren wordt de openstaande post gedeeltelijk afgeboekt:

Afletteren openstaande post

Debet

Credit

Bank

40,-

 

Debiteur

 

40,-

Na afloop van het aanmaningsproces wordt gekozen om de 30,- handmatig af te boeken:

Afboeken openstaande post

Debet

Credit

Kosten rekening

30,-

 

Debiteur

 

30,-

Tussenrekening openstaande vordering afboeken

Als je hebt bepaald dat je het restant te vorderen van de betreffende medewerker financieel wil afboeken, genereert Profit een financiële mutatie op basis van de volgende gegevens:

  • Administratie

    Je selecteert de administratie op het tabblad Integratie in de eigenschappen werkgever.

  • Dagboek

    Je selecteert het memoriaaldagboek op het tabblad Journalisering vordering in de eigenschappen werkgever.

  • Tekst voor journaalpost

    Je vult de tekst voor journaalpost op het tabblad Journalisering vordering in de eigenschappen werkgever.

  • Rekening

    De rekening wordt bepaald aan de hand van het debiteurnummer van de medewerker.

  • Tegenrekening

    Je selecteert de tegenrekening op het tabblad Journalisering vordering in de eigenschappen werkgever.

  • Boekstuknummer

    Het boekstuknummer krijgt hetzelfde nummer als het factuurnummer.

Vordering afronden

Na het genereren van de financiële mutaties, genereert Profit een regel hiervoor op het tabblad Vordering in de eigenschappen van de medewerker. De soort vordering komt overeen met de gekozen: Overhevelen naar debiteur of Financieel afgeboekt.

De ingevulde toelichting bij het overhevelen naar de debiteur neemt Profit over.

In de situatie dat je het totaal te vorderen gedeeltelijk financieel afboekt, genereert Profit op de volgende manier regels onder de verschillende saldi:

  1. Eerst worden de regels voor de waarde ‘Financieel afboeken’ geschreven op saldi van soort ‘Voorschot’ en ‘Vordering’. Hierbij wordt begonnen met de oudste saldiregel. Als er nog een waarde overblijft dan wordt deze geschreven onder het saldi ‘Inhouding’.
  2. Daarna worden de regels voor de waarde ‘Overhevelen naar debiteur’ geschreven onder de saldi regels die nog niet zijn ‘Afgerond’.

Direct naar

  1. Uitzendbranche (Flex)
  2. Flexbranche voor uitzendbureaus met dag/weekverloning inrichten
  3. Detachering met periodeverloning inrichten en gebruiken
  4. Kandidaten beheren (Flex-branche)
  5. Klanten beheren
  6. Declaraties boeken
  7. Nog niet goedgekeurde declaratie wijzigen
  8. Declaraties goedkeuren
  9. Loonafspraken actualiseren
  10. Declaraties verlonen en betalen aan de kandidaten
  11. Declaraties factureren aan de verkooprelaties
  12. Correctiedeclaratie
  13. Terugdraaien
  14. Crediteren
  15. Week accorderen salarisverwerkingsplan
  16. Journaliseren
  17. Pensioenaanlevering StiPP
  18. Declaraties voor Feestdaguren

Process

Kandidaat Betaling Debiteur

Work area

Financieel Payroll