Onboarden

Onboarden is het proces waarbij (nieuwe) medewerkers naadloos worden opgenomen in jouw organisatie. Dit cruciale proces vormt de basis voor het succes van zowel de medewerker als de organisatie. Het effectief onboarden zorgt ervoor dat je kersverse collega zich in een mum van tijd helemaal thuis voelt, terwijl jij slechts minimale inspanningen hoeft te leveren om het proces te voltooien.

Met de workflow Onboarden kan je eenvoudig nieuwe of terugkerende medewerkers in dienst nemen. Het uitvragen van aanvullende gegevens is volledig geïntegreerd in de workflow. Voor het uitvragen van aanvullende gegevens bij de sollicitant wordt gebruik gemaakt van draaiboeken. Met de draaiboeken kan de gebruiker vanuit de onboarden workflow gegevens uitvragen. De sollicitant krijgt dan (meerdere) taken voor het aanleveren van persoonsdocumenten, opleidingen en het vastleggen van familiegegevens.

Nadat je alle gegevens hebt ontvangen rond je het onboarden af en verwelkom je de nieuwe medewerker in je organisatie!

Let op:

Vanaf Profit 6 kun je geen gebruik meer maken van de workflows voor in dienst, herindienst en sollicitant in dienst. Daarom is het belangrijk dat je op tijd overstapt op onboarden!

Themapagina

Voor dit thema is een themapagina beschikbaar op de Klantportal. Op deze themapagina vind je ook veelgestelde vragen met antwoorden.

Beschrijving

Met onboarden kan je verschillende processen starten waarbij een nieuw inkomstenverhouding benodigd is. De processen waar je onboarden voor kunt gebruiken zijn:

• Indienst melden
• Herindienst melden
• Sollicitant indienst melden
• Sollicitant herindienst melden
• Nevendienstverband aanmaken
• Nevendienstverband aanmaken + afsluiten
• Uit- en indienst melden dezelfde medewerker

Voor situaties waarin geen nieuw inkomstenverhouding benodigd is, denk aan contractverlenging, contractwijziging of functiewijziging, zijn er in Profit andere workflows beschikbaar.

Tijdens het onboarden wordt er altijd een sollicitant aangemaakt. Dit is nodig voor de autorisatie en voor de OutSite toegang om aanvullende gegevens aan te leveren. Na het afronden van het onboarden kan je de sollicitanten verwijderen.

Voorbereiding

• Onboarden inrichten

Video

Overeenkomstige personen

Er zijn meerdere manieren waardoor sollicitanten en medewerkers geregistreerd worden in Profit. Zo kunnen sollicitanten via OutSite solliciteren zonder in te loggen, je maakt zelf een sollicitant aan in InSite of de sollicitant is al eerder in dienst geweest.Om dubbele personen te voorkomen wordt er tijdens het aanmaken van een sollicitant, sollicitatie, Job alert en medewerker gekeken of er overeenkomstige personen zijn. Wanneer er voldoende overeenkomsten zijn word je hierop geattendeerd door onderstaande melding.

Wanneer er in eerste instantie geen match is gevonden, kan het in sommige gevallen later in het sollicitatieproces voorkomen dat, bijvoorbeeld door het aanvullen van gegevens, er wel een match kan worden gevonden met een bestaande persoon en/of sollicitant. Wanneer deze match gevonden wordt, word je hier alsnog op geattendeerd.

Om matching te gebruiken moet je dit eerst inrichten in het profiel voor onboarden!

Puntentelling en voorbeelden

Bij het zoeken naar een match wordt gekeken naar onderstaande velden met bijbehorende punten. Als het totaal aantal punten 2 of meer is, dan wordt de betreffende persoon als overeenkomstige persoon aangemerkt.

In onderstaande tabel staat de puntentelling weergegeven.

Let op:

Wanneer het BSN nummer overeenkomt, is er altijd een match!

Voorbeeld 1:

In dit voorbeeld is er een match op voornaam/achternaam en E-mail privé.

Voorbeeld 2:

In dit voorbeeld is er een match op postcode en huisnummer en e-mail privé, maar omdat het geslacht afwijkt is er uiteindelijk geen match gevonden. Er wordt in dit geval wel een sollicitant aangemaakt, maar geen portal gebruiker omdat het e-mailadres niet generiek is.

Overeenkomstige personen selecteren:

Als het daadwerkelijk om een overeenkomstige persoon gaat, kan je de persoon selecteren:

1. Klik op: Toon resultaat. De weergave met de gevonden matches wordt geopend.
2. Wanneer het inderdaad om dezelfde persoon gaat selecteer je de regel.
3. De pagina 'Aanmaken onboarden vanaf stamkaart' wordt geopend.
4. Vul de overige gegevens in.
5. Klik op: Aanmaken.

Automatching

Als een sollicitant een tweede keer solliciteert, dan vindt automatching plaats. Bij solliciteren wordt er automatisch gecontroleerd of er een match is op basis van de ingevulde gegevens. Als er een match is, dan worden de gegevens automatisch samengevoegd. Hiervoor hoeft de sollicitant niets te doen en de backoffice ook niet.

Dit proces vindt plaats in de volgende workflows:

• Sollicitatie (-44)
• Job alert aanvraag (-151)

Puntentelling

Bij het zoeken naar een match wordt gekeken naar onderstaande velden met bijbehorende punten. Als het totaal aantal punten 2 of meer is, dan wordt de betreffende persoon als overeenkomstige persoon aangemerkt.

In onderstaande tabel staat de puntentelling weergegeven.

Meerdere resultaten

Als meerdere matches met een score groter-of-gelijk aan 2 worden gevonden, dan kiest Profit voor het resultaat met de hoogste score. Als meerdere matches dezelfde hoogste score hebben, dan kiest Profit voor de match die het meest recent is toegevoegd.

Samenvoegen sollicitant

Als de processen Overeenkomstige personen en Automatching niet hebben gezorgd voor een match, dan is het aannemelijk dat een persoon, gebruiker en sollicitant zijn aangemaakt in Profit.

Later in het sollicitatieproces kan het voorkomen dat wél een match kan worden gevonden met een bestaande persoon en/of sollicitant. Bijvoorbeeld door het aanvullen van de gegevens. Wanneer deze match wordt gevonden, word je proactief op de hoogte gebracht.

Voorbeeld:

Je ontvangt een sollicitatie van Lisa van der Berg. Lisa is in het verleden al eerder in dienst geweest. Er is een match gevonden op naam en geboortedatum waardoor je de gegevens kan bijwerken/samenvoegen. Lisa heeft in haar sollicitatie ook haar telefoon privé en e-mail toegevoegd. Deze gegevens worden toegevoegd aan de oud-medewerker.

Lisa is ondertussen verhuisd en heeft, na het opvragen van aanvullende gegevens, haar huidige adres toegevoegd. Haar nieuwe adres wordt ook bijgewerkt.

Na het samenvoegen van de gegevens kan de sollicitant worden geblokkeerd en Geplande datum verwijderen worden gevuld. De reeds aangemaakte dossieritems worden van de sollicitant ook mee verhuisd naar de oud-medewerker.

Let op:

Het is niet toegestaan om een eigen profiel op basis van het type "Samenvoegen sollicitant" toe te voegen.

Meerdere resultaten

Als er meerdere matches worden gevonden dan wordt het resultaat met de hoogste score getoond. Als er meerdere matches met dezelfde score worden gevonden dan wordt het resultaat die het meest recent is toegevoegd getoond.

Bijwerken sollicitant

Wanneer er een match is gevonden bij een sollicitant kan je vanuit de workflow Sollicitatie (-44) gebruik maken van de speciale actie Sollicitant en portaltoegang bijwerken. Met deze actie worden de gegevens van de persoon en de sollicitant bijgewerkt op basis van de gegevens die zijn ingevuld bij de sollicitatie. Daarnaast wordt er ook portaltoegang verleend, maar er wordt nog geen mail met inloggegevens naar de sollicitant verzonden.

Deze werkwijze geldt ook voor de workflow Job alert aanvraag (-151) vanuit de actie Registreren job alert.

Onboarden starten

Je hebt de gesprekken met de sollicitant gevoerd en je bent op het punt aangekomen om de sollicitant te gaan onboarden. Je kan het Onboarden, met een minimale set aan gegevens, op vier manieren starten:

1. Blanco.

   Blanco starten houdt in dat je zonder vooraf ingevulde gegevens of op te halen gegevens het proces start. Dit kan bijvoorbeeld vanaf het leidinggevende portaal, maar is naar eigen wens in te richten. In onderstaande uitwerkingen gaan we uit van het leidinggevende portaal.

2. Sollicitant met sollicitatie
3. Sollicitant zonder sollicitatie
4. Medewerker stamkaart

Afhankelijk van de manier van starten wordt de pagina Aanmaken onboarden of Aanmaken onboarden vanaf stamkaart geopend. Lees hier meer over de typen pagina.

Na het starten van onboarden krijgt de sollicitant het verzoek om zijn aanvullende gegevens aan te leveren.

Onboarden vanaf de sollicitant stamkaart:

Je start het Onboarden vanaf de sollicitant stamkaart in InSite:

1. Ga naar: HRM.
2. Klik op: Werving en selectie.
3. Open de sollicitant stamkaart.
4. Klik op: Onboarden.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

   

5. Selecteer het juiste profiel.

   Je ziet alleen de profielen waar je rechten op hebt.

6. Verplichte velden worden aangegeven met een *.
7. Vul de naw-gegevens in.

   In InSite vindt een controle plaats op naam, geboortedatum, geslacht, postcode en huisnummer en e-mail privé. Hierdoor kun je een medewerker niet dubbel vastleggen. Krijg je de melding 'Overeenkomstige persoon'? Klik dan op: Toon resultaat. Gaat het inderdaad om een overeenkomstig persoon, klik dan op de regel en vervolg het onboarden proces.

8. Onder Inlog en toegang vul je het e-mailadres in voor de portaltoegang onder Sollicitant of Medewerker. Dit is uiteraard afhankelijk of je het onboarden start voor een sollicitant of medewerker.
9. Vink Gebruiker aanmaken aan, als de nieuwe medewerker ook toegang moet krijgen tot InSite. Door het aanvinken van dit veld voegt Profit automatisch een gebruiker toe in de omgeving. Bij het herindienst melden van een medewerker deblokkeert Profit de bestaande gebruiker als dit veld is aangevinkt.
10. Geef bij E-mail gebruiker aan of je het Privé e-mailadres of Zakelijk e-mailadres wilt gebruiken voor de applicatietoegang.
11. Vink Uitnodigen voor AFAS Pocket aan, als je wilt dat de medewerker een uitnodiging krijgt voor AFAS Pocket. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit) en wordt gegenereerd na de geplande taak 'Vernieuwen actuele gegevens'. Voorwaarde is dat voor de medewerker een gebruiker is aangemaakt. Zorg daarom dat het veld Gebruiker aanmaken is aangevinkt.
12. Vink Toegang Profit aan als je wilt dat de medewerker ook toegang tot Profit krijgt.
13. Vul de overige velden in die reeds bekent zijn.
14. Klik op: Aanmaken.

Onboarden vanaf de medewerker stamkaart:

1. Ga naar: HRM.
2. Open de medewerker stamkaart.
3. Klik op: Onboarden.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

   

4. Selecteer het juiste profiel.

   Je ziet alleen de profielen waar je rechten op hebt.

5. Verplichte velden worden aangegeven met een *.
6. Vul de naw-gegevens in.

   In InSite vindt een controle plaats op naam, geboortedatum, geslacht, postcode en huisnummer en e-mail privé. Hierdoor kun je een medewerker niet dubbel vastleggen. Krijg je de melding 'Overeenkomstige persoon'? Klik dan op: Toon resultaat. Gaat het inderdaad om een overeenkomstig persoon, klik dan op de regel en vervolg het onboarden proces.

7. Onder Inlog en toegang vul je het e-mailadres in voor de portaltoegang onder Sollicitant of Medewerker. Dit is uiteraard afhankelijk of je het onboarden start voor een sollicitant of medewerker.
8. Vink Gebruiker aanmaken aan, als de nieuwe medewerker ook toegang moet krijgen tot InSite. Door het aanvinken van dit veld voegt Profit automatisch een gebruiker toe in de omgeving. Bij het herindienst melden van een medewerker deblokkeert Profit de bestaande gebruiker als dit veld is aangevinkt.
9. Geef bij E-mail gebruiker aan of je het Privé e-mailadres of Zakelijk e-mailadres wilt gebruiken voor de applicatietoegang.
10. Vink Uitnodigen voor AFAS Pocket aan, als je wilt dat de medewerker een uitnodiging krijgt voor AFAS Pocket. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit) en wordt gegenereerd na de geplande taak 'Vernieuwen actuele gegevens'. Voorwaarde is dat voor de medewerker een gebruiker is aangemaakt. Zorg daarom dat het veld Gebruiker aanmaken is aangevinkt.
11. Vink Toegang Profit aan als je wilt dat de medewerker ook toegang tot Profit krijgt.
12. Vul de overige velden in die reeds bekent zijn.
13. Klik op: Aanmaken.

Onboarden vanaf leidinggevende portaal:

Je kan het Onboarden ook starten vanaf het Leidinggevende portaal in InSite:

1. Ga naar: HRM.
2. Klik op: Onboarden.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

   

3. Selecteer het juiste profiel.

   Je ziet alleen de profielen waar je rechten op hebt.

4. Verplichte velden worden aangegeven met een *.
5. Vul de naw-gegevens in.

   In InSite vindt een controle plaats op naam, geboortedatum, geslacht, postcode en huisnummer en e-mail privé. Hierdoor kun je een medewerker niet dubbel vastleggen. Krijg je de melding 'Overeenkomstige persoon'? Klik dan op: Toon resultaat. Gaat het inderdaad om een overeenkomstig persoon, klik dan op de regel en vervolg het onboarden proces.

6. Onder Inlog en toegang vul je het e-mailadres in voor de portaltoegang onder Sollicitant of Medewerker. Dit is uiteraard afhankelijk of je het onboarden start voor een sollicitant of medewerker.
7. Vink Gebruiker aanmaken aan, als de nieuwe medewerker ook toegang moet krijgen tot InSite. Door het aanvinken van dit veld voegt Profit automatisch een gebruiker toe in de omgeving. Bij het herindienst melden van een medewerker deblokkeert Profit de bestaande gebruiker als dit veld is aangevinkt.
8. Geef bij E-mail gebruiker aan of je het Privé e-mailadres of Zakelijk e-mailadres wilt gebruiken voor de applicatietoegang.
9. Vink Uitnodigen voor AFAS Pocket aan, als je wilt dat de medewerker een uitnodiging krijgt voor AFAS Pocket. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit) en wordt gegenereerd na de geplande taak 'Vernieuwen actuele gegevens'. Voorwaarde is dat voor de medewerker een gebruiker is aangemaakt. Zorg daarom dat het veld Gebruiker aanmaken is aangevinkt.
10. Vink Toegang Profit aan als je wilt dat de medewerker ook toegang tot Profit krijgt.
11. Vul de overige velden in die reeds bekent zijn.
12. Klik op: Aanmaken.

Onboarden sollicitant zonder sollicitatie:

1. Ga naar: HRM.
2. Klik op: Werving en selectie.
3. Open de sollicitant stamkaart van de sollicitant zonder sollicitatie.

   Als de sollicitant nog niet is aangemaakt, dan voeg je de sollicitant eerst toe via Sollicitant aanmaken.

4. Klik op: Onboarden.

   

5. Selecteer het juiste profiel.

   Je ziet alleen de profielen waar je rechten op hebt.

6. Verplichte velden worden aangegeven met een *.
7. Vul de naw-gegevens in.

   In InSite vindt een controle plaats op naam, geboortedatum, geslacht, postcode en huisnummer en e-mail privé. Hierdoor kun je een medewerker niet dubbel vastleggen. Krijg je de melding 'Overeenkomstige persoon'? Klik dan op: Toon resultaat. Gaat het inderdaad om een overeenkomstig persoon, klik dan op de regel en vervolg het onboarden proces.

8. Onder Inlog en toegang vul je het e-mailadres in voor de portaltoegang onder Sollicitant of Medewerker. Dit is uiteraard afhankelijk of je het onboarden start voor een sollicitant of medewerker.
9. Vink Gebruiker aanmaken aan, als de nieuwe medewerker ook toegang moet krijgen tot InSite. Door het aanvinken van dit veld voegt Profit automatisch een gebruiker toe in de omgeving. Bij het herindienst melden van een medewerker deblokkeert Profit de bestaande gebruiker als dit veld is aangevinkt.
10. Geef bij E-mail gebruiker aan of je het Privé e-mailadres of Zakelijk e-mailadres wilt gebruiken voor de applicatietoegang.
11. Vink Uitnodigen voor AFAS Pocket aan, als je wilt dat de medewerker een uitnodiging krijgt voor AFAS Pocket. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit) en wordt gegenereerd na de geplande taak 'Vernieuwen actuele gegevens'. Voorwaarde is dat voor de medewerker een gebruiker is aangemaakt. Zorg daarom dat het veld Gebruiker aanmaken is aangevinkt.
12. Vink Toegang Profit aan als je wilt dat de medewerker ook toegang tot Profit krijgt.
13. Vul de overige velden in die reeds bekent zijn.
14. Klik op: Aanmaken.

Aanvullende gegevens opvragen

Vanuit de workflow Onboarden (Profit) is het mogelijk om de actie Uitvragen aanvullende gegevens te starten. Met deze actie worden de draaiboektaken voor het uitvragen van de aanvullende gegevens, documenten, opleidingen en familiegegevens gestart en kan de sollicitant zelf zijn eigen gegevens aanleveren.

• Aanvullende gegevens
• Documenten

  Denk hierbij aan identiteitsbewijs en VOG.

• Opleidingen

  In sommige gevallen zijn opleidingen van de sollicitant van belang. Dit is met name het geval voor een bepaalde functie waarvoor een opleiding moet zijn genoten. De sollicitant kan direct meerdere opleidingen vastleggen.

• familiegegevens

  Dit zal met name gebruikt worden voor het opvragen van een contactpersoon in geval van nood, maar kan ook gebruikt worden voor andere familieleden.

Draaiboek

Om aanvullende gegevens uit te vragen bij de sollicitant maak je gebruik van Draaiboeken. Voor elk gegeven dat je wilt uitvragen bij de sollicitant, maak je een draaiboektaak aan binnen het draaiboek. De taken worden vanuit de onboarden workflow bij de sollicitant in de (OutSite) portal klaargezet. Zo kan je meerdere persoonsdocumenten, aanvullende (persoons)gegevens, opleidingen en familiegegevens uitvragen bij de sollicitant en kan de sollicitant zelf zijn gegevens aanleveren.

Je kan een draaiboek aanmaken voor alle sollicitanten (Aanvullende gegevens sollicitant), maar ook specifieke draaiboeken voor bepaalde functies (Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie). Denk hierbij aan bijvoorbeeld de BIG-registratie voor een verpleegkundige.

Nadat de sollicitant zijn aanvullende gegevens heeft aangeleverd en de arbeidsovereenkomst is ondertekend, komt de eerste werkdag van de medewerker in zicht. Om ervoor te zorgen dat er een welkomstpakket klaar ligt, de laptop van de nieuwe medewerker klaar ligt bij ict of dat je een signaal krijgt om de proeftijd te evalueren, maak je gebruik van het draaiboek Indienst. Met het draaiboek Indienst kun je automatisch taken starten voor, op of na de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Lees hier meer over de inrichting van de draaiboeken/draakboektaken.

Aanvullende documenten

Een sollicitant moet over de juiste documenten beschikken voordat hij als medewerker aan de slag kan gaan. Bij het uitvragen van aanvullende gegevens krijgt de sollicitant de mogelijkheid om onderstaande documenten te uploaden:

• VOG
• Tewerkstellingsvergunning
• BIG
• Rijbewijs
• Diensttijdoverzicht
• Zorgregistraties
• Eigen documenten

Voor elk gegeven en document zijn workflows en profieltypen beschikbaar. Deze heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd bij de nieuwe medewerker. Klik hier om een overzicht van alle beschikbare workflows te zien.

In de workflow kan je drie standaard documenten als bijlage genereren. Dit zijn de Geheimhoudingsverklaring, Loonheffingsverklaring en Ambtseed. Dit zijn documenten die de sollicitant moet ondertekenen, maar om deze documenten te genereren zijn er eerst persoonsgegevens nodig. De workflow voor aanvullende gegevens moet dus eerst binnen zijn voordat de documenten gegenereerd kunnen worden. De gebruiker van de Onboarden taak kan de documenten genereren door middel van de speciale actie "Draaiboek documenten genereren". Met deze speciale actie worden de workflows voor de documenten gestart.

Openstaande taken

De sollicitant kan inloggen op OutSite. In OutSite zijn dan de draaiboektaken te zien voor alle gegevens die de sollicitant moet aanleveren of bevestigen. Op het moment dat de sollicitant op één van de taken klikt, komt direct de vervolgpagina van de draaiboektaak. Vanuit deze pagina kan de sollicitant direct gaan uploaden of zijn/haar gegevens invullen.

Om het voor de sollicitant overzichtelijk te houden welke documenten hij nog moet uploaden en welke al afgerond zijn, is er op OutSite een overzicht beschikbaar voor de Openstaande taken.

Aanvullende gegevens compleet

Tijdens het onboarden van de sollicitant vindt er een controle plaats op volledigheid van alle benodigde documenten, gegevens en opleidingen. De workflow wordt pas doorgezet op het moment dat de benodigde documenten, gegevens en opleidingen binnen zijn. Hiermee houd je altijd controle op het onboarden proces!

Onboarden afronden

Wanneer je alle aanvullende gegevens hebt ontvangen kan je de arbeidsovereenkomst digitaal laten ondertekenen door de sollicitant en het onboarden afronden. Je meldt de sollicitant in dienst.

Registreren nieuwe medewerker

1. Ga in InSite naar HRM.
2. Open de Onboarden portal.
3. Open de Onboarden workflow van de sollicitant die je in dienst wilt melden.
4. Verplichte velden worden aangegeven met een *.
5. Vul de naw-gegevens in.

   In InSite vindt een controle plaats op naam, geboortedatum, geslacht, postcode en huisnummer en e-mail privé. Hierdoor kun je een medewerker niet dubbel vastleggen. Krijg je de melding 'Overeenkomstige persoon'? Klik dan op: Toon resultaat. Gaat het inderdaad om een overeenkomstig persoon, klik dan op de regel en vervolg het onboarden proces.

6. Onder Inlog en toegang vul je het e-mailadres in voor de portaltoegang onder Sollicitant of Medewerker. Dit is uiteraard afhankelijk of je het onboarden start voor een sollicitant of medewerker.
7. Vink Gebruiker aanmaken aan, als de nieuwe medewerker ook toegang moet krijgen tot InSite. Door het aanvinken van dit veld voegt Profit automatisch een gebruiker toe in de omgeving. Bij het herindienst melden van een medewerker deblokkeert Profit de bestaande gebruiker als dit veld is aangevinkt.
8. Geef bij E-mail gebruiker aan of je het Privé e-mailadres of Zakelijk e-mailadres wilt gebruiken voor de applicatietoegang.
9. Vink Uitnodigen voor AFAS Pocket aan, als je wilt dat de medewerker een uitnodiging krijgt voor AFAS Pocket. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag automatisch een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit) en wordt gegenereerd na de geplande taak 'Vernieuwen actuele gegevens'. Voorwaarde is dat voor de medewerker een gebruiker is aangemaakt. Zorg daarom dat het veld Gebruiker aanmaken is aangevinkt.
10. Vink Toegang Profit aan als je wilt dat de medewerker ook toegang tot Profit krijgt.
11. Vul onder Betaling en loonstrook de bankgegevens in.
12. Vul onder Vacature de Organisatorische eenheid en/of Verantwoordelijke van de sollicitant in. Dit betreft dus de OE van de afdeling die uiteindelijk zal gaan tekenen.
13. Vul de contractgegevens in:
    1. Vul de Begindatum contract in.
    2. Vul de overige velden. De keuze voor de juiste cao/arbeidsvoorwaarde en werkgever is hierbij erg belangrijk.

    Let op:

    Profit verloont alleen soort medewerkers van het type Personeelslid, Ondernemer - met salaris, Stagiair - met salaris/stagevergoeding en Expat. Hierdoor zullen deze medewerkers ook automatisch meegaan in de Loonaangifte.

14. Vul de begindatum van het contractketen voor de Wet Werk en Zekerheid in bij Begindatum contractketen.

    Bij meerdere tijdelijke contracten vult Profit automatisch een begindatum in, ondanks dat je dit niet hebt gevuld in het profiel. Dus als een medewerker meerdere tijdelijke contracten heeft, dan wordt dit veld automatisch gevuld. Als de medewerker één contact voor bepaalde tijd heeft, dan wordt geen datum gevuld.

    Raadpleeg de help over Wet Werk en Zekerheid voor meer informatie over de vastlegging van een contractketen.

15. Selecteer het ketennummer als dit van toepassing is.

    Bij een contract voor bepaalde tijd is het veld verplicht.

16. Selecteer onder Contract op het tabblad Functie de Organisatorische eenheid en de Functie van de medewerker.

    Je kunt hierbij alleen kiezen uit functies die bij de werkgever bekend zijn. Als je een formatieplaats selecteert, zal Profit direct de bijbehorende organisatorische eenheid en functie overnemen.

17. Leg onder Rooster het rooster van de medewerker vast, je hebt de volgende mogelijkheden:
    • Uren per dag, gelijke weken.
    • Uren per dag, wisselende weken. Als je kiest voor Uren per dag, wisselende weken, dan vul je de velden voor de cyclus in:
    1. Vul het aantal wisselende weken in bij Aantal weken.
    2. Vul de week in waarmee de cyclus begint bij Begin met week.

    Onder de activering Onderwijs kun je niet kiezen voor Uren per dag, maar voor FTE per dag, gelijke weken.

18. Onder Salaris geef je het salaris van de medewerker op en selecteer je de Periodetabel.
19. Vul de velden onder Looncomponent in als dit van toepassing is.
20. Klik op: Aanmaken.
21. Klik op: Registreren Onboarden.

Aanmaken en afsluiten dienstverband

In sommige situaties kan het voorkomen dat er al een lopend dienstverband is tijdens het starten van het onboarden. Wanneer er al een lopend dienstverband is, is onder Aanmaken en afsluiten dienstverband het veld Lopend dienstverband aangevinkt.

Onder Toevoegen dienstverband bij kan je aangeven of het nieuwe dienstverband bij de Bestaande medewerker of bij een Nieuwe medewerker moet worden toegevoegd.

• Nieuwe medewerker

  Hiermee wordt een nieuwe medewerker toegevoegd. Het nieuwe dienstverband wordt vastgelegd bij deze nieuwe medewerker.

• Bestaande medewerker

  Het nieuwe dienstverband wordt vastgelegd bij de medewerker waarvoor de workflow is ingestuurd.

Onder Actie lopend dienstverband geef je aan wat Profit met het lopende dienstverband moet doen. Wanneer je kiest voor Medewerker uit-dienst melden geef je onder Reden einde arb. overeenk. aan wat de reden is.

Werk je met de activering 'Meerdere dienstverbanden'? Dan kan je ook kiezen voor Dienstverband afsluiten.

Wanneer een medewerker met een lopend dienstverband in dienst komt bij een nieuwe werkgever, en de beoordelaar heeft geen rechten op de medewerker van de oude werkgever, dan kies je onder Actie lopend dienstverband voor Medewerker uit-dienst melden. Vanuit de onboarden workflow wordt er nu een uit-dienst flow gestart. Deze workflow kan beoordeeld worden door een medewerker die wel rechten heeft op de werkgever van het lopend dienstverband. In de eigenschappen van het profiel selecteer je het uitdienstprofiel.

Gebruiker en medewerker gegevens bijwerken

Bij het indienst melden van de nieuwe medewerker heb je de mogelijkheid om E-mail gebruiker en de Applicatietoegang voor Profit/InSite bij te werken. Dit kan op twee momenten:

1. Bij registreren workflow
2. Op datum in dienst

   Dit wordt gedaan bij het vernieuwen van de actuele gegevens.

Het moment van bijwerken leg je vast in het profiel:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel voor Onboarden.
3. Selecteer onder Medewerkervelden in dienst "Bijwerken bij registreren workflow" of "Bijwerken op datum in dienst".
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerker uitdienst melden (MSS)

Via Management Self Service kunnen managers (op basis van autorisatie) medewerkers in InSite uit dienst melden. Bij het uit dienst melden worden alle contract-, rooster-, salaris-, functie- en instantieregels met een begindatum na de datum uit dienst automatisch verwijderd. Daarnaast worden eventuele neven- en subdienstverbanden beëindigd. Dit geldt ook voor het uitdienst melden via Profit.

België

Wanneer je via Profit een medewerker uitdienst meldt, dan worden de verlofboekingen die in de toekomst liggen niet verwijderd. Wanneer je een medewerker via InSite uitdienst meldt dan worden de verlofboekingen wel verwijderd.

Medewerker gegevens bijwerken

In het profiel voor uitdienst kan je aangeven op welk moment je bepaalde gegevens wilt bijwerken. Denk aan gegevens als het versturen van de loonstrook, toegang tot InSite, e-mailadres bijwerken en gebruiker en medewerker blokkeren. Dit kan op twee momenten:

1. Bij registreren van de workflow
2. Na datum uit dienst

   Dit wordt gedaan bij het vernieuwen van de actuele gegevens.

Het moment van bijwerken leg je vast in het profiel:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het profiel voor het aanmaken uitdienst.
3. Selecteer onder Medewerkervelden uit dienst "Bijwerken bij registreren workflow" of "Bijwerken na datum uit dienst".
4. Wanneer je kiest voor Bijwerken na datum uit dienst heb je ook de mogelijk om Aantal dagen na uit dienst op te geven.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerker uit dienst melden:

1. Ga in InSite naar het Leidinggevende portaal.
2. Klik op: Uit dienst melden.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

3. Selecteer het profiel voor uitdienst.
4. Selecteer de medewerker die je uit dienst wilt melden.
5. Vul de datum waarop de medewerker uit dienst gaat in bij Datum uit dienst.

   De datum uit dienst betreft een t/m-datum. Dit betekent dat je de datum van de laatste officiele werkdag vult als datum uit dienst. Als de medewerker een tijdelijk contract heeft, toont Profit de betreffende einddatum. Je kunt deze eventueel aanpassen. Je kunt een medewerker tot één maand terug uit dienst melden via InSite. Bij de Flex-activering is het mogelijk tot maximaal 8 weken terug uit dienst te melden.

   Als je een medewerker op een eerder moment uit dienst wilt melden, dan doe je dat in Profit.

6. Vul de laatste dag dat de medewerker aanwezig is in bij Laatste werkdag.

   Dit veld is een extra veld om signalen en taken te kunnen sturen om het uitdienst proces beter te automatiseren. Bijvoorbeeld de medewerker gaat officieel uit dienst per 31 juli, maar heeft nog wat resterend verlof waardoor de laatste werkdag niet op 31 juli is, maar op 21 juli. Je vult dan 21 juli in als laatste werkdag zodat alle taken en signalen als inleveren bedrijfseigendommen (laptop,etc) kunnen worden gestart en de afdeling ICT weet dat de medewerker op 21 juli de spullen komt inleveren. De Belastingdienst en looncomponenten kijken allemaal naar het officiële datum uit dienst veld en niet laatste werkdag.

7. Selecteer de reden uit dienst en het initiatief.
8. Vul het e-mailadres in waarop de medewerker e-mail kan ontvangen na einddatum van het contract.
9. Klik op: Aanmaken.

   De uitdienstmelding komt nu in de workflow.

10. Klik op de actie: Aanpassen als je velden en instellingen van de uitdienstmelding wilt wijzigen. De contractvelden kun je niet wijzigen. Als deze niet correct zijn, moet je de workflow afkeuren.
11. Je kunt de status van de medewerker aanpassen.

    Pas het veld Status aan wanneer deze een andere waarde moet hebben dan Uit dienst.

12. Selecteer de verstrekkingswijze van de loonstrook.

    Let op:

    Als de medewerker uit dienst treedt en je wilt loonstroken en jaaropgaven blijven verzenden per e-mail, dan moet je instellen dat Profit deze naar het privé e-mailadres verstuurt.

13. Vink Geblokkeerd aan, als je de medewerker direct wilt blokkeren. Als je de medewerker nog wilt verlonen in Profit Payroll, vink je dit veld niet aan.

    Na het uitdienst melden van een medewerker wil je voorkomen dat de medewerker nog kan inloggen op InSite. In het menu HRM / Beheer / Instellingen op het tabblad HRM stel je in dat je medewerkers en de gekoppelde gebruikers na de geplande taak vernieuwen actuele gegevens automatisch blokkeert.

    Je blokkeert hiermee alleen de medewerkers en gekoppelde gebruikers met een uitdienstdatum in het verleden.

14. Vink Beëindigen gemuteerde looncomponenten aan, als je de looncomponenten op medewerkerniveau wilt beëindigen per datum uit dienst.
15. Klik op: Goedkeuren of Afkeuren.
16. Bij het uit dienst melden worden alle contract-, rooster-, salaris-, functie- en instantieregels met een begindatum na de datum uit dienst automatisch verwijderd. Daarnaast worden eventuele neven- en subdienstverbanden beëindigd.

Dit vind je standaard in Profit

We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.