Onboarden zonder digitaal ondertekenen (Profit)

De workflow Onboarden zonder digitaal ondertekenen biedt één gestroomlijnd en inzichtelijk proces voor het in dienst- en herindienst nemen van medewerkers.

Het is mogelijk om met deze nieuwe workflow een opvolgend dienstverband aan te gaan waarbij de medewerker in één proces uit dienst en weer in dienst gemeld wordt.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status onboarden. Denk aan ingestuurd, in behandeling en geregistreerd. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities:

• Geen actie op lopend dienstverband

  Op basis van de conditie wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

• Lopend dienstverband is beëindigd

  Deze conditie controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart.

• Lopend dienstverband moet beëindigd worden

  Op basis van de conditie wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

Speciale acties

Er zijn 11 speciale acties: Niet alle speciale acties worden gebruikt in deze workflow. Dit omdat deze workflow een vereenvoudigde versie is de onboarden workflow:

Gebruikte speciale acties: Afkeuren onboarden, Lopend dienstverband beëindigen, Opnieuw insturen onboarden, Registreren onboarden en UPN genereren (als UPN-generatie is ingericht).

Niet-gebruikte speciale acties: Bijlage(n) ondertekenen, Draaiboek documenten genereren, Ondertekende bijlage(n) verwijderen, Openstaande draaiboektaken verwijderen, Uitvragen aanvullende gegevens, Verzenden e-mail portaltoegang.

Waarom welke stappen?

Beoordelen

Controleer de ingevoerde gegevens goed. Bij akkoord wordt bepaald op bais van 'actie lopend dienstverband' of er een dienstverband moet worden afgesloten. Deze workflow wordt conditioneel opgestart.
Ben je het niet eens met de mutatie? Keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De Instuurder krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je hebt de keuze uit de actie: ‘Akkoord’ of de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen om deze vervolgens opnieuw te laten beoordelen. Ben je wel akkoord, dan vervolgt de workflow zich en kom je uit bij de taak ‘Lopend dienstverband beëindigen’.

Lopend dienstverband beëindigen

Op basis van de condities wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

• De speciale actie: ‘Lopen dienstverband beëindigen’ wordt gestart of de conditionele actie ‘Geen actie op lopend dienstverband’ wordt gestart.

Controle lopend dienstverband beëindigd

• Deze taak controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart.
  De conditie bepaalt of het dienstverband is beëindigd of dat er geen dienstverband is om te beëindigen. In beide gevallen zal de speciale actie ‘Registreren’ gestart worden.

UPN-generatie (afhankelijk van inrichting)

Voordat de medewerker wordt geregistreerd, controleert de workflow of UPN-generatie is ingericht. Is UPN-generatie ingericht? Dan maakt de workflow automatisch een UPN (User Principal Name) aan en legt deze vast bij de gebruiker. Dit gebeurt via de speciale actie UPN genereren. Is UPN-generatie niet ingericht? Dan slaat de workflow deze stap automatisch over. Daarna gaat de workflow verder met de registratie.

Registreren

Na het afronden van de voorgaande stappen wordt de medewerker geregistreerd in Profit. Als UPN-generatie is ingericht, heeft de workflow eerst automatisch een UPN aangemaakt en vastgelegd bij de gebruiker. Is UPN-generatie niet ingericht? Dan gaat de workflow direct verder met de registratie.