Sollicitanten verwijderen

Tijdens of na de sollicitatieprocedure kun je bepaalde informatie verwijderen. Dit kan nodig zijn vanuit het oogpunt van privacybescherming (AVG) of omdat de sollicitant hierom vraagt. Zie ook: Verwijderen personen, medewerkers en relaties met mutaties.

• Sollicitaties

  Dit zijn de sollicitaties op vacatues die niet zijn geregistreerd in Profit.

• Sollicitanten

  Een sollicitant kan op meerdere vacatures hebben gesolliciteerd.

Sollicitant en sollicitaties verwijderen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen sollicitanten.

   De wizard voor het verwijderen start op. Doorloop de wizard en bepaal zelf welke sollicitaties en sollicitanten je wilt verwijderen.

   In het eerste scherm vink je de sollicitanten aan die wel als persoon zijn aangemaakt. Als er verwijzingen zijn naar andere gegevens, dan worden deze verwijderd of vervangen door de opgegeven vervanger. Het kan zijn dat een sollicitant op meerdere vacatures heeft gesolliciteerd. Als je 1 regel aanvinkt, dan wordt alles van de sollicitant verwijderd. Dus ook de overige sollicitaties.

   In het tweede scherm vink de te verwijderen sollicitanten aan die nooit zijn aangemaakt als persoon. Er is dus een sollicitatie gedaan, maar de sollicitant is niet geregistreerd. Dit kan gebeuren als je via InSite een sollicitant vastlegt. Het vastleggen begint met het invullen van de gegevens van de sollicitant. Daarna start de workflow en de eerste actie is, beoordelen of je de sollicitant echt wilt aanmaken. Als je dit niet doet, dan is er wel een sollicitant maar geen persoon.

   Let op:

   Houd er rekening mee dat deze functionaliteit standaard alle sollicitanten verwijdert. Wanneer je de sollicitant verwijdert, wordt de CV en motivatiebrief ook verwijderd. Controleer daarom goed welke sollicitanten je verwijdert!

   Als je een sollicitant verwijderd die in dienst is gekomen, dan verwijder je alle aanvullende gegevens (dossieritems zoals ID-bewijs). Deze dossieritems verwijder je dan ook bij de gekoppelde persoon/medewerker, omdat die dossieritems in basis gekoppeld zijn aan de bijbehorende sollicitant.

   Persoonsdocumenten die via de onboarden workflow zijn ingestuurd door de sollicitant blijven wel bewaard bij de medewerker.

Vacature verwijderen:

1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature en selecteer de vacature.
2. Klik op: Acties / Verwijderen.

   Je kunt een vacature niet verwijderen als deze nog openstaande sollicitaties heeft. Verwijder eerst de betreffende sollicitaties.

Datum voor verwijderen

Met het veld Geplande datum verwijdering doet Profit een voorstel welke sollicitanten je kan verwijderen. Dit veld wordt standaard gevuld met de sollicitatiedatum plus één jaar. Deze datum blijft staan totdat alle sollicitaties van de sollicitant de status 'Afgewezen' hebben. Zodra dit het geval is, verandert de datum in het veld. Er zijn twee opties op basis van het veld 'Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden':

1. Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is geselecteerd

   Het veld Geplande datum verwijdering wordt ingevuld met één jaar na de 'Datum afgewezen' van de laatste sollicitatie.

2. Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is niet geselecteerd

   Het veld 'Geplande datum verwijdering' wordt ingevuld met vier weken na de 'Datum afgewezen' van de laatste sollicitaties.

Het is daarom van groot belang om sollicitanten af te wijzen via de workflow of de 'Datum afgewezen' in Profit in te vullen. Wanneer een sollicitant opnieuw solliciteert, wordt het 'veld 'Geplande datum verwijdering' opnieuw aangepast naar één jaar na de sollicitatiedatum. Voor een sollicitant zonder sollicitatie wordt het veld 'Geplande datum verwijdering' altijd ingevuld met één jaar na de aanmaakdatum van de sollicitant.

Datum voor verwijderen vanuit onboarden

Tijdens het onboarden wordt er altijd een sollicitant aangemaakt. Na het voltooien van de onboarden workflow kan deze sollicitant weer verwijderd worden. Om het verwijderen van sollicitanten te vereenvoudigen, wordt het veld 'Geplande datum verwijdering' automatisch gevuld op basis van de volgende instellingen:

• Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden = Ja

  Geplande datum verwijdering = Begindatum contract + 1 jaar

• Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden = Nee

  Geplande datum verwijdering = Begindatum contract + 6 weken

Wanneer je de onboarden workflow verwijdert en er nog geen Geplande datum verwijdering is ingesteld, kijkt Profit naar onderstaande instelling:

• Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden = Ja

  Geplande datum verwijdering = huidige datum + 1 jaar

• Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden = Nee

  Geplande datum verwijdering = Huidige datum + 6 weken

Heb je zelf het veld 'Geplande datum verwijdering' gevuld? Dan houdt Profit deze datum aan.

Taakinformatie

De taakinformatie rondom de taak Sollicitanten verwijderen is beschikbaar in de wachtrij. Door middel van de taakinformatie is inzichtelijk welke sollicitanten gedeeltelijk en welke sollicitanten volledig zijn verwijderd. Als alle sollicitanten volledig worden verwijderd, dan krijgt de taak in de wachtrij de status 'Succesvol voltooid'. Wanneer 1 of meerdere sollicitanten gedeeltelijk worden verwijderd, dan krijgt de taak in de wachtrij de status 'Voltooid met waarschuwingen'. Wanneer je op de actieknop 'Taakinformatie' klikt, wordt een melding getoond met daarin het aantal volledig verwijderde sollicitanten en het aantal gedeeltelijke verwijderde sollicitanten. Voor de gedeeltelijk verwijderde sollicitanten geeft Profit in de melding de persoonsnummer mee terug.