Salarisverwerkingsplannen toevoegen

Per werkgever onderhoud je in Profit de salarisverwerkingsplannen. Voor elke werkgever maak je per periode (maand) minimaal één salarisverwerkingsplan aan. Bij Acerta maak je daarbovenop ook een onderscheid in sturingsgroepen. Een salarisverwerkingsplan per periode heet een perioderegel. De salarisverwerkingsplannen vormen de basis van de salarisverwerking. Vanuit Profit verwerk en accordeer je maandelijks de juiste perioderegel. Hiermee geef je de opdracht aan het sociaal secretariaat om de loonverwerking op te starten en de medewerkers uit te betalen.

Inhoud

Salarisverwerkingsplan toevoegen

Je kunt voor iedere periode een losse perioderegel toevoegen als salarisverwerkingsplan. Dit doe je via de eigenschappen van de werkgever of via de salarisverwerkingscockpit.

Salarisverwerkingsplannen handmatig toevoegen (via werkgever):

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
Klik op: Nieuw.
Vink Een losse perioderegel maken aan.
Let op:

Heb je een koppeling met Acerta? Dan zie je Een losse perioderegel maken niet. Vul in plaats daarvan de Sturingsgroep en Verwerkingscode in.
Klik op: Volgende.
Vul de omschrijving van de perioderegel in.
Selecteer de soort periodetabel.
Vul het jaar in.
Selecteer de periode.
Klik op: Voltooien.

Salarisverwerkingsplannen handmatig toevoegen (via salarisverwerkingscockpit):

Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de werkgever.
Vink Een losse perioderegel maken aan.
Let op:

Heb je een koppeling met Acerta? Dan zie je Een losse perioderegel maken niet. Vul in plaats daarvan de Sturingsgroep en Verwerkingscode in.
Klik op: Volgende.
Vul de omschrijving van de perioderegel in.
Selecteer de soort periodetabel.
Vul het jaar in.
Selecteer de periode.
Klik op: Voltooien.

Salarisverwerkingsplan importeren

Wil je meerdere salarisverwerkingsplannen toevoegen? Dan importeer je de salarisverwerkingsplannen bij de werkgever. Zo bespaar je tijd, vooral wanneer je veel werkgevers beheert.

Nieuwe perioderegels importeer je via HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan.
Mutaties op periodergels importeer je via HRM / Beheer / Import HRM/Payroll mutatie / Salarisverwerkingsplan.

Let op:

Test het importeren van gegevens altijd in een testomgeving (gebaseerd op jouw productieomgeving).

Salarisverwerkingsplannen importeren:

Ga naar: HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan of HRM / Beheer / Import HRM/Payroll mutatie / Salarisverwerkingsplan.
Profit opent de wizard voor het importeren van het Excel-bestand.
Selecteer de importactie die je wil uitvoeren:
- Selecteer Import via bestaande definitie als je al eerder een importdefinitie hebt toegevoegd.
- Selecteer Bestaande definitie bewerken en importeren als je een bestaande importdefinitie hebt, maar deze eerst wilt inkijken en eventueel wilt aanpassen voordat je importeert.
- Selecteer Import via nieuw aan te maken definitie als je nog geen importdefinitie hebt toegevoegd.
Klik op: Volgende.
Als je kiest voor Import via nieuw aan te maken definitie, vul je volgende velden in:
- Te importeren bestand
  Je kan via Import via nieuw aan te maken definitie een sjabloon exporteren in de vorm van een Excel-bestand. Hierin staan alle te importeren velden. Meer informatie vind je via het helpartikel Importsjabloon maken in Excel. Vul de te importeren velden in in het sjabloon en sla het Excel-bestand op op jouw pc.
  
  Selecteer bij Te importeren bestand het Excel-bestand dat je op je pc hebt opgeslagen. Zorg dat dit een csv-bestand is, anders kan je het bestand niet opladen.
- Bestand met afgekeurde regels
  Profit maakt automatisch een .log-bestand aan op basis van het te importeren bestand. In dit .log-bestand vind je de foutmeldingen die zich voordoen tijdens het importeren.
Klik op: Volgende.
Verbind de kolommen uit het Excel-bestand aan de velden in Profit.
Klik tweemaal op: Volgende.
Vul de omschrijving van de importdefinitie in.
Klik op: Volgende.
Klik op Controle om de import te controleren.
Zodra je de controle hebt uitgevoerd en er geen fouten meer zijn, klik je op Importeren.
Profit voert de import uit.
Klik op: Voltooien.

Salarisverwerkingsplannen automatisch verlengen

Bij de jaarovergang moet je salarisverwerkingsplannen voor het nieuwe jaar toevoegen. Profit kan deze plannen ook automatisch aanmaken als dit zo is ingesteld in de eigenschappen van de werkgever.

Let op:

Dit werkt voor de koppeling met Group S, SD Worx en Partena. In de koppeling met Acerta werkt dit niet, omdat Acerta een onderscheid maakt in sturingsgroepen.

Voorbereiding

Voor het automatisch verlengen van de salarisverwerkingsplannen is het belangrijk dat de periodetabellen (automatisch) zijn aangevuld. In dit artikel lees je hoe dit werkt.

In juli controleert Profit of de periodetabel al regels bevat voor het volgende jaar.

Zijn er nog geen regels voor het komende jaar? En staat Tabel automatisch verlengen aangevinkt in de eigenschappen van de periodetabel?
Dan vult Profit de periodetabel automatisch aan met de nieuwe perioden. Profit maakt ook de salarisverwerkingsplannen voor het nieuwe jaar aan.
Zijn er al regels voor het komende jaar?
Profit vult de periodetabel niet opnieuw aan. Hierdoor maakt Profit op dat moment geen nieuwe salarisverwerkingsplannen aan.

Bij de overgang naar de laatste Profit-versie van dat jaar voert Profit opnieuw een controle uit. Bestaan de salarisverwerkingsplannen voor het komende jaar nog niet? Dan maakt Profit deze alsnog automatisch aan.

Inrichting voor automatisch verlengen salarisverwerkingsplannen

Je stelt dit in in de eigenschappen van de werkgever.

Salarisverwerkingsplannen automatisch verlengen:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Salarisverwerking.
Vink Salarisverwerkingsplan automatisch verlengen aan.
Selecteer de periodetabel.
Selecteer Nee, betaaldatum gelijk aan datum betaalbestand bij Plannen.
Selecteer Niet verschuiven bij Verschuiven.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Profit genereert automatisch salarisverwerkingsplannen voor het komende jaar.

Salarisverwerkingsplannen kopiëren van andere werkgever

Je kunt de salarisverwerkingsplannen van een andere werkgever ook kopiëren als basis voor een nieuwe werkgever. Hierbij is het belangrijk om te weten dat je alleen het volledige jaar kunt kopiëren. Daarom is het aan te raden om de salarisverwerkingsplannen te kopiëren vóórdat je bijvoorbeeld periode 1 toevoegt aan de nieuwe werkgever. Zodra periode 1 (of een andere periode) al is aangemaakt bij de werkgever, is het niet meer mogelijk om salarisverwerkingsplannen van een andere werkgever over te nemen.

Let op:

Dit werkt voor de koppeling met Group S, SD Worx en Partena. In de koppeling met Acerta werkt dit niet, omdat Acerta een onderscheid maakt in sturingsgroepen.

Salarisverwerkingsplannen kopiëren van een andere werkgever:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Salarisverwerkingsplan.
Selecteer Kopiëren van een andere werkgever.
Klik op: Volgende.
Selecteer de werkgever waarvan je de salarisverwerkingsplannen wil kopiëren.
Selecteer de periodetabel van de salarisverwerkingsplannen dat je wil kopiëren.
Je kunt alleen een periodetabel selecteren waarvan er salarisverwerkingsplannen bestaan in de eigenschappen van de gekozen werkgever.
Vul het jaar in van de salarisverwerkingsplannen dat je wil kopiëren.
Klik op: Voltooien.

Salarisverwerkingsplan bij nieuwe werkgever

Maak je een nieuwe werkgever aan? Zorg er dan voor dat je voor elke periode van het jaar een salarisverwerkingsplan aanmaakt. Dit geldt ook wanneer je de werkgever pas later in het jaar vastlegt in Profit. Leg je de werkgever later vast? Maak dan alsnog de salarisverwerkingsplannen voor de voorgaande perioden aan en verwerk en accordeer deze. Omdat je op dat moment nog geen medewerkers aan de werkgever hebt gekoppeld, kost dit weinig tijd.

Salarisverwerkingsplan verwijderen

Als je een perioderegel verkeerd hebt aangemaakt, kun je deze verwijderen uit Profit. Dit kan enkel onder de volgende voorwaarden:

De perioderegel is de laatste perioderegel van de betreffende periode.
De perioderegel is niet verwerkt.

Verwijder perioderegels altijd van achter naar voren: eerst de laatste perioderegel, vervolgens de voorlaatste, enzovoort.

Als de perioderegel al verwerkt is, stem je eerst af met het sociaal secretariaat of je de verwerking mag verwijderen. Na het verwijderen van de verwerking kun je de perioderegel alsnog verwijderen uit Profit.

Direct naar