Payrolldocument (Profit)

Zodra het sociaal secretariaat een payrolldocument via de communicatieservice aanlevert, koppelt Profit het document aan de medewerker als dossieritem. Daarna start Profit de workflow Payrolldocument (Profit). De medewerker beoordeelt het document, en ondertekent het als dat nodig is. Keurt de medewerker het document af? Dan beoordeelt de personeelsadministratie het opnieuw. Zij kunnen het document definitief afkeuren of terugsturen naar de medewerker voor een tweede beoordeling.

De standaard meegeleverde workflow ziet er als volgt uit:

Statussen

Via de grijze kaders zie je welke status de workflow krijgt. De workflow Payrolldocument (Profit) kent volgende statussen:

• Ingestuurd
• Akkoord, definitief
• Ter ondertekening
• Ondertekend medewerker
• Niet akkoord
• Afgekeurd
• Opnieuw ingestuurd

Speciale acties

Binnen de workflow Payrolldocumenten (Profit) kan je twee speciale acties gebruiken:

• Bijlage(n) ondertekenen

  De gebruiker ondertekent documenten die in de workflow toegevoegd zijn. Bij meerdere documenten kiest de ondertekenaar welke documenten hij of zij wil ondertekenen.

• Ondertekende bijlage(n) verwijderen

  De gebruiker verwijdert documenten die eerder zijn ondertekend.

In de standaard meegeleverde workflow is Bijlage(n) ondertekenen gebruikt.

Condities

In sommige sectoren is een digitale ondertekening van documenten wettelijk verplicht, bijvoorbeeld bij het prestatieblad binnen de transportsector.

Je bepaalt per type payrolldocument of je digitaal ondertekenen verplicht wil maken. Dit stel je via condities in de workflow op basis van de gegevensverzameling Dossier inclusief bestemming (86). Je voegt een filter toe op het veld Referentie, dat alle typen payrolldocumenten (type 10 t.e.m. 19) omvat.

De workflow beschikt over twee condities:

• Digitale ondertekening

  Als het type document digitale ondertekening vereist, toont de workflow de actie Bijlage(n) ondertekenen.

• Geen digitale ondertekening

  Als het type document geen digitale handtekening vereist, kan de medewerker akkoord geven zonder te ondertekenen.

De standaard meegeleverde workflow vereist digitale ondertekening voor alle types (10 t.e.m. 19):

Let op:

Het sociaal secretariaat koppelt elk type aan een specifiek payrolldocument. Voor een correcte werking van de workflow is het belangrijk te weten welk type bij welk payrolldocument hoort. Als bepaalde payrolldocumenten geen digitale handtekening vereisen, pas je de condities in de workflow aan. Heb je hulp nodig bij de inrichting, neem contact op met onze afdelingen Servicemanagement of consultancy.