Vacature met formatiecontrole (Profit)

Met deze workflow laat je een vacature beoordelen met een controle op de formatie. Je maakt een vacature aan die is gekoppeld aan een formatieplaats. Daarbij wil je weten of de bezetting op de begindatum van de vacature binnen de begroting van die formatieplaats blijft. Zo krijgt de organisatie meer grip op de beschikbare formatie, de ruimte om iemand aan te nemen en de gevolgen voor de personeelsplanning.

De workflow maakt onderscheid tussen 2 situaties: de bezetting blijft binnen de begroting of de bezetting overschrijdt de begroting. De vacature wordt daarna beoordeeld. Let op: deze controle kijkt alleen naar de begindatum van de vacature. Het is dus geen volledige formatiecontrole voor de hele periode.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Deze workflow gebruikt de volgende statussen:

• In behandeling

  De vacature is ingestuurd en wordt beoordeeld.

• Goedgekeurd

  De vacature is goedgekeurd en geregistreerd.

• Afgekeurd

  De vacature is afgekeurd.

Condities

Deze workflow maakt gebruikt van 2 condities:

• Bezetting blijft binnen begroting op begindatum van vacature

  Deze conditie bepaalt dat de berekende bezetting op de begindatum van de vacature binnen de begroting van de gekoppelde formatieplaats blijft. Als deze conditie geldt, gaat de workflow naar de taak Beoordelen bezetting binnen begroting.

• Bezetting overschrijdt begroting op begindatum van vacature

  Deze conditie bepaalt dat de berekende bezetting op de begindatum van de vacature de begroting van de gekoppelde formatieplaats overschrijdt. Als deze conditie geldt, gaat de workflow naar de taak Beoordelen bezetting overschrijdt begroting.

Speciale acties

Er zijn 3 speciale acties die in deze workflow worden gebruikt:

• Registreren vacature

  Deze actie registreert de vacature definitief in Profit. Dit gebeurt als de beoordelaar kiest voor Goedkeuren of Goedkeuren met begrotingsoverschrijding.

• Afkeuren vacature

  Deze actie keurt de vacature af. Dit gebeurt als de beoordelaar kiest voor Afkeuren. De beoordelaar geeft hierbij een reden op.

• Opnieuw insturen vacature

  Deze actie stuurt een aangepaste vacature opnieuw in. De workflow gaat daarna terug naar de beoordeling van de formatie op de begindatum van de vacature.

Waarom welke stappen?

Deze workflow bestaat uit een formatiecontrole, een beoordeling en eventueel een aanpassing.

• Beoordeling formatie op begindatum vacature

  De workflow start met de taak Beoordeling formatie op begindatum vacature.

  In deze stap beoordeelt Profit of de berekende bezetting op de begindatum van de vacature binnen de begroting van de gekoppelde formatieplaats blijft.

• Deze stap heeft 2 mogelijke routes:
  • Bezetting blijft binnen begroting

    Als de bezetting binnen de begroting blijft, gaat de workflow naar Beoordelen bezetting binnen begroting.

  • Bezetting overschrijdt begroting

    Als de bezetting de begroting overschrijdt, gaat de workflow naar Beoordelen bezetting overschrijdt begroting.

• Beoordelen bezetting binnen begroting

  Deze taak gaat naar Werving & selectie (Profit).

  De beoordelaar ziet dat de berekende bezetting op de begindatum van de vacature binnen de begroting past. De beoordelaar controleert de vacature.

• De beoordelaar heeft 2 keuzes:
  • Goedkeuren
    Als de vacature akkoord is, kiest de beoordelaar Goedkeuren. De vacature wordt geregistreerd. De workflow krijgt de status Goedgekeurd.
  • Afkeuren
    Als de vacature niet akkoord is, kiest de beoordelaar Afkeuren. De vacature krijgt de status Afgekeurd en gaat naar de taak Aanpassen.
• Beoordelen bezetting overschrijdt begroting

  Deze taak gaat ook naar Werving & selectie (Profit).

  De beoordelaar ziet dat de berekende bezetting op de begindatum van de vacature de begroting overschrijdt. De beoordelaar controleert of de vacature toch door mag gaan.

• De beoordelaar heeft 2 keuzes:
  • Afkeuren

    Als de vacature niet door mag gaan, kiest de beoordelaar Afkeuren. De vacature krijgt de status Afgekeurd en gaat naar de taak Aanpassen.

  • Goedkeuren met begrotingsoverschrijding

    Als de vacature ondanks de overschrijding akkoord is, kiest de beoordelaar Goedkeuren met begrotingsoverschrijding. De vacature wordt geregistreerd. De workflow krijgt de status Goedgekeurd.

• Aanpassen

  Als de vacature is afgekeurd, krijgt de instuurder de taak Aanpassen.

  De instuurder leest de reden van afkeuring, past de vacature aan en kiest daarna Opnieuw insturen.

• Opnieuw beoordelen

  Na opnieuw insturen gaat de workflow terug naar Beoordeling formatie op begindatum vacature.

  Daarna bepaalt de workflow opnieuw of de bezetting binnen de begroting blijft of de begroting overschrijdt.