Koppeling Nedap Ons - Medewerker-, verlof- en verzuimgegevens

Via de koppeling met Nedap Ons worden drie soorten gegevens uitgewisseld: medewerker- en contractgegevens, verlofjaarrechten en verzuimgegevens. Per gegevensstroom verschilt welke gegevens worden doorgegeven en wanneer een bericht wordt aangemaakt.

De gegevens in Profit zijn leidend. Wijzigingen voer je daarom in Profit door. Profit verwerkt de wijziging vervolgens in een bericht voor Nedap Ons.

Let op:

Met Profit 9 kun je de koppeling met Nedap Ons voorbereiden en inrichten. Het daadwerkelijke berichtverkeer met Nedap Ons is mogelijk vanaf 4 januari 2027.

Inhoud

Medewerker- en contractgegevens

Via het medewerker- en contractbericht worden actuele en toekomstige medewerker- en contractgegevens doorgegeven aan Nedap Ons. Het bevat de volledige actuele en toekomstige situatie van één medewerker voor de dienstverbanden die binnen de synchronisatiescope vallen.

Wanneer gaat een medewerker mee?

Een dienstverband gaat alleen mee als voor de betreffende medewerker/functie-regel Synchroniseren met Nedap Ons aanstaat. De instellingen op werkgever/functie vormen de standaard; de medewerker/functie-regel is uiteindelijk de bron voor de synchronisatie.

Heeft een medewerker meerdere dienstverbanden, dan kan de synchronisatiescope per dienstverband verschillen. Alleen de gegevens van dienstverbanden die binnen de synchronisatiescope vallen, worden naar Nedap Ons verzonden.

Welke gegevens gaan mee?

Profit geeft de medewerker- en contractgegevens door die voor Nedap Ons nodig zijn.

De volgende gegevens gaan altijd mee:

Identificatie van medewerker en dienstverband.
Naamgegevens, geslacht en geboortedatum.
Zakelijk e-mailadres en zakelijk mobiel nummer.
Begin- en einddatum van het dienstverband en de soort dienstbetrekking als contracttype.
Rooster/beschikbaarheid en contracturen.
Team op basis van de organisatie-eenheid.
Weekkaartprofiel en deskundigheid.
De geldende cao per periode.

Afhankelijk van de inrichting kunnen daarnaast aanvullende gegevens meegaan:

Adresgegevens, als Adresgegevens meesturen naar Nedap op Ja staat.
Privé contactgegevens, als Privé contactgegevens meesturen naar Nedap op Ja staat.
Uurloon, als Uurloon meesturen voor de soort dienstbetrekking/functie op Ja staat.
Cao-instellingen die daadwerkelijk bij de medewerker zijn vastgelegd en bij de cao van het dienstverband horen.
Normdagen, als Zeggenschap normdagen is geactiveerd en de norm bij de roosterregel is vastgelegd.

De volledige actuele stand

Bij medewerker- en contractgegevens wordt steeds de volledige actuele stand doorgegeven. Een nieuw bericht bevat dus niet alleen de gewijzigde gegevens, maar vervangt de eerder aangeleverde situatie. Als bijvoorbeeld eerder een uurloon is doorgegeven en dit gegeven in een volgend bericht niet meer voorkomt, maakt het uurloon geen deel meer uit van de actuele gegevens in Nedap Ons.

Zo blijven de gegevens in Nedap Ons aansluiten op de actuele situatie in Profit.

Wanneer wordt een bericht aangemaakt?

Een nieuw medewerker- en contractbericht wordt aangemaakt bij relevante wijzigingen in de medewerker-, dienstverband-, rooster- en Nedap-inrichting. De verzending loopt via de geplande taak. De frequentie van die taak bepaalt dus hoe snel reguliere wijzigingen in Nedap Ons terechtkomen.

Wijzig je de normdagen op een roosterregel? Dan behandelt Profit dit als een roosterwijziging. Als Zeggenschap normdagen en Koppeling Nedap Ons actief zijn en het dienstverband op de begindatum van de roosterregel binnen de synchronisatie valt, zet Profit het medewerker- en contractbericht klaar met de aanleiding Rooster gewijzigd.

Profit neemt alleen actuele en toekomstige perioden mee. Verlopen perioden worden niet meer aangeleverd. Heeft een medewerker meerdere dienstverbanden, dan kan per dienstverband een eigen norm gelden.

Let op:

Een wijziging van adresgegevens meesturen, privécontactgegevens meesturen of uurloon meesturen zie je pas bij een volgende reguliere verzending of na een handmatige re-synchronisatie. Gebruik daarvoor Nedap Ons-bericht aanmaken als je de nieuwe stand direct wilt klaarzetten.

Verlofjaarrechten

Via deze gegevensstroom worden de verlofjaarrechten van de medewerker doorgegeven aan Nedap Ons.

Verlofjaarrechten vormen een afzonderlijk berichttype. Profit levert per dienstverband, toekenningsjaar en verlofpotje het jaarrecht in minuten. Het gaat hierbij om verlofrechten en niet om opgenomen of aangevraagd verlof.

Wanneer gaan verlofjaarrechten mee?

Verlofjaarrechten worden doorgegeven als het betreffende type verlof op Integreren met Nedap Ons staat en een Verlofpotje Nedap Ons is gekoppeld.

Voor verlofjaarrechten bepaalt Profit de synchronisatie op dienstverbandniveau. Heeft het dienstverband minimaal één medewerker/functie-regel waarbij Synchroniseren met Nedap Ons aanstaat? Dan gaan de verlofjaarrechten van dat dienstverband mee.

Profit levert het verlofjaarrecht van het huidige jaar en van de toekomstige jaren. Hoeveel toekomstige jaren Profit berekent en meestuurt, bepaal je met de HRM-instelling Aantal toekomstige jaren op het tabblad Aan- en afwezigheid. De begin- en einddatum van de medewerker/functie-regel waarbij de instelling Synchroniseren met Nedap Ons aanstaat beperken deze jaren niet. Zodra het dienstverband binnen de synchronisatie valt, gebruikt Profit het huidige jaar en de toekomstige jaren volgens Aantal toekomstige jaren.

Welke gegevens gaan mee?

Het verlofjaarrecht wordt bepaald op basis van de verlofinrichting en de situatie van de medewerker.

Het aangeleverde jaarrecht is: perioderecht + extra perioderecht - correcties. Profit levert de uitkomst in minuten. Verwijzen meerdere typen verlof binnen hetzelfde dienstverband en hetzelfde toekenningsjaar naar hetzelfde verlofpotje, dan telt Profit de minuten bij elkaar op tot één regel voor dat potje en jaar.

Als bijvoorbeeld de contractomvang, verlofinrichting of een andere relevante waarde wijzigt, kan ook het berekende verlofjaarrecht wijzigen.

Welke gegevens gaan niet mee?

Verlofopnamen en verlofaanvragen.
Het actuele resterende verlofsaldo.
Doorlopende of overgehevelde saldoregels uit voorgaande jaren.

Wanneer wordt een bericht aangemaakt?

Een nieuw bericht wordt aangemaakt als een wijziging gevolgen heeft voor het verlofjaarrecht dat aan Nedap Ons moet worden doorgegeven.

Een verlofherberekening die het te leveren jaarrecht verandert.
Een verlofcorrectie die het te leveren jaarrecht verandert.
Een relevante wijziging in dienstverband of rooster die tot een herberekening leidt.
Het beëindigen van een dienstverband, voor zover daardoor huidige of toekomstige rechten veranderen of vervallen.

Profit vergelijkt de nieuwe volledige set met de eerder aangeleverde stand. Alleen bij een verschil wordt via de reguliere route een bericht klaargezet. Zo veroorzaakt een herberekening zonder gewijzigd jaarrecht geen onnodig bericht.

Wat gebeurt er bij wijzigingen?

Na een relevante wijziging wordt opnieuw bepaald welk verlofjaarrecht voor de medewerker geldt.

Dit kan leiden tot een nieuw verlofjaarrecht, een gewijzigd verlofjaarrecht of een nulregel.

Nulregel

Een nulregel voorkomt dat een eerder doorgegeven verlofjaarrecht ten onrechte in Nedap Ons blijft staan. Heeft een gekoppeld verloftype voor een jaar geen recht, dan levert Profit een nulregel aan. Daarmee weet Nedap Ons dat het recht voor dat potje nul is.

Afsluitende nulregels

Was een recht eerder groter dan nul en verdwijnt het later uit de nieuwe stand, dan levert Profit een afsluitende nulregel aan. Zo blijft in Nedap Ons niet ten onrechte de oude waarde staan.

Een afsluitende nulregel kan bijvoorbeeld ontstaan als Integreren met Nedap Ons wordt uitgezet, een verlofpotje wordt losgekoppeld, een jaar uit het verzendvenster valt, toekomstige rechten vervallen bij het einde van het dienstverband of er binnen het dienstverband geen enkele medewerker/functie-regel met Synchroniseren met Nedap Ons = Ja meer overblijft.

Wijziging direct doorzetten

Een wijziging van Integreren met Nedap Ons of Verlofpotje Nedap Ons zet zelf geen nieuw bericht klaar. Wil je de wijziging direct doorzetten, volg dan de volgende stappen:

Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / Nedap Ons-berichten.
Klik op: Nieuw.
Selecteer het berichttype Verlofjaarrechten.
Klik op: Volgende.
Selecteer de betreffende medewerker(s).
Klik op: Voltooien.
Profit forceert de actuele stand, ook als op basis van de vergelijking anders geen bericht zou klaarzetten.

Verzuim

Via deze gegevensstroom worden ziek- en herstelmeldingen doorgegeven aan Nedap Ons. Hierdoor kan in Nedap Ons rekening worden gehouden met de afwezigheid van de medewerker.

Ziekmeldingen en herstelmeldingen worden anders verwerkt dan medewerker- en contractgegevens. Verzuimberichten worden direct vanuit Profit aangeboden voor verzending naar Nedap Ons. Ze wachten dus niet op de geplande taak voor medewerker- en contractgegevens. Kan een bericht niet direct worden verzonden, dan gebruikt de communicatieservice de geplande taak als vangnet.

Wanneer gaat een verzuimmelding mee?

Profit kijkt naar de medewerker/functie-regel die geldig is op de begindatum van de verzuimmelding. Staat op die regel de instelling Synchroniseren met Nedap Ons aan? Dan wordt de verzuimmelding gesynchroniseerd. Staat de instelling niet aan? Dan maakt Profit geen verzuimbericht aan.

Dit geldt ook voor verzuimmeldingen met een begindatum in de toekomst.

Op de verzuimmelding zie je in het veld Synchroniseren met Nedap Ons of de melding wordt gesynchroniseerd. Is voor de verzuimmelding al eerder een bericht met de status Verzonden verstuurd, dan blijft dit veld Ja tonen.

Welke gegevens gaan mee?

Het verzuimbericht bevat de gegevens die nodig zijn om de ziek- of herstelmelding in Nedap Ons te verwerken.

Profit stuurt onder andere:

de medewerker;
het dienstverband;
de begindatum en -tijd;
de verwachte einddatum;
bij afsluiting de werkelijke einddatum en -tijd;
het type verzuim.

Profit geeft het type verzuim rechtstreeks door aan Nedap Ons. Nedap gebruikt dit voor de administratieve verwerking in Backoffice. In Logistiek ziet de planner alleen dat de medewerker ziek is en wat de verwachte einddatum is.

Vrije tekst en notities uit de verzuimmelding gaan niet mee naar Nedap Ons. Profit is de bron voor het verzuim. Pas een ziek- of herstelmelding daarom in Profit aan en niet alleen in Nedap Ons.

Wanneer wordt een bericht aangemaakt?

Een verzuimbericht wordt aangemaakt als een relevante wijziging in het verzuim van de medewerker wordt doorgevoerd.

Profit maakt een verzuimbericht aan bij:

een nieuwe verzuimmelding;
een wijziging van gegevens die naar Nedap Ons worden gestuurd;
een handmatige wijziging van de verwachte einddatum;
het automatisch doorschuiven van de verwachte einddatum;
het afsluiten van de verzuimmelding, bijvoorbeeld bij volledig herstel.

Bij het afsluiten stuurt Profit de werkelijke einddatum naar Nedap Ons, zodat de verzuimmelding daar wordt afgesloten.

Niet iedere wijziging in het verzuimverloop levert een bericht op. Een tussentijdse verzuimverloopregel waarbij de medewerker nog niet volledig is hersteld, gaat niet naar Nedap Ons. Ook het wijzigen of verwijderen van zo'n bestaande verzuimverloopregel levert geen bericht op.

Pas wanneer de medewerker volledig hersteld is en de verzuimmelding wordt afgesloten, stuurt Profit de afsluiting naar Nedap Ons.

Wat gebeurt er bij wijzigen of verwijderen?

Bij een wijziging van een bestaande verzuimmelding wordt, als dat nodig is, een nieuw bericht aangemaakt met de gewijzigde situatie.

Wijziging van medewerker/functie

Wijzig je een medewerker/functie-regel, bijvoorbeeld de instelling Synchroniseren met Nedap Ons of de begin- of einddatum van de regel? Dan controleert Profit opnieuw welke lopende en toekomstige verzuimmeldingen moeten worden gesynchroniseerd.

Komt een verzuimmelding hierdoor binnen de synchronisatie, dan maakt Profit automatisch een verzuimbericht aan.

Valt een eerder gesynchroniseerde lopende of toekomstige melding hierdoor buiten de synchronisatie, dan maakt Profit automatisch een verwijderbericht aan.

Historische verzuimmeldingen met een einddatum in het verleden worden bij deze controle niet automatisch meegenomen.

Verzuimmelding verwijderen

Verwijder een verzuimmelding alleen als deze ten onrechte is aangemaakt.

Is de melding al naar Nedap Ons verstuurd? Dan maakt Profit een verwijderbericht aan en wordt de melding ook uit Nedap Ons verwijderd.

Is het oorspronkelijke verzuimbericht nog niet verstuurd en heeft het de status Klaar om te verzenden of Fout bij verzenden? Dan zet Profit dat bericht op Geannuleerd. Er hoeft dan geen verwijderbericht naar Nedap Ons, omdat Nedap Ons de melding nog niet heeft ontvangen.

Heeft het bericht op het moment van verwijderen de status Bezig met verzenden? Dan blokkeert Profit het verwijderen. Probeer de verzuimmelding opnieuw te verwijderen zodra het bericht de status Verzonden of Fout bij verzenden heeft.

Heeft de verzuimmelding al gevolgen gehad voor de planning in Nedap Ons? Dan worden die planningswijzigingen niet automatisch hersteld. De planner corrigeert de planning zelf.

Verzuimberichten handmatig aanmaken

Met de actie Verzuimberichten aanmaken kun je een verzuimmelding handmatig opnieuw aanbieden aan Nedap Ons.

Gebruik deze actie voor:

historische verzuimmeldingen die je alsnog wilt synchroniseren;
uitzonderingssituaties waarin de automatische synchronisatie niet goed is verlopen;
lopende verzuimmeldingen die al eerder zijn gesynchroniseerd en die je opnieuw wilt aanbieden.

Verzuimbericht handmatig aanmaken:

Ga naar: HRM / Medewerker / Overzicht / Nedap Ons-berichten.
Klik op: Nieuw.
Selecteer Verzuimbericht.
Klik op: Volgende.
Selecteer één of meerdere verzuimmeldingen.
Alleen verzuimmeldingen waarvoor de bijbehorende medewerker/functie-regel de instelling Synchroniseren met Nedap Ons heeft worden getoond. Ook historische en toekomstige verzuimmeldingen kunnen in de selectie staan.
Klik op: Voltooien.
Je maakt alleen berichten aan voor het toevoegen of bijwerken van een verzuimmelding. Je kunt hiermee geen verwijderberichten aanmaken.

Verwachte einddatum

De verwachte einddatum gaat mee naar Nedap Ons. Blijft een medewerker na deze datum nog ziek, dan schuift Profit de verwachte einddatum automatisch door en wordt deze wijziging opnieuw naar Nedap Ons gestuurd.

Zo blijft in Nedap Ons zichtbaar dat de verzuimmelding nog loopt.

Gevolgen voor de planning

De doorgegeven verzuimgegevens kunnen gevolgen hebben voor de planning van de medewerker in Nedap Ons. De koppeling geeft de verzuiminformatie door, maar plant een medewerker niet automatisch uit en zoekt ook geen vervanger.

De planner beoordeelt zelf welke gevolgen de ziekmelding heeft voor geplande diensten en welke vervanging nodig is.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt als Huishoudelijke hulp binnen Huishoudelijke ondersteuning. De medewerker wordt in Profit ziek gemeld.

Profit maakt direct een verzuimbericht aan en biedt dit aan voor verzending naar Nedap Ons. De planner kan daardoor in Nedap Ons zien dat de medewerker ziek is en wat de verwachte einddatum is.

De geplande werkzaamheden worden hierdoor niet automatisch aangepast. De planner beoordeelt zelf welke afspraken of diensten moeten worden gewijzigd en of een vervanger nodig is.

Wordt de medewerker later in Profit hersteld gemeld, dan wordt ook deze wijziging direct naar Nedap Ons gestuurd.