Vraag aan HR (Profit)

Met deze workflow kan een medewerker een vraag stellen aan HR. De vraag komt terecht bij de personeelsadministratie. HR beoordeelt de vraag en geeft antwoord.

Als HR meer informatie nodig heeft, kan HR de vraag terugsturen naar de medewerker. De medewerker vult de informatie aan en stuurt de vraag opnieuw naar HR.

Nadat HR antwoord heeft gegeven, controleert de medewerker of de vraag voldoende is beantwoord. Is dat niet het geval? Dan kan de medewerker een vervolgvraag stellen.

De workflow zorgt ervoor dat vragen aan HR op een duidelijke manier worden behandeld. Ook blijven de oorspronkelijke vraag en het antwoord bewaard.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Deze workflow gebruikt de volgende statussen:

• Ingestuurd: De medewerker heeft een vraag aan HR ingestuurd.
• Informatie toegevoegd: HR of de medewerker heeft informatie toegevoegd.
• Meer informatie nodig: HR heeft meer informatie nodig of de medewerker heeft een vervolgvraag.
• Akkoord instuurder: De medewerker heeft aangegeven dat de vraag voldoende is beantwoord.
• Vervallen: De medewerker heeft besloten de vraag niet verder te behandelen

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities:

• Antwoordveld is leeg

  Deze conditie controleert of het veld 'Antwoord' leeg is.

  Als HR de actie Beantwoorden kiest terwijl het antwoordveld leeg is, verschijnt de volgende melding:

  Vul eerst het veld 'Antwoord' in voordat je op ‘Beantwoorden’ klikt.

  HR moet eerst een antwoord invullen voordat de vraag kan worden doorgestuurd naar de medewerker.

Controles

Deze workflow heeft één extra controleactie: Controle op ingevuld antwoord
Bij de actie Beantwoorden controleert Profit of het antwoordveld is ingevuld. Als dit veld leeg is, krijgt HR een melding en kan de actie niet worden afgerond.

Deze controle voorkomt dat HR een vraag zonder antwoord terugstuurt naar de medewerker.

Speciale acties

Er worden geen speciale acties gebruikt.

Waarom welke stappen?

Vraag beantwoorden

Deze taak komt bij de rol 'personeelsadministratie'.

Een medewerker heeft een vraag aan HR ingestuurd. Beantwoord de vraag. Heb je meer informatie nodig? Stuur de vraag dan terug naar de medewerker.

Je kiest uit de acties Beantwoorden of Meer infomatie nodig.

• Beantwoorden: De taak Antwoord beoordelen wordt gestart. De status wordt 'Informatie toegevoegd'.
• Meer infomatie nodig: De taak Aanvullen vraag wordt gestart. De status wordt 'Meer informatie nodig'. Een reactie is verplicht.

Antwoord beoordelen

Deze taak komt bij de rol 'instuurder'.

HR heeft je vraag beantwoord. Controleer het antwoord en geef aan of je vraag hiermee is beantwoord.

Is je vraag nog niet voldoende beantwoord? Kies dan Nog een vraag en stel je vervolgvraag in het reactieveld. Je oorspronkelijke vraag en het antwoord blijven ongewijzigd bewaard.

Je kiest uit de acties Vraag beantwoord of Nog een vraag.

• Vraag beantwoord: De workflow wordt afgerond. De status wordt 'Akkoord instuurder'.
• Nog een vraag: De taak Vervolgvraag beantwoorden wordt gestart. De status wordt 'Meer informatie nodig'. Een reactie is verplicht.

Vervolgvraag beantwoorden

Deze taak komt bij de rol 'personeelsadministratie'.

De medewerker heeft een vervolgvraag gesteld in het reactieveld. Kies voor Vervolgvraag beantwoorden om deze te beantwoorden of om verduidelijking te vragen.

De oorspronkelijke vraag en het bijbehorende antwoord blijven ongewijzigd.

Je kiest voor de actie Vervolgvraag beantwoorden.

• Vervolgvraag beantwoorden: De taak gaat terug naar Antwoord beoordelen. De status wordt 'Informatie toegevoegd'. Een reactie is verplicht.

Aanvullen vraag

Deze taak komt bij de rol 'instuurder'.

HR heeft in het reactieveld om aanvullende informatie gevraagd. Vul daar de gevraagde informatie aan, zodat HR je vraag kan beantwoorden.

Je oorspronkelijke vraag en het bijbehorende antwoord blijven ongewijzigd.

Wil je niet verder met je vraag? Kies voor Vervallen om je vraag af te sluiten.

Je kiest uit de acties Vraag aanvullen of Vervallen.

• Vraag aanvullen: De taak gaat terug naar Vraag beantwoorden. De status wordt 'Informatie toegevoegd'. Een reactie is verplicht.
• Vervallen: De workflow wordt afgerond. De status wordt 'Vervallen'. Een reactie is verplicht.

Opnieuw beoordelen

Als de medewerker extra informatie heeft toegevoegd, ontvangt HR opnieuw de taak Vraag beantwoorden.
HR beoordeelt de nieuwe informatie en kan de vraag beantwoorden of opnieuw om informatie vragen.

Als HR een vervolgvraag heeft beantwoord, ontvangt de medewerker opnieuw de taak Antwoord beoordelen. Deze stappen kunnen worden herhaald totdat de medewerker tevreden is met het antwoord of de vraag laat vervallen.