Gegevensverzameling toevoegen

Bepaal op basis van je informatiebehoefte welke gegevensverzameling je nodig hebt.

Hoofd en sub gegevensverzameling

Bij het toevoegen van een analyse, rapport etc. selecteer je een gegevensverzameling. Dit is de 'hoofdgegevensverzameling' en deze keuze is cruciaal, want de hoofdgegevensverzameling kun je achteraf namelijk niet meer wijzigen. Je kunt wel extra gegevensverzamelingen toevoegen, deze kun je achteraf wel verwijderen (maar daarmee vervallen ook de gerelateerde delen van je analyse, rapport, etc.).

Je kunt ook bestaande content, zoals een bestaande analyse, kopiëren, maar dan zit je vast aan de al gekoppelde gegevensverzamelingen.

Voorbeeld:

Je wilt een rapport met openstaande posten van debiteuren maken. Je hebt hiervoor twee mogelijkheden:

• Je kopieert het rapport Openstaande posten debiteuren op nummer (Profit). Dit is een goede optie als je het bestaande rapport als uitgangspunt wil gebruiken. Dit rapport is gebaseerd op de gegevensverzameling Openstaande posten debiteuren. Je kunt alleen velden uit deze gegevensverzameling gebruiken en geen andere. gegevensverzameling koppelen.
• Je voegt een nieuw rapport toe. Hierbij kun je kiezen tussen verschillende gegevensverzameling met openstaande posten van debiteuren.

Hieronder zie je een voorbeeld van een nieuwe analyse, gebaseerd op een gegevensverzameling.

Inclusief of exclusief autorisatie

Op een gegevensverzameling kan filterautorisatie van toepassing zijn. Bij een analyse houdt dit in, dat de analyse alleen records zal bevatten die de gebruiker op basis van de autorisatie mag raadplegen.

Let op:

Medewerkers die rapporten, analyses e.d. mogen wijzigen, kunnen toegang hebben tot gevoelige informatie. Kijk goed welke medewerkers toegang krijgen tot de functies voor het beheren van rapporten, analyses e.d. Beperk eventueel de toegang tot gegevensverzamelingen waarop geen filterautorisatie van toepassing is (via definitieautorisatie). Test tot welke data de medewerkers toegang hebben.

Bij veel gegevensverzamelingen zie je in de titel niet de aanduidingen excl. autorisatie of incl. autorisatie. Bij die gegevensverzamelingen wordt dan geen filterautorisatie toegepast. Met andere woorden: de gegevensverzameling zal alle records doorlaten.

Filterautorisatie wordt vaak toegepast in gegevensverzamelingen van HRM en op enkele andere gegevensverzamelingen. Vaak zie je dan twee gegevensverzamelingen, één met de aanduiding excl. autorisatie en één met de aanduiding incl. autorisatie.

Deze aanduidingen betekenen het volgende:

• excl. autorisatie

  Filterautorisatie wordt niet toegepast. Bij een analyse houdt dit in, dat alle records uit de gegevensverzameling in de analyse worden getoond.

• incl. autorisatie

  Filterautorisatie wordt wel toegepast. Bij een analyse houdt dit in, dat de analyse alleen records zal bevatten die de gebruiker op basis van de autorisatie mag raadplegen.

Voorbeeld:

Je hebt een autorisatiefilter ingesteld, op basis waarvan elke manager de gegevens van zijn medewerkers kan raadplegen. Elke medewerker kan zijn eigen gegevens raadplegen. Bij een analyse, gebaseerd op een gegevensverzameling inclusief autorisatie, is het effect:

• Als een manager de analyse raadpleegt, kan hij zijn eigen gegevens raadplegen, en gegevens van medewerkers.
• Als een medewerker de analyse raadpleegt, kan hij zijn eigen gegevens raadplegen.

Actuele gegevens (specifiek voor HRM) of alle gegevens

Elke medewerker in Profit HRM heeft historische gegevens, zoals de contract- en salarishistorie. De contracthistorie bevat de contracten van de medewerker vanaf de datum van indiensttreding, de salarishistorie bevat alle salariswijzigingen.

Bijvoorbeeld:

• Gegevensverzameling Medewerker/contracten

  Alle contracten per medewerker, dus ook de historische contracten.

  

• Gegevensverzameling Medewerker (Actuele gegevens incl. autorisatie).

  Eén record (contract) per medewerker, alleen actuele gegevens.