Boeking toevoegen

Dit onderwerp is een algemene toelichting op het werken met boekingsvensters. De meeste boekingsvensters worden apart toegelicht.

Hoe maak je een boeking

In dit gedeelte doorloop je de stappen voor een nieuwe boeking.

Veel velden in een boekingslay-out hebben een voorkeurwaarde, dit is afhankelijk van de inrichting van de boekingslay-out. Je kunt de voorkeurwaarde alleen aanpassen als dit in de inrichting is toegestaan.

Zie ook het overzicht van sneltoetsen tijdens het boeken.

Boeking aanmaken:

1. Start de functie.
2. Afhankelijk van de functie heb je twee situaties:
   • Je kunt direct beginnen met boeken of met het invullen van de vooringave.
   • Er verschijnt een weergave met mutaties, dit geldt bijvoorbeeld voor balie-/directfacturen. Klik op Nieuw om een nieuwe boeking te maken.
3. Selecteer de boekingslay-out die je wilt gebruiken. Op boekingslay-outs kan autorisatie van toepassing zijn, waardoor je alleen boekingslay-outs ziet waarop je rechten hebt. Als er maar één boekinglay-out is, dan wordt deze stap overgeslagen.

Kop invullen:

1. Vul de kop in, als deze aanwezig is. De velden in de kop gelden voor de hele mutatie.
2. Onderaan vind je acties, deze verschillen per boekingslay-out. Bepaalde acties zijn afhankelijk van de ingevulde gegevens. In het onderstaande voorbeeld zie je de actie Eigenschappen inkooprelatie. Deze is beschikbaar omdat de inkooprelatie in de kop is geselecteerd. Als je in de kop nog geen inkooprelatie hebt geselecteerd, dan is de actie Eigenschappen inkooprelatie niet beschikbaar, maar Nieuw inkooprelatie wel.

   

Boekingsregels invullen:

1. Klik in het gedeelte voor de boekingsregels. Hierdoor wordt de kop inactief en verkleind weergegeven, maar de gegevens blijven inzichtelijk.

   

2. Vul de boekingsregel in (de verplichte velden hebben een gele achtergrond).

   Je kunt de boekingsregel handmatig invullen, zonder gebruik van de muis.

   • Met Tab of Enter ga je naar het volgende veld. Met Ctrl+Tab ga je naar het vorige veld.
   • Als er een zoekhulp-veld aanwezig is, dan kun je snel een omschrijving invullen. Druk dan op Enter om te zoeken, bijvoorbeeld in een weergave met artikelen.
   • Bij een veld waar je een waarde moet selecteren, vraag je een zoekvenster op met F10.
   • Bij een datumveld vraag je de kalender op met F10.

     De datum handmatig invullen kan natuurlijk ook.

     Vaak is het al voldoende om een deel van de datum in te vullen. Bijvoorbeeld: In het jaar 2024 vul je alleen de datum 1-8 in. Profit vult dit aan en maakt er 01-08-2024 van. Als je in de huidige maand boekt, is het dagnummer voldoende. Bijvoorbeeld: in juli 2024 vul je 10 in. Profit vult dit aan en maakt er 10-07-2024 van.

     Boekingsdatum in vorige/volgende periode

     Profit zal in datumvelden altijd een datum voorstellen. Er zijn verschillende manieren om de datum te wijzigen.

     De datum is afhankelijk van de periode waarin je boekt:

     • Huidige periode

       Als je boekt in de huidige periode, wordt de datum van vandaag voorgesteld. Als je de dag invult, zal Profit maand en jaar automatisch aanvullen.

     • periode in het verleden

       Als je boekt in een periode in het verleden, wordt de laatste datum van die periode voorgesteld.

     • periode in de toekomst

       Als je boekt in een periode in de toekomst, wordt de eerste datum van die periode voorgesteld.

3. Aan het eind van een regel maak je met Enter direct een nieuwe regel aanmaken.

   Of gebruik de acties Nieuw (Ctrl +), Tussenvoegen (Ctrl+Ins) of Overnemen (Ctrl+O). Met de actie Overnemen neem je de vorige regel over. Soms is een van deze keuzen niet beschikbaar, afhankelijk van de boekingslay-out en de regel waarop je je bevindt.

   Je verwijdert de actieve regel via Meer acties / Verwijderen (Ctrl+Delete).

   

4. In de staart van de boekingslay-out staat doorgaans algemene informatie, zoals totalen van alle boekingsregels.

Boeking afronden:

1. Als je klaar bent met de boeking, klik je op Opslaan en sluiten of Opslaan en nieuw.

   Bij Opslaan en nieuw wordt de boeking gesloten en verschijnt er direct een scherm voor het aanmaken van een nieuwe mutatie.

PDF-bijlage bij een boeking raadplegen

Een boekingsregel kan een PDF-bijlage (of meerdere bijlagen) bevatten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inkoopboek: per inkoopregel zie je de de bijbehorende inkoopfactuur.

Je kunt PDF-bijlagen bij een boekingsregel raadplegen via een apart gedeelte aan de rechterkant. Je ziet alleen de PDF van de geselecteerde regel. Als er meerdere bijlagen zijn, dan klik je bovenaan op de gewenste bijlage om deze te raadplegen.

Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar vanaf 14 oktober 2023.