thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Inkoopfactuur afboeken van verplichting

Bij het boeken van de inkoopfactuur kun je het op de grootboekrekening geboekte bedrag matchen met / afboeken van een verplichting of reservering. Tijdens het boeken van de factuur vraag je de betreffende reservering of verplichting op en leg je deze vast aan de hand van de Interne referentie (contractnummer). In de financiële mutatie wordt dit als verplichtingsnummer opgeslagen.

Als het bedrag van de inkoopboeking kleiner is dan de verplichting of reservering, vraagt Profit of je toch de héle verplichting of reservering wilt afboeken. Of Profit deze vraag wel of niet stelt is afhankelijk van je administratie-instellingen.

Inhoud

Workflow of direct beschikbaar voor betaling

Op het moment dat je realisatie boekt op één van de gegenereerde verplichtingen worden alle velden op een contractregel dichtgezet.

Je kunt de inkoopfactuur van de verplichting ook inlezen als e-factuur (UBL).

Bij het boeken van een e-factuur in het inkoopboek, wordt tijdens het matchen met de verplichtingen de referentie gematcht met de interne referentie (Contractnummer) en de externe referentie (Referentie inkooprelatie) in de verplichting. Er is geen verschil in prioriteit tussen deze beide velden.

Een inkoopfactuur die matcht met de referentie, leverancier, bedrag en contractnummer van de verplichting wordt automatisch beschikbaar gesteld voor betaling. De workflow inkoopfactuur wordt dan niet opgestart. Op het moment dat Profit niet kan matchen, dan wordt de workflow wel gestart. Profit vinkt dan automatisch Blokkeren voor betaling uit bij de openstaande post, tenzij je de instelling Blokkeren voor betaling bij de verplichting op het contract hebt aangevinkt. Dan móet de inkoopfactuur wel beoordeeld worden en start de workflow inkoopfactuur.

Let op!

Dit geldt niet voor e-facturen. Daarvoor geldt dat de workflow altijd gestart wordt. In de workflow inkoopfactuur kan je condities bouwen. Deze condities leiden tot een bepaalde taak of kunnen ervoor zorgen dat de taak automatisch afgehandeld wordt.

Let op:

Vink in de eigenschappen van de grootboekrekening Verplichting bij inkoopboeking verplicht aan, als je wilt dat bij het boeken op deze grootboekrekening je een openstaande verplichting moet selecteren.

Om het verplichtingsnummer vast te kunnen leggen moet je het veld Nummer verplichting aan de lay-out van het inkoopboek toevoegen.

Inkoopfactuur afboeken van verplichting

Je boekt de inkoopfactuur en matcht hem met een verplichting en boekt de verplichting af.

  1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
  2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je mutatie boekt.
  3. Selecteer het juiste inkoopboek.
  4. Klik op: Voltooien.
  5. Vul in het veld Zoekhulp (een deel van) de zoeknaam van de crediteur in of selecteer de crediteur in Rekening.
  6. Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factnr. Crediteur (ook wel Boekstuknummer).

    In de kolom Factuurnummer stelt Profit automatisch het interne factuurnummer voor.

  7. Vul het volledige factuurbedrag inclusief btw in bij Bedrag credit.
  8. Druk op: Enter.
  9. Afhankelijk van je instellingen stelt Profit de vraag of je de verplichtingen wilt afboeken. Klik op: Ja.

    Het boekingscherm voor het afboeken van de verplichtingen verschijnt.

  10. Vink de verplichting(en) aan.

    Profit controleert of het verplichtingsbedrag in het selectiescherm niet groter is dan het Factuurbedrag incl. btw.

  11. Klik op: Voltooien.
  12. Druk op: Enter. Je boekt het hele bedrag op de tegenrekening.

    Als de crediteur een vaste tegenrekening heeft, neemt Profit deze over in de boekingsregel. Anders kies je de tegenrekening.

    Het nettofactuurbedrag verschijnt automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld.

  13. Profit voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag.
  14. Klik op: Voltooien.

Afboeking van verplichting controleren

De afboeking van de verplichting kun je bij het contract controleren.

  1. Ga naar: 
    • Financieel / Contractbeheer / Contract
    • Financieel / Contractbeheer / Verplichting
  2. Open de eigenschappen van het contract.
  3. Ga naar het tabblad: Verplichting.

    De verplichting is gerealiseerd en Gerealiseerd is automatisch ingevuld.

    Het veld Afgehandeld is aangevinkt. Als je nu kijkt naar het contract dan is de verplichting verdwenen. Deze staat op 0,00.

  4. Ga naar het tabblad: Inkoopfacturen.

    Dit tabblad toont de inkoopfacturen die via een financiële inkoopboeking zijn gematched aan de verplichting(en) van dit contract.

    Fin_Inkoopfactuur afboeken van verplichting (40)

Direct naar

  1. Contractbeheer in Financieel
  2. Contractbeheer in Financieel inrichten
  3. Contract toevoegen in Profit
  4. Contract financieel toevoegen in InSite
  5. Contract raadplegen en wijzigen
  6. Activa koppelen aan een contract
  7. Contract per inkooprelatie/crediteur onderhouden
  8. Inkooporder toevoegen op een contract
  9. Contract beëindigen
  10. Contractverlenging toevoegen
  11. Workflow Contractverlenging signaal Financieel
  12. Contractdossier
  13. Reservering toevoegen
  14. Verplichting toevoegen
  15. Aanpassen contractregel bij realisatie op een gekoppelde verplichting
  16. Inkoopfactuur afboeken van reservering of verplichting

Process

Contractbeheer Inkoopfactuur

Work area

Financieel