Document met workflow

Je kunt een documentsjabloon koppelen aan een workflow. Als een medewerker een document instuurt, moet dit eerst worden beoordeeld, bijvoorbeeld door de manager van de medewerker. Als deze het document accordeert, wordt het gepubliceerd op de site.

Beschrijving

Gebruik documentmanagement om documenten via InSite en/of OutSite te verspreiden. Hierdoor 'zwerven' er geen losse documenten door de organisatie. Documenten zijn gebaseerd op sjablonen waarmee je bepaalt, welke medewerkers documenten mogen opstellen en welke medewerkers documenten mogen lezen. Voorbeelden van documenten zijn nieuwsbrieven, notulen, het personeelsreglement, etc.

Beoordelaar toevoegen

Je kunt instellen dat bepaalde gebruikers een document moeten beoordelen. Je koppelt deze beoordelaars in de workflow als 'Beoordelaar workflow'.

Beoordelaars toevoegen:

1. Open Profit.
2. Open de eigenschappen van het documentsjabloon.
3. Ga naar het tabblad: Beoordelaars.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer een waarde bij Type.

   Je kunt beoordelaars toevoegen op basis van een selectie, gebruikersgroep of rol. Afhankelijk van het geselecteerde type kun je in het volgende scherm via multiselect in één keer meerdere items van dit type toevoegen.

6. Klik op: Volgende.
7. Selecteer de gebruikers die het document beoordelen.
8. Klik op: Voltooien.
9. Klik op: OK.

   Als je zelf een documentsjabloon maakt moet je, net als bij het aanmaken van een eigen type dossieritem, het documentsjabloon activeren in de eigenschappen van de site via Algemeen / In & OutSite / Site / eigenschappen site / tabblad Documentsjablonen.

Workflow Documentbeoordeling inrichten

Je beschikt standaard over de workflow Document beoordelen (Profit) voor het beoordelen van documenten. Als je hier gebruik van wilt maken, voeg je een nieuwe workflow toe gebaseerd op de bestaande workflow.

Je kunt in de workflow ook aangeven of de gebruiker het document mag wijzigen. Deze extra actie kun je per taak instellen.

Workflow toevoegen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Document beoordelen (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Voeg een workflow toe.

Workflow inrichten:

De Workflow Editor wordt automatisch geopend.

1. Klik op: Aan de slag.
2. De standaard workflow ziet er als volgt uit:

   

   Dubbelklik op Afkeuren om de hele workflow te zien (als deze nog niet zichtbaar is).

   Als de auteur een document publiceert, wordt een workflow gestart. Het bijbehorende dossieritem komt in de taak Document beoordelen.

3. Klik op de taak: Document beoordelen.

   Je ziet nu dat deze taak bestemd is voor de gebruikers Beoordelaars document. Alle gebruikers die in het documentsjabloon als beoordelaars zijn ingesteld,kunnen deze workflowtaak uitvoeren.

   Verder kun je hier, per taak, instellen of het Document wijzigbaar is voor gebruikers.

4. Klik op de taak: Document afgekeurd.

   Via de actie Afkeuren komt er een taak bij de instuurder van het document, de basisrol instuurder is gekoppeld aan deze taak:

   

   De instuurder kan het document opnieuw beoordelen of het document delegeren.

5. Via de actie Goedkeuren verlaat het document de workflow en wordt het document gepubliceerd.
6. Klik op: Concept publiceren.
7. Koppel deze workflow aan een documentsjabloon.

Zie ook

• Workflow bouwen

Documentsjabloon koppelen aan workflow

Je koppelt de workflow aan het documentsjabloon zodat alle documenten die je aanmaakt van het documentsjabloon gebruik maken van de workflow.

Documentsjabloon koppelen aan workflow:

1. Open Profit.
2. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Documentsjabloon.
3. Open de eigenschappen van het documentsjabloon.
4. Je kunt ook eerst een documentsjabloon toevoegen.
5. Selecteer een waarde bij Workflow.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Als je een documentsjabloon hebt toegevoegd moet je deze nu activeren.

Autorisatie auteurs controleren:

Alle medewerkers met toegang tot InSite mogen documenten van dit type insturen.

1. Ga naar het tabblad: Auteurs.
2. Als de onderstaande regel niet aanwezig is, voeg je deze toe: