Document insturen InSite

Je kunt een document toevoegen in de vorm van een tekst die je zelf opmaakt, als een hyperlink naar een externe pagina of als een bestand (bijvoorbeeld een PDF-bestand). De mogelijkheden hangen af van de documentsjabloon.

Je kunt een document tussentijds opslaan. Als je het document publiceert, stel je het document beschikbaar aan geautoriseerde lezers. Hierbij zijn er twee mogelijkheden:

• De lezers kunnen het document direct lezen.
• Het document komt in een workflow, omdat dit eerst moet worden beoordeeld. De beoordelaar kan het document nog wijzigen. Na goedkeuring is het document beschikbaar voor de lezers.

Document met tekst opstellen

Je maakt een nieuw document waarbij je zelf de tekst invult en opmaakt. Je kunt ook o.a. tabellen, afbeeldingen, knoppen en video's gebruiken.

Document aanmaken:

1. Open de site.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Open het menu waar je een document kunt toevoegen.

   Als je bijvoorbeeld via het menu Mijn InSite een document kunt toevoegen dan klik je op Mijn InSite.

4. Klik op: Aanmaken document.
5. Selecteer het documentsjabloon.

   Als de sitebeheerder verschillende pagina's heeft aangemaakt voor verschillende documentsjablonen dan kun je direct de actie starten voor het aanmaken van dat document. Bijvoorbeeld Aanmaken document Nieuwsbericht. Je slaat deze stap dan over.

6. Klik op: Nieuw document.

   

7. Klik op het type document dat je wilt aanmaken.

   

8. Vul de tekst in voor het document.

   Met de CMS Editor kun je de tekst opmaken.

9. Klik op: Concept publiceren.

   Je kunt de pagina ook alleen opslaan zodat je de pagina later verder kunt bewerken en publiceren.

10. Klik op Ja bij de melding..

Link naar document aanmaken door auteur

Je kunt een document aanmaken dat een hyperlink is naar een webpagina (URL). Als een lezer het document opent, dan kan hij op de hyperlink klikken.

Link naar document aanmaken:

1. Volg de stappen voor het aanmaken van een document.
2. Klik op: Link als document.

   

3. Vul bij Bijlage als link een URL in.

   Je kunt ook een hyperlink invullen naar bijvoorbeeld een document in Microsoft SharePoint. Je kunt de hyperlink testen via Open link.

Bestand als document aanmaken door auteur

Je voegt een bestand toe, bijvoorbeeld een Microsoft Word-document of een PDF-document.

Als een lezer het document opent, wordt direct het toegevoegde document getoond.

Bestand als document aanmaken:

1. Volg de stappen voor het toevoegen van een document.
2. Klik op: Bestand als document.
3. Selecteer het bestand bij Bijlage als bestand.

   

   Het bestand wordt geüpload naar de webserver zodat het toegankelijk is.

Document vertalen

Je kunt een document tonen in de taal van de site (Nederlands, Brits Engels, Duits, Frans en Belgisch Nederlands (Vlaams)). De vertaling heeft twee onderdelen:

• Algemene onderdelen vertalen
• Tekstblokken vullen op basis van een taalrestrictie (maximaal 10 tekstblokken).

Het is ook mogelijk om de tekst in verschillende talen in één document te plaatsen. Om dit mogelijk te maken neem je in het documentsjabloon per taal een tekstvak op met een taalrestrictie. Bijvoorbeeld, voor de taal Engels neem je een tekstvak op met de taalrestrictie Engels. Dit houdt in dat alleen dit tekstvak in documenten op de Engelstalige site getoond worden.

Algemene onderdelen vertalen:

Vertaal de algemene onderdelen via de knop Vertalingen. Als je bijvoorbeeld de titel en de subtitel hebt ingevuld, kun je deze vertalen via de knop vertalingen.

Tekstblokken vullen op basis van een taalrestrictie:

Het is ook mogelijk om de tekst in verschillende talen in één document te plaatsen. Dit moet je eerst inrichten: je neemt in het documentsjabloon per taal een tekstvak op met een taalrestrictie. Bijvoorbeeld, voor de taal Engels neem je een tekstvak op met de taalrestrictie Engels. Dit houdt in dat alleen dit tekstvak in documenten op de Engelstalige site getoond worden.

Bij het aanmaken van het document komen alle tekstblokken in beeld. Vul elk tekstblok met een tekst in de juiste taal.

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Ga naar het tabblad: Site.
3. Klik op: Onderhouden / Onderhouden sjabloonpagina's.

   

4. Open de documentsjabloon.
5. Klik op: Bewerken.
6. Klik op: Indeling.
7. Als je een pagina-ondedeel wilt toevoegen, klik je op Pagina-onderdeel toevoegen / Standaard onderdeel. Vervolgens selecteer je het onderdeel (1 t/m 10).

   

8. Bewerk de instellingen van een tekstblok en voeg een taalrestrictie toe.

   

9. Publiceer het concept.
10. Bij het aanmaken van een nieuw document op basis van het documentsjabloon kun je per taal een tekst invullen. Ook alle andere mogelijkheden van de tekst editor zijn natuurlijk beschikbaar.